Die „Brainstorming-Eigentümerversammlung“ zu Beginn der WEG-Verwaltertätigkeit

Meinen Neukunden schlage ich vor, zu Beginn meiner Verwaltertätigkeit eine „Brainstorming-Eigentümerversammlung“ zu veranstalten, auf der keine Beschlüsse gefasst werden. Ziel ist, dass wir uns austauschen, um die gegenseitigen Vorstellungen und Gedanken besser zu verstehen. Jeder Eigentümer hat Gelegenheit, seine Wünsche und Ziele zu kommunizieren – nicht nur gegenüber dem Verwalter, sondern auch gegenüber den anderen Eigentümern. Denn der Verwalter handelt ja schließlich immer nur als Vertreter der Eigentümergemeinschaft, nie für einen Einzelnen. Deswegen ist es für einen Verwalter ungeheuer wichtig, die unterschiedlichen Vorstellungen der einzelnen Eigentümer zu verstehen.

Deswegen lade ich meine neuen Kunden zu einer informellen Eigentümerversammlung ein, um die Themen zu besprechen, die ihnen wichtig sind. Es werden keine Beschlüsse gefasst, sondern Sichtweisen und Gedanken ausgetauscht. Das ist mir wichtig, denn um die WEG und ihre / Ihre Interessen zu vertreten, muss ich die Vorstellungen der Eigentümer verstehen. (Das ist von Haus zu Haus zum Teil sehr unterschiedlich.) Weil keine Beschlüsse gefasst werden, sind keine Vollmachten erforderlich.

Wir werden keine Beschlüsse fassen. Aber auch nichts übers Wetter sprechen. Daher werde ich auf Basis der Rückmeldungen der Eigentümer eine Agenda vorbereiten, damit es jedem Eigentümer möglich ist, sich vor der Versammlung Gedanken zu den Themen zu machen.

Neben dem sinnvollen Austausch der Eigentümer untereinander hat das auch für den Verwalter enorme Vorteile: Jeder meiner Kollegen weiß, dass man im ersten Jahr mit einer neuen WEG kein Geld verdient. In den ersten Wochen klingelt erst mal das Telefon sturm, weil viele Eigentümer sich vielleicht von der alten Verwaltung missverstanden gefühlt haben, und nicht möchten, dass diese Missverständnisse fortgesetzt werden. Oder sie möchten einfach nur sich und ihre Wünsche der neuen Hausverwaltung gegenüber erklären und kommunizieren.

Problematisch ist jedenfalls, dass bei Übernahme der Verwaltung eine Menge Einzel-Kommunikation zwischen einzelnen Eigentümern und dem Verwalter stattfindet, weil viele irgendetwas loswerden möchten, was sie auf dem Herzen haben. Das ist ja auch richtig so, aber es erreicht dann nur den Verwalter. Wie andere Eigentümer dazu stehen, bleibt ungeklärt.

Wie man sich vorstellen kann, ist es ein heilloses Chaos, das man als Verwalter erstmal sortieren muss. Seit ich Brainstorming-Versammlungen mache, findet dieses Chaos praktisch überhaupt nicht mehr statt. Ich kann meinen Verwalterkollegen versprechen, dass es die Wünsche und Vorstellungen der einzelnen Eigentümer auf einen Abend bündelt und kanalisiert, wo man als Verwalter einmal in den sauren Apfel beißen und ohne Bezahlung mit den Eigentümern zusammensitzen muss. Natürlich macht auch das eine gewisse Menge Arbeit, aber das war es dann auch. Das ganze Durcheinander entfällt. Denn ehrlich gesagt: Der Grund für das Durcheinander ist ja, dass die Eigentümer immer nur einzeln mit dem Verwalter sprechen und nicht hören, was die anderen Eigentümer dem Verwalter schon gesagt haben. Und so werden Dinge zehnfach erwähnt (und immer anders erzählt). Eine einheitliche Kommunikation findet leider nicht statt und wird ersetzt durch tausend Einzelgespräche. „Wir möchten, dass das Treppenhaus neu angestrichen wird.“ Wer ist „wir“? Möchten das wirklich alle Eigentümer? Jeder sagt was anderes. Und in der Versammlung wird dann einfach mal alles mitgeschrieben, was die Leute gesagt haben, und das Protokoll bekommen alle Eigentümer per E-Mail. Dann ist klar, wer sich was wünscht und wer was gesagt hat. Entspannung tritt ein.