Instandhaltung - Die Eigentumswohnung

Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum, Nutzungsrechte und Instandhaltungspflichten in der WEG

Wer bezahlt, wer ist zuständig und wer darf was nutzen?

Nehmen wir zum Beispiel Fenster, Rollläden oder Wohnungstüren. All das gehört laut §5 WoEigG zwangsläufig zum Gemeinschaftseigentum. Zu den Gründen kommen wir gleich. Für Sie als Eigentümer ist der Unterschied zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum wichtig, denn danach richtet sich, wer zuständig ist, wer zahlen muss und wer was nutzen darf.

Viele Dinge, mit denen Sie auch innerhalb Ihrer Wohnung zwangsläufig Berührungspunkte haben – z.B. Ihre Rollläden – gehören zum Gemeinschaftseigentum, sie gehören also allen. Wenn sich der Rollladen im Wohnzimmer nicht mehr hochziehen lässt, ist der Verwalter (als Vertreter der WEG) zuständig, die Reparatur zu beauftragen und die Rechnung vom WEG-Konto zu bezahlen. Es gibt Ausnahmen, auf die wir noch zu sprechen kommen.

Das gilt natürlich auch für Ihre Nachbarn. Wenn eine Etage höher das Fenster kaputt ist, dann bezahlen Sie anteilsmäßig mit. Der Grund ist der gleiche: Die Fenster gehören allen. Ihr Miteigentumsanteil (MEA) besagt, wie viel Prozent des Gemeinschaftseigentums Ihnen gehören. Entsprechend diesem Prozentsatz zahlen Sie sowohl bei „Ihren eigenen“ als auch bei den Reparaturen Ihrer Nachbarn mit. Was man aber so eigentlich gar nicht sagen kann, denn es gehört ja weder Ihnen noch Ihren Nachbarn, sondern allen – und befindet sich eben nur zufällig im Bereich des Sondereigentums. Rechtlich gibt es keinen Unterschied zu anderen Teilen des Gemeinschaftseigentums, z.B. Heizung oder Dach. Deswegen zahlen Sie nur dann mit, wenn Gemeinschaftseigentum „im räumlichen Bereich“ Ihres Nachbarn zu reparieren ist. Wenn er aber sein Badezimmer saniert oder eine neue Küche bekommt, hat Ihr Geldbeutel damit nichts zu tun. Was zum Sonder- und was zum Gemeinschaftseigentum gehört, können Sie meist in Ihrer Teilungserklärung nachlesen.

Nun gibt es Teilungserklärungen, in denen steht, dass Sie trotzdem die Kosten Ihrer Fenster oder Rollläden selbst bezahlen müssen, obwohl sie Gemeinschaftseigentum sind. Das ist zulässig. Die Verfasser solcher Urkunden wollten wahrscheinlich dem Prinzip Fairness entsprechen, damit jeder „seine“ Fenster selbst bezahlt. Eine gute Idee. Aber Vorsicht: Eigentum und Kostentragung sind zwei Paar Schuhe! Die Fenster bleiben trotzdem Gemeinschaftseigentum, es wird nur geregelt, dass Sie diese selbst bezahlen müssen. Sie dürfen „Ihre“ Fenster trotzdem nur mit Zustimmung der WEG ersetzen, damit sichergestellt ist, dass das äußere Erscheinungsbild gewahrt bleibt.

Der „Haken“ an der Sache: Auch wenn Sie die Kosten tragen, dürfen Sie „Ihre“ Fenster nur mit Zustimmung der WEG ersetzen, auf die Sie bei reparaturbedürftigen Bauteilen aber ein Anrecht haben. So ist sichergestellt, dass das äußere Erscheinungsbild gewahrt bleibt. Sinn der gesetzlichen Regelung ist, dass niemand ohne Erlaubnis der Nachbarn „gelbe Rollläden“ oder „grüne Fensterrahmen“ anbringen – oder die äußere Gestaltung des Gebäudes anderweitig verhunzen – kann.

In manchen Teilungserklärungen werden Fenster kurzerhand zu Sondereigentum erklärt. Solche Regelungen sind aber ungültig. Gerichte legen diese Bestimmungen oftmals so aus, als ob nur die Kostentragung gemeint wäre. Es gibt jedenfalls zwingende gesetzliche Regelungen, was zwangsläufig zum Gemeinschaftseigentum gehören muss, unabhängig davon, was in der Teilungserklärung steht. Darauf kommen wir später noch einmal zurück. Wenn die Teilungserklärung von zwingendem Recht abweicht, ist sie (in diesen Punkten) nicht gültig.

Begriffschaos: Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung

Soweit klar: Reparaturen zahlt der Vermieter, Wartungskosten der Mieter. Aber was ist der Unterschied zwischen Instandhaltung und Instandsetzung? Und worin unterscheiden sich Instandhaltung und Wartung? Im Netz wirft man oft wie selbstverständlich mit Begriffen um sich, die uneinheitlich verwendet, meistens einfach dahingestellt und als bekannt vorausgesetzt werden.

Wie soll der Leser daraus schlau werden? Egal. Der Versuch einer Hilfestellung:

Bezogen auf Wohnungseigentum:

Wenn es um WEG geht, liest man häufig das Begriffspaar „Instandhaltung und Instandsetzung“ – fast immer zusammen, oft einfach nur „I&I“.

In der WEG-Sprache besteht überwiegend Konsens, dass man unter Instandhaltung vorbeugende Maßnahmen versteht, während Instandsetzung die Wiederherstellung des ordnungsgemäßen Zustands bezeichnet.

Leider benutzt jeder die Wörter unterschiedlich: Manchmal wird der Begriff „Instandhaltung“ auch mit Wartung gleichgesetzt. Ich finde das sogar logisch, denn Wartung steht ja für regelmäßige Inspektionen und Prüfungen der Betriebsbereitschaft. Zum Beispiel die Wartung der Heizung, eben solche Vorgänge, die zur Pflege und Aufrechterhaltung des ordnungsmäßigen Zustands dienen, bevor Schäden entstehen.

Was Mietrecht angeht:

Der Unterschied zwischen „Instandhaltung“ und „Wartungskosten“ ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn – anders als Reparaturen – können Wartungskosten an den Mieter weitergegeben werden, aber die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands – also „Instandhaltung“ – muss der Vermieter tragen. Das kann manchmal ein sehr feiner Unterschied sein! Bei bestimmten, gesetzlich definierten Modernisierungsmaßnahmen besteht wiederum die Möglichkeit, deren Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Bei der Steuer:

Wenn Sie zufällig gerade einen steuerrechtlichen Artikel gelesen haben, ging es wohl eher um Erhaltungsaufwand (sofort abzugsfähig) und nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten (müssen abgeschrieben werden). Beliebtes Thema sind auch größere Erhaltungsaufwendungen – also Aufwendungen, die zur Erneuerung bereits vorhandener Teile, Einrichtungen oder Anlagen dienen – und damit zur Erhaltung des Gebäudes beitragen. Zwar ist nirgendwo so richtig gesagt, ab wann eine Erhaltungsaufwendung „größer“ ist, aber wenn sie es ist, besteht ein Wahlrecht, die Kosten in der Steuererklärung über zwei bis fünf Jahre abzuschreiben (…was entsprechend der Berechnung in meiner Doktorarbeit höchst selten etwas bringt…).

Also nochmal kompakt:

Es trägt zwar nicht gerade zur besseren Verständlichkeit bei, ein ganzes Bündel von Begriffen für dasselbe zu benutzen, aber jeder Fachmann pflegt da so seine eigenen Begriffe, eine kurze Zusammenfassung:

Wohnungseigentum:
- Oberbegriff: „Instandhaltung und Instandsetzung“
- Instandhaltung = Vorbeugende Maßnahmen.
- Instandsetzung = Reparatur, wenn bereits kaputt.
- Wartung = Regelmäßige Reinigungs- und Inspektionsarbeiten, z.B. Regenrinnenreinigung, Heizungsinspektion, Funktionsprüfung Rauchabzugsanlage.

Miete:
- Reparaturen / Erhaltungsmaßnahmen = Reparaturen von etwas, das bereits kaputt ist. Zahlt der Vermieter.
- Wartung = Vorbeugende Maßnahmen, Regelmäßige Reinigungs-, Prüf- und Inspektionsarbeiten. Zahlt der Mieter.
- Modernisierungsmaßnahmen = Bestimmte Verbesserungen. Ermöglichen in bestimmten Fällen eine Mieterhöhung.

Steuern:
- Erhaltungsaufwand = Kann im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht werden.
- Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten = Müssen mit dem Gebäude abgeschrieben werden. Da haben Sie 50 Jahre lang Spaß 🙂
- Größere Erhaltungsaufwendungen = Wahlrecht. Können entweder im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht oder über zwei bis fünf Jahre abgeschrieben werden. Meiner Erfahrung nach lohnt Sofortabzug fast immer.

Größere Baumaßnahme? Immer mit einem Architekten!

Ihre WEG hat beschlossen, die Fassade anstreichen zu lassen. Sie haben aber keine einfache, glatt verputzte, homogene Fassade. Nein, Ihr Gebäude ist eleganter, hat viele Vorsprünge, Erker, Loggien, Markisen, Ecken, Winkel, Gitter, Zierelemente, Regenrinnen, Fallrohre und vieles mehr. Daher wird das Projekt sehr umfangreich. Wenn zwei oder mehr Gewerke beteiligt sind (z.B. Maler, Gerüstbau und Dachdecker), sollten Sie ein Bauprojekt nicht ohne Architekten bzw. fachkundige Planung durchführen. Gleiches gilt, wenn die voraussichtlichen Kosten eine gewisse Größenordnung überschreiten. Einfach einen Anstreicher zu beauftragen, könnte ins Auge gehen. Aber wofür brauchen Sie einen Architekten und was macht er?

Erstens: Die Planungsphase

Er macht die Angebote vergleichbar, indem er ein Leistungsverzeichnis erstellt und bei den Firmen Preise für die Einzelpositionen abfragt. Sie können sich das als „Blanko-Angebot“ vorstellen, das er an die Handwerker schickt, damit sie es mit ihren Preisen ausfüllen. Das Ergebnis sind mehrere vergleichbare Angebote und ein übersichtlicher Preisspiegel in Tabellenform.

Der Verwalter könnte zwar auch selbst Angebote bei Handwerkern einholen. Aber man würde schnell erkennen, dass sie nicht vergleichbar sind. Schon komisch, dass sich Preise und Leistungen so stark unterscheiden – beim Anstrich derselben Fassade. Da muss es Leistungsunterschiede geben. Aber wo muss man sie suchen? Welche Details darf man auf keinen Fall übersehen? Nicht nur die Preise, sondern auch die enthaltenen Positionen weichen meist deutlich voneinander ab. Der eine Maler setzt vielleicht 14 Stunden für Abklebearbeiten an, der andere aber 18. Auch das Aufmaß der anzustreichenden Fläche wird bei verschiedenen Betrieben unterschiedlich sein. Die eingeholten Angebote sind Ausführungsvorschläge – und damit nicht vergleichbar.

Zweitens: Ausführungsphase und Abnahme

Der Architekt übernimmt auch die Bauleitung und überwacht die Baustelle. Das ist sehr wichtig. Denn leider kommt es regelmäßig vor, dass Handwerker es ansonsten ausnutzen, dass ihr Gegenüber einen anderen Beruf erlernt hat. So versucht man, Ihnen Nachtragsangebote aufzubinden, die angeblich nicht absehbar waren. Der Bauleiter hat Erfahrung am Bau und lässt sich keinen Bären aufbinden. Ohne ihn sehen Sie schnell alt aus.

Aber auch die Abnahme ist wichtig. Hier prüft der Auftraggeber, ob die geschuldete Leistung vertragsgerecht erbracht wurde. Die Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers, dass die Anforderungen erfüllt wurden, keine wesentlichen Mängel vorliegen und alles in Ordnung ist. Wenn ein kaufmännischer Verwalter ohne technische Ausbildung meint, er müsste die Abnahme alleine machen, kann er leicht etwas übersehen. Nach der Abnahme muss die WEG aber dem Handwerker beweisen, dass der Mangel schon da war. Schwer zu erklären, warum der Mangel bei Abnahme nicht gerügt worden ist. Alles spricht dafür, sich fachkundige Unterstützung zu holen.

Ein paar Anekdoten aus meinem Berufsleben.

„Oh, diese Arbeiten haben wir nicht mit eingerechnet. Wollen Sie die Balkone denn wirklich auch von innen angestrichen haben? Das war leider nicht absehbar, sorry, das hätten Sie sagen müssen. Hier ist das erste Nachtragsangebot – 20.000 EUR.“

Oft wird der Spieß einfach umgedreht. Man holt sich doch einen Handwerks-Meisterbetrieb ins Haus, um sich beraten zu lassen! Und nicht, damit man ihm Selbstverständlichkeiten aus der Nase ziehen muss. Mit der Erstellung eines klaren Leistungsverzeichnisses liegt es in der Verantwortung des Architekten, zu prüfen, welche Positionen dabei sein müssen und welche ausgelassen werden können – im Zweifel kann man die WEG ja fragen. Als kaufmännischer Verwalter kann man schnell etwas übersehen.

„Sie können sich in Ruhe überlegen, ob Sie das Nachtragsangebot beauftragen möchten. Wir sind aber ab nächster Woche in Betriebsferien. Währenddessen steht das Gerüst hier rum und kostet 400 EUR pro Woche.“

Zu gerne bauen Handwerker Zeitdruck auf, damit die Kunden sich nicht mit den rechtlichen Gegebenheiten auseinandersetzen können, und kurzerhand den Auftrag erteilen müssen, um den finanziellen Schaden einzudämmen.

„Leider waren weitere unabsehbare Arbeiten notwendig. Sie waren telefonisch nicht erreichbar, deswegen haben wir einfach gemacht. Unseren Preisrahmen von 20.000 EUR mussten wir leider minimal überschreiten. Hier die Rechnung über 24.000 EUR. Sorry, leider 20% teurer, ging nicht anders. Den Skonto gewähren wir übrigens nur, wenn Sie binnen sieben Tagen zahlen.“

Oftmals erteilen Handwerker sich die Aufträge einfach selbst, weil der Verwalter angeblich telefonisch nicht erreichbar war – was ja kaum nachweisbar ist. Oder es wird behauptet, dass eine bestimmte Person bzw. „der Beirat“ die Aufträge mündlich erteilt hätte, aber der Name leider entfallen sei.

Es kann auch vorkommen, dass das Ordnungsamt mal zur Kontrolle vorbeikommt, um zu sehen, ob auch alle Vorschriften eingehalten wurden (z.B. Dixi-Toilette, Baustellenschild, …). Der Handwerker ist nämlich nur für sein eigenes Gewerk verantwortlich. Wenn es übergreifende Vorschriften gibt, obliegen diese dem Bauherrn, also der WEG. Wenn mehr als ein Gewerk involviert ist und nicht aus einer Hand geliefert wird (z.B. Maler und Gerüstbau), sollte die WEG das Risiko nicht eingehen, ohne fachkundige Planung zu agieren, da man nicht alle gesetzlichen Vorschriften kennen kann, wenn man nicht vom Fach ist.

Plötzlich tauchen unvorhersehbare Arbeiten auf, für die ein Handwerker eines anderen Gewerks benötigt wird. Beim Anstrich fällt vielleicht auf, dass die Fassadenbeleuchtung entfernt und später neu verkabelt werden muss. Ein Architekt hätte das absehen können, wir aber nicht. Jetzt brauchen wir einen Elektriker, und zwar schnell. Der kann aber frühestens nächste Woche kommen, weil er ebenfalls Auftragsflut hat. Bis dahin steht die Baustelle still. Nichts zu machen.

Das schlimmste ist, dass die Rücklage nicht ausreicht, weil der Handwerker sich „verkalkuliert“ hat. Vielleicht wollte er ja der Billigste sein, um den Zuschlag zu bekommen? Der Verwalter muss kurzfristig eine Eigentümerversammlung einberufen, Ihnen das alles erklären und Sie kurzfristig um eine Sonderumlage bitten. Das macht keinen Spaß und war vermeidbar.

Zwar können unvorhergesehene Mehrkosten auch auftauchen, wenn das Vorhaben von einem Architekten begleitet wird. Aber mit jahrelanger Berufs- und Bauerfahrung hat er die besseren Chancen, zu erkennen, ob man ihm einen Bären aufbinden will oder ob ein Nachtrag seine Berechtigung hat.

Sein Hauptjob beginnt schon bei der Grundlagenermittlung und Erstellung des Leistungsverzeichnisses. In Gesprächen mit Verwalter, Beirat und später auch der Eigentümerversammlung klopft er die üblichen Punkte ab und fragt, ob sie gewünscht sind und berücksichtigt werden sollen. Dazu gehören so simple Fragen wie, ob die Innenseiten der Balkone auch gestrichen werden sollen, wie es mit den Fensterrahmen aussieht und was mit der Fassadenbeleuchtung geschehen soll. Ansonsten wird es schnell passieren, dass ein Handwerksbetrieb die selbstverständlichsten Punkte außen vor lässt, damit er der Billigste ist und den Zuschlag bekommt – nur um später mit großen Nachkalkulationen um die Ecke zu kommen.

Der Verwalter ist kein Architekt

Selbst bei großen Bauprojekten gibt es immer wieder bestimmte Eigentümer, die sich das Geld für die fachkundige Planung lieber sparen möchten. Ein Architekt sei doch überhaupt nicht nötig, brauchen wir nicht, hört man dann auf den Eigentümerversammlungen. Und so glauben manche Wohnungsbesitzer, dass WEG-Verwalter eine Berufsqualifikation besitzen, die einem Architekten gleichgeordnet ist. Das ist nicht nur kurzsichtig, sondern sehr gefährlich.

WEG-Verwalter ist ein kaufmännischer Beruf. Warum sollte er die Bauleitung übernehmen? Sein Job ist es, Eigentümerversammlungen zu organisieren, die Buchhaltung im Griff zu haben und eine klare und verständliche Jahresabrechnung zu erstellen. Er kümmert sich um Konten, Abrechnung, Aufträge, Mahnwesen, Nachhalten von Terminen, organisiert Versammlungen, Besprechungen und Umlaufbeschlüsse, erstellt Ihre Steuerbescheinigungen und erklärt Ihnen das Stimmrecht und die Formalitäten auf der Versammlung, informiert und kommuniziert. Sein Job ist es, alle Belange Ihres Hauses zusammenzuführen und Sie ständig auf dem Laufenden zu halten. Aber er hat weder Architekturstudium noch alltägliche Baustellenerfahrung.

Manchmal überfordern größere Instandhaltungsmaßnahmen die Eigentümergemeinschaft – nicht nur finanziell, sondern auch inhaltlich. Damit die Maßnahme gutgeht, braucht man kompetente Beratung. Ein Fachmann mit Routine und Erfahrung muss her. Ein Fachplaner, der meist nach Stundenhonorar bezahlt wird. Also jemand, der tagein tagaus nichts anderes macht, als Instandhaltungsmaßnahmen zu planen und zu begleiten. Anstatt so jemanden mit einer gründlichen Diagnose (und später mit der Planung der Maßnahme) zu beauftragen, haben „kostensensitive“ Kapitalanleger manchmal etwas andere Vorstellungen: Sie verwechseln den Verwalter mit einem Hochbauingenieur und erwarten von ihm die Beschaffung von mehreren Reparaturangeboten und deren Vergleich. Das kann sogar sinnvoll sein, wenn es um überschaubare Vorgänge geht, z.B. den Anstrich eines Treppenhauses oder die Reparatur vom Tiefgaragentor. Aber bei komplexeren Maßnahmen sind die Angebote der Handwerker selten vergleichbar! Zudem müssen ja die Angebote von mehreren Gewerken zusammengeführt werden, wenn es um eine komplexe Maßnahme geht. Vielleicht müssen Gerüstbauer und Dachdecker zusammenarbeiten und sich absprechen? Wurden wirklich alle Leistungen bedacht und angeboten?

Architekten und Ingenieure durchlaufen ein mehrjähriges Studium an einer Fachhochschule oder Universität und müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um Mitglied in der Berufskammer zu werden. Um als Bauplaner zugelassen zu werden, müssen sie eine teure Berufshaftpflichtversicherung abschließen, die es für Verwalter nicht gibt.

Der Architekt kennt auch die juristischen Zusammenhänge, z.B. Unfallverhütungsvorschriften, Hinweispflichten gegenüber Nachbarn, Brandschutzvorschriften, Abnahme. Muss man die Baustelle beim Amt anmelden? Welche Beschilderung muss man aufstellen? Der Architekt weiß, was zu tun ist. Wussten Sie, dass Verstöße grundsätzlich auf Sie als Eigentümergemeinschaft zurück fallen? Als Bauherr ist die WEG Träger von Rechten und Pflichten – und verantwortlich. Jeder Eigentümer haftet im Außenverhältnis persönlich. Sobald mehrere Gewerke im Spiel sind (Elektriker, Maurer, Gerüstbauer, Maler, Dachdecker, …), ist Koordinationsarbeit nötig. Ohne fundierte Baukenntnisse geht das schief: Plötzlich fällt während der Bauarbeiten auf, dass irgendwas doch nicht so läuft, wie geplant. Schlecht geplant? Naja, manche Handwerker geben ein möglichst günstiges Angebot ab, um den Zuschlag zu bekommen. Dass der Verwalter nicht alle Details durchblickt, wissen viele ganz genau. Und dann kommt das Nachtragsangebot – während der laufenden Bauarbeiten. Nun will es keiner schuld sein. Und jetzt? Völlig unerwartet oder nicht – es muss sofort entschieden werden, wie es weitergeht. Denn das Gerüst steht bereits und kostet für jeden Tag der Standzeit Miete. Erpressung? Meinetwegen, aber keiner der Handwerker wird sich den Schuh anziehen – es war eben bei Angebotserstellung „nicht absehbar“.