Kommen wir nun zur Hausverwaltung. Warum ist es so wichtig, eine professionelle Hausverwaltung zu haben, die schnell reagiert, wenn Sie sie brauchen?
Stellen Sie sich folgende Katastrophe vor: Nachdem Sie den Notarvertrag unterschrieben haben, erkennen Sie, dass es den WEG-Verwalter zwar gibt, eraber einfach nicht in die Gänge kommt und nicht für Sie da ist, wenn Sie ihn brauchen. Leider ist (nur) der Verwalter der gesetzliche Vertreter der WEG und nur er kann Reparaturaufträge erteilen, die Abrechnung erstellen, oder Ihnen wichtige Auskünfte geben. Er ist der Dreh- und Angelpunkt, ohne den in der WEG gar nichts geht.
Leider gibt es mit vielen WEG-Verwaltern Probleme. Das ist sogar offiziell! Der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V. (DDIV) hat 2017 eine interessante Studie veröffentlicht. Das Ergebnis: Auch viele Verwalter erleben bei der Übernahme einer neuen WEG ihr blaues Wunder. Wegen „fehlerhafter Vor-Verwaltung“ entstehen in Deutschland Schäden in Millionenhöhe – darunter auch Honorare für die Aufarbeitung durch die neue Hausverwaltung. Die Zustände in der Branche sind so schlimm, und das Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage ist so groß, dass viele Verwalter solche WEGs ablehnen, wenn allzu chaotische Unterlagen oder Zustände erwartet werden.
Zu den größten Problemen zählen laut dieser Studie:
- Unkorrekte Buchführung (76 Prozent),
- Instandhaltungs- und Sanierungsstau (75 Prozent),
- nicht umgesetzte EV-Beschlüsse (68 Prozent),
- die Nichteinhaltung gesetzlicher Auflagen (57 Prozent),
- fehlende oder nicht erstellte Abrechnungen (48 Prozent) bzw.
- Mängel in der Beschlusssammlung (35 Prozent).
Quelle: Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e.V., 5. DDIV-Branchenbarometer, Ergebnisse der Jahresumfrage 2017 des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter in der Immobilienverwalterwirtschaft, Berlin 2017, S. 37.
Sie könnten sich fragen: Was geht mich das an? Ich will meine Wohnung vermieten und gut. Weit gefehlt, denn ein langsamer Verwalter, der nicht sauber arbeitet, beeinträchtigt Sie stark. Es kann unter anderem zu folgenden Problemen kommen:
Abrechnung
Einmal im Jahr (bis Ende Dezember) müssen Sie die Betriebskostenabrechnung für den Mieter erstellen, denn sonst verjähren Ihre Ansprüche auf seine Nachzahlung. Ohne WEG-Jahresabrechnung (bzw. deren Zahlenwerk) können Sie keine Betriebskostenabrechnung erstellen.
Reparaturen
Sei es der defekte Aufzug oder ein undichtes Fenster – beides Gemeinschaftseigentum. Wenn es repariert werden muss, ist der Verwalter der einzige, der befugt ist, Aufträge zu erteilen. Es muss nicht einmal etwas kaputt sein. Vielleicht sollte nur das heruntergekommene Treppenhaus mal neu gestrichen werden. Vor allem bei Neuvermietung ist es die Visitenkarte des Hauses. Für die Maßnahme brauchen Sie einen Beschluss der Mehrheit der Eigentümer. Um diesen herbeizuführen, benötigen Sie eine Eigentümerversammlung, die vom Verwalter organisiert werden muss. Das Thema sollte nicht vertrödelt werden. Wenn der Verwalter mit anderen Sachen zu beschäftigt ist, bleibt es liegen und Sie müssen mit den Nachteilen leben. Sei es eine Mietminderung oder schlechtere Konditionen bei der Neuvermietung.
Eigentümerversammlung
Die Dokumente zur Eigentümerversammlungen sollten einen gewissen Informationsgehalt haben. Denn sie dienen der Protokollierung dessen, was rechtsverbindlich beschlossen wurde. Insofern ist das EV-Protokoll wichtig für die Eigentümer, die nicht anwesend waren, aber auch für Kaufinteressenten, wenn Sie Ihre Wohnung einmal veräußern möchten. Ich kenne Kollegen, die schaffen es, Anschreiben, Einladung und Tagesordnung auf einer einzigen Seite unterzubringen. Das spart zwar Papier, aber es hebelt die Informations- und Mitbestimmungsrechte der Eigentümer aus. Der Gesetzgeber möchte, dass Sie sich auf die Eigentümerversammlung vorbereiten und sich Gedanken machen können. Dazu ist ein gewisser Umfang an Informationen erforderlich. Sie müssen aus der Einladung heraus klar erkennen können, was beschlossen werden soll. Bei intransparenter Kommunikation wird es Gegenwind geben und es kann sein, dass notwendige Beschlüsse gar nicht erst gefasst – oder später gerichtlich angefochten werden.
Die Wirkung
Das Resultat für Sie als Eigentümer sind späte Jahresabrechnungen und späte Eigentümerversammlungen. Schlimmstenfalls tut sich nichts, auch wenn es nötig wäre. Dann gammelt das Gemeinschaftseigentum vor sich hin und die Vermietbarkeit schwindet. Sie bekommen nicht so viele Mieteinnahmen, wie Sie gerne hätten oder wie der Markt im Allgemeinen hergeben würde.
Im nächsten Kapitel zeige ich Ihnen, woran Sie einen langsamen Verwalter erkennen.