Wer hätte das gedacht? Das Modell Eigentümerversammlung hat sich anders entwickelt, als der Gesetzgeber sich das vorgestellt hat. Viele Eigentümer glauben, dass die Eigentümerversammlung grundsätzlich immer nur einmal jährlich stattfindet und eine stundenlange Sitzung ist. Viele Verwaltungen handhaben es ja auch so. Und weil es so langweilig ist, geht kaum jemand hin. Von der gesetzlichen Lage findet man in der Realität oft herzlich wenig: Entscheidungen laufen mehr oder weniger im Hintergrund, und wenn Sie Glück haben, stimmt der Verwalter sich wenigstens mit dem Beirat ab, bevor er Aufträge erteilt oder Verträge kündigt. Das ist zwar in den meisten Fällen rechtswidrig, geht aber oft über Jahre gut, weil keiner fragt. Zudem kennen die wenigsten Eigentümer die rechtliche Situation.
Wie würde man es richtig machen?
Aus rechtlicher Sicht hat die WEG drei Organe mit klaren Befugnissen und Grenzen:
- Die Aufgabe der Eigentümerversammlung ist die Willensbildung der WEG, d.h. hier werden alle wesentlichen Entscheidungen getroffen – von den Eigentümern gemeinsam im Mehrheitsprinzip.
- Die Aufgabe des WEG-Verwalters ist es, Entscheidungen vorzubereiten, über anstehende Themen zu informieren und von der EV getroffene Entscheidungen umzusetzen.
- Der Verwaltungsbeirat hat die Aufgabe, den Verwalter bei der Umsetzung zu unterstützen und zu überwachen.
In § 23 Abs. 1 WoEigG ist klar geregelt, dass Entscheidungen – zumindest bei Dingen von größerer Tragweite – nur von den Eigentümern auf der Versammlung getroffen werden können – von niemandem sonst. In der Realität kommt es leider allzu oft vor, dass sich Verwalter und Beirat „auf dem kurzen Dienstweg“ abstimmen. Bei Dingen von untergeordneter Bedeutung oder bei dringenden Angelegenheiten hat der Verwalter nach § 27 Abs. 1 WoEigG auch das Recht, das zu tun. Aber oft werden auch größere Angelegenheiten rechtswidrig über die Köpfe der Miteigentümer hinweg von Verwalter (und ggfs. Beirat) entscheiden. Der Beirat ist kein Entscheidungsorgan, der Verwalter auch nicht. Beide sind an Mehrheitsbeschlüsse der EV gebunden.
Wenn ein bestimmtes Thema im Raum steht, ist der Verwalter dafür verantwortlich, zur Eigentümerversammlung einzuladen, damit Sie einen Beschluss fassen können. Natürlich auch dann, wenn in diesem Jahr schon eine Versammlung stattgefunden hat. Nach der rechtlichen Lage treffen Sie sich nicht einmal im Jahr, sondern bei jedem anstehenden Thema, zu dem eine Entscheidung getroffen werden muss. Eine EV muss keine lange Veranstaltung werden – vielleicht hat sie nur einen Tagesordnungspunkt. Im Extremfall stimmen Sie ab und gehen nach zwanzig Minuten wieder nach Hause.
Der jährliche Turnus ist hauptsächlich der Jahresabrechnung geschuldet. Wie Ihre Steuererklärung kommt sie jedes Jahr und muss beschlossen werden, damit sie gültig wird. Für die Beschlussfassung muss man sich treffen. Regelmäßig stehen auch die üblichen Themen auf der Agenda:
- Bericht der Verwaltung
- Beschlussfassung über die Abrechnungsspitze
- Beschlussfassung über die neuen Hausgeld-Vorschüsse
- Entlastung der Verwaltung
- Entlastung des Beirats
Klar ist aber auch, dass der Verwalter in Notfällen auch ohne EV sofort handeln muss. Das gilt laut § 27 WoEigG auch bei Themen von „untergeordneter Bedeutung“, um die EV vor zu vielen Kleinigkeiten zu entlasten. Wenn also ein Notfall ohne Ermessensspielraum vorliegt, muss der Verwalter sofort, auch ohne EV, handeln. Ist es kein Notfall, kommt es auf die Dringlichkeit an, ob der Verwalter mit dem Thema warten kann – oder schnellstens eine EV einberufen muss:
Themen, die nicht dringend sind, sammelt der Verwalter wahrscheinlich im Laufe des Jahres und schreibt sie auf seine Themenliste für die nächste EV. Denn diese können vielleicht bis nächstes Jahr warten. Leider kommt es in der Realität oft vor, dass diese gesammelten Themen nicht gut vorbereitet werden, sondern einsilbig auf einer langen und unübersichtlichen Liste stehen. Oft lassen undurchsichtige Überschriften wie „Schutzanstrich Balkon“ ohne weitere Informationen in der Einladung nur erahnen, worum es geht. Das darf nicht sein, denn der Verwalter hat eine Informationspflicht Ihnen gegenüber – nicht nur gegenüber dem Beirat. Bei allen Dingen mit einer gewissen Tragweite (z.B. wenn hohe Kosten absehbar sind, oder ins Bauwerk eingegriffen wird, wie eben bei einer Balkonsanierung) muss der Verwalter Sie über alle relevanten Sachverhalte informieren. Sie müssen rechtzeitig vor der Versammlung die Möglichkeit haben, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen oder Rückfragen zu stellen. Der Verwalter muss alle Informationen so aufzubereiten, dass die Eigentümer eine vernünftige Entscheidungsgrundlage haben.
Bei dringenden Themen stellt man allzu oft fest, dass diese während des Jahres bereits irgendwie erledigt wurden und nicht mehr auf der Agenda stehen. Das ist zwar grundsätzlich in Ihrem Sinne, aber ganz so leicht sollte der Verwalter es sich nicht machen. Hier sollte man differenzieren: Auch bei dringenden Angelegenheiten muss der Verwalter grundsätzlich kurzfristig eine Eigentümerversammlung einberufen, damit Sie mehrheitlich entscheiden können. Auch für eilige Themen gilt die gesetzliche Regelung, dass nur die EV entscheiden darf – und nicht der Verwalter in Absprache mit dem Beirat.
Es ist jedoch wichtig, die Sachlage differenziert zu betrachten: Ist Gefahr im Verzug, muss der Verwalter schnellstens handeln. Auch das ist vorgeschrieben, ebenso wie die Pflicht, dass die EV sich mit jedem größeren Thema zu befassen hat. Problematisch sind Grenzfälle mit sehr geringem Entscheidungsspielraum. Eigentlich muss überall, wo es einen Entscheidungsspielraum gibt, aus rechtlicher Sicht eine Eigentümerversammlung stattfinden.
Nehmen wir zwei Beispiele. Erstens: Der Aufzug ist komplett ausgefallen. Ein Ersatzteil muss bestellt werden und kostet 4.000 EUR. Vor allem die neueren Aufzugsmodelle sind, was Ersatzteile und Wartungsfirmen angeht, oft sehr eng an den Hersteller gebunden. Mehrere Angebote einzuholen ist nahezu unmöglich. Wenn jetzt noch ein Rollstuhlfahrer im 3. OG wohnt, muss es richtig schnell gehen. Aus rechtlicher Sicht müsste eine EV einberufen werden, man kann die Einladungsfrist ja abkürzen. Aber weil die Entscheidung mehr oder weniger klar ist, könnte der Verwalter hier auch entscheiden, ohne EV das teure Ersatzteil zu bestellen. Er sollte aber schnell und transparent alle Eigentümer über den Vorgang informieren. Je transparenter die Kommunikation, desto geringer das Risiko. Das gilt natürlich nur, wenn zwischen WEG und Verwalter ein langjähriges, beidseitiges Vertrauensverhältnis herrscht, denn solche Grenzfälle können für den Verwalter brenzlig werden. Schlimmstenfalls zahlt er alles selbst. Wenn es in Ihrer WEG schon Anfechtungsklagen gegeben hat oder dem Verwalter die Entlastung verweigert wurde, sollten Sie sich nicht auf diese Kulanz verlassen.
Aber nicht über jedes dringende Thema sollte der Verwalter kurzerhand selbst entscheiden. Bei einem Ersatzteil für den Aufzug für 4.000 EUR ist das Risiko mehr oder weniger kalkulierbar, weil die Sache klar ist. Was aber, wenn in einem großen Mehrfamilienhaus z.B. die Druckerhöhungsanlage für Trinkwasser ausfällt und für 40.000 EUR erneuert werden muss? Dieses Risiko würde ich als Verwalter auch beim besten Vertrauensverhältnis nicht eingehen. Der Verwalter sollte sich beeilen, schnellstens zwei Angebote einholen und kurzfristig zu einer Eigentümerversammlung einladen. Am besten sollte er Sie von Anfang an mit einbeziehen und direkt einen Termin für die EV nennen, während er gerade anfängt, die ersten Angebote anzufragen. So werden alle Eigentümer sofort informiert – Termin und grober Themenrahmen werden frühzeitig bekanntgegeben, aber die Preiskategorien beider Angebote werden etwas später nachgereicht, wenn sie vorliegen.
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