Die „Kennenlern-Eigentümerversammlung“ mit Ihrem neuen Verwalter

Eigentümerversammlung bedeutet eigentlich nur, dass die Eigentümer der WEG sich treffen. Damit so ein Treffen auch Sinn macht, werden in der Regel Entscheidungen per Beschluss entschieden, z.B. zu monatlichen Hausgeldvorschüssen oder zum Anstrich der Fassade. Am Schluss werden unter dem TOP „Sonstiges“ (auch „Ausblick“ genannt) fast immer die Meinungen zu weiteren Themen ausgetauscht, die auf späteren Versammlungen entschieden werden. Es kann aber auch aus anderen Gründen Gesprächsbedarf bestehen, und auch dann macht eine Eigentümerversammlung Sinn, damit Sie sich mit Ihren Nachbarn und der Verwaltung austauschen können. Das kann z.B. nötig sein, wenn Sie sich schon lange vor der Beschlussfassung über eine sehr große Sanierungsmaßnahme gemeinsam Gedanken machen möchten, welche Fragen zu klären sind und welche Wünsche bei der Ausführung berücksichtigt werden sollen.

Ein weiterer Anlass kann auch der Wechsel der Hausverwaltung sein, wenn der neue Verwalter die Themen, Wünsche und Anliegen noch nicht kennt, die in Ihrer Eigentümergemeinschaft beachtet werden müssen. Damit er in Ihrem Interesse handelt, und nicht nach Schema F, ist eine Versammlung zum Kennenlernen sinnvoll. Er muss die Vorstellungen der Eigentümer verstehen, um die Interessen der WEG zu vertreten – und diese sind von Haus zu Haus sehr unterschiedlich.

Unsere Hausverwaltung macht das mit jeder neuen Wohnungseigentümergemeinschaft, um eine Bestandsaufnahme zu haben und sich kennenzulernen. Auf solchen Versammlungen werden keine Beschlüsse gefasst. Es werden die Themen besprochen, die Ihnen wichtig sind, und Sichtweisen und Gedanken ausgetauscht. So eine „Brainstorming-Eigentümerversammlung“ schlagen wir unseren neuen Kunden zu Beginn der Verwaltertätigkeit dringend vor, damit wir die gegenseitigen Vorstellungen und Gedanken besser verstehen. Jeder hat die Gelegenheit, seine Wünsche und Ziele in den Raum zu stellen, und mit dem Verwalter, aber auch mit den anderen Eigentümern zu besprechen. Im Idealfall wird so eine Veranstaltung richtig gut vorbereitet. Jeder hat dem Verwalter im Vorfeld seine Themen genannt, und daraus wurde eine Agenda erstellt. So ist es jedem Eigentümer möglich, sich vor der Versammlung Gedanken zu den Themen der anderen zu machen.

Wenn man es nicht tut…

In den ersten Wochen mit einer neuen WEG klingelt üblicherweise das Telefon ununterbrochen, weil viele Eigentümer ihre Themen bei der neuen Verwaltung platzieren und ihre Situation erklären möchten. Das Problem daran: Das macht jeder einzeln. Bei der Verwaltung finden also etliche Einzelgespräche anstelle einer einheitlichen Kommunikation statt. Jeder sagt etwas anderes. Im besten Fall bleibt „nur“ ungeklärt, wie andere Eigentümer zu dem Thema stehen. Im schlimmsten Fall mündet es in heillosem Chaos, das der Verwalter sortieren muss. „Wir möchten, dass das Treppenhaus neu angestrichen wird.“ Wer ist „wir“? Möchten das wirklich alle Eigentümer?

Seit wir Kennenlern-Versammlungen veranstalten, findet dieses Chaos bei uns praktisch nicht mehr statt. Diese Zusammenkunft konzentriert Wünsche und Vorstellungen der Eigentümer auf einen Abend. Zwar erzeugt dies viel zusätzliche Arbeit bei der Verwaltung, vor allem die Vor- und Nachbereitung, aber das war es dann auch. Auf lange Sicht zahlt es sich vielfach aus. Das restliche Durcheinander entfällt, denn die vielen unkoordinierten Einzelgespräche zwischen Eigentümern und Verwaltung finden nicht mehr statt, bei denen allzu oft jeder Eigentümer etwas anderes sagt.

In der Kennenlern-Versammlung hingegen finden gemeinsame Gespräche statt, die dann ohne positive oder negative Wertung mitgeschrieben werden. Wer hat was gesagt, wer hat welche Meinung und was sagen andere dazu? Dinge werden nicht mehr zehnmal erwähnt, und es gibt auch weniger voneinander abweichende Geschichten. Das Protokoll bekommen alle Eigentümer ein paar Tage später. Nun haben Sie eine genaue Übersicht, welche Meinungen es gibt, welche Maßnahmen sich die Eigentümergemeinschaft wünscht, wo es bereits einen Konsens gibt, oder wo noch Klärungs- und Abstimmungsbedarf herrscht. Sie haben den Überblick und wissen, woran Sie sind.