Verwalterwechsel:
Kommen wir zum Zeitplan. Angenommen, wir haben uns bereits kennengelernt, Sie hatten Ihre Eigentümerversammlung, auf der Sie mich zum neuen Verwalter gewählt haben. Wie geht es weiter?
Ich benötige folgende Unterlagen:
1. Am wichtigsten sind:
- Versammlungsprotokoll mit Verwalterwahl
- Unterschriebenen Verwaltervertrag
, weil ich mich ohne beides zusammen gar nicht als Verwalter legitimieren kann.
2. Dies können meistens die Eigentümer liefern:
- Kontaktdaten / Eigentümerliste,
- Kontaktdaten der bisherigen Hausverwaltung und
- letzte Jahresabrechnung (wegen der Kostenverteilschlüssel)
3. Diese Unterlagen bekomme ich von der ehemaligen Hausverwaltung:
- Liste der Vertragspartner (z.B. Heizungsfirma, Aufzugsfirma, Versicherung, …),
- Beschlusssammlung und
- vieles mehr, weil ich bald darauf die Unterlagen abholen werde.
Zurück zur Verwalterwahl:
Die Verwalterbestellung geschieht per Beschluss auf der Versammlung. Das ist die Rechtsgrundlage. Deswegen ist das Protokoll so wichtig. Ohne das Protokoll lässt mich die Bank nicht mal ein Konto eröffnen oder eine Vollmacht einrichten.
Der Verwaltervertrag enthält auch eine Vollmacht, die den meisten anderen Vertragspartner als Legitimation reicht. Übrigens: Der Verwaltervertrag, der meistens von 2 Eigentümern unterschrieben wird, sollte nicht von der Version abweichen, die auf der Versammlung allen Eigentümern vorgelegen hat (denn dies war der Beschluss-Gegenstand!)
Brainstorming-Eigentümerversammlung:
Gute Idee, aber leider kaum verbreitet: Wir treffen uns zu einer unverbindlichen Brainstorming-Eigentümerversammlung. Denn die Interessen, Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer unterscheiden sich von Haus zu Haus sehr stark.
Beispiel Handwerker: Manche WEGs möchten mitreden oder ausschließlich ihre eigenen Handwerker unterbringen. Gerne. Andere Eigentümergemeinschaften möchten, dass schnell jemand beauftragt wird, und dass der Verwalter nicht lange fackelt, damit die Dinge schnell erledigt werden. (Übrigens: Wir reden darüber, was passiert, wenn der Aufzug ausfällt oder die Türschließer nicht mehr funktionieren. Für alle Reparaturen von nennenswertem Umfang braucht man aus gesetzlichen Gründen einen Beschluss, egal was Verwalter oder Beirat sagen.)
Jedenfalls sind die Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer in jedem Gebäude SEHR unterschiedlich. Damit ich Ihren Interessen gerecht werden kann, muss ich Ihre Vorstellungen erstmal kennen.
Deswegen lade ich Sie (vor dem Beginn meiner Amtszeit) zu einem unverbindlichen Treffen ein.
Ohne verbindliche Beschlussfassung besprechen wir,
welche Wünsche und Interessen Sie haben.
Das ist keine Beschlussfassung, sondern wir diskutieren Vorstellungen und stellen die Weichen für die Zukunft.
Beispiel: Sie möchten „das Treppenhaus neu gestalten“. Was ist damit gemeint? Können Sie das sagen? Ohne konkrete Vorschläge wäre es sinnlos, Angebote einzuholen. Ganz davon abgesehen, dass ein Beschluss mangels inhaltlicher Bestimmtheit ungültig ist, also einfach nicht wirksam. Diese Besprechung hat zwar nichts mit Beschlussfassung zu tun, ist aber ausgesprochen wichtig, um zu wissen, wo die Reise langgeht.
Ihre Daten:
Ich sende Ihnen ein Formular für Ihre Kontaktdaten. Ich brauche Ihre „ladungsfähige Adresse“, denn dahin sende ich die Einladung zur Eigentümerversammlung. Mit Ihren Mailadressen lege ich einen offenen Verteiler an (das bedeutet, dass jeder die Mailadressen von den Nachbarn sieht). Dafür brauche ich Ihre Unterschrift, sofern Sie einverstanden sind. Ich schicke Ihnen niemals Werbung, sondern informiere Sie z.B. über den Stand der Dinge bei Baumaßnahmen, erinnere Sie an Handwerkertermine oder an die Eigentümerversammlung.
DGSVO-Hinweis: Ja, dazu speichere ich die Mailadresse, und wenn es für eine Terminvereinbarung (z.B. Handwerker) sinnvoll ist, dann gebe ich sie sogar weiter. Auch die Einladung zur EV sowie die Jahresabrechnung erhalten Sie (zusätzlich) per Mail, beides muss ich aus gesetzlichen Gründen trotzdem per Post versenden. Es könnte ja mal jemand seine Mail-Adresse ändern.
Handwerker-Kontaktdaten für Notfälle:
Ich lege auch eine Liste mit Ihren Vertragspartnern an, z.B. Telefonnummern von Heizungs- und Aufzugfirma. Diese Liste schicke ich Ihnen, damit auch Sie im Notfall einen Handwerker beauftragen können. Im Notfall darf nämlich jeder Eigentümer immer einen Handwerker beauftragen.
Diese Daten hinterlege ich außerdem bei meinem Notfalltelefon, einer 24 Stunden erreichbaren Hotline, die über einen Branchendienstleister geschaltet ist. Auch nachts können Sie dort anrufen, wenn z.B. der Aufzug steckengeblieben ist oder die Heizung nicht funktioniert. Die Kollegen in der Telefonzentrale verständigen dann in meinem Namen einen Handwerker im Notdienst.
Mitbestimmung:
Wir werden uns im Laufe der nächsten Jahre kennenlernen, aber so viel vorab:
Das Gesetz sieht vor, dass Entscheidungen auf Ebene der Eigentümergemeinschaft gefällt werden (Eigentümerversammlung). Verwalter und Beirat haben grundsätzlich keine Entscheidungsbefugnis.
Und an dieses Gesetz halte ich mich. Also sind mir schon aus gesetzlichen Gründen Transparenz und Mitbestimmung aller Eigentümer sehr wichtig. Schließlich bin ich ja Treuhänder von fremdem Vermögen. Natürlich helfe ich jederzeit pragmatisch bei Kleinigkeiten, aber wenn z.B. das Treppenhaus gestrichen werden soll, führt kein Weg an einem Beschluss vorbei. Leider ein häufiges Missverständnis vieler Beiratsmitglieder.
Ich bereite die Maßnahmen vor und sende Ihnen einen ausführlichen Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, damit Sie eine Entscheidungsgrundlage haben. Ich informiere alle Eigentümer (und nicht nur den Beirat) transparent über alle laufenden Maßnahmen, denn ich verwalte hier Ihr Gebäude und Ihr Vermögen, deswegen muss ich volle Transparenz bieten.
Transparenz:
Diese Transparenz finden Sie auch in der Jahresabrechnung wieder. Sie ist ein Rechenschaftsbericht, ob ich sorgfältig mit Ihrem Vermögen umgegangen bin. Deswegen enthält die Abrechnung auch eine CD-ROM mit allen Kontoauszügen und Belegen, z.B. für Ihren Steuerberater – oder schlicht und einfach als Beleg dafür, dass ich nichts zu verbergen habe und sorgfältig mit Ihrem Geld umgegangen bin. Der Kontoauszug gehört ja schließlich den Wohnungseigentümern – und nicht mir oder irgendeiner überbordenden Instanz wie einem Vermieter.
Was im Hintergrund passiert:
Ganz schön viel. Weil so viel zu tun ist, verdient ein Hausverwalter im ersten Jahr mit einem neuen Kunden kein Geld.
Ich schreibe alle Eigentümer und Vertragspartner an, und stelle mich mit Kontaktdaten vor. Übrigens:
Bestehende Verträge werden durch den Verwalterwechsel nicht berührt,
ich bin nur der neue „gesetzliche Vertreter“ des Vertragspartners.
Ich muss auch die Abrechnung für das Vorjahr machen, und darf kein Geld dafür verlangen. Diese Abrechnung stütze ich auf die Buchhaltung meines Vorgängers. Falls notwendig, muss ich alle seine Kontoauszüge abtippen und selber eine Buchhaltung für das letzte erstellen. Das fällt dann zwar unter die kostenpflichtige „Wiederherstellung von Verwaltungsunterlagen“, aber bisher habe ich dafür trotzdem noch nie Gebühren erhoben.
Außerdem hole ich die Unterlagen beim ehemaligen Verwalter ab. Das passiert meistens irgendwann im Laufe des Januar. Zwar nicht vorgeschrieben, aber branchenüblich: Der neue Verwalter holt die Unterlagen es beim Vorgänger ab.
Übrigens, falls Sie es noch beeinflussen können: Der Verwalterwechsel muss nicht zum 01. Januar passieren! Der Januar ist eine Stoßzeit in der Verwalterbranche. Jetzt gehen die Jahresabrechnungen los, kurz danach fangen die ersten Eigentümerversammlungen an. Falls auch der alte Verwalter mitmacht, können wir auch Oktober oder März als Beginn des neuen Verwaltervertrags vereinbaren, um die Aufgaben aus diesem überfüllten Zeitraum heraus zu delegieren.