Eigentlich ist es ganz einfach: Die Jahresabrechnung ist für Sie gemacht. Sie müssen sie verstehen, auch wenn Sie kein ausgebildeter Buchhalter sind. Die Bank schickt Ihnen ja auch die Kontoauszüge in einer Form, die Sie verstehen: Kontostand alt, Einnahmen, Ausgaben und Kontostand neu. Das kapiert jeder. So ungefähr soll auch die WEG-Jahresabrechnung sein. Auch wer sich nicht mit BWAs oder Eröffnungsbilanzen auskennt, soll wissen, worum es geht. Der Verwalter ist verantwortlich, Ihnen darzulegen, wie Ihr Geld verwendet wurde und wohin es geflossen ist. Abgesehen von den Heizkosten ist eine WEG-Jahresabrechnung eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die sich an den Geldbewegungen auf dem Konto orientiert.
Welche Funktionen soll die Jahresabrechnung erfüllen?
- Sie soll dem Eigentümer zeigen, ob er etwas zurückbekommt oder nachzahlen muss – und den Rechenweg dorthin verständlich machen.
- Die Abrechnung soll einfach und verständlich sein. Jeder soll in der Lage sein, die Jahresabrechnung nachzuvollziehen. Auch (oder vor allem?) diejenigen Eigentümer, die keine Bilanzbuchhalter sind.
- Die Abrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten, bspw. eine Liste der Umlageschlüssel, einen Vergleich der tatsächlichen Kosten mit den Soll-(!) Vorauszahlungen oder die Entwicklung der Rücklage.
- Deswegen wird die Abrechnung manchmal doch etwas länger und eventuell etwas unübersichtlich – aber nicht zu sehr!
Natürlich kann es vorkommen, dass Sie einen größeren Betrag nachzahlen müssen. Das liegt in der Natur der Sache. Wenn die Jahresabrechnung vernünftig aufgebaut ist, verstehen Sie aber, warum die Nachzahlung zustande gekommen ist. Diese zentrale Frage muss immer im Mittelpunkt stehen. Deswegen ist die Jahresabrechnung keine Bilanz, sondern eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Die Transparenz gegenüber den Eigentümern steht im Mittelpunkt des Rechenwerks. Der Verwalter legt durch die Abrechnung Rechenschaft ab, wie gut er auf das treuhänderische Vermögen aufgepasst hat. Die Rechnung soll so einfach und verständlich wie möglich aufgebaut sein, damit jeder Eigentümer sie verstehen kann. Damit nicht nur der Beirat, sondern auch alle anderen Wohnungseigentümer sie nachvollziehen und überprüfen können.