Vermietete Eigentumswohnung: Abrechnung bei Eigentümerwechsel

Sie haben eine vermietete Eigentumswohnung gekauft und der Mieter bleibt dort wohnen. Das Jahr ist vorbei und Sie möchten eine Abrechnung erstellen. Aber gegenüber wem? Und was müssen Sie überhaupt abrechnen? Ordnen wir das ganze erstmal ein. Sie müssen vier Ebenen unterscheiden:

1. Abrechnung zwischen WEG und Eigentümer
2. Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer
3. Abrechnung gegenüber dem Mieter 
4. Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer

Nummer 1: Abrechnung zwischen WEG und Eigentümer (WEG-Jahresabrechnung):

Das WEG-Recht ist da ziemlich stur, deswegen ist dieser Teil einfach (siehe auch Beitrag WEG-Abrechnung bei Eigentümerwechsel). Maßgeblich ist der Tag der Eigentümerversammlung: Wer im Grundbuch steht,

bekommt das gesamte Guthaben

bzw. muss die gesamte Nachzahlung aufbringen.

Fertig. Aus Sicht der WEG war es das schon. Intern werden Sie das ja trotzdem miteinander verrechnen, aber dazu kommen wir unter Punkt 2.

Jedenfalls darf der WEG-Verwalter aus Sicht der WEG keine Zwischenabrechnung (von/bis Stichtag) erstellen. Zumindest kann sowas nicht beschlossen werden, weil der Beschluss über die Jahresabrechnung sonst anfechtbar wäre. Trotzdem wird ein guter Verwalter Ihnen bei der Anfertigung einer Zwischenabrechnung helfen, aber die ist für die WEG völlig unverbindlich.

Jeder WEG-Beschluss ist nur für die aktuellen Eigentümer bindend, die auch im Grundbuch stehen.

Achtung! Etwas anderes gilt für die Vorauszahlungen! Wenn der Verkäufer im Rückstand war, greift ein anderer Beschluss, nämlich der über den Wirtschaftsplan. Weil der ca. ein Jahr früher beschlossen wurde, war er auch für den Verkäufer bindend.

Bis zum Zeitpunkt der Umschreibung gilt deswegen: Zu wenig gezahlte Hausgelder schuldet der Verkäufer der WEG. Wenn der Verwalter nicht aufgepasst hat, bleibt die WEG darauf sitzen. Deswegen finden Sie in vielen Teilungserklärungen eine „Zustimmung des Verwalters zum Wohnungsverkauf“. Wer im Rückstand ist, bekommt keine Zustimmung, der Notar muss warten.

Nehmen wir mal ein Beispiel. Die Daten finden Sie in der unten abgebildeten Jahresabrechnung. Sie sieht je nach Verwaltung immer etwas anders aus, aber die Grundstruktur ist ähnlich:

Sie sind Käufer und wurden am 30.06.2019 ins Grundbuch eingetragen. Die Eigentümerversammlung und Beschlussfassung über die Jahresabrechnung 2019 findet am 28.02.2020 statt.

Sie als Käufer interessiert (gegenüber der WEG) nur das Abrechnungsergebnis! Das sind die tatsächlichen Kosten abzgl. SOLL-Vorauszahlungen. Sie bekommen von der WEG eine Überweisung über 80,49 EUR. Richtig gehört. Das ergibt sich ja daraus, dass der Verkäufer für den Rückstand zum Wirtschaftsplan (bis zur Umschreibung) verantwortlich ist.

Der Verkäufer hat insgesamt 60 EUR zu wenig an Vorauszahlungen geleistet („Differenz zum Wirtschaftsplan“). Wieso hat der Verwalter beim Notar die Zustimmung erteilt? Vielleicht stand diese Vorschrift auch nicht in der Teilungserklärung. Jedenfalls muss der Verwalter dem Verkäufer hinterherlaufen, Sie als Käufer haben (gegenüber der WEG) damit nichts zu tun. (Oder Sie zahlen die 60 EUR freiwillig und verrechnen sie mit dem Verkäufer in Schritt 2.)

Nummer 2: Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:

Jetzt sind Sie an der Reihe. Für die Verrechnung zwischen Verkäufer und Käufer ist der WEG-Verwalter nicht mehr zuständig.

Achtung, hier geht es noch nicht um den Mieter!

Hier geht es um Kosten und Vorauszahlungen an die WEG, die am Jahresende zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden. Das geht ganz einfach. Fortsetzung des Beispiels:

Was tun?

Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso. (Die Exceldatei stelle ich Ihnen gern kostenlos zur Verfügung).

So geht’s:

Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):

Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der WEG-Jahresabrechnung (siehe roter Rahmen).

Umrechnungsfaktoren berechnen:

Die Heizkosten werden meist vom Dienstleister elektronisch gespeichert. Man muss nur Bescheid sagen und erhält eine Zwischenabrechnung. Hier im Beispiel wurde also genau gemessen, dass 250 EUR Heizkosten vor dem 30.06.2019 verbraucht wurden und 430 EUR danach.

Für alles Weitere wurde im Dreisatz nach Tagen umgerechnet (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%).

Multiplizieren:

Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren, um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den alten Eigentümer:

Frischwasser:     111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR
Abwasser:           133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR
usw.

Nur bei den Heizkosten können Sie direkt die „echten“ Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung eintragen.

In Summe ergeben sich 1.306,85 EUR Kosten für den ehemaligen Eigentümer und 1.492,66 EUR Kosten für den neuen Eigentümer.

Vorauszahlungen:

Das sehen Sie ja direkt in der WEG-Abrechnung. Im Beispiel hat der Verkäufer 1.380 EUR vorausbezahlt und der Käufer 1.440 EUR.

Ergebnis:

Verkäufer: 1.380,00 EUR Vorauszahlungen minus 1.306,85 EUR Kosten = 73,15 EUR Guthaben.

Käufer: 1.440,00 EUR Vorauszahlungen minus 1.492,66 EUR Kosten = 52,66 EUR Nachzahlung.

Der Käufer bekommt von der WEG 20,49 EUR. Wenn er dem Verkäufer jetzt 73,15 EUR überweist, dann hat er insgesamt 52,66 EUR nachgezahlt (denn +20,49 -73,15 = -52,66).

Grundsteuer:

Hinzu kommt noch die Grundsteuer. Die wurde ja vom Privatkonto abgebucht und stand nicht in der WEG-Abrechnung. Auch hier müssen Sie nach Tagen umrechnen. Wenn diese (wie in vielen Kommunen) noch das ganze Jahr über vom Konto des Verkäufers abgebucht wurde, dann muss der Käufer ihm (in diesem Beispiel) 49,863% davon erstatten.

Nummer 3: Abrechnung gegenüber dem Mieter: 

Hier geht es nun um die Abrechnung gegenüber dem Mieter.

Von welcher Situation gehen wir hier aus? Sie haben die Wohnung gekauft und der Mieter bleibt. Er war früher Mieter des Verkäufers, jetzt ist er Mieter des Käufers.

Wer muss überhaupt abrechnen? Wenn die Umschreibung innerhalb der Abrechnungsperiode passiert ist, dann muss der Käufer am Ende des Jahres dem Mieter gegenüber abrechnen, und zwar für das ganze Jahr. Beispiel:

Der Käufer wurde am 30.06.2019 ins Grundbuch eingetragen. Wer muss die Betriebskosten abrechnen?

Der Verkäufer muss abrechnen für 2018, 2017, 2016 … Damit hat der Käufer nichts zu tun.

Der Käufer muss abrechnen für 2019 (=das Jahr des Eigentümerwechsels) und natürlich für 2020, 2021, …

Andere Daten:

Bei der Betriebskosten-Abrechnung müssen Sie natürlich darauf achten, dass Sie nur die umlagefähigen Kosten an den Mieter weitergeben können und dass gegenüber dem Mieter ganz andere Umlageschlüssel gelten können (siehe Beitrag Rechenwerk Teil 4 – Umlageschlüssel?).

Außerdem sind Sie auf den Verkäufer angewiesen, denn Sie kennen ja die Höhe der Vorauszahlungen gar nicht, die der Mieter an den Verkäufer geleistet hat. Diese Daten brauchen Sie aber für die Betriebskosten-Abrechnung.

In der Abbildung unten sehen Sie schon, das sind ganz andere Zahlen. Die nicht umlagefähigen Kosten incl. Rücklage fehlen vollständig, dafür ist hier die Grundsteuer drin. Außerdem hat der Mieter eine viel niedrigere Vorauszahlung geleistet (logisch, wenn er nur für einen Teil der Kosten herangezogen wird). Insgesamt muss der Mieter 130,19 EUR an den neuen Eigentümer nachzahlen.

Nummer 4: Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:

Die 130 EUR, die der Käufer vom Mieter bekommt, beziehen sich ja auf das gesamte Jahr. Deswegen muss der Käufer diesen Betrag auch mit dem Verkäufer teilen. Er muss die Gelder, die zwischen Eigentümer(n) und Mieter geflossen sind, ebenso wie in Schritt 2 als einzelne Komponenten ausrechnen.

Hier geht es nun um Kosten und Vorauszahlungen, die zwischen dem Mieter und den beiden Eigentümern geflossen sind und nun zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden müssen. Das geht ganz einfach. Fortsetzung des Beispiels:

Was tun?

Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso. (Die Exceldatei stelle ich Ihnen gern kostenlos zur Verfügung).

So geht’s:

Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):

Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der Mieterabrechnung aus Schritt 3 (siehe roter Rahmen).

Umrechnungsfaktoren aus Schritt 2 übernehmen:

Die Daten haben Sie ja bereits.

Die Heizkosten wurden vom Dienstleister bereits in Form einer Zwischenabrechnung geliefert

und für alles Weitere wurde im Dreisatz nach Tagen umgerechnet (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%), genau wie oben.

Multiplizieren:

Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren, um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den alten Eigentümer:

Frischwasser:     111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR
Abwasser:           133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR
usw.

Und bei den Heizkosten übernehmen Sie direkt die „echten“ Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung.

In Summe ergeben sich 933,22 EUR Kosten, die der Mieter rechnerisch dem ehemaligen Vermieter schuldet und 1.116,97 EUR Kosten, die er dem neuen Vermieter schuldet.

Vorauszahlungen:

Hier im Beispiel hat der Mieter je 6 Monate lang 160 EUR an den ehemaligen Vermieter vorausbezahlt und die gleiche Summe an den neuen Vermieter. (jeweils 960 EUR).

Ergebnis:

Die Zahlen in der Abbildung haben ein umgedrehtes Vorzeichen, weil sie aus Sicht des Mieters sind.

Nicht verwechseln! Der Mieter hat die Nachzahlung von 130 EUR in einer Summe an den neuen Vermieter beglichen. Daher nur rein rechnerisch:

Der alte Vermieter schuldet dem Mieter 26,78 EUR Guthaben (933,22 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung).

Der neue Vermieter bekommt 156,97 EUR als Nachzahlung des Mieters (1.116,97 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung). Der Käufer bekommt vom Mieter 130,19 EUR.

Wenn der Verkäufer jetzt 26,78 EUR an den Käufer überweist, dann hat der Käufer insgesamt 156,97 EUR erhalten (denn +130,19 +26,78 = 156,97).