Rechnungsabgrenzung oder nicht? Über Heizkosten und die (ehemals) simple Logik der WEG-Abrechnung

Liebe Buchhalter und Wirtschaftsprüfer aufgepasst, haltet Euch Augen und Ohren zu, dieser Artikel wird Euch nicht gefallen. Vieles ist im Wohnungseigentumsrecht verboten, was für Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften vorgeschrieben ist. Und andersrum. Vor allem Rechnungsabgrenzungsposten, die Lieblinge von Wirtschaftsprüfern, Bilanzbuchhaltern und Steuerberatern, gibt es bei Wohnungseigentümergemeinschaften nicht. Keine Regel ohne Ausnahme, aber dazu später.

Jede Kapitalgesellschaft (AG, GmbH,…) muss laut Handelsgesetzbuch einen Jahresabschluss veröffentlichen. Also eine Gewinnrechnung, aus der die Anteilseigner ablesen können, wie viel man verdient hat. Außerdem eine Bilanz, in der man erkennt, wie es um die Vermögenslage eines gewinnorientierten Unternehmens steht. Gewinnrechnung und Bilanz sind u.a. wichtig für Gewinnbeteiligung und Gläubigerschutz.

Der Jahresabschluss einer Wohnungseigentümergemeinschaft heißt Jahresabrechnung und hat andere Ziele. Hier kommt es weder auf Gewinnbeteiligung noch auf Gläubigerschutz an, denn WEGs machen keinen Überschuss, sondern decken laufende Kosten. Und nur sehr selten finanzieren sie Maßnahmen per Kredit. Die WEG-Jahresabrechnung hat das Ziel, für jeden Eigentümer leicht verständlich zu sein. Man soll sie schnell und einfach nachvollziehen können. Daher ist die Jahresabrechnung eine einfache Kassenrechnung, die sich an Geldbewegungen auf dem Konto orientiert.

Bei Kapitalgesellschaften nutzt man Rechnungsabgrenzungsposten, um periodenfremde Zahlungen dem richtigen Jahr zuzuordnen, damit der Gewinnausweis nicht verzerrt wird. So könnte man bspw. Wartungskosten, die nur alle drei Jahre anfallen, jedem der drei Jahre zu einem Drittel zuordnen. In Wohnungseigentümergemeinschaften darf man so etwas nicht, damit jeder Eigentümer die Jahresabrechnung anhand von Kontobewegungen desselben Jahres einfach und schnell selbst prüfen kann. Zum Beispiel:

• Die Rechnung für den Winterdienst im Dezember wird erst im Januar gezahlt.
• Sie überweisen Hausgeld am 31.12., es kommt aber erst am 02.01. an.

Und nun, was macht man mit solchen Rechnungen? Gar nichts, keine Änderung, so die Regeln im Wohnungseigentumsrecht. Zu welchem Jahr die Kosten gehören, ist ohne Bedeutung. Sie werden im Jahr der Kontobewegung gebucht. Ganz simpel:

• Der Winterdienst gehört zwar eigentlich zum letzten Dezember, aber er wurde im Januar gezahlt und somit auch im Januar gebucht.
• Ihre Vorauszahlung haben Sie zwar im Dezember abgeschickt, aber sie ist im Januar angekommen und wird daher auch im Januar gebucht.

Fertig. Was im Abrechnungsjahr über das Konto fließt, gehört ausnahmslos in die Abrechnung, alles andere bleibt draußen. Eine WEG verfolgt keine Gewinnerzielungsabsicht, deswegen müssen „Aufwendungen und Erträge“ auch nicht periodisiert werden. Gegenstand einer WEG-Jahresabrechnung sind die Geldbewegungen auf dem Bankkonto.

Simpel, klar und gut. Wenn Sie oder der Beirat die Abrechnung auf Richtigkeit überprüfen möchten, haben Sie nicht unbedingt die Routine eines Wirtschaftsprüfers, der sowas beruflich macht. Wahrscheinlich machen Sie sich eine Liste für Nebenrechnungen oder Summen. Vielleicht nehmen Sie sich die Kontoauszüge und summieren gleichartige Kosten (z.B. Strom, Hausmeister, …), die Sie dann mit den Gesamtbeträgen aus der Abrechnung vergleichen. Wenn Sie die Kontoauszüge von Januar bis Dezember in der Hand haben, muss dort alles zu finden sein, was Sie zur Kontrolle brauchen. Dann ist die Arbeit einfach – und Manipulationen praktisch unmöglich.

Übrigens: Auch wenn Sie kein Beiratsmitglied sind, können Sie laut §18 Abs. 4 WoEigG jederzeit von der WEG (vertreten durch den Verwalter) Einsicht in die Unterlagen verlangen, um genau diese Prüfung vorzunehmen.

Keine Regel ohne Ausnahme: Heiz- und Warmwasserkosten.

Das Wohnungseigentumsgesetz stammt aus dem Jahr 1951, die Heizkostenverordnung kam in den 70er-Jahren. Der Gesetzgeber hatte erkannt, dass man die Leute zum Energiesparen animieren sollte, weil Öl- und Gaskosten immer teurer wurden. Schnell gab es andere Pläne, die nicht mehr zur simplen Logik der Kassenrechnung im WEG passten.

Damit möglichst viele Bürger (Heiz‑) Energie sparen, wurde eine allgemeinverbindliche Heizkostenverordnung (HeizKV) auf die Beine gestellt. Diese räumte sich in den Paragraphen eins bis drei kurzerhand Vorrang gegenüber allen anderen Regelungen ein und wurde auch für WEGs verbindlich.

Das einfache Prinzip der Kassenrechnung passt nicht ins Bild der HeizKV. Man nahm an, dass Sie nur auf Ihren Brennstoffverbrauch achten würden, wenn die Heizkosten periodengerecht zugeordnet werden, d.h. dem jeweiligen Verbrauchsjahren zugerechnet. Wenn im Januar 2026 die Gasrechnung für 2025 kommt, dann gehört sie zum Jahr 2025. Und zwar, obwohl sie erst 2026 bezahlt wird! Sie sehen schon, das ist ein ziemlicher Unterschied zu den bisherigen WEG-Regeln. Die konsequente Schlichtheit der WEG-Kassenrechnung war damit ausgehebelt. Seitdem gibt es einen Unterschied zwischen Einzel- und Gesamtabrechnung. Die Gesamtabrechnung ist eine Liste der tatsächlich abgeflossenen Gelder und zeigt auch nur solche Heizkosten, die im Kalenderjahr bezahlt wurden. In der Einzelabrechnung für Ihre Wohnung müssen Kosten für Heizung und Warmwasser aber nach dem Leistungsprinzip abgerechnet, d.h. abgegrenzt werden. Ausschließlich der im Abrechnungszeitraum verbrauchte Brennstoff darf angesetzt werden – nicht die Geldbewegungen auf dem Bankkonto. Für Heiz- und Warmwasserkosten sind Rechnungsabgrenzungsposten seitdem also doch vorgeschrieben.

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