Abrechnung - Die Eigentumswohnung

Der Vermieter muss das Hausgeld auch bei Leerstand zahlen

Die umlagefähigen Betriebskosten (wie z.B. Frischwasser und Straßenreinigung) sind für den Vermieter in der Regel ein durchlaufender Posten, weil der Mieter sie bezahlen muss. Er gibt sie einfach weiter. Aber nicht bei Leerstand. Da gibt es keinen, an den er die Kosten weitergeben kann und muss sie zwangsläufig selbst tragen.

Wenn die Wohnung leer steht, fallen Mieteinnahmen und Betriebskosten-Vorauszahlungen vollständig aus. Trotzdem muss der Vermieter seine Kreditraten an die Bank und das Hausgeld an die WEG weiterhin bezahlen, ansonsten droht die Zwangsvollstreckung – und das möchte niemand erleben.

Die Rechtsgrundlage für das Hausgeld ist der Wirtschaftsplan, der am Jahresanfang auf Basis der dann vorliegenden Informationen erstellt wurde und von der Eigentümerversammlung rechtsgültig beschlossen wurde. Es wird auch nicht bei Mieterwechsel oder Änderung der Personenzahl angepasst. Wenn man sein Hausgeld senken möchte, bräuchte man einen veränderten Entwurf des Wirtschaftsplans, der dann von einer Eigentümerversammlung beschlossen werden müsste, um rechtswirksam zu werden. Ziemlich viel Aufwand, in Anbetracht dessen, dass die Kosten ohnehin am Ende des Kalenderjahres in der Jahresabrechnung genau abgerechnet werden.

Das ist auch einleuchtend, wenn man mal die Entstehung der umlagefähigen Kosten anschaut, weshalb es der WEG auch herzlich egal ist, ob die Wohnung vermietet ist oder leer steht. Zum Beispiel stellt die Stadtverwaltung der WEG die Mülltonnengebühr in Rechnung, egal ob gerade ein paar Anwohner in Urlaub sind oder nicht. Langfristig kann man zwar kleinere Mülltonnen bestellen, aber bei einem einzelnen Mieterwechsel ist das ziemlich unwirtschaftlich. Auch die Stadtwerke ziehen unverändert die Frisch- und Abwassergebühren vom WEG-Konto ein, auch bei Leerstand der Wohnung im 3. OG links. Dafür gibt es ja am Ende des Jahres eine Abrechnung – zwischen Versorger und WEG ebenso wie zwischen WEG und Eigentümer, hier erfolgt der Ausgleich für Mehr- oder Minderverbrauch. Und schließlich gibt es Gebühren, die ganz unabhängig von der Personenbelegung entstehen, z.B. die Niederschlagswassergebühr oder die Versicherungsprämien.

Deswegen ist es auch nur konsequent, dass der Eigentümer sein Hausgeld weiterhin in unveränderter Höhe an die WEG entrichten muss. Natürlich wird die Kostenlast mit der Jahresabrechnung genau ausgerechnet. Trotzdem interessiert es die WEG erstmal nicht, ob und wie oft Sie oder der Mieter zu Hause oder in Urlaub sind. Zumindest die Vorauszahlungen im Rahmen des Wirtschaftsplans sind immer fällig und gleich hoch.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 2: Mieterwechsel während des Jahres)

Sie dachten, Sie hätten alles im Griff. Jetzt haben Sie das Excel-Sheet aus dem ersten Artikel benutzt, um aus der WEG-Abrechnung eine Mieterabrechnung zu machen. Ok. Und jetzt gibt es einen unterjährigen Mieterwechsel. Echt jetzt? Hätte der nicht zum Jahresende kündigen können?

Und wie rechnen Sie jetzt aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Unlösbare Katastrophe? Nein, eine sehr einfache Umrechnung (Dreisatz), die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Sheet hinbekommen. Wenn Sie möchten, stelle ich Ihnen gerne (unter Ausschluss jeglicher Haftung) die Excel-Datei zur Verfügung, die ich verwendet habe, um das folgende Beispiel zu generieren.

So, Ihr Mieter ist im Laufe des Jahres ausgezogen und ein neuer ist eingezogen.
Jetzt müssen Sie umrechnen, aber wie?

Beispiel:

Es kommt natürlich darauf an, was Sie in den Mietverträgen ausgehandelt haben. Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz, nach Tagen umgerechnet). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für solche Fälle zu erklären.

Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, können Sie proportional umrechnen, also geteilt durch 365 Tage mal … Tage. Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf alten / neuen Mieter aufgeteilt.

Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine Personen x Tage-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):
- Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen für das Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
- Im Beispiel: 2 Personen vom 01.01. bis 30.06. = 181 Tage x 2 Personen = 362 PxT
  und vom 01.07. bis 31.12. = 184 Tage x 1 Person = 184 PxT
  in Summe 362 + 184 = 546 PxT.
- Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 362 PxT)
- Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 184 PxT)

Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 546 x 362 bzw. 184.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Kein Mieterwechsel)

Achtung! Folgende Hinweise sind nicht allgemeingültig. Es kommt auf den Mietvertrag und auf den Aufbau der WEG-Abrechnung an.

Sie haben Ihre Eigentumswohnung vermietet und irgendwann müssen Sie Ihrem Mieter gegenüber auch abrechnen. Und wie geht das? Ein guter Ausgangspunkt Ihrer Mieter-Abrechnung-Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung, und der Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage). Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe daraus ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind (Abbildung 1):

1) Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
2) Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Diese zahlt der Mieter. Beziehungsweise: Es kommt auf den Mietvertrag an. Die Übernahme durch den Mieter muss schon vereinbart sein, sonst zahlt der Vermieter alles selbst. Im Normalfall muss der Mieter jedenfalls alle umlagefähigen Nebenkosten tragen, die in der WEG-Abrechnung auftauchen.

Vergessen Sie nicht die Grundsteuer in Ihrer Betriebskosten-Abrechnung!

3) Die Grundsteuer vergisst man wirklich schnell. Die wird aber von Ihrem eigenen Girokonto abgebucht und taucht deswegen einfach nicht in der WEG-Abrechnung auf. Meistens ist im Mietvertrag vereinbart (und laut BetrKV zulässig!), dass der Mieter auch die Grundsteuer trägt.

Unwichtig für Ihre Betriebskosten-Abrechnung sind (Abbildung 2):

die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG (logisch).

Nochmal zu den nicht umlagefähigen Kosten: Die von den Eigentümern zu tragenden Kosten gehen über die mietrechtlichen Betriebskosten hinaus und umfassen bspw. Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren oder Kosten von Sachverständigen und Rechtsstreitigkeiten.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung 3 sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf. Ich unterstelle, dass Sie mit dem Mieter rechtswirksam vereinbart haben, die WEG-Umlageschlüssel auch für den Mietvertrag zu übernehmen.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und wurde unten ergänzt.

Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil sie ja gar nicht in der WEG-Jahresabrechnung vorgekommen sind. Der Mieter überweist ja auf Ihr persönliches Girokonto und nicht auf das Konto der WEG.

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
Die Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde, haben Sie von Hand bei den umlagefähigen Kosten nachgetragen (50,00 EUR).
In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

Die Summe (minus 2.050,19 plus 1.920,00) ergibt die Nachzahlung des Mieters (minus 130,19 EUR).

So eine Excel-Datei sollte jeder Wohnungseigentümer schnell selbst auf die Beine stellen können. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Ausnahmsweise? Andere Umlageschlüssel in Betriebskosten- und Jahresabrechnung

In Kurzform:

Die Umrechnung der Gesamtkosten auf die Wohnung erfolgt mit dem „Umlageschlüssel“.
WEG-rechtlicher Standard ist die Umrechnung nach Miteigentumsanteilen (MEA).
Mietrechtlicher Standard ist die Umrechnung nach Quadratmetern.
MEA und Quadratmeter haben nichts miteinander zu tun.
In manchen Teilungserklärungen entsprechen sich qm und MEA trotzdem.
Selbst wenn beide aufeinander abgestimmt sind:
- Die WEG kann ihn durch Beschluss ändern.
- Für eine Änderung im Mietvertrag muss Ihr Mieter zustimmen.

Nicht nur die Kostenpositionen unterscheiden sich zwischen Mietvertrag und WEG. Auch die Kostenverteilung kann sich zwischen WEG und Mietvertrag unterscheiden.

Den Maßstab, mit dem die Gesamtkosten auf die Wohnungen umgerechnet werden, nennt man „Umlageschlüssel“ oder „Kostenverteilschlüssel“.

WEG-rechtlicher Standard ist die Umrechnung nach Miteigentumsanteilen (MEA).

Was die WEG angeht, finden Sie die Umlageschlüssel in der notariellen Teilungserklärung. Oder in der Beschlusssammlung, denn die WEG kann die Umlageschlüssel unter bestimmten Voraussetzungen per Beschluss ändern. Falls die Teilungserklärung zu einer bestimmten Kostenposition nichts sagt, werden die Kosten in einer WEG grundsätzlich nach MEA auf die Wohnungen umgerechnet.

Mietrechtlicher Standard ist die Umrechnung nach Quadratmetern.

Im Mietrecht ist es völlig anders: Welche Umlageschlüssel gegenüber dem Mieter gelten, steht im Mietvertrag.Falls der keine Regelung enthält, werden die Gesamtkosten im Verhältnis der Quadratmeter umgerechnet. Egal, wie die WEG rechnet.

Keine Regel ohne Ausnahme: Betriebskosten müssen mietrechtlich nach erfasstem Verbrauch umgerechnet werden, sofern man messen kann. Denken Sie z.B. an (geeichte) Wasserzähler.

MEA und Quadratmeter haben nichts miteinander zu tun.

Mietrechtlicher Standard sind Quadratmeter, WEG-rechtlicher Standard sind MEA.

„Na und?“

Ein weiteres Missverständnis geistert durch die Köpfe: Viele Eigentümer glauben, dass es gar keinen Unterschied zwischen Quadratmeter und MEA gibt. Oder dass die irgendwie gleich sein müssen („Teilungserklärung enthält Fehler.“) Oder dass es zumindest irgendeine Verbindung gibt.

Das stimmt nicht: Der MEA hat NICHTS mit Quadratmetern zu tun.

Der im Mietrecht geltende Quadratmeter ist ein Flächenmaß für die Wohnfläche innerhalb des Sondereigentums.
Der MEA ist ein prozentuales Anteilsrecht am Gemeinschaftseigentum – also an Dingen, welche sich außerhalb des Sondereigentums befinden und allen Eigentümern gemeinsam gehören.
Es gibt keine Verbindung zwischen Miteigentumsanteil und Quadratmetern.

In manchen Teilungserklärungen entsprechen sich qm und MEA trotzdem.

Es existieren Teilungserklärungen, in denen sich MEA und Quadratmeter entsprechen – zumindest, was deren prozentuales Verhältnis angeht.

Das ist aber weder Zufall, noch gesetzlich vorgeschrieben: Solche Übereinstimmungen sind meistens einem vorausschauenden Bauträger oder Notar geschuldet, der mietrechtliche Schwierigkeiten umgehen wollte.

Selbst wenn beide aufeinander abgestimmt sind: Die WEG kann ihn durch Beschluss ändern. Für eine Änderung im Mietvertrag muss Ihr Mieter zustimmen.

Selbst dann müssen die Umlageschlüssel nicht für immer gleich bleiben: Unter bestimmten Voraussetzungen kann die WEG Umlageschlüssel per Beschluss ändern. Ab sofort gilt ein anderer Umlageschlüssel zwischen Vermieter und WEG.

Und der Mieter? Ein Beschluss ist nur für Eigentümer bindend, die im Grundbuch stehen – für niemanden sonst. Der Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag wird durch den Beschluss jedenfalls nicht verändert. Hier benötigt der Vermieter die Zustimmung des Mieters. Umstritten sind „dynamische Verweisklauseln“ im Mietvertrag, die den Umlageschlüssel aus der WEG-Jahresabrechnung einfach an das Mietverhältnis durchleiten.