So erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für Ihren Mieter (Teil 1: Abrechnung ohne Mieterwechsel)

In diesem Abschnitt geht es darum, wie Sie in verschiedenen Konstellationen die Abrechnung für Ihren Mieter erstellen.

Ein wichtiger Hinweis vorab! Die folgenden Rechenschritte sind allgemein gehalten und gehen davon aus, dass sowohl die Umlageschlüssel klar sind als auch die Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Es kommt auf den Einzelfall an. Bitte übernehmen Sie daher meine Ausführungen nicht undifferenziert und schauen Sie v.a. auf die Regeln in Ihrem Mietvertrag, damit es keine vermeidbaren Meinungsverschiedenheiten gibt.

Nun erhalten Sie Ihre erste WEG-Jahresabrechnung und müssen Ihrem Mieter gegenüber abrechnen. Wie geht das? Sie sollten sich eine Excel-Datei erstellen, die Sie dann als Vorlage jedes Jahr wiederverwenden können. Das habe ich beim Kauf meiner ersten Eigentumswohnung im Jahr 2010 auch so gemacht. Ihr Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage).

Der Ausgangspunkt der Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung. Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

• Erster Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
• Zweiter Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
• Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Konto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Die folgende Abbildung zeigt eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind:

• Abschnitt 1 der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
• Abschnitt 2 der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Die hier aufgeführten Kosten zahlt der Mieter, sofern im Mietvertrag keine Pauschalmiete vereinbart wurde.

Auch die Grundsteuer kann an den Mieter weitergegeben werden. Sie taucht in der WEG-Abrechnung nicht auf, weil sie von Ihrem eigenen Konto bezahlt wurde. Daher vergisst man sie schnell.

Im folgenden Ausschnitt einer Abrechnung sehen Sie die Positionen, die für Ihre Betriebskostenabrechnung nicht relevant sind:

• die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
• die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG.

Einnahmen:

• Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
• Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe aus Ausgaben und Einnahmen ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und musste ergänzt werden. Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil der Mieter dorthin überweist.

Ausgaben:

• Der erste Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
• Der zweite Abschnitt („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
• Die Grundsteuer haben Sie von Hand nachgetragen (50,00 EUR).
• In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

• Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

In Summe ergibt sich eine Nachzahlung des Mieters in Höhe von 1.920,00 minus 2.050,19 = –130,19 EUR.

So eine Excel-Datei sollte jeder Vermieter schnell selbst auf die Beine stellen können. Weil sich die Struktur im Laufe der Jahre kaum ändern wird, können Sie eine Excel-Vorlage, die Sie einmal erstellt haben, in jedem Jahr wiederverwenden. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.