In diesem Beitrag geht es um Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) außerhalb der Eigentümerversammlung. Das nennt man Umlaufbeschluss (UB). Diesen gibt es in 2 Varianten.
Aber einen Schritt zurück: Entscheidungen der WEG nennt man Beschluss. Meistens wird dieser mit einfacher Mehrheit in einer Eigentümerversammlung (EV) gefasst. Da gelten viele Formalitäten und (Einladungs-) Fristen. Bspw. muss das Thema in der Einladung erkennbar sein.
Unter bestimmten Bedingungen kann ein Umlaufbeschluss eine Möglichkeit sein, das Ganze zu beschleunigen. Ein UB ist üblicherweise sinnvoll 1) in kleineren Eigentümergemeinschaften und 2) wenn man als Verwalter abschätzen kann, dass die Eigentümer sich einig sind und vermutlich zustimmen werden. Wenn jedoch Gesprächs- oder Informationsbedarf besteht, sollte man immer die EV anstatt des UBs wählen.
Der Umlaufbeschluss funktioniert so:
Variante 1: Der Verwalter formuliert einen (kurzen) Beschlusstext, verschickt ihn an die Eigentümer und diese können in Textform zustimmen. Wenig Formen, keine Fristen, keine Einladung, keine Tagesordnung, kein Versammlungsort. Es kann alles viel besser und schneller gehen, ABER: Anders als beim Beschluss auf der EV müssen 100% der Eigentümer zustimmen.
Ich nenne den UB oft den „Unterschriftenzettel“. Der Verwalter hat den Text vorformuliert, und Sie müssen ihn unterschreiben und zurückschicken. Seit 2020 muss es keine Unterschrift aus Tinte mehr sein (genannt Schriftform), eine Zustimmung per Mail (sog. Textform) ist nun ebenfalls zulässig.
Wichtig: Niemand darf etwas durchstreichen, hinzuformulieren oder Bedingungen stellen, weil für einen gültigen UB alle dem gleichen Beschlusstext zustimmen müssen. Wenn auch nur einer sich nicht zurückmeldet – oder dagegen ist, kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande.
Erfahrungsgemäß klappt der UB bei größeren Häusern mit mehr als ca. 15 Parteien eher nicht. Es kommt natürlich sehr auf die WEG an. Sobald Sie jemanden haben, der nicht reagiert oder ablehnt, war alles umsonst. Es wird bei vielen Einheiten auch sehr umständlich für den Verwalter, denn er muss alles nachhalten und die Stimmrechte überwachen. In manchen Fällen ist es einfacher, doch eine EV zu veranstalten.
Wann klappt es gut?
Bei kleinen WEGs, z.B. bis zu 10 Einheiten, und wenn man als Verwalter der Meinung ist, dass die Eigentümer sind einig sind, kann der UB eine echte Beschleunigung sein.
Ein paar Beispiele aus dem Jahr 2025:
Jemand bat die WEG um die Genehmigung für eine Balkon-Solaranlage und hat vorher schon mit den Nachbarn gesprochen. Jemand anderes bat um Genehmigung zur Installation einer Klimaanlage mit Außengerät. Eine kleine 3er-WEG wollte den Vorgarten umgestalten und hat miteinander alles schon vorher abgesprochen – alle waren sich einig. In diesen Fällen konnte ich als Verwalter auf die Eigentümerversammlung verzichten, aber benötigte natürlich trotzdem die rechtliche Grundlage, um nicht haftbar zu sein.
Kommen wir zu Variante 2:
Es gibt seit 2020 auch eine Version vom Umlaufbeschluss, der mit 50%-Mehrheit zustande kommt. Bei der WEG-Reform haben allerlei Leute den Beschluss falsch verstanden und haben das verallgemeinert.
Aber so einfach ist es nicht. Mit einfacher Mehrheit kommt ein Umlaufverschluss ganz bestimmt nicht zustande. Ein großes Missverständnis, denn das war für eine bestimmte Situation gedacht:
Wenn ein TOP auf der Eigentümerversammlung diskutiert wird, kommt es oft vor, dass neue Ideen aufkommen, oder jemand möchte ein neues Angebot oder weitere Kostenvoranschläger einholen. Da neue Wünsche aufgetreten sind, können Sie in der Konsequenz auf der Eigentümerversammlung keine Entscheidung treffen, weil erst weitere Informationen eingeholt werden müssen.
Der Hausverwalter bekommt die Hausaufgabe, weitere Angebote u.ä. einzuholen und schickt sie Ihnen nach der EV zu. In diesem Fall können dann die Eigentümer einen Umlaufbeschluss mit einfacher 50,01%-Mehrheit fassen.
Der große Unterschied zum „klassischen“ UB: Es sind ja bereits viele andere Bedingungen erfüllt: Es gab bereits eine Eigentümerversammlung mit Einladungsfrist. Sie hatten ausführlich Zeit, sich (im Vorfeld der EV) mit dem Thema auseinanderzusetzen. Es gab bereits eine Diskussion, nur konnten Sie sich nicht abschließend einigen. Aber die Bedingungen des Verbraucherschutzes sind eingehalten. Für diesen einen konkreten Punkt können Sie einen UB mit einfacher Mehrheit nach der EV nachholen, sobald weitere Informationen vorliegen. Außerdem muss diese Vorgehensweise auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden.
Diese Variante eines Umlaufbeschlusses kann durchaus auch bei einer etwas größeren WEG bis zu 20 oder 30 Einheiten funktionieren.
Fazit:
Ein Umlaufbeschluss ist ein vom Verwalter vorformulierter Beschlusstext, der außerhalb der Eigentümerversammlung mit Zustimmung sämtlicher Eigentümer zustande kommt – oder mit einfacher Mehrheit, wenn es eine sog. „Vorbefassung“ der EV gab. Die Zustimmung kann in Textform (z.B. per Mail) erfolgen. Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, kann Umlaufverschluss ein Thema sehr beschleunigen.