Zu den hartnäckigsten Mythen der WEG-Jahresabrechnung gehört die Vorstellung, dass die Erhaltungsrücklage mit dem Sparkonto bei der Bankgleichzusetzen ist. Sogar viele WEG-Verwalter glauben daran.
Dabei hat die Rechtsprechung schon lange klargestellt, dass die Rücklage durch einen Buchungsvorgang im Computer der Hausverwaltung entsteht – und nicht durch Überweisung vom Giro- auf das Sparkonto (Quelle: BGH, Urteil vom 25.09.2020 – V ZR 80/19). Natürlich muss der Gegenwert der Rücklage durch Guthaben auf Sparbuch und Girokonto gedeckt sein, denn sonst geht die Rechnung nicht auf.
Aber stellen Sie sich mal Folgendes vor: Das Jahr ist abgeschlossen und das Geld der Rücklage liegt auf dem Sparkonto. Am ersten Januar dürfte sich dann eigentlich kein Geld mehr auf dem Girokonto der WEG befinden, abgesehen von Guthaben und Nachzahlungen der Eigentümer aus dem Vorjahr. Aber diese müssten erst noch ausgerechnet und dann erstattet bzw. eingefordert werden. Das Girokonto wäre also immer mehr oder weniger bei null, es sei denn, die Eigentümer hätten systematisch zu viel bezahlt, was im Normalfall nicht passiert. Wenn die Stadtwerke dann am zweiten Januar den Abschlag für Gas und Wasser abbuchen wollen, platzt die Lastschrift mangels Deckung, weil sich ja das gesamte Guthaben auf dem Sparkonto befinden würde. Schon allein deswegen befindet sich immer etwas Geld auf dem Girokonto, weil der Verwalter nicht ins Minus geraten darf.
Die (buchungstechnische) Rücklage darf natürlich nicht dazu genutzt werden, ständig irgendwas vorzufinanzieren, entsprechend sollten die monatlichen Hausgelder schon hoch genug und mit etwas Puffer angesetzt sein. Genau wie die Vorauszahlungen an die Stadtwerke verteilt sich auch die Zuführung zur Rücklage über das ganze Jahr. Es kann sogar sein, dass die WEG nur ein einziges (Giro-) Konto führt, ganz ohne Sparkonto. In Zeiten von Negativzinsen war das auch gar nicht so tragisch.
Die Zuführung zur Rücklage ist ein Buchungsposten und geschieht durch einen Mausklick am Jahresende, wenn der Verwalter Ihre Jahresabrechnung erstellt. Dieser Mausklick ist übrigens erst wirksam, wenn die Eigentümerversammlung ihn durch Beschluss bestätigt. Damit ist nicht die Umbuchung auf das Sparkonto gemeint, sondern die Buchung der Position „Rücklage“ in der Software für die Jahresabrechnung. Stellen Sie sich zur Verdeutlichung die folgende Situation vor: Die WEG wählt einen neuen Verwalter, und dieser kündigt die alte Kontoverbindung und geht zu einer anderen Bank, wo er ein neues Giro- und Sparkonto für die WEG eröffnet. Hat der Verwalter jetzt die Rücklage aufgelöst? Und neu geschaffen? Muss er eine (temporäre) Auflösung der Rücklage buchen? Das ist natürlich alles Unsinn.
Nicht das Vorhandensein eines Sparbuchs entscheidet über die Höhe der Rücklage, sondern nur der buchungstechnische Vorgang. Entsprechend liest es sich auch in einem Urteils des Bundesgerichtshofes vom 25.09.2020 – V ZR 80/19. In der Entscheidung steht: „Ebenso wenig darf der buchhalterische Gesamtbestand der Instandhaltungsrücklage mit dem Stand des für die Wohnungseigentümergemeinschaft geführten Tagesgeldkontos gleichgesetzt werden. […] Ebenso wenig entsprechen die Ausgaben von dem Tagesgeldkonto […] der (buchhalterischen) Entnahme aus der Instandhaltungsrücklage […], weil das Tagesgeldkonto auch hinsichtlich der Ausgaben nicht mit der buchhalterischen Entwicklung der Instandhaltungsrücklage gleichgesetzt werden kann.“