Mieter - Die Eigentumswohnung

Eine bisher selbst genutzte Eigentumswohnung vermieten

Bisher haben Sie selbst in Ihrer Wohnung gewohnt und möchten sie nun vermieten. Was müssen Sie beachten?

Das Wichtigste: Ein vermietender Eigentümer befindet sich in zwei Rechtsverhältnissen:

1) Gesellschafterverhältnis (WEG):

Erstens sind Sie Gesellschafter bzw. Miteigentümer der WEG. Ihnen gehört ein prozentualer Anteil des Gemeinschaftseigentums. Deswegen haben Sie u.a. ein Stimmrecht auf der Eigentümerversammlung. Der Verwalter erstellt einmal im Jahr eine Abrechnung – und die geht direkt an Sie, egal ob vermietet oder nicht. Die Jahresabrechnung bezieht sich laut Gesetz auf das vollständige Jahr. Entsprechend der gesetzlichen Regelungen differenziert man nicht nach Zeiträumen oder Bewohnern. Selbst bei Eigentümerwechsel gibt es laut WoEigG nur eine Jahresabrechnung für die Wohnung für das ganze Jahr. Der (unterjährige) Wechsel von „selbstgenutzt“ zu „vermietet“ ist für die WEG unwichtig. Sie (und nicht Ihr Mieter) zahlen weiterhin die monatlichen Vorauszahlungen an die WEG.

2) Vertragliches Verhältnis (Mieter):

Zweitens haben Sie ein vertragliches Verhältnis zum Mieter: Den Mietvertrag. Der Mieter schuldet Ihnen die Miete und eine Vorauszahlung für Heiz- und Betriebskosten. Beides überweist er direkt an Sie – und nicht auf das Konto der WEG, denn die WEG hat keinerlei vertragliche Bindung zum Mieter und führt auch keine Drittkonten. Wenn der Mieter seine Zahlungen direkt auf das Konto der WEG leisten würde, könnten Sie auch gar nicht mehr kontrollieren, ob der Mieter die Nebenkosten bezahlt oder nicht. Also sollte man trennen, was nicht zusammen gehört.

Zum Mietvertrag:

Um die Wohnung zu vermieten, brauchen Sie einen Mietvertrag. Es gibt Vorlagen für Mietverträge, z.B. von Immowelt, Immoscout oder von Haus und Grund, aber auch vom Mieterbund usw. Das sind meistens Standard-Formulare, die sich nach der aktuellen Rechtsprechung richten. Alle gängigen Fragen sind üblicherweise bereits geregelt – Sie müssen nur wenige Formularfelder ausfüllen und sich um fast nichts mehr kümmern.

Achten Sie auf die Betriebskosten: Sie können sich meistens zwischen Vorauszahlung und Pauschale entscheiden. Wie bereits ausgeführt können Sie bei einer Pauschale keine Nachforderungen an den Mieter bzgl. der Nebenkosten stellen, was auch mal teuer werden kann. Sinnvoll ist fast immer eine Vorauszahlung mit späterer Abrechnung. Einmal im Jahr werden dann die geleisteten Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.

Zur Abrechnung:

Der Mieter überweist die Nebenkosten-Vorauszahlung auf Ihr Konto und Sie zahlen wie bisher das Hausgeld an die WEG. Die WEG rechnet Ihnen gegenüber ab, und Sie gegenüber Ihrem Mieter.

Sie müssen nur daran denken, dass Nachzahlungen des Mieters ein Jahr nach Ende des Abrechnungsjahres verjähren. Guthaben, die Sie an den Mieter auszahlen müssen, verjähren aber erst nach drei Jahren. Sie sollten daher unbedingt innerhalb der Jahresfrist die Abrechnung erstellen.

Als Grundlage für Ihre Abrechnung ziehen Sie die WEG-Jahresabrechnung heran. Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, steht in der sog. BetrKV. Sie müssen diese Kosten im Mietvertrag aufführen. In den meisten Standard-Mietverträgen ist dies bereits vorbereitet. Den vollen Katalog umlagefähiger (Mieter-) Kosten findet man in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die sollten Sie dann in den Mietvertrag übernehmen.

Zu den Umlageschlüsseln in der Abrechnung:

Wie bereits ausgeführt, sollten Sie im Mietvertrag darauf hinweisen, dass die Umlageschlüssel der WEG auch für das Mietverhältnis gelten. Zumindest sollten Sie nichts anderes vereinbaren, da dieser Verweis seit 2020 der Standard ist, wenn im Mietvertrag nichts anderes definiert wurde.

Zu den Versorgern:

Sie sollten die Hausverwaltung rechtzeitig über den Nutzerwechsel informieren, damit die Heizkosten-Firma die Abrechnung aufteilt. Dann gibt es eine Zwischenabrechnung für die Heizkosten und Sie haben es leichter, für Ihren Mieter eine Abrechnung zu erstellen. Der Stromzähler der Wohnung ist bisher direkt auf Ihren Namen angemeldet und hat keine Berührungspunkte mit der WEG. Üblicherweise genügt eine einfache Mail an die Stadtwerke, damit Sie als Vertragspartner abgemeldet werden und der Mieter sich anmelden kann. Wenn Sie eine Gasetagenheizung haben, gilt das auch für den Gaszähler.

So erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für Ihren Mieter (Teil 2: Abrechnung bei Mieterwechsel während des Jahres)

Nachdem Sie die Mieterabrechnung für ein laufendes Mietverhältnis beherrschen, gibt es nun eine Kündigung und einen unterjährigen Mieterwechsel. Wie rechnen Sie aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Keine unlösbare Katastrophe, sondern eine sehr einfache Umrechnung im Dreisatz, die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Arbeitsblatt oder Taschenrechner hinbekommen.

Beispiel:

Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz nach Tagen). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich zusätzlich für die Kostenart „Allgemeinstrom“ den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für diesen Fälle zu erklären.

Im Beispiel erfolgte der Mieterwechsel nahtlos zum 01.07.2019, d.h. der frühere Mieter lebte 182 Tage (49,863% der Zeit) in der Wohnung, der neue Mieter 183 Tage (50,137% der Zeit). Zusammen 365 Tage und 100%.

Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, rechnen Sie proportional um, also geteilt durch 365 Tage mal 182 (bzw. 183). Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf den alten und neuen Mieter aufgeteilt.
Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine „Personen mal Tage“-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):

Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen im Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
- Im Beispiel besitzen Sie Wohnung Nr. 2:
  - 2 Personen vom 01.01. bis 01.07.
    = 182 Tage x 2 Personen = 364 PxT
  - und 1 Person vom 02.07. bis 31.12.
    = 183 Tage x 1 Person = 183 PxT
  - in Summe 364 + 183 = 547 PxT.
- Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 364 PxT)
- Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 183 PxT)
- Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 547 x 364 (bzw. 183).

So erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für Ihren Mieter (Teil 1: Abrechnung ohne Mieterwechsel)

In diesem Abschnitt geht es darum, wie Sie in verschiedenen Konstellationen die Abrechnung für Ihren Mieter erstellen.

Ein wichtiger Hinweis vorab! Die folgenden Rechenschritte sind allgemein gehalten und gehen davon aus, dass sowohl die Umlageschlüssel klar sind als auch die Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Es kommt auf den Einzelfall an. Bitte übernehmen Sie daher meine Ausführungen nicht undifferenziert und schauen Sie v.a. auf die Regeln in Ihrem Mietvertrag, damit es keine vermeidbaren Meinungsverschiedenheiten gibt.

Nun erhalten Sie Ihre erste WEG-Jahresabrechnung und müssen Ihrem Mieter gegenüber abrechnen. Wie geht das? Sie sollten sich eine Excel-Datei erstellen, die Sie dann als Vorlage jedes Jahr wiederverwenden können. Das habe ich beim Kauf meiner ersten Eigentumswohnung im Jahr 2010 auch so gemacht. Ihr Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage).

Der Ausgangspunkt der Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung. Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

Erster Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
Zweiter Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Konto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Die folgende Abbildung zeigt eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind:

Abschnitt 1 der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
Abschnitt 2 der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Die hier aufgeführten Kosten zahlt der Mieter, sofern im Mietvertrag keine Pauschalmiete vereinbart wurde.

Auch die Grundsteuer kann an den Mieter weitergegeben werden. Sie taucht in der WEG-Abrechnung nicht auf, weil sie von Ihrem eigenen Konto bezahlt wurde. Daher vergisst man sie schnell.

Im folgenden Ausschnitt einer Abrechnung sehen Sie die Positionen, die für Ihre Betriebskostenabrechnung nicht relevant sind:

die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe aus Ausgaben und Einnahmen ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und musste ergänzt werden. Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil der Mieter dorthin überweist.

Ausgaben:

Der erste Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
Der zweite Abschnitt („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
Die Grundsteuer haben Sie von Hand nachgetragen (50,00 EUR).
In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

In Summe ergibt sich eine Nachzahlung des Mieters in Höhe von 1.920,00 minus 2.050,19 = –130,19 EUR.

So eine Excel-Datei sollte jeder Vermieter schnell selbst auf die Beine stellen können. Weil sich die Struktur im Laufe der Jahre kaum ändern wird, können Sie eine Excel-Vorlage, die Sie einmal erstellt haben, in jedem Jahr wiederverwenden. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.

Die WEG-Jahresabrechnung hat mit dem Mieter nichts zu tun!

Manche Wohnungseigentümer staunen, dass sie gegenüber der WEG eine Nachzahlung leisten müssen, während sie auch ihren Mietern ein Guthaben auszahlen müssen. Ist an der Abrechnung etwas falsch?

In den meisten Fällen nicht, denn die Mieterabrechnung hat praktisch nichts mit der Hausgeldabrechnung zu tun. Die einzige Schnittmenge sind die umlagefähigen Kosten. Davon abgesehen wurden die Vorauszahlungen der Mieter und Eigentümer auf ganz anderen Grundlagen berechnet. Ihre Höhe unterschied sich ebenso wie die Höhe der angefallenen Kosten.

Noch einmal zur Grafik von oben. Nur der blau markierte Teil (oben links) kann auf den Mieter umgelegt werden (umlagefähige Kosten incl. Heizkosten und Grundsteuer). Sie selbst müssen an die WEG aber den gesamten Kostenblock bezahlen.

Die Abrechnungsspitze der WEG sagt nichts darüber aus, wie die Abrechnung Ihrem Mieter gegenüber ausfällt. Wenn Sie eine Nachzahlung leisten müssen, kommt es auf das Verhältnis von Vorauszahlungen und Kosten an. Anstatt auf Guthaben oder Nachzahlung sollten Sie auf die Gesamtkosten schauen.

Sagen wir, die Kosten Ihrer Wohnung betrugen 2.000 EUR. Wenn Sie 100 EUR im Monat vorausgezahlt haben (1.200 EUR im Jahr), müssen Sie 800 EUR nachzahlen. Wenn Sie 200 EUR im Monat vorausgezahlt haben (2.400 EUR im Jahr), bekommen Sie 400 EUR zurück. Und das bei gleichen Kosten. Wenn Sie der WEG gegenüber nachzahlen müssen, liegt es am Verhältnis der auf Ihre Wohneinheit entfallenen Kosten zu Ihren geleisteten Vorauszahlungen. Gleiches gilt für Ihren Mieter.

Bei Ihrem Mieter kann das Verhältnis zwischen Vorauszahlungen und Kosten nochmal ein ganz anderes sein. Die Erstattung oder Nachzahlung Ihrem Mieter gegenüber hängt vom Verhältnis der tatsächlichen, umlagefähigen Kosten zu seiner Betriebskostenvorauszahlung ab.

Da Ihr Mieter einen einheitlichen Betrag überweist, der sich aus Miete und Vorauszahlung zusammensetzt, kann es sein, dass Ihnen als Vermieter nicht so schnell ins Auge fällt, ob seine Vorauszahlung vielleicht inzwischen zu niedrig angesetzt ist.