Verwalter - Die Eigentumswohnung

WEG-Reform 2020: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden!

Was passiert, wenn Ihr Verwalter schläft und trödelt und einfach nicht ans Telefon geht? Nach der WEG-Reform können Sie sich schneller von ihm trennen.

Aber zuerst kurz zur Wahl des Verwalters, genannt „Bestellung“. Wenn Sie einen neuen Verwalter zum ersten Mal wählen, empfehle ich eine kurze Vertragsdauer, z.B. ein oder zwei Jahre. Lernen Sie sich doch erstmal kennen. Wenn die Chemie stimmt und Sie zufrieden sind, können Sie ihn bei der Wiederwahl länger beauftragen. Laut Gesetz darf die Bestellung für maximal fünf Jahre erfolgen. Eine Wiederwahl ist aber im Anschluss immer wieder möglich. jedoch darf der allererste Verwalter nach Gründung der WEG – der ja meistens der Bauträger oder ein enger Freund von ihm ist – für höchstens drei Jahre gewählt werden, weil die Gewährleistung nach fünf Jahren abläuft.

„Abberufung“ ist das Gegenteil der „Bestellung“ und bedeutet, den Verwalter aus seinem Amt zu entlassen. Nach § 26 WoEigG kann der Verwalter jederzeit abberufen werden. (Übrigens kann auch er selbst sein Amt jederzeit – nur nicht zur Unzeit – niederlegen, was die Gerichte oft genug bestätigt haben.) Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Moment, passiert das nicht gleichzeitig? Nein, denn laut der „Trennungstheorie“ unterscheiden die Juristen den Verwaltervertrag vom Verwalteramt: Die Beschlussfassung auf der EV „bestellt“ den Verwalter, und nun ist er Amtsträger. Zweitens geht die WEG ein Vertragsverhältnis mit ihm ein. Meistens ist es der Beirat, der den Verwaltervertrag fristwahrend nach der EV unterschreiben muss. Im Vertrag steht etwas ausführlicher, was in Kompaktform auf der Versammlung beschlossen wurde, z.B. Aufgaben und Vergütung. Diese Trennung zwischen Bestellung und Vertrag war früher „nur“ herrschende Meinung in der Rechtsprechung, jetzt steht sie schwarz auf weiß im Gesetzestext.

Es ist schon ein großer Vorteil, dass Sie den Verwalter jederzeit abberufen können, denn bis 2020 konnte man die vorzeitige Abberufung auf einen wichtigen Grund beschränken – was die meisten Verwalterverträge auch gemacht haben. Das bedeutete, dass mancher Verwalter ruhig vor sich hin schlafen konnte, denn er war ja für fünf Jahre bestellt. Es konnte zwar vorkommen, dass er keine vernünftige Leistung brachte, nicht ans Telefon ging und keine Emails beantwortete. Weil er aber weder geraubt noch geklaut hat, bleib er trotzdem Verwalter, weil Sie keinen Grund für eine außerordentliche Kündigung hatten. Höchste Zeit für diese Änderung: Von nun an können Sie jederzeit beschließen, den Verwalter rauszuwerfen. Trotzdem brauchen Sie dafür eine Eigentümerversammlung, aber der Verwalter muss den Tagesordnungspunkt aufnehmen, sofern mehr als 25% der Eigentümer das verlangen.

Noch einmal zurück zur „Trennungstheorie“: Wenn Sie den Verwalter abwählen, müssen Sie unbedingt beide Dinge beachten: Die Abberufung des Verwalters zum Ende der Laufzeit (also die Entziehung des Amtes) und die Kündigung des Verwaltervertrags, der sonst 6 Monate weiterlaufen könnte.

Vor der Reform konnte es passieren, dass beschlossen wurde, den Verwalter abzuberufen. Oftmals wurde aber vergessen, gleichzeitig auch den Vertrag zu kündigen. Die zukünftigen Ex-Verwalter konnten sich darauf berufen, dass der Vertrag noch eine Restlaufzeit hatte. Obwohl schon jemand anders als Verwalter arbeitete, floss das Geld parallel z.B. zwei Jahre an den ehemaligen Verwalter, ohne dass er arbeiten musste. Ziemlich unschön, aber trotzdem legal.

Und es ist auch jetzt noch legal, aber eben nur für maximal sechs Monate. Bei fristlosem Rauswurf eines unfähigen Verwalters kann es sein, dass Sie trotzdem noch sechs Monate das im Verwaltervertrag genannte Honorar entrichten müssen. Eine merkwürdige Benachteiligung, obwohl es im WoEigG doch sonst so viel Verbraucherschutz gibt. Nach neuem Recht ist die Zahlung der Verwaltervergütung jedenfalls auf sechs Monate nach der Abberufung beschränkt. Und wie das Wort „maximal“ schon sagt, sind auch kürzere Fristen möglich, wenn die Restlaufzeit kürzer ist – oder wenn Sie mit dem Verwalter verhandeln oder Sie beweisen können, dass ein wichtiger Grund zur Abberufung und Kündigung vorliegt. Das Beste ist natürlich, wenn Sie den neuen Verwalter nahtlos zum Ende der Laufzeit wählen, wenn die Arbeitsleistung noch halbwegs tolerabel ist.

Wenn Gemeinschaftseigentum zum Problem wird

Ob vermietet oder selbstbewohnt – als Inhaber einer Eigentumswohnung sind Sie in bestimmten Situationen auf die Mithilfe der anderen Eigentümer bzw. des Verwalters angewiesen. Wenn Schäden am Gemeinschaftseigentum Ihr Sondereigentum beeinträchtigen, ist die WEG zuständig, den Schaden zu beheben. Sie wird durch den Verwalter vertreten, und dieser ist in vielen Angelegenheiten auf einen Beschluss der WEG angewiesen. Dazu gehören auch Sanierungsthemen. Entsprechend unangenehm kann es für Sie sein, wenn die Miteigentümer Ihnen bei Schäden die Unterstützung verweigern oder der Verwalter trödelt.

Anders als bei einem Mehrfamilienhaus, das Ihnen selbst allein gehört, können Sie als Wohnungseigentümer nicht immer alles alleine entscheiden und umsetzen. Entscheidungsprozesse dauern aufgrund der Mitspracherechte in der Rechtsform WEG einfach länger. Deshalb sollten Sie sich Ihre Nachbarn gut aussuchen. Ebenso den Verwalter, denn niemand außer ihm darf die WEG nach außen hin vertreten, also z.B. Handwerkern Aufträge erteilen.

Aber obwohl nur der Verwalter im Namen der WEG Aufträge erteilen darf – der vorgelagerte Prozess, die sogenannte Willensbildung einer WEG, also das Treffen einer Entscheidung, passiert auf der Eigentümerversammlung. Dort wird entschieden, was der Verwalter beauftragen darf. Die Eigentümerversammlung – zu dieser später mehr – beschließt über das „ob“ und das „wie“, z.B. von baulichen Maßnahmen. Der Verwalter kann nur bei Dingen von untergeordneter Bedeutung selbst eine Entscheidung treffen.

Weder der Beirat noch einzelne Wohnungseigentümer dürfen sich darüber hinwegsetzen. Allerdings darf der Verwalter meist auch ohne Versammlung Reparaturen bis zu einem bestimmten Gegenwert beauftragen, der in der Verwaltervollmacht, im Verwaltervertrag oder in einem Beschluss festgelegt wurde. Ebenso in dringenden Notfällen, bei denen es keinen Ermessensspielraum gibt. In allen anderen Fällen führt kein Weg an einer Versammlung vorbei.

Ein Beispiel: Die Zentralheizung ist ausgefallen. Sie gehört zum Gemeinschaftseigentum, daher ist die WEG zuständig. Der Verwalter muss die Reparatur beauftragen. Liegt der Kostenrahmen oberhalb seiner Verwaltervollmacht, muss schnellstens eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Natürlich sind sich bei diesem Extrembeispiel schnell alle einig, weil niemand frieren will. Wenn es um eine Reparatur oder ein Ersatzteil geht, wird sich ein umsichtiger Verwalter sicherlich im Einzelfall über seine Verwaltervollmacht hinwegsetzen, wenn das im Sinne seiner Kunden ist, damit diese nicht während der Einladungsfrist zur EV frieren müssen.

Aber es gibt auch andere Situationen, in denen sich Schäden am Gemeinschaftseigentum auf Ihr Sondereigentum auswirken, bei denen nicht sofort allen Beteiligten klar ist, dass schnelles Handeln geboten ist, zum Beispiel:

Die Außenbeleuchtung flackert vor Ihrem Schlafzimmerfenster und Sie können nicht schlafen.
Die Abdichtung des Balkons ist kaputt und ruiniert Ihren Parkettboden.
Die Fenster sind undicht – es zieht.
Das Dach ist undicht, aber niemand weiß wo. Eintrittsstelle ungleich Austrittstelle. Aber alle zwei Jahre haben Sie in Ihrer DG-Wohnung Wasserflecken an der Decke.

Nehmen wir das letzte Beispiel. Auch wenn „nur“ die DG-Wohnung den Schaden unmittelbar spürt, sollte die WEG schnell handeln. Es kann aber viel Zeit ins Land ziehen, denn bei einem größeren Schaden muss der Verwalter Ursachensuche betreiben, Angebote einholen und eine Eigentümerversammlung vorbereiten. Oftmals ist die Ursache auch einfach nicht so schnell gefunden, wie alle Beteiligten sich das wünschen.

In einer WEG mit vernünftigen Eigentümern, anständigem Miteinander und fähigem Verwalter ist die Eigentümerversammlung schnell einberufen, es wird umfassend über die Situation aufgeklärt, und die Lage ist schnell verstanden. Alle wissen, dass man schnell etwas tun muss. Notwendige Beschlüsse werden gefasst und kurzfristig umgesetzt. Ihre Decke ist wieder trocken, gestrichen und Ihr Mieter ist wieder glücklich. Der Vorfall ist bald Schnee von gestern. Die Eigentümer einerguten WEG ziehen am gleichen Strang, um zu einem Beschluss zu kommen, damit es weitergeht, und der Verwalter kann Mängel schnell und konsequent beseitigen.

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen.Leider gibt es auch Eigentümergemeinschaften, die sich auf der Versammlung in Grund und Boden diskutieren, sich immer wieder vertagen, bevor Entscheidungen getroffen, geschweige denn umgesetzt werden. Vielleicht wird die Notwendigkeit nicht erkannt, die Reparatur als Unfug abgetan, es ist kein Geld da oder der Tagesordnungspunkt wird von einer Versammlung zur nächsten vertagt, um immer neue Angebote einzuholen oder sich nicht festzulegen. Sei es aus Unwissen, Gleichgültigkeit oder Geldnot – Sie bekommen einfach nicht die notwendige Mehrheit, obwohl es doch so dringend weitergehen müsste. Auch viele Verwalter sind mit Arbeit so überladen oder mit manchen Situationen derart überfordert, dass sie gar nicht erst zur Eigentümerversammlung einladen oder Beschlüsse nur im Schneckentempo umsetzen. Sprich: Sie kommen mit Ihrem Problem nicht vom Fleck. Die Substanz bröckelt vor sich hin und der Wert Ihrer Eigentumswohnung schmilzt wie Eis im Sommer. Zwar haben Sie einen Anspruch auf Instandhaltung, aber den können Sie ja mal einklagen. Anwalts- und Gerichtskosten müssen Sie vorstrecken – und sich auf längere Wartezeiten einstellen. Wenn Sie in einer WEG auf dem Klageweg weiterkommen möchten, kann das Monate oder Jahre dauern.

Solche Extremfälle in Eigentümergemeinschaften sind glücklicherweise sehr selten. Die meisten Menschen erkennen, wenn ein Nachbar Hilfe benötigt. Als Wohnungseigentümer sind Sie aber in jedem Fall auf die Kooperationsbereitschaft anderer Menschen angewiesen, was Sie in eine gewisse Abhängigkeit bringt. Suchen Sie sich Ihre Nachbarn also gut aus.

Beispiel Balkon (Sonder- und Gemeinschaftseigentum)

Vielleicht gehört zu Ihrer Eigentumswohnung auch ein Balkon? Sonder- und Gemeinschaftseigentum ist bei Balkonen etwas komplizierter als bei Fenstern, denn dieser besteht aus vielen Elementen, Schichten und Bauteilen, die größtenteils zum Gemeinschafts- und wenige zum Sondereigentum gehören. Folgende Skizze soll die Verhältnisse erläutern:

Zum Sondereigentum gehört neben dem Bodenbelag eigentlich nur der „Balkonraum“, also der Luftraum, der von den Balkonbrüstungen umgeben ist. Immer diese Juristen! Jetzt besitzen Sie also einen Aufenthaltsraum im Außenbereich Ihrer Wohnung.

Vielleicht fragen Sie sich, was Sie überhaupt gekauft haben, wenn Ihnen weder Fenster, Rollläden, Wohnungstür noch der eigentliche Balkon gehören. Als Besitzer einer Eigentumswohnung gehören Ihnen eigentlich nur sehr wenige Baumaterialien – vielleicht ein paar nichttragende Innenwände, Heizkörper, Tapeten und Vinylboden sowie die Küche. Viel wichtiger – Sie sind Besitzer einer Vielzahl von Nutzungsrechten, die Sie zudem für bares Geld vermieten können – und Sie haben zudem den Anspruch gegenüber der Eigentümergemeinschaft, dass Sachen repariert werden, wenn sie kaputt sind. Das ist doch eigentlich ganz praktisch.

Viele Teile des Balkons sind jedenfalls Gemeinschaftseigentum, weil sie entweder das äußere Erscheinungsbild des Hauses beeinflussen oder tragend-konstruktiv sind („Bestand oder Sicherheit des Gebäudes“). Es ist ja eigentlich das gleiche wie in Ihrer Wohnung, wo die tragenden Mauern ja auch der WEG gehören, aber der Innenraum der Wohnung ganz allein Ihr Sondereigentum ist – und von niemandem außer Ihnen genutzt werden kann. Genauso ist es auch bei Ihrem Balkon.

Gehen wir das Bild einmal von links nach rechts durch:

Markisen sind Gemeinschaftseigentum, denn sie sind von außen sichtbar und beeinflussen das Erscheinungsbild des Gebäudes. Wenn Sie eine Markise neu anbringen möchten, brauchen Sie die Genehmigung der WEG. Nicht zuletzt, weil diese für Folgekosten verantwortlich wäre – Schäden am Gemeinschaftseigentum zahlt die Eigentümergemeinschaft! Es kommt häufig vor, dass in der Teilungserklärung Sonderregelungen zu finden sind, also schauen Sie genau hin. Möglicherweise erlaubt Ihre Teilungserklärung die eigenständige, fachmännische Anbringung von Markisen, wenn ein bestimmtes Modell oder eine bestimmte Farbe verwendet wird. Üblicherweise werden Reparaturkosten an Sie übertragen.

Auch ein Anstrich beeinflusst das äußere Erscheinungsbild. Daher sind alle Stellen, die man (potentiell) von außen sehen kann, Gemeinschaftseigentum. Welche dies sind, kann im Einzelfall sehr unterschiedlich sein und umfasst auch den Blick von anderen Balkonen. Wenn jemand seinen verwitterten Balkon auf der Innenseite in derselben Farbe neu streicht, wird sich wahrscheinlich niemand daran stören. Aber was würden Sie sagen, wenn der Nachbar schräg unter Ihnen die Innenseiten seines Balkons orange oder grün streicht? Sie fänden es wahrscheinlich nicht besonders einladend. Daher ist der Begriff hier eher weit auszulegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, gibt es auch hier entweder eine Regel in der Teilungserklärung oder noch besser: Sprechen Sie das Thema in der Eigentümerversammlung an und bitten Sie Ihre Nachbarn, einen Beschluss zu fassen, um das Thema dauerhaft zu klären.

Nicht nur die Außenwand an sich, sondern auch der Übergang zwischen Balkonboden und Außenwand hat eine Isolierung, z.B. eine Abdichtung gegen Feuchtigkeit oder bei neueren Baujahren auch eine Wärmedämmung. Diese schützt die Bausubstanz vor Witterungs- und anderen äußeren Einflüssen und gehört somit zu den Bauteilen, die „für Bestand oder Sicherheit des Gebäudes“ wichtig sind. Damit sprechen wir von Gemeinschaftseigentum.

Die Unterkonstruktion von Balkonen besteht aus mehreren Teilen. Die tragende Schicht ist oftmals eine Betonplatte (auskragende Geschossdecke) oder eine vorgesetzte Metallkonstruktion. Darauf befinden sich in der Regel eine Dämmschicht und Estrich. Weil all dies tragend-konstruktiv (Bestand und Sicherheit des Gebäudes) und von außen sichtbar ist (äußeres Erscheinungsbild), muss auch dies alles Gemeinschaftseigentum sein.

Oft verläuft auch ein Abfluss durch die Unterkonstruktion, z.B. ein Regenfallrohr. Auch dies gehört zum Gemeinschaftseigentum, denn nicht abfließendes Wasser könnte die Bausubstanz schädigen. Damit sind wir wieder bei Bestand und v.a. Sicherheit des Gebäudes. Außerdem wird ja das Niederschlagswasser aller Balkone über die Abläufe entwässert, womit wir hier ebenfalls im Bereich der gemeinschaftlichen Nutzung sind.

Immerhin ist der Fußbodenbelag Ihr Sondereigentum. Wenn Sie also neue Fliesen haben oder Holzbohlen verlegen möchten – auf in den Baumarkt! Aber bitte lesen Sie trotzdem vorsichtshalber Ihre Teilungserklärung. Nicht dass Sie noch eine Sonderregelung finden. Schließlich kann man auch den Fußbodenbelag von anderen Balkonen aus sehen. Ein potentieller Streitpunkt, den der Gesetzgeber so nicht bedacht hat?

Bei Balkonsanierungen gilt es hinsichtlich des Fußbodens auch die Regelungen aus §14 Abs. 3 WoEigG zu beachten. Es kommt oft vor, dass die Abdichtungsschicht unter den Platten eines Tages undicht wird und Wasser in den Unterboden eindringen kann. Sie erkennen das oft an Ausblühungen an der Balkondecke eine Etage tiefer. Bei einer Sanierung der Abdichtungsschichten von Balkonen ist die WEG zuständig. Sie muss ein Unternehmen beauftragen, den Untergrund abzutragen und komplett zu erneuern (Gemeinschaftseigentum). Um überhaupt dort dranzukommen, werden höchstwahrscheinlich auch Fliesen kaputtgehen (Sondereigentum). Laut §14 Abs. 3 WoEigG bekommen Sie von der WEG einen „angemessenen Ausgleich in Geld“ – und können davon neue Fliesen verlegen lassen. Noch besser wäre es, wenn die WEG die Fliesen im Rahmen der Gesamtmaßnahme gleich mit erneuern lässt, damit es keine Unstimmigkeiten zum „angemessenen Ausgleich“ gibt.

Die Außenwände des Balkons, die Brüstungsmauer bzw. das Geländer gehören zum Gemeinschaftseigentum, weil man sie von überall sehen kann und sie das äußere Erscheinungsbild des Gebäudes ausmachen. Die obere Abdeckung der Mauer (genannt Kronenblech) ist nicht nur sichtbar, sondern schützt die Mauer auch vor eindringendem Wasser (Schutz des Gebäudes) und damit Gemeinschaftseigentum.

WEG-Reform 2020: Unbeschränkbare Vertretungsmacht des WEG-Verwalters?

Besitzt ein WEG-Verwalter jetzt die gleiche umfassende Vertretungsmacht wie der Geschäftsführer einer GmbH? In § 9b WoEigG finden Sie seit 2020 folgende Vorschrift:

„Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer wird durch den Verwalter gerichtlich und außergerichtlich vertreten […]. Eine Beschränkung des Umfangs der Vertretungsmacht ist Dritten gegenüber unwirksam.“

Der Verwalter kann die WEG also nach außen hin uneingeschränkt vertreten. Wenn Sie Einschränkungen beschließen, sind diese Dritten gegenüber unwirksam. Das gilt aber nur im Außenverhältnis, also zwischen WEG und Handwerkern, Dienstleistern, Banken und Versicherungen und so weiter. Es ist keineswegs so, dass der Verwalter jetzt einfach alles machen darf, und einfach alles über Ihre Köpfe hinweg entscheiden darf. Nein, aber es gibt zwei neue, wichtige Vokabeln: Sie müssen zwischen „Innenverhältnis“ und „Außenverhältnis“ unterscheiden.

„Innenverhältnis“ bedeutet, was der Verwalter Ihnen, den Eigentümern, gegenüber rechtfertigen muss – und dafür auch geradestehen muss. Und das ist eine ganze Menge. Darauf kommen wir gleich noch einmal zurück, aber zuerst zum Grund, warum diese Vorschrift nötig geworden ist:

„Außenverhältnis“ bedeutet „gegenüber Dritten“, also gegenüber Personen, die nicht im Grundbuch stehen. Dritten gegenüber darf der Verwalter Aufträge erteilen und Vertragsverhältnisse eingehen und beenden. Das schafft für Vertragspartner Rechtssicherheit, was dringend nötig war. Es ist noch gar nicht so lange her, da gab es ein sehr unschönes Gerichtsurteil. Der Verwalter darf Verträge, z.B. Hausmeister oder Versicherungen, nur dann kündigen, wenn wirklich jeder Eigentümer einverstanden ist. In welcher Instanz das war, weiß ich leider nicht mehr, aber es war schlicht realitätsfern. Auch wenn es in Ihrer Eigentümergemeinschaft vielleicht immer einen Konsens gibt – das ist nicht immer so. Es gibt auch WEGs, in denen es einen konsequenten Nein-Sager gibt. Oder Leute, die noch nie zur Eigentümerversammlung erschienen sind. Ich habe dieses Gerichtsurteil nicht weiter verfolgt, vermutlich wurde es später wieder kassiert. Wenn Ihr Hausmeister aber seinen Job vernachlässigt, muss der Verwalter in der Lage sein, ihn auszutauschen, auch wenn nicht jeder einzelne Eigentümer zustimmt. Mit der neuen Regelung gibt es nun Rechtssicherheit, dass externe Vertragspartner sich darauf verlassen können und müssen, dass Aufträge und Kündigungen des Verwalters immer wirksam sind. Wenn der Verwalter nun also den Austausch der Heizungsanlage beauftragt, muss der Handwerker sich nicht mehr den Beschluss zeigen lassen oder sonstige Nachweise erfordern. Dies bedeutet für ihn eine bessere Rechtssicherheit, auch was die Rechnungsstellung angeht. Insgesamt kommt es zu weniger Verzögerungen.

Nun zurück zum „Innenverhältnis“. Davon spricht man, wenn es um die Haftung des Verwalters gegenüber der WEG geht. Der Verwalter darf nämlich bei weitem nicht alles. Ihnen als Eigentümer gegenüber muss er für sein Handeln geradestehen. Die Grundsätze stehen ja schon im § 27 WoEigG, also bei den Aufgaben und Befugnissen des Verwalters: Er darf auf jeden Fall über Dinge entscheiden, die von untergeordneter Bedeutung sind. Das gilt bei allen Notfällen, Maßnahmen „zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils“ – und für die gerichtliche Durchsetzung von Hausgeldforderungen. Zusätzlich kann die WEG beschließen, was der Verwalter sonst noch so alles alleine entscheiden darf, ohne jeweils einen Beschluss zu benötigen.

Aber für Entscheidungen, die weder von § 27 WoEigG, noch von einem Beschluss gedeckt sind, muss der Verwalter Sie auf einer Eigentümerversammlung um Erlaubnis bitten. Er darf zwar auch diese Dinge nach außen hin uneingeschränkt beauftragen, trägt aber das volle persönliche Risiko, dass Sie ihm die Genehmigung nicht erteilen. Daran ändert es auch nichts, wenn er vorher mit dem Beirat gesprochen haben sollte. Bei der Vertretungsbefugnis nach außen hin geht es darum, dass Vertragspartner, Handwerker, Banken etc. sich darauf verlassen können, dass der Verwalter auf jeden Fall der Vertretungsberechtigte der WEG ist, und dass er das nicht erst mit Vollmachten und Beschlüssen nachweisen muss.

Grund zum Jammern für die Verwalter? Aber wo ist der Kundenservice? Eine Klarstellung

Nach der WEG-Reform können Sie Ihren Verwalter jederzeit auch ohne „wichtigen Grund“ abberufen. Soll heißen: Wenn der Verwalter Murks macht, kann die Eigentümerversammlung ihn sofort vor die Tür setzen. Das ist gut und richtig, damit die WEG ihre Angelegenheiten schnell abarbeiten kann. Dass zahllose Verwalter auf den Kongressen über die neuen Regeln schimpfen, sagt mehr über diese Verwalter als über die Gesetzesreform. Anstatt sich zu freuen, dass Qualität sich von jetzt an schneller durchsetzen kann, hört man auf den WEG-Fortbildungen nur noch Gejammer! Sollte man im Beruf nicht immer versuchen, gute Arbeit zu leisten?

Da ich sowohl Verwalter als auch Wohnungseigentümer bin, weiß ich, wie es ist, einen katastrophalen Verwalter zu haben. Warum sollte man ihn schützen, wenn er tage- und wochenlang nicht ans Telefon geht, nicht zurückruft und Mails nicht beantwortet? Wenn die Bausubstanz vor sich hin bröckelt und beschlossene Instandhaltungsmaßnahmen nicht umgesetzt werden, müssen die Eigentümer geschützt werden. Und wenn Verwalter sich gut um ihre Objekte kümmern, brauchen sie sich um den Rausschmiss keine Gedanken zu machen. Als Eigentümer möchten Sie mit Ihren Problemen nicht alleine gelassen werden. Der Verwalter wird dafür bezahlt, sich um Ihre Anliegen zu kümmern!

Wenn der Verwalter auf Sie nicht reagiert, ständig Murks macht oder allzu langsam ist, können Sie ihn nun jedenfalls schneller feuern. Aber auch das ist relativ, denn es gibt immer weniger Verwalter. Und wenn er seinen Job gut macht, werden Sie ihn nicht feuern, sondern lieben. Anstatt auf die Gesetzgebung zu schimpfen, sollten manche Verwalter überlegen, gute Arbeit sichtbar zu machen. Der Job mag zwar anstrengend sein, aber kompliziert ist er nicht. Wer ihn einigermaßen beherrscht und seine Kunden aufrichtig behandelt, bleibt Verwalter auf Lebenszeit. Was könnten die WEG-Verwalter besser machen? Ein großer Teil der Arbeit sollte aus Berichterstattung bestehen! Die meisten Kunden sind glücklich, wenn der WEG-Verwalter transparent und offen über alle Geschehnisse ihres Hauses, also ihres Vermögens, berichtet.

Zwei meiner Kunden mit Wohnsitz in den USA bekommen in Deutschland regelmäßig einen Kulturschock, weil wir es hierzulande nicht lernen, gute Arbeit und guten Service nach außen hin sichtbar zu machen. „Sei bescheiden!“, lernen wir schon in der Schule. Wir wollen also bloß nicht auffallen und lernen das Tiefstapeln. Erst recht die Verwalter: Begehungsprotokolle landen papierhaft im Aktenordner, anstatt im Emailpostfach des Kunden. Der Verwalter hat regelmäßig Angebote nachverhandelt oder Skonto abgezogen? Das hat der WEG viel Geld erspart. Schlecht, wenn man es die Kunden nicht wissen lässt. Die zwei Amerikaner können einfach nicht verstehen, warum deutsche Hausverwalter ihre Kunden „unfreundlich, lieblos und intransparent“ behandeln – und dabei nicht mal die Kunden verlieren. Beim Thema Kundenservice, Freundlichkeit und Transparenz hat man uns in den USA einiges voraus.

„Tue Gutes und rede darüber“ wäre eine sinnvolle Idee. Und weit besser, als sich über die neuen Gesetze zu beschweren. Die vermeintliche „Verwalterkrise“ könnten viele für ein Umdenken nutzen. Aus Kundenperspektive fehlt es manchmal einfach nur an Transparenz oder Kommunikation. Vielleicht könnte man sich fragen:

Was denkt mein Kunde? Was geht in seinem Kopf vor?
Welche Sorgen macht er sich zu seiner Wohnung?
Was erwartet er? Was möchte er wissen?

Email statt Telefon. Nehmen wir an, Sie rufen den Verwalter an, weil es ein Problem mit der Regenrinne gibt. Sie tropft und ist an manchen Stellen durchgerostet. Er versteht das Problem, erklärt Ihnen telefonisch haarklein die Lösung, ruft den Dachdecker, der es in den nächsten Tagen repariert. Thema schleunigst erledigt. Und die anderen Wohnungseigentümer?Die erfahren gar nichts, aber am Ende des Tages ärgert sich der Verwalter, dass wieder so viel zu tun war und er so wenig geschafft hat. Weil der Verwalter nicht auch noch mit den anderen Eigentümern telefonieren und alles erklären kann, erfahren diese von nichts und schimpfen, dass er so wenig leistet. Das stimmt zwar in manchen Fällen gar nicht, ist aber der mangelhaften Kommunikation geschuldet. Wenn nur einer von dem Vorgang überhaupt etwas mitbekommen hat, ersäuft die gute Arbeit ungesehen in der Belanglosigkeit. Stattdessen sollte der Verwalter schleunigst alle Eigentümer um ihre Einverständniserklärung zum Versand per Email bitten, einen Mail-Verteiler einrichten – und bei allen wichtigen Themen nicht nur den Beirat, sondern alle Eigentümer informieren, damit die Arbeit sichtbar wird. Wir setzen das seit Jahren erfolgreich um – und es wird als großer Fortschritt in der Berichterstattung wahrgenommen. Mit einfachen Mitteln.

Von Vertraulichkeiten mal abgesehen: Was man einem Kunden sagt, betrifft fast immer das Gemeinschaftseigentum. Auch die anderen müssen das wissen. Die Arbeit Ihres WEG-Verwalters läuft leider viel zu oft im Hintergrund: Angebote einholen, sichten, vergleichen, Themen auf Wiedervorlage haben, Dienstleister zum dritten Mal an Vorgänge erinnern, wieder abwarten, nachhalten, auf Rückfragen antworten, Telefonate führen usw. Aber das einzige, was Sie als Kunde sehen, ist die Abbuchung auf Ihrem Konto. Was sonst noch passiert, geht an Ihnen vorbei, wenn Sie nicht gerade Beirat sind oder zufällig davon erfahren. Wenn auch noch die Eigentümerversammlung als einziger Kontakt im Jahr zur langweiligen Veranstaltung degeneriert, ist es nur logisch, dass Sie den Verwalter nur anhand seines Preises beurteilen, weil Sie ihn davon abgesehen überhaupt nicht wahrnehmen.

Das Gebäude gehört aber nicht dem Beirat, sondern den Eigentümern. Anstatt sich darüber zu ärgern, dass man jederzeit abberufen werden könnte, sollte jeder WEG-Verwalter seine Kommunikationskanäle kritisch auf den Prüfstand stellen und überlegen, wie man seine Kunden auf dem Laufenden halten kann. Denn das Gebäude gehört zum Vermögen der Eigentümer, und der Verwalter schuldet ihnen Rechenschaft, was leider allzu oft unterbleibt. Ansonsten müsste sich keiner der Verwalter Sorgen um die Abberufung machen.

Süchtig nach Angeboten, blind für den Rest

Wem ein Gebäude gehört, der muss es auch instand halten. In Wohnungseigentümergemeinschaften gibt es jedoch einiges an Abstimmungsbedarf zu beachten. Zwar darf nur der Verwalter Aufträge erteilen, aber die Eigentümerversammlung entscheidet, wer in welchem Kostenrahmen beauftragt werden soll. Der Verwalter muss Vorarbeit leisten, um den Instandsetzungsbedarf festzustellen und Eigentümer über Reparaturmöglichkeiten zu informieren.

Dazu gehört es auch, mehrere Angebote einzuholen. Die Grundidee dahinter ist einfach: Wenn man drei Angebote für die gleiche Leistung hat, erkennt man den fairen Marktpreis. Sie können vergleichen und den Billigsten beauftragen. Soweit die Theorie. Bei einfachen Sachen (z.B. Anstrich Treppenhaus) kann man das auch so machen.

Die Suche nach drei Angeboten kann aber ziemlich anstrengend sein. Viele gute Handwerker reißen sich nicht gerade um Eigentümergemeinschaften, denn sie wissen auch, dass WEGs drei Angebote einholen und den Billigsten beauftragen werden. Gute Handwerker lassen sich immer seltener darauf ein, schließlich wissen sie, dass der niedrigste Preis gewinnt. Wenn ein Hausverwalter anfragt, weiß jeder Handwerker, was gerade abläuft. Für den Verwalter besonders blöd: Wenn zu viele Angebote nicht beauftragt werden, sind Handwerker irgendwann nicht mehr bereit, weiterhin Angebote abzugeben.

Außerdem gehen viele alte Handwerker in den Ruhestand, und „Generation Z“ will lieber Blogger oder Influencer werden. Nur leider sterben hierdurch die Handwerker aus.

Selten sind die Angebote wirklich vergleichbar. Handwerker bieten unterschiedliche Leistungen an. Weil die Angebotserstellung für den Kunden meistens kostenlos ist, führen sie selten Untersuchungen durch. Niemand möchte mehr Arbeit als nötig investieren. Am Ende beauftragt die WEG den Günstigsten. Vielleicht hat er auch bewusst Positionen vergessen, um der Billigste zu sein und den Auftrag zu bekommen. Möglicherweise droht während der Ausführung das erste Nachtragsangebot. Ob der Handwerker das Problem hundertprozentig verstanden hat, sehen Sie, wenn er fertig ist.