Der Verwaltungsbeirat – das ist eine Gruppe von Eigentümern, deren „Job“ es ist, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen. Außerdem soll er die Jahresabrechnung prüfen und mit seiner Stellungnahme versehen.
Mit der WEG-Reform gab es Änderungen in der Anzahl der Beiratsmitglieder: Früher bestand er zwangsläufig aus drei Eigentümern, selbst bei einer WEG mit vier Wohnungen. Nun kann er aus beliebig vielen (oder wenigen) Eigentümern gebildet werden. Natürlich muss eine Eigentümergemeinschaft nicht zwangsläufig einen Beirat wählen – genau wie früher – denn er ist das fakultative Organ der WEG. Es ist auch möglich, einen Beirat mit null Mitgliedern zu haben.
Die Aufgaben des Beirats wurden ergänzt: Nach wie vor heißt es, dass der Beirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Er hat bestimmte „Soll-Aufgaben“, d.h. dass er diese auch ablehnen kann, weil er ja ehrenamtlich tätig ist. Der Beirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung durchsehen, prüfen und vor der Beschlussfassung auf der Eigentümerversammlung mit seiner Stellungnahme versehen.
Neu ist die in § 9b WoEigG versteckte Regelung, dass der Beirat die WEG gegenüber dem Verwalter vertritt. Da hat sich der Gesetzgeber ziemlich missverständlich ausgedrückt. Leider gibt es immer wieder „Beirats-Präsidenten“, die der Meinung sind, dass sie (ohne Beschlussfassung) alles über die Köpfe ihrer Miteigentümer hinweg selbst entscheiden dürfen und das nun als „vertreten“ interpretieren. Aber „vertreten“ bedeutet nicht, ungefragt Anweisungen in fremdem Namen zu erteilen. Der Beirat darf keine weitreichenden Entscheidungen treffen oder dem Verwalter Anweisungen geben, denn sonst macht er sich gegenüber den Miteigentümern haftbar. Die Beirats-Haftpflichtversicherung deckt Vorsatz nicht ab. Weitreichende Entscheidungen treffen darf ja nicht einmal der Verwalter selbst. Das Entscheidungsorgan einer WEG ist die Eigentümerversammlung.
Mit „vertreten“ ist gemeint, dass der Beirat gegenüber dem Verwalter als Repräsentant der WEG auftritt, damit nicht alle Eigentümer das einzeln tun müssen. Zum Beispiel bei Unterzeichnung des Verwaltervertrags mit einem neuen WEG-Verwalter oder bei Unterschrift des Protokolls der Eigentümerversammlung. Manchmal fungiert der Beirat auch als gerichtlicher Zustellungsempfänger. Vertreten steht aber vor allem für die Funktion des Sprachrohrs zwischen WEG und Verwalter. Die Informations- und Kommunikationsfunktion steht immer noch im Mittelpunkt der Tätigkeit des Beirats. Kaum zu glauben, aber nicht alle Verwalter kommunizieren per Mail, sondern oftmals noch per Brief und Telefon. Eine Telefonkette mit 20 Eigentümern kann aber richtig ausarten. Wenn der Verwalter der WEG etwas mitteilen möchte (und keine Mail schreiben will), kann er an den Beirat herantreten und (anstatt der WEG) mit dem Beirat kommunizieren. Der muss die Informationen dann weitergeben.