Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 2: Mieterwechsel während des Jahres)

Sie dachten, Sie hätten alles im Griff. Jetzt haben Sie das Excel-Sheet aus dem ersten Artikel benutzt, um aus der WEG-Abrechnung eine Mieterabrechnung zu machen. Ok. Und jetzt gibt es einen unterjährigen Mieterwechsel. Echt jetzt? Hätte der nicht zum Jahresende kündigen können?

Und wie rechnen Sie jetzt aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Unlösbare Katastrophe? Nein, eine sehr einfache Umrechnung (Dreisatz), die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Sheet hinbekommen. Wenn Sie möchten, stelle ich Ihnen gerne (unter Ausschluss jeglicher Haftung) die Excel-Datei zur Verfügung, die ich verwendet habe, um das folgende Beispiel zu generieren.

So, Ihr Mieter ist im Laufe des Jahres ausgezogen und ein neuer ist eingezogen.
Jetzt müssen Sie umrechnen, aber wie?

Beispiel:

Es kommt natürlich darauf an, was Sie in den Mietverträgen ausgehandelt haben. Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz, nach Tagen umgerechnet). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für solche Fälle zu erklären.

  • Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, können Sie proportional umrechnen, also geteilt durch 365 Tage mal … Tage. Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
  • Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf alten / neuen Mieter aufgeteilt.
  • Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine Personen x Tage-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):
    • Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen für das Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
    • Im Beispiel: 2 Personen vom 01.01. bis 30.06. = 181 Tage x 2 Personen = 362 PxT
      und vom 01.07. bis 31.12. = 184 Tage x 1 Person = 184 PxT
      in Summe 362 + 184 = 546 PxT.
    • Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 362 PxT)
    • Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 184 PxT)

Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 546 x 362 bzw. 184.

11 Gedanken zu „Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 2: Mieterwechsel während des Jahres)“

  1. Eine Kostenaufteilung nach Personenanzahl ist mir neu. Üblicherweise werden die Kosten doch pro Wohneinheit z. B. gemäß Teilungserklärung auf die Wohnungen umgelegt. Oder gilt das, wenn in einer Wohnung mehrere Personen mit mehr als einem Mietvertrag wohnen?

    1. Sehr geehrter Herr Stern,

      es kommt ganz darauf an. Zunächst muss man die beiden Rechtssphären differenzieren: 1) WEG und 2) Mietvertrag. Und da haben Sie völlig recht: Der Gesetzgeber gibt bestimmte Umlageschlüssel vor, wenn nichts anderes vereinbart ist.

      Das bedeutet: 1) In der WEG gilt immer der Umlageschlüssel „Miteigentumsanteil“, wenn die Teilungserklärung (oder ein Beschluss) nichts anderes vorgibt. 2) In Mietverhältnissen gilt immer der Umlageschlüssel „Quadratmeter“, wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde.

      Das bedeutet übrigens auch, dass die Umlageschlüssel in der WEG und im Mietvertrag abweichen können.

      Nach den gesetzlichen Vorgaben haben Sie grundsätzlich mit den o.g. Personenzahlen nichts am Hut.

      Trotzdem kenne ich viele Teilungserklärungen, in denen z.B. steht, dass Müllkosten oder Frischwasser nach Personen umgelegt werden. Wenn dann auch noch im Mietvertrag steht, dass die Umlageschlüssel der WEG für den Mieter gelten sollen, haben Sie den Fall, dass Sie nach Personenzahlen umrechnen müssen.

      In diesem Beispiel hier geht es um den Mieterwechsel während des Jahres, d.h. es gibt tatsächlich zwei Mietverträge, und vielleicht auch unterschiedliche Personenzahlen (z.B. Familie mit Kind bis Mai/ alleinstehende Person ab Juni).

  2. Hallo Herr Walochnik,

    vielen Dank für Ihren Blog. Ich konnte mich sehr gut informieren.
    Es wäre nett, wenn Sie mir, wie oben angesprochen, die Excel – Datei für das Beispiel Mieterwechsel zur Verfügung stellen würden.
    Danke im voraus
    Gruß Ralf S.

    1. Sehr geehrter Herr G.,

      gerne stelle ich Ihnen die Excel-Dateien für die Mieterabrechnung zur Verfügung. Ich habe Ihnen dazu eine separate Mail geschickt. Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende.

  3. Guten Tag,

    sehr hilfreich, könnten Sie mir Ihre super Vorlage bitte einmal zukommen lassen? Vielen Dank im Voraus

    Viele Grüße Lukas Ostwald

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