Eine bisher selbst genutzte Eigentumswohnung vermieten

Sie haben bisher selbst in Ihrer Eigentumswohnung gewohnt und möchten sie jetzt vermieten. Was müssen Sie beachten? Das Wichtigste:

Ein vermietender Eigentümer befindet sich in 2 Rechtsverhältnissen:

1) Gesellschafterverhältnis (WEG):

Erstens sind Sie „Aktionär“. Ihnen gehört ein prozentualer Anteil des Gemeinschaftseigentums. Deswegen haben Sie u.a. ein Stimmrecht auf der Eigentümerversammlung. Der Verwalter erstellt einmal im Jahr eine Abrechnung – und die geht direkt an Sie, ungeachtet dessen, ob die Wohnung vermietet ist oder nicht. Die Jahresabrechnung bezieht sich laut Gesetz auf das vollständige Jahr. Entsprechend der gesetzlichen Regelungen differenziert die WEG-Jahresabrechnung nicht nach Zeiträumen oder Bewohnern. Selbst bei Eigentümerwechsel gibt es laut WoEigG nur eine Jahresabrechnung für die Wohnung für das ganze Jahr. Daher erkennen Sie schon:

Der (unterjährige) Wechsel von „selbstgenutzt“ zu „vermietet“ ist der WEG herzlich egal.

Und: Sie zahlen weiterhin die monatlichen Vorauszahlungen an die WEG, denn die Eigentümergemeinschaft hat mit dem Mieter nichts zu tun.

2) Vertragliches Verhältnis (Mieter):

Zweitens haben Sie ein vertragliches Verhältnis zum Mieter: Den Mietvertrag, an den Sie vertraglich gebunden sind. Bedeutet: Der Mieter schuldet Ihnen die Miete und eine Vorauszahlung für Betriebskosten. Beides überweist er direkt an Sie – und nicht auf das Konto der WEG.

Nein, der Mieter kann die Vorauszahlung nicht direkt auf das WEG-Konto leisten, denn die WEG hat keinerlei vertragliche Bindung zum Mieter und führt auch keine Drittkonten. Zweitens könnten Sie dann gar nicht mehr kontrollieren, ob der Mieter die Nebenkosten bezahlt. Also lassen Sie uns lieber trennen, was nicht zusammen gehört. WEG ist WEG und Miete ist Miete.

Zum Mietvertrag:

Sie brauchen zuerst mal einen Mietvertrag. Es gibt Vorlagen für Mietverträge, z.B. von Immoscout oder von Haus und Grund, aber auch vom Mieterbund usw. Das sind meistens Standard-Formulare, in denen quasi alle gängigen Fragen bereits geregelt sind – Sie müssen sich um fast nichts mehr kümmern.

Achten Sie beim Mietvertrag auf die Betriebskosten: Sie können sich meistens zwischen Vorauszahlung und Pauschale entscheiden. Ich würde immer die Vorauszahlung plus Abrechnung empfehlen. Einmal im Jahr werden die geleisteten Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt und abgerechnet. Das ist die fairste Methode. Man muss aber beachten, dass Nachzahlungen des Mieters ein Jahr nach Ende des Abrechnungsjahres verjähren, also unbedingt die Frist wahren! (Zur Abrechnung siehe diesen Artikel: Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Ohne Mieterwechsel in Ihrer Eigentumswohnung))

Sie können auch die Nebenkosten als Pauschale vereinbaren. Ich würde das nicht empfehlen, denn meiner Meinung nach gibt es immer einen Verlierer. Vielleicht steigen die Nebenkosten in den nächsten Jahren? Dann schaut der Vermieter in die Röhre, weil er sich auf die Pauschale eingelassen hat. Oder der Mieter zahlt zu viel, was auch nicht fair ist.

Zur Abrechnung:

Der Mieter zahlt die Nebenkosten-Vorauszahlung an Ihr Girokonto und Sie zahlen wie bisher das Hausgeld an die WEG. Die WEG rechnet Ihnen gegenüber ab, Sie rechnen Ihrem Mieter gegenüber ab.

Sie müssen einmal im Jahr für den Mieter eine Abrechnung erstellen. Als Grundlage müssen Sie die WEG-Jahresabrechnung heranziehen. Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, steht in der sog. BetrKV. Sie müssen diese Kosten aber im Mietvertrag aufführen. In den meisten Standard-Mietverträgen ist das bereits vorbereitet. Die WEG-Jahresabrechnung enthält sogenannte umlagefähige (Mieter-) Kosten und nicht umlagefähige (Vermieter-) Kosten. Viele Verwalterprogramme weisen diesen Unterschied bereits aus. Beispiele für umlagefähige (Mieter-) Kosten sind:

  • Frischwasser
  • Abwasser
  • Niederschlagswasser
  • Müllabfuhr
  • Straßenreinigung
  • Allgemeinstrom (Beleuchtung)
  • Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gärtner
  • Wartungskosten (nicht: Reparatur), z.B. Dachkontrolle und Regenrinnenreinigung
  • Kammerjäger
  • Versicherungsprämien
  • Heizkosten, Schornsteinfeger, Miete für Kaltwasserzähler und Warmwasserzähler.

Den vollen Katalog umlagefähiger (Mieter-) Kosten findet man in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Die sollten Sie dann mindestens in den Mietvertrag übernehmen. Außerdem gehört die Grundsteuer B zu den umlagefähigen Nebenkosten, die aber nicht in der WEG-Jahresabrechnung auftaucht, sondern von Ihrem Girokonto abgebucht wird (persönliche Steuerschuld!). Vergessen Sie nicht, die Umlage der Grundsteuer im Mietvertrag zu vereinbaren.

Zu den Umlageschlüsseln in der Abrechnung:

Die Umlageschlüssel zwischen Miet- und Wohnungseigentumsrecht unterscheiden sich (siehe Artikel: Eine Ausnahme kommt selten allein – Andere Umlageschlüssel in Betriebskosten- und Jahresabrechnung). Um Arbeit zu sparen, sollten Sie diese möglichst aufeinander abstimmen. Eine Regel im Mietvertrag, die besagt, dass die Umlageschlüssel der WEG auch für den Mietvertrag gelten, nennt man „dynamische Verweisklausel“. Manche Autoren halten so eine Regel für „umstritten“, liefern aber selbst kein besseres Lösungskonzept – gültig ist sie trotzdem, mindestens solange niemand Streit sucht und vor Gericht zieht. Außerdem kann man sie dem Mieter gut und nachvollziehbar mit dem Gebot der Fairness begründen.

Zu den Versorgern:

Mit der Aufteilung der verbrauchsabhängigen Kosten zwischen Eigentümer und Mieter hat die WEG herzlich wenig zu tun. Trotzdem sollten Sie in Ihrem Sinne darauf achten, die folgenden Kosten auseinanderzudividieren:

Sie sollten die Hausverwaltung rechtzeitig über den Nutzerwechsel informieren, damit die Heizkosten-Firma die Heizkosten-Abrechnung aufteilt. Dann gibt es eine Zwischenabrechnung von der Heizkostenfirma und Sie haben es leichter, für Ihren Mieter eine Abrechnung zu erstellen.

Der Stromzähler der Wohnung ist direkt auf Ihren Namen angemeldet. In der Regel genügt eine einfache Mail an die Stadtwerke, damit Sie als Vertragspartner ab- und der Mieter angemeldet werden kann.

Wenn Sie Gasetagenheizungen haben, gilt das auch für den Gaszähler.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 2: Mieterwechsel während des Jahres in Ihrer Eigentumswohnung)

Sie dachten, Sie hätten alles im Griff. Jetzt haben Sie das Excel-Sheet aus dem ersten Artikel benutzt, um aus der WEG-Abrechnung eine Mieterabrechnung zu machen. Ok. Und jetzt gibt es einen unterjährigen Mieterwechsel. Echt jetzt? Hätte der nicht zum Jahresende kündigen können?

Und wie rechnen Sie jetzt aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Unlösbare Katastrophe? Nein, eine sehr einfache Umrechnung (Dreisatz), die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Sheet hinbekommen. Wenn Sie möchten, stelle ich Ihnen gerne (unter Ausschluss jeglicher Haftung) die Excel-Datei zur Verfügung, die ich verwendet habe, um das folgende Beispiel zu generieren.

So, Ihr Mieter ist im Laufe des Jahres ausgezogen und ein neuer ist eingezogen.
Jetzt müssen Sie umrechnen, aber wie?

Beispiel:

Es kommt natürlich darauf an, was Sie in den Mietverträgen ausgehandelt haben. Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz, nach Tagen umgerechnet). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für solche Fälle zu erklären.

  • Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, können Sie proportional umrechnen, also geteilt durch 365 Tage mal … Tage. Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
  • Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf alten / neuen Mieter aufgeteilt.
  • Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine Personen x Tage-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):
    • Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen für das Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
    • Im Beispiel: 2 Personen vom 01.01. bis 30.06. = 181 Tage x 2 Personen = 362 PxT
      und vom 01.07. bis 31.12. = 184 Tage x 1 Person = 184 PxT
      in Summe 362 + 184 = 546 PxT.
    • Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 362 PxT)
    • Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 184 PxT)

Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 546 x 362 bzw. 184.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Ohne Mieterwechsel in Ihrer Eigentumswohnung)

Achtung! Folgende Hinweise sind nicht allgemeingültig. Es kommt auf den Mietvertrag und auf den Aufbau der WEG-Abrechnung an.

Sie haben Ihre Eigentumswohnung vermietet und irgendwann müssen Sie Ihrem Mieter gegenüber auch abrechnen. Und wie geht das? Ein guter Ausgangspunkt Ihrer Mieter-Abrechnung-Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung, und der Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage). Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

  • Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
  • Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
  • Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Einnahmen:

  • Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
  • Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe daraus ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind (Abbildung 1):

  • 1) Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
  • 2) Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Diese zahlt der Mieter. Beziehungsweise: Es kommt auf den Mietvertrag an. Die Übernahme durch den Mieter muss schon vereinbart sein, sonst zahlt der Vermieter alles selbst. Im Normalfall muss der Mieter jedenfalls alle umlagefähigen Nebenkosten tragen, die in der WEG-Abrechnung auftauchen.

Vergessen Sie nicht die Grundsteuer in Ihrer Betriebskosten-Abrechnung!

  • 3) Die Grundsteuer vergisst man wirklich schnell. Die wird aber von Ihrem eigenen Girokonto abgebucht und taucht deswegen einfach nicht in der WEG-Abrechnung auf. Meistens ist im Mietvertrag vereinbart (und laut BetrKV zulässig!), dass der Mieter auch die Grundsteuer trägt.

Unwichtig für Ihre Betriebskosten-Abrechnung sind (Abbildung 2):

  • die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
  • die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG (logisch).

Nochmal zu den nicht umlagefähigen Kosten: Die von den Eigentümern zu tragenden Kosten gehen über die mietrechtlichen Betriebskosten hinaus und umfassen bspw. Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren oder Kosten von Sachverständigen und Rechtsstreitigkeiten.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung 3 sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf. Ich unterstelle, dass Sie mit dem Mieter rechtswirksam vereinbart haben, die WEG-Umlageschlüssel auch für den Mietvertrag zu übernehmen.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und wurde unten ergänzt.

Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil sie ja gar nicht in der WEG-Jahresabrechnung vorgekommen sind. Der Mieter überweist ja auf Ihr persönliches Girokonto und nicht auf das Konto der WEG.

Ausgaben:

  • Erster Block der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
  • Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
  • Die Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde, haben Sie von Hand bei den umlagefähigen Kosten nachgetragen (50,00 EUR).
  • In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

  • Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

Die Summe (minus 2.050,19 plus 1.920,00) ergibt die Nachzahlung des Mieters (minus 130,19 EUR).

So eine Excel-Datei sollte jeder Wohnungseigentümer schnell selbst auf die Beine stellen können. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.