StephanWalochnik - Die Eigentumswohnung

Online- und Hybride Eigentümerversammlung

Grundlagen Hybride Eigentümerversammlung

Seit der WEG-Reform im Jahr 2020 ist die Online-Teilnahme an Ihrer Eigentümerversammlung gesetzlich in § 23 Abs. 1 WoEigG verankert. Bevor Sie jedoch loslegen können, muss die WEG erst einmal beschließen, dass die Eigentümer sich online zuschalten dürfen. Weiterhin ist vorgeschrieben, dass es immer einen „echten“ Versammlungsort geben muss, den Sie aufsuchen können, falls Sie weder einen Internetanschluss noch ein Mobiltelefon besitzen. Es ist also niemals eine reine Online-EV, sondern eine Hybrid-Versammlung an einem bestimmten Ort, zu dem sich einige, manche oder alle Eigentümer aus der Ferne zuschalten können. Auf die rechtlichen Voraussetzungen kommen wir im nächsten Abschnitt noch einmal im Detail zurück. Hybride Eigentümerversammlungen sind effizient und nützen allen Beteiligten. Und weil sie so praktisch sind, kommt es immer häufiger vor, dass der Verwalter einsam am Laptop sitzt, weil kein Eigentümer mehr persönlich erscheint. Das gilt übrigens besonders für ältere Eigentümer, denen man zu Unrecht fehlende Technik-Affinität nachsagt.

Grundlage reine Online-Eigentümerversammlung

Etwas später wurde im WoEigG dann § 23 Abs. 1a ergänzt. Nun sind auch reine Online-Eigentümerversammlungen (ohne physischen Ort) zulässig. Leider liegen hier die rechtlichen Barrieren sehr hoch, wodurch man leicht die erforderlichen Fristen aus den Augen verlieren kann:

Ihre WEG muss mit Dreiviertelmehrheit beschließen, dass sie Online-Eigentümerversammlungen durchführen will. Der Beschluss ist für maximal drei Jahre gültig und muss dann auf einer normalen Eigentümerversammlung wiederholt werden.

Sie können sich sicherlich vorstellen, dass diese Vorschrift einen unnötigen bürokratischen Aufwand mit sich bringt. Was passiert, wenn der Verwalter nach drei Jahren vergisst, dass nun wieder eine ortsgebundene Eigentümerversammlung veranstaltet werden muss? Sind dann alle Beschlüsse, die im vierten Jahr gefasst werden, nichtig oder angreifbar? Es dürfte sich als organisatorisch schwierig erweisen, die Dreijahresfrist dauerhaft zuverlässig nachzuhalten.

Wegen der beschriebenen Hürden für reine Online-Eigentümerversammlungen bezieht sich der nachfolgende Text in erster Linie auf hybride Eigentümerversammlungen, die aus meiner Sicht ein verlässlicheres rechtliches Fundament besitzen.

Vorteile

Es hat sich gezeigt, dass Eigentümerversammlungen sehr effizient sind, zu denen Sie sich online zuschalten können. Eigentümer, die weiter entfernt wohnen, sind von Beginn an entspannter, weil ihnen die mühselige Anreise erspart bleibt. Unsere Hausverwaltung betreut z.B. viele Düsseldorfer Gebäude, aber die Eigentümer wohnen ja nicht alle in der Umgebung. Fast immer ist jemand dabei, der aus der Ferne anreisen muss. Aber auch die nähere Umgebung kann strapaziös sein: Auf der Strecke zwischen Köln und Düsseldorf ist beispielsweise ständig Stau. Wer von Köln nach Düsseldorf (-city) zur EV fährt, sollte im Berufsverkehr lieber eine Stunde mehr einplanen, weil der nervenaufreibende Weg sehr lange dauern kann. Selbst die Verkehrsverhältnisse innerhalb Düsseldorfs sind am späten Nachmittag nicht immer angenehm. Wer also bisher ständig zu spät zur EV kam, weil er nach dem Stau noch einen Parkplatz suchen musste, für den ist die Online-Teilnahme eine große Erleichterung. Wer online teilnimmt, hat weder Stress, Kosten noch Zeitverlust durch Hinfahrt, Parkplatzsuche oder Strafzettel.

Die Kostenseite spricht klar für die Online-Teilnahme: Zwar muss es bei der hybriden Eigentümerversammlung für jeden Eigentümer immer die Möglichkeit geben, an einen bestimmten Ort zu kommen, um körperlich an der EV teilzunehmen. Aber es kann hilfreich sein, wenn der Verwalter um Mitteilung bittet, wer persönlich erscheint. Wenn sich nur sehr wenige Leute ankündigen, ist es möglich, auf die teure Saalmiete zu verzichten, und die wenigen Teilnehmer ins Büro der Verwaltung einzuladen.

Als ich 2020 mit den ersten Online-Eigentümerversammlungen angefangen habe, war ich erstaunt, dass vor allem ältere Leute sehr angetan waren. Dabei liegen die Vorteile für die ältere Generation auf der Hand: Die Technik hat sich schließlich in den letzten Jahren so stark entwickelt, dass man kein Computerspezialist mehr sein muss, um an Videokonferenzen teilzunehmen. Im Gegenteil: Leichte Bedienbarkeit ist zur wichtigsten Anforderung jeglicher Software geworden. Als wir in der Corona-Pandemie besorgt waren, uns anzustecken, gehörten viele ältere Leute zur Risikogruppe. Für manche wäre es lebensgefährlich gewesen, unter Leute zu gehen und sich anzustecken. Eine ältere Dame wohnt in Baden-Württemberg und kam schon seit Jahren nicht mehr zur EV, weil die mühsame Anreise nach Düsseldorf ihr einfach zu viel war. Aber es gibt ja auch viele junge und alte Menschen mit körperlichen Behinderungen, denen die persönliche Teilnahme erschwert ist. Und selbst, wenn Sie in Urlaub sind, es aber auf der EV trotzdem ein Thema gibt, bei dem Sie mitreden möchten, können Sie von Griechenland aus ebenso dabei sein wie von Kapstadt. Für all diese Menschen wird die Teilnahme an der EV nun so einfach wie nie.

Viele Eigentümer sind von der Technik beeindruckt und berichten, dass die Online-Teilnahme an einer gut organisierten Eigentümerversammlung so „greifbar“ ist wie nie zuvor. Greifbar in dem Sinne, dass man ihnen an ihrem Computerbildschirm zu Hause die Dokumente oder Bilder zeigen kann, über die gerade gesprochen wird. Der Verwalter kann seinen Bildschirm „freigeben“, das heißt, für alle Teilnehmer sichtbar machen. Für die vor Ort Anwesenden wäre es dann natürlich gut, einen Beamer mit Leinwand zu haben, damit auch sie den Bildschirm sehen können. Sie können dann z.B. die vorbereiteten Beschlusstexte direkt mitlesen oder der Verwalter zeigt Ihnen am Bildschirm den Energieausweis, die Heizkosten- oder Jahresabrechnung oder eine Rechnung aus der Abrechnung, bei der es Erklärungsbedarf gibt. Ihr Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 (4) WoEigG kann richtig anschaulich sein, wenn es auf der EV ausgeübt wird. Der Verwalter kann Ihnen auch Fotos vom Einfahrtsbereich zeigen, wenn dieser neu gepflastert werden soll, oder vom Pflegezustand des Gartens, über den es in letzter Zeit öfters Beschwerden gab.

Deswegen sind Online- (gestützte) Eigentümerversammlungen auch so effizient: Alle Fragen werden ausführlich und anschaulich beantwortet und die Teilnehmer können sich aufs Wesentliche konzentrieren. Schließlich sitzt der Verwalter ja am Computer und hat alle Dokumente digital griffbereit. Daher verlaufen viele Versammlungen – trotz der ausführlichen Beantwortung vieler Fragen – wesentlich schneller, als Sie es von früher gewohnt sind. Wenn sich nur wenige (bis gar keine) Teilnehmer ankündigen, kann die Versammlung im Büro des Verwalters stattfinden. Anstatt die Zeit nach dem Ende der Veranstaltung mit 30 Minuten Heimfahrt zu vergeuden, kann er bereits anfangen, das Protokoll zu finalisieren oder die Guthaben der Jahresabrechnung zu überwiesen,während ernormalerweise noch im Auto gesessen hätte.

Glücklicherweise ist die Corona-Pandemie endlich vorbei. Ich persönlich werde auch in Zukunft ständig Hybrid-Veranstaltungen anbieten – einen Beschluss der WEG vorausgesetzt. Immer dann, wenn es jemanden gibt, der nicht selbst im Gebäude wohnt („weit weg“ ist ein relativer Begriff), werde ich Ihnen die Möglichkeit bieten, dass Sie sich online zuschalten können, sofern die WEG sich nicht verweigert.

Software

In der Coronazeit haben sich Softwarelösungen für digitale Konferenzen explosionsartig (weiter‑) entwickelt. Nun fordert der Gesetzgeber einen WEG-Beschluss über das „ob“ und das „wie“, also unter welchen (technischen) Voraussetzungen die Eigentümergemeinschaft damit einverstanden ist, die „alternative Teilnahme an einer ortsgebundenen EV über digitale Kommunikationswege“ zu erlauben.

Welche Anforderungen an die Software zu stellen sind, mit der Sie Ihre Online-Eigentümerversammlung veranstalten, wird bewusst offengelassen, um künftige technische Entwicklungen nicht kaputtzuregulieren. Trotzdem ist es wichtig, dass gewisse Mindeststandards eingehalten werden. Sowohl auf einer ortsgebundenen als auch auf einer hybriden Eigentümerversammlung muss die Nichtöffentlichkeit gewahrt sein, damit Sie unter sich sind und in Ruhe Ihre Angelegenheiten besprechen können. Unbefugte Dritte dürfen also nicht einfach so die Möglichkeit haben, zufällig zuzuhören oder unkontrolliert (virtuell) hereinzuspazieren. Wenn die Versammlung auf einer öffentlich einsehbaren Streaming-Plattform stattfinden würde, bei der sich alle möglichen Leute jederzeit ohne Passwort zuschalten könnten, wäre das ein grober Anfängerfehler des Verwalters. Gut geschützt sind die gängigen Softwarelösungen wie Zoom, Cisco Webex oder Microsoft Teams, die inzwischen auch von Behörden verwendet werden – oder die oftmals überteuerten Branchenlösungen für Verwalter, die auch nicht viel mehr Funktionen bieten. Bei allen genannten Programmen können Sie nur teilnehmen, wenn Sie die Meetingnummer und das Passwort kennen, welches Sie z.B. in der Einladung von der Verwaltung erhalten haben. Damit sich keine unbefugten Dritten online zuschalten, sollte Ihr Verwalter natürlich ein paar Verhaltenshinweise geben, z.B. Sie in der Einladung darauf hinweisen, dass Sie das Passwort nicht weitergeben dürfen – und dass nur im Grundbuch eingetragene Eigentümer oder deren Bevollmächtigte teilnehmen dürfen.

Die Funktionsweise der verfügbaren Softwarelösungen ist immer ähnlich: Für die Teilnahme vom Computer aus genügt es meistens, einen Link anzuklicken, den Sie vom Verwalter bekommen haben. Wenn Sie via Handy oder Tablet teilnehmen, müssen Sie in der Regel vorher eine entsprechende App herunterladen – und dann Meetingnummer und Passwort eingeben. Schon sind Sie dabei – egal, ob Sie gerade auf Ibiza am Strand liegen oder zu Hause im Arbeitszimmer sitzen.

Nach der Anmeldung kann es sein, dass Sie in einem sog. Warteraum landen, von wo aus der Veranstalter Sie dann bald reinlässt. Nun sehen Sie per Video auf Ihrem Bildschirm die Gesichter der anderen Teilnehmer und hören über die Lautsprecher deren Stimmen. Ihr Laptop oder Ihr Handy haben ebenfalls Kamera und Mikrophon, deren Zugriff Sie der App übrigens einmalig erlauben müssen. Hierüber können die anderen Teilnehmer Sie dann ebenfalls sehen und hören. Damit Sie sicher sein können, dass die Technik funktioniert, wird Ihr Verwalter sicherlich vorher eine Probeveranstaltung anbieten, zu der Sie sich nach Belieben einwählen und Ihre Technik ausprobieren können.

Technische Probleme

Jeder, der mal im Aufzug steckengeblieben ist oder einen platten Reifen hatte, weiß, dass technische Probleme immer mal vorkommen können. Was die Online-Teilnahme an der EV angeht, muss man an den Verwalter und dessen Vorsorgemaßnahmen andere Maßstäbe anlegen als an Sie als Eigentümer, denn er ist ja der Veranstalter.

Aber fangen wir mit Ihnen an: Wir gehen mal davon aus, dass der Verwalter einen Link zur Verfügung gestellt hat, wo Sie Ihre Bild- und Tontechnik vor der Versammlung ausprobieren konnten – und dass Sie das auch getan haben. Wenn jetzt am Abend der Versammlung Ihr Handy streikt oder Sie Verbindungsprobleme haben, werden dadurch trotzdem nicht alle Ergebnisse der Versammlung ungültig. Sie sind leider eben einfach nicht dabei. Beziehungsweise erst später, denn Probleme mit Handy oder Internet bekommt man ja meistens doch irgendwann in den Griff. Rechtlich verhält sich das wie eine Autopanne auf dem Weg zur Versammlung. Dass Sie nicht teilnehmen konnten, gehört eben zur höheren Gewalt. Aber es gibt Schutzmaßnahmen, nämlich rechtzeitig loszufahren – und wenn Sie liegenbleiben, notfalls ein kostenpflichtiges Taxi zu rufen. Auch im Digitalen gibt es solche Schutzmaßnahmen: Ein Zweithandy mit schneller Internetverbindung und einen WLAN-Stick für den Computer zu beschaffen. Wenn am Abend der Versammlung das Internet auf der ganzen Straße ausfällt, weil bei Tiefbauarbeiten versehentlich ein Kabel durchtrennt wurde, können Sie einfach mit dem Handy einen Hotspot erstellen und den Computer verbinden.

Technische Probleme könnten aber auch beim Verwalter auftreten. Bei ihm sind aber ganz andere Maßstäbe anzulegen, da er als Vertreter der WEG auch Veranstalter der Versammlung ist. Die verwendete Technik muss er beherrschen, sei es Zoom, Teams oder Webex. Auch ihm kann es passieren, dass er mit dem Auto liegenbleibt oder sein Computer kaputtgeht. Nur ist er halt für die Veranstaltung verantwortlich, daher muss er die Online-Plattform vorher ausgiebig getestet haben und mit den wesentlichen Systemfunktionen vertraut sein. Sollte Microsoft Teams trotzdem am Abend der EV einen deutschlandweiten Ausfall haben, ist das natürlich nicht seine Schuld. Wohl aber, wenn er die Technik nicht beherrscht und die Eigentümer nicht einmal aus dem Warteraum einlassen kann.

Textform oder Schriftform

Seit der WEG-Reform im Jahr 2020 können Vollmachten zur Eigentümerversammlung grundsätzlich auch in Textform erteilt werden. Gleiches gilt für die Zustimmung zu einem Umlaufbeschluss. Aber was bedeutet Textform eigentlich? Juristen unterscheiden – neben anderen Formen – Schriftform und Textform. Schriftform bezeichnet Ihre eigenhändige Unterschrift „aus Tinte“, während Textform heißt, dass Buchstaben dauerhaft „schwarz auf weiß“ stehen, wie es bei einem Fax oder einer Email der Fall ist.

Bisher ging man davon aus, dass die Echtheit einer eigenhändigen Unterschrift einfacher nachgewiesen werden kann als die eines anderen Dokuments, z.B. einer Email. Bei bestimmten Rechtsgeschäften bevorzugt man daher immer noch die Schriftform, vor allem, wenn formale Anforderungen besonders hoch oder die Beweissicherheit wichtig ist. Denken Sie z.B. an Ihren Arbeits- oder Mietvertrag.

Bis zur WEG-Reform im Jahr 2020 war für Umlaufbeschlüsse, Vollmachten oder die Einladung zur Eigentümerversammlung die Schriftform erforderlich. Das hat sich geändert und nun ist die Textform ausdrücklich erlaubt. Das bringt Ihnen viele Erleichterungen, denn für eine schriftliche Vollmacht brauchten Sie auf jeden Fall einen Umschlag plus Briefmarke, und ggf. auch einen Drucker, um das Schriftstück überhaupt drucken und mit Tinte unterschreiben zu können. Vieles war aufwändiger und nicht mehr zeitgemäß. Für die Textform müssen Sie bspw. nur eine E-Mail schicken.

Auch Fax, WhatsApp oder SMS genügen der Textform, denn auch dort werden Buchstaben dauerhaft „schwarz auf weiß“ gespeichert – Sprachnachrichten wiederum nicht. Wenn Sie ein Dokument, das Sie mit Tinte unterschrieben haben, einscannen und als pdf-Datei versenden, bringen Sie es übrigens zurück in die Textform, weil die Tinte in Einsen und Nullen auf dem Computer umgewandelt wird. Eine Vollmacht per SMS oder WhatsApp zu erteilen, wäre möglich, aber ziemlich gewagt, weil sie schnell mal übersehen werden kann. Und weil es hier die größten Probleme mit dauerhafter Datenspeicherung und -wiederherstellung gibt. Zwar entspricht auch das Fax der Textform, aber es benutzt heutzutage fast niemand mehr.

Kann man Textform leichter fälschen? Vielleicht, aber ganz ehrlich: Eigentümerversammlungen sind kein hoheitlicher Staatsakt. Ihr Verwalter führt vermutlich keine Liste mit Unterschriftsproben und könnte selbst Ihre Unterschrift nicht ohne weiteres identifizieren oder prüfen. Wenn ich ein unterschriebenes Dokument bekomme, kann ich glauben oder nicht, dass der Absender es selbst unterschrieben hat. Ob Ihre Unterschrift aus ein paar Kringeln, Strichen oder Buchstaben besteht, kann und möchte ich nicht nachprüfen. So läuft es doch auch bei Emails. Man geht davon aus, dass der Absender die E-Mail selbst geschrieben hat und der Account des Absenders, dessen E-Mailadresse man in der Kopfzeile sieht, nicht gehackt wurde.

Vollmachten für Eigentümerversammlungen sind auch nicht gerade das beliebteste Ziel von Trickbetrügern und „Enkeltricksern“. Schwer vorstellbar, wer einen Vorteil davon hätte, hierfür eine fremde Unterschrift zu fälschen. Außer vielleicht ein Eigentümer mit viel krimineller Energie, der sich eine Mehrheit für seinen eigenen Tagesordnungspunkt ergaunern will. Aber der würde auch handgeschriebene Vollmachten fälschen. Ein paar Kringel und Striche auf das Vollmachtsformular, und schon hat er seine Unterschrift. In einer Eigentümergemeinschaft gibt es ja keinen ständigen Publikumsverkehr, sondern oftmals jahrelang die gleichen Eigentümer, die sich von den Versammlungen mittlerweile kennen. Daher fliegen solche Tricksereien besonders schnell auf, spätestens bei Versand des Protokolls mit den Abstimmungsergebnissen – und das hätte für den Fälscher erhebliche, strafrechtliche Konsequenzen. Daher brauchen Sie sich nicht allzu sehr vor Vollmachten und Umlaufbeschlüssen in Textform zu fürchten.

Wenn der Beschlussvorschlag auf der EV noch geändert werden soll

Manchmal kann es sein, dass die Teilnehmer einen Beschlussvorschlag am Abend der Versammlung noch ändern möchten. Im Grundsatz ist es in Ordnung, wenn auf der Eigentümerversammlung noch so ein Feinschliff erfolgt. Wenn im Ergebnis jedoch ein völlig neuer Beschluss zur Abstimmung steht, werden die Nichtanwesenden vom Gesetzgeber geschützt, indem ihnen weitere Bedenkzeit eingeräumt wird. In diesem Fall müssten die neuen Informationen nochmal an alle Eigentümer verteilt werden, das heißt, es muss eine neue Einladung zu einer weiteren Eigentümerversammlung versendet werden, damit sich alle in Ruhe Gedanken machen und mit dem neuen Vorschlag auseinandersetzen können. Sie treffen sich dann ein paar Wochen später zur finalen Entscheidung.

Die Logik ist simpel: Worüber auf der EV entschieden werden soll, muss klar und eindeutig in der Einladung stehen. Wenn Sie nicht selbst kommen, sondern eine Vollmacht erteilen, muss es Ihnen möglich sein, Ihre Meinung dahingehend zu äußern, dass der Bevollmächtigte mit „ja“ oder „nein“ abstimmen kann. Wenn sich wesentliche Tatsachen im Laufe der EV ändern, kann man mit der ursprünglichen Vollmacht nicht mehr viel anfangen.

Bei komplexeren Themen sollte der Verwalter in der Einladung einen groben Beschlussvorschlag unterbreiten, damit sich jeder orientieren kann, worum es geht. Es gehört zur Natur der Sache, dass während der Besprechung, also kurz vor der Beschlussfassung, noch Änderungswünsche auftauchen, denn Meinungsaustausch und Willensbildung finden auf der EV statt. Gewisse Änderungen am Beschlusstext vor der Abstimmung sind also möglich und sinnvoll. Es dürfen aber keine wesentlichen Änderungen mehr erfolgen, da der Gesetzgeber Sie davor schützt, überrumpelt zu werden.

Der Verwalter (und die Teilnehmer!) müssen abwägen, inwieweit Änderungen und Ergänzungen zu verantworten sind, und ob sie für Nichtanwesende überraschend sein könnten. Bei wesentlichen Änderungen ist jedenfalls eine neue Versammlung erforderlich, damit sich alle Eigentümer in Ruhe mit den neuen Rahmenbedingungen auseinandersetzen können. Sie müssen auch nicht bis zum nächsten Jahr warten. Die nächste Versammlung kann auch ein paar Wochen später stattfinden.

Weil eine weitere EV vielen Eigentümern zu mühselig ist und vielen Verwaltern zu viel Arbeit bereitet, ist es nur allzu verständlich, dass manchmal gemogelt wird und Beschlüsse zur Abstimmung gestellt werden, die gehörig abgeändert wurden. Wo kein Kläger, da kein Richter – aber wenn doch, droht eine kostspielige Anfechtungsklage. Jeder Verwalter muss selbst entscheiden, ob er das Risiko eingehen möchte, die Anwalts- und Gerichtskosten zu tragen. Ob die Haftpflicht-Versicherung des Verwalters das Risiko übernimmt, steht in den Sternen, denn sie erwartet, dass er sich an die gesetzlichen Regeln hält.

Um unwesentlicheZusätze darf ein Beschlusstext im Laufe der Versammlungsicherlichergänztwerden. Was eine unwesentliche Änderung ist, hängt sehr vom Einzelfall ab. Wenn die Änderung für Abwesende in der Form nicht absehbar war, sollte man aufpassen. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie ein paar Beispiele, die natürlich je nach Einzelfall anders interpretierbar sind:

Beschluss- gegenstand	Änderung auf EV	Wesentliche Änderung = Neue EV nötig?
Neuwahl Beirat	Ein weiterer Kandidat wird aufgestellt.	Keine wesentliche Änderung.
Dachreparatur	Dachdecker soll neben der Dachreparatur auch eine Dachkontrolle und Rinnenreinigung machen. Kostenpunkt: 750 EUR.	Keine wesentliche Änderung.
Eigentümer bittet um Genehmigung Klimaanlage	Anderes Modell => Optisch sehr ähnlich, niedrigerer Geräuschpegel.	Keine wesentliche Änderung, da geringere Beeinträchtigung im Vergleich zum ursprünglichen Beschluss.
Beauftragung eines neuen Hausmeisters. Vier Angebote liegen vor	Ein fünftes Angebot wird eingereicht. Das LV ist mit den vorliegenden gut vergleichbar. Es gab keinen Favoriten. Vertragslaufzeit nur ein Jahr.	Keine wesentliche Änderung, sofern vergleichbar und keine weiteren Faktoren zu berücksichtigen sind.
Wirtschaftsplan	Prognose der Allgemeinstromkosten sollen wegen der Energiekrise 10 % höher angesetzt werden.	Kommt darauf an. Ggfs. keine wesentliche Änderung, zumal später über die echten Kosten abgerechnet wird.
Anstrich Treppenhaus	Auch die Fassade soll gestrichen werden, „um Anfahrtskosten zu sparen“. Kosten noch unbekannt.	Wesentliche und völlig unerwartete Änderung für die übrigen Eigentümer. Kein Zusammenhang zu TOP.
Jahresabrechnung	Finanzierung der Kosten für den Anstrich der Garagentore sollen doch nicht aus der Rücklage entnommen, sondern zur Hälfte als Sonderumlage umgelegt werden.	Wesentliche und unerwartete Änderung für die übrigen Eigentümer. Finanzielle Mehrbelastung. Idee hätte früher geäußert werden können!
Jahresabrechnung	Änderung des Umlageschlüssels für Wasser von MEA zu Personen	Wesentliche Änderung mit Konsequenzen für alle zukünftigen Abrechnungen. Änderung der Umlageschlüssel erfordert separaten Beschluss!

Was macht eigentlich die Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem Meinungen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden. Entscheidungen, die eine gewisse Tragweite haben, dürfen nämlich nicht von Verwalter oder Beirat getroffen werden. Die zentrale Willensbildung findet auf der Eigentümerversammlung statt, daher haben Sie als Eigentümer ein Teilnahme-, Rede- und Stimmrecht, das Ihnen niemand nehmen kann, weil die EV das wichtigste „Organ“ der WEG ist.

Hier können Sie diesen Beitrag als Video ansehen:

Das „ob“ und das „wie“.

Juristen sprechen davon, dass auf der Eigentümerversammlung das „ob“ und das „wie“ entschieden wird. Das bedeutet, ob ein Thema überhaupt umgesetzt werden soll und auf welche Art und Weise. Es kann aber auch vorkommen, dass bestimmte Dinge gesetzlich vorgeschrieben sind, wie z.B. die Trinkwasseruntersuchung auf Legionellen. Weil der Gesetzgeber in solchen Fällen das „ob“ schon vorweggenommen hat, entscheidet die EV dann noch über das „wie“, z.B. über die Auswahl des Dienstleisters.

In den meisten Versammlungen wird nicht stumpf über die vorgegebenen Beschlussvorschläge abgestimmt. Meistens findet auch abseits der Themen ein reger Informations- und Meinungsaustausch statt. Ausführliche Gespräche über die Wohnanlage, über unterschiedliche Ideen und Vorstellungen sind für alle Beteiligten wertvoll, denn manche Eigentümer sehen sich nur einmal im Jahr auf der EV. Solche Gespräche sind vor allem für Sie als Vermieter wertvoll, da Sie ja nicht selbst dort wohnen und das Objekt nicht so gut kennen wie die Selbstnutzer.

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter zu einer Eigentümerversammlung einladen. Das bedeutet aber nicht, dass der Verwalter nur oder höchstens einmal im Jahr eine Versammlung einberuft, um den Formalien zu genügen und alles andere mit dem Beirat alleine entscheidet. Im Gegenteil: Wichtige Entscheidungen dürfen nicht aus der EV ausgelagert und an andere übertragen werden. Laut § 27 Abs. 1 WoEigG darf der Verwalter selbst nur Dinge entscheiden, die

untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Der Beirat selbst darf keine Entscheidungen treffen. Seine Aufgaben liegen laut § 29 WoEigG darin, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen – sowie Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen. Alle anderen Angelegenheiten werden „durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer“ entschieden, sagt § 23 Abs. 1 WoEigG.

Die EV findet zwar in den meisten WEGs einmal im Jahr statt, und das ist auch in Ordnung. Aber immer, wenn etwas Wichtiges entschieden werden muss, ist eine Versammlung erforderlich. Auch, wenn dieses Jahr schon die übliche Versammlung stattgefunden hat, kann es beliebig viele weitere Versammlungen geben – sie müssen ja nicht lange dauern. Und man muss natürlich den organisatorischen Aufwand sehen, der auf Seiten der Hausverwaltung für jede zusätzliche EV entsteht, der zwar in der Regel entsprechend dem Verwaltervertrag vergütet wird, aber den man trotzdem nicht ausufern lassen sollte.

Das Gesetz unterscheidet übrigens nicht zwischen ordentlichen und außerordentlichen EVs. Die Vorschriften zu Einladungsfrist, Stimmrecht und sonstigen Formalitäten sind immer die gleichen, egal wie oft Sie sich schon in diesem Jahr getroffen haben.

Zudem kann die WEG Entscheidungen auch ohne Versammlung mit dem sog. Umlaufbeschluss fällen, das ist ein sog. „Unterschriftenzettel“. Dazu später mehr.

Verbraucherschutz steht im WEG-Recht ganz weit oben. Das verlangsamt zwar immer wieder vieles, aber es soll eben niemand überrumpelt werden. Alle Themen, über die auf der EV eine Entscheidung getroffen werden soll, müssen zwangsläufig in der Einladung stehen, so steht es in § 23 (2) WoEigG. Damit Sie erkennen können, worüber entschieden werden soll, und welche Folgen es für Sie haben könnte, müssen die Themen hinreichend genau bezeichnet werden – ein klar verständlicher Stichpunkt ist das absolute Minimum – besser ist die Ergänzung um einen aussagekräftigen Begleittext, der den Tagesordnungspunkt ausreichend erläutert.

Bei komplexeren Themen reichen lieblose Überschriften jedenfalls nicht aus. Je größer die Tragweite, desto höher liegen die Anforderungen an die Informationen und Auskünfte, die der Verwalter Ihnen in der Einladung zur Verfügung stellen muss. Wie gesagt: Dem Gesetzgeber ist es wichtig, dass Sie nicht überrumpelt werden, sondern sich auf die Sachverhalte vorbereiten, Fragen stellen und sich über bestimmte Dinge informieren können.

Daher beträgt die gesetzliche Einladungsfrist drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WoEigG), ggfs. sieht Ihre Teilungserklärung auch eine längere Frist vor, z.B. on einem Monat. In dringenden Fällen darf man sie abkürzen, abhängig von der Situation sogar deutlich. Wenn z.B. Ihre Heizung einen Totalschaden hat oder es durchs Dach regnet, müssen Sie sich sehr kurzfristig treffen, um eine Entscheidung zu treffen. (Je nach Situation wird der Verwalter befugt sein, bis dahin bereits selbst Notmaßnahmen zu treffen.) Aber Vorsicht: Wenn willkürlich Fristen abgekürzt werden, oder wenn der Eindruck entsteht, dass Eigentümer mutwillig überrumpelt werden, können Beschlüsse später angreifbar sein.

Die Einladung zur EV schreibt im Normalfall der Verwalter. Wenn es keinen Verwalter gibt, oder er sich weigert, darf auch der Beirat zur EV einladen. Er darf aber nicht vergessen, dass die Einladung an wirklich alle Eigentümer versendet werden muss – zumindest an die letzte bekannte Adresse. Würde man jemanden absichtlich oder fahrlässig nicht einladen, wären die Beschlüsse auf der Eigentümerversammlung nicht gültig oder zumindest angreifbar.

Auf der Eigentümerversammlung wird im besten Fall über fertig formulierte Beschlussanträge abgestimmt, die vorbereitet werden müssen. Obwohl es nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, wäre es sinnvoll, dass der Verwalter zumindest bei komplexen Themen einen groben Beschlussvorschlag oder zumindest alle Rahmenbedingungen der Beschlussfassung in die Einladung schreibt, damit Sie sich optimal vorbereiten können.

Ein vorformulierter Beschlussantrag kann sich im Rahmen der Diskussion auf der Eigentümerversammlung noch ändern, und das ist auch gut. Ein Beschluss ist aber eine rechtsverbindliche Regelung, die alle Eigentümer von jetzt an bindet – auch zukünftige und auch diejenigen, die mit „nein“ gestimmt haben. Deswegen ist es wichtig, dass der Beschlusstext – wie jede andere verbindliche Regel auch – klar und eindeutig zu deuten ist. Damit niemand überrumpelt wird, darf der Beschluss nicht zu stark von der Einladung abweichen. Das ist ja auch eigentlich klar: Manche Eigentümer kommen nicht selbst zur Versammlung, sondern lassen sich per Vollmacht vertreten. Sie können also nicht an der Diskussion teilnehmen, sondern kreuzen im Vorfeld „ja“, „nein“ oder „Enthaltung“ an. Der Sinn der Vollmacht darf also durch die Diskussion nicht zu weit entstellt werden. Der finale Beschlussvorschlag, der erst während der Debatte entsteht und zur Abstimmung gestellt wird, darf also nicht zu weit vom Text in der Einladung entfernt sein. Wenn auf der Tagesordnung z.B. „Anstrich Treppenhaus“ stand, dürfen Sie nicht spontan entscheiden, auch die Fassade streichen zu lassen.

Der Beschlusstext ist verbindlich und muss daher klar und eindeutig zu interpretieren sein. Juristen sprechen von der „inhaltlichen Bestimmtheit“: Die Formulierung darf keinen Ermessensspielraum hergeben, damit der Verwalter das Beschlossene ohne größere Missverständnisse umsetzen und durchsetzen kann. Es muss sich also eine eindeutige, konkrete Handlung ableiten lassen, die mindestens in die Form „wenn – dann – sonst“ passt, damit auch Sie als Wohnungseigentümer genau wissen, welche Folgen auf Sie zukommen.

Wenn der Beschluss einmal formuliert ist, müssen alle Eigentümer in der Lage sein, mit einfachem „ja“ oder „nein“ (oder eben „Enthaltung“) über das Thema zu entscheiden. Sie erinnern sich: Die Entscheidung mit allen wesentlichen Details (z.B. Handwerkerauswahl oder Kostenrahmen) wird auf der Eigentümerversammlung von allen Eigentümern entschieden – und nicht in späteren Einzelgesprächen mit dem Beirat. Sinnvoll sind daher Formulierungen wie:

„Die Firma xy GmbH wird beauftragt, das Treppenhaus incl. der Außenseiten der Wohnungstüren zu streichen, es soll der Farbton cremeweiß verwendet werden. Es wird ein Kostenrahmen von 10.000 EUR festgelegt, die Finanzierung erfolgt zu Lasten der Rücklage.“

Bei so einem Beschluss weiß jeder, was passieren soll.

Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden. Wer nicht da ist oder sich enthält, wird nicht gezählt. Wir werden noch über besondere Sachverhalte sprechen, bei denen andere Mehrheitsverhältnisse gelten, aber seit der 2020er WEG-Reform gilt für fast alle Themen die einfache Mehrheit. Rechtlich kommt der Beschluss zustande, indem der Verwalter die Stimmen auszählt und das Ergebnis „verkündet“, also beispielsweise sagt: „Der Beschluss wurde einstimmig angenommen mit 8 Ja, 0 Nein und 0 Enthaltungen.“. Auf die Protokollierung oder die Unterschrift des Beirats kommt es nicht an, sondern die Verkündung macht den Beschluss rechtswirksam. Ihre abgegebene Stimme ist verbindlich, das heißt, dass Sie sie nach Beschlussverkündung nicht mehr zurückziehen oder ändern können.

Wie viele Stimmrechte haben Sie eigentlich? Das kommt auf Ihre Teilungserklärung an. Wenn dort nichts steht, gilt der gesetzliche Standard: Alle Eigentümer haben jeweils eine Stimme, das ist das sog. Kopfprinzip. Wenn Sie mehrere Wohnungen haben, besitzen Sie trotzdem nur eine Stimme. Es ändert übrigens nichts am Kopfprinzip, wenn Sie zusammen mit Ihrem Ehepartner, Geschwistern etc. im Grundbuch stehen – dann können Sie Ihre Stimme nur gemeinsam ausüben. In der Teilungserklärung kann das Stimmrecht aber auch anders geregelt sein. In vielen Teilungserklärungen richtet sich das Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder nach der Anzahl der Wohnungen.

Häufig verwendete Umlageschlüssel

Meiner Erfahrung nach verwendet man häufig folgende Umlageschlüssel. Was sinnvoll ist, kommt natürlich immer auf den Einzelfall an – und die Liste ist selbstverständlich nicht allgemeingültig:

Frischwasser	Personen, Zählerstände, MEA
Abwasser	Personen, Zählerstände, MEA
Niederschlagswasser	MEA
Müllabfuhr	Personen, MEA, Wohnungen
Straßenreinigung	Personen, MEA, Wohnungen
Allgemeinstrom	Personen, Wohnungen, MEA
Hausmeister	MEA, Wohnungen
Hausreinigung	MEA, Wohnungen
Gartenpflege	MEA, Wohnungen
Winterdienst	MEA, Wohnungen
Versicherungsprämien	MEA
Kabel-TV	Wohnungen, MEA
Wartungskosten	MEA, Wohnungen
Heizkosten und Warmwasser	Aufteilung: 70-50% der Kosten nach Verbrauch 30-50% der Kosten nach Beheizter Fläche
Verwaltungskosten	Wohnungen, MEA
Rechtsberatungskosten, Versicherungsschäden, Bankgebühren,	MEA
Instandhaltung und Instandsetzung	MEA
Beitragspflicht zur Rücklage	MEA

Da fällt mir gerade ein: Wie ist es mit Aufzügen? Auch hier gilt selbstverständlich der MEA als gesetzlicher Standard-Umlageschlüssel. Jeder muss seinen Anteil tragen, keine Ausnahmen. In bestimmten Sonderfällen können aber spezielle Umlageschlüssel sinnvoll sein.

Wenn der Aufzug z.B. nicht bis in den Keller fährt und die Bewohner im EG ihn einfach nicht benutzen (warum auch?). Die Eigentümer im DG benutzen ihn logischerweise andauernd – wer möchte schon wöchentlich die schweren Sprudelkästen bis ins DG schleppen?

Mit entsprechender Mehrheit kann die WEG einen Umlageschlüssel beschließen, um der etagenabhängigen Nutzung gerecht zu werden. In Abhängigkeit vom Einzelfall ist vom Verwalter hier sehr viel Fingerspitzengefühl gefordert. Denn Gleichbehandlung bedeutet auch, niemanden zu Unrecht von Kosten auszuschließen.

Saldo, Abrechnungsspitze, Wirtschaftsplan. Ein Beispiel zur WEG-Jahresabrechnung

Der Wirtschaftsplan verpflichtet Sie, im Laufe des Kalenderjahres 1.200 EUR Hausgeld zu bezahlen (Soll-Vorauszahlung). Leider haben Sie vergessen, den Dauerauftrag zu ändern und haben somit in 12 Monaten insgesamt nur 1.000 EUR überwiesen (Ist-Vorauszahlung). Der Verwalter hätte Sie rechtzeitig ermahnen müssen, das volle Hausgeld zu bezahlen. Jetzt besteht ein Rückstand von 200 EUR. Weil die bestehende Forderung (zu Ihrem Schutz) nicht erneut beschlossen werden kann, ist Ihr Rückstand kein Bestandteil der Jahresabrechnung. Weil der Wirtschaftsplan meistens ein Jahr vor der Abrechnung beschlossen wurde, endet seine Verjährungsfrist auch früher.

+ 1.000 EUR (Ist-Vorauszahlung)
– 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung)
= -200 EUR (Rückstand Wirtschaftsplan)

Anfang des nächsten Jahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung. Auf Ihre Wohnung entfallen tatsächliche Kosten von 900 EUR (Ist-Kosten). Die Jahresabrechnung vergleicht diese mit den geschuldeten 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung). Die Differenz nennt man Abrechnungsspitze. Sie beträgt 300 EUR zu Ihren Gunsten. Dieses Rechenergebnis ist der Beschlussgegenstand (und nicht die Jahresabrechnung selbst, wie oben bereits erwähnt).

+ 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung)
– 900 EUR (Ist-Kosten)
= +300 EUR (Abrechnungsspitze)

Mit der Beschlussfassung auf der Eigentümerversammlung wird die Abrechnungsspitze von 300 EUR fällig.

Sie haben der WEG anfangs noch 200 EUR Vorauszahlungen geschuldet. Nun stehen zwei gleichartige Forderungen im Raum, nämlich Ihr Rückstand in Höhe von 200 EUR auf den Wirtschaftsplan und Ihre Abrechnungsspitze in Höhe von 300 EUR. Gleichartige Forderungen können gegeneinander aufgerechnet werden, wenn sie durch die Eigentümergemeinschaft beschlossen und damit anerkannt worden sind. Sie haben 200 EUR zu wenig an Vorschüssen gezahlt, und nun steht Ihnen eine positive Abrechnungsspitze von 300 EUR zu. Durch Aufrechnung zwischen zwei gleichartigen Forderungen, die nun beide fällig sind, bleibt Ihnen in Summe ein Guthaben von 100 EUR, der sog. Saldo. Die beiden Rechenwege führen zum gleichen Ergebnis:

+ 1.000 EUR (Ist-Vorauszahlung)
– 900 EUR (Ist-Kosten)
= +100 EUR (Saldo)

Oder:

+ 300 EUR (Abrechnungsspitze)
– 200 EUR (Rückstand Wirtschaftsplan)
= +100 EUR (Saldo)

Eigentlich ganz einfach.

Beschluss und Vereinbarung in einer WEG

Die meisten von Ihnen wissen, was ein WEG-Beschluss ist. Wenige kennen aber den „kleinen Bruder“, die Vereinbarung. Sie führt zumeist ein unbekanntes Schattendasein.

Grundsätzlich gilt: Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung getroffen. Solch eine Entscheidung nennt man Beschluss. Der Gesetzgeber sagt: Ein Beschluss regelt einen bestimmten Einzelfall, eine einmalige Entscheidung, z.B. den Einbau von Elektroladestationen oder Fahrradständern. Dazu benötigt man in der Regel eine 50%ige Mehrheit.

Was ist nun eine Vereinbarung?

Eine Vereinbarung in einer WEG ist eine dauerhafte Regelung, die als Vertrag zwischen allen (!) Eigentümern ausgestaltet ist, auch ohne EV und Beschluss, z.B. die Zuweisung von Nutzungsrechten an Parkplätzen. Es ist verständlich, dass die Unterscheidung zwischen Vereinbarung und Beschluss vielen Leuten schwerfällt, denn auch Beschlüsse können langfristige Wirkungen haben.

Beschlüsse können z.B. den Anstrich des Treppenhauses behandeln, wenn eine andere Farbe verwendet werden soll – oder die Aufstellung eines Fahrradständers im Hof, die Installation von Elektroladestationen etc. Aus gesetzlicher Sicht sind das aber alles Einzelfälle oder „Einmal-Aktionen“. Sie werden einmal beauftragt und umgesetzt, und haben dennoch langfristige Wirkung. Das Ergebnis sieht man vielleicht noch in 15 Jahren oder später.

Eine Vereinbarung ist eine dauerhafte Regelung. Sie ändert die Spielregeln auf Dauer. Eine Vereinbarung – wie der Name schon andeutet – ist ein Vertrag zwischen den Eigentümern. Sie brauchen keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern die Eigentümer treffen sich, besprechen etwas und unterschreiben einen Vertrag – und zwar 100% einstimmig!

Solche dauerhaften Änderungen können z.B. Nutzungsrechte am Parkplatz sein. Wenn dieser reines Gemeinschaftseigentum ist, könnte man per Vereinbarung die Stellplätze bestimmten Wohnungen zuweisen. Auch eine Umnutzung des nicht mehr genutzten Öltankkellers zu einem Fahrradraum wäre eine dauerhafte Regelung und damit eine Vereinbarung. (Obwohl ich mir sicher bin, dass die meisten WEGs dies als Beschluss behandeln würden und niemand dagegen vorgeht).

Mit der WEG-Reform 2020 kam eine interessante Änderung zur Änderung der Kostentragung. Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz kann die WEG „für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten“ eine neue Regel zur Kostenverteilung beschließen – mit einfacher Mehrheit. Zum Beispiel sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum. Standardmäßig zahlen alle Eigentümer im Verhältnis der Miteigentumsanteile bei jedem Austausch bzw. Reparatur eines Fensters mit. Man kann nun beschließen, dass ab jetzt jeder die Kosten der Fenster (oder Rollläden) seiner Wohnung selbst trägt. Vor 2020 wäre das immer eine Vereinbarung gewesen, da es die Spielregeln dauerhaft ändert. Vermutlich hat der Gesetzgeber es geändert, um die Mehrheitsverhältnisse zu senken und Streit zu beenden, da bisher einzelne Eigentümer dies hätten blockieren können. Wir brauchen wohl nicht erwähnen, dass man bei solchen Regeln im Rahmen des Legalen bleiben muss und niemanden ungerechtfertigt benachteiligen darf.

Noch etwas sehr wichtiges: Wenn sie nicht notariell beurkundet wird, hält eine Vereinbarung nur bis zum nächsten Eigentümerwechsel!

Dazu ein Beispiel:

Abstrahieren wir von der WEG. Stellen Sie sich vier Einfamilienhäuser vor. Die Nachbarn treffen sich und vereinbaren einiges zum Thema Laub kehren und welche Größe, Höhe und Farbe die Zäune haben dürfen. Es wird schriftlich aufgesetzt und alle unterschreiben. Sie geben sich selbst diese Regeln, dann gelten sie auch für alle. Wenn jetzt aber jemand sein Haus verkauft, dann hat der Käufer bzw. neue Nachbar diesen Vertrag natürlich nie unterschrieben. Er muss sich nicht an die Regeln bzgl. Zaun und Laub kehren halten. Für ihn gelten nur die städtischen Regelungen. Er hat den Vertrag niemals unterschrieben.

Zurück zur WEG: Aus diesem Grund sollten Sie eine Vereinbarung auch notariell beurkunden lassen, damit sie auch über einen Eigentümerwechsel hinaus Bestand hat. Denn es haben ja nur 100% der aktuellen Eigentümer den Vertrag unterschrieben, daher ist er im Falle eines Eigentumswechsels nicht mehr bindend.

Die Grenze zur Änderung der Teilungserklärung ist sehr, sehr dünn. Denn wenn Sie schon zum Notar gehen, können Sie die neuen Spielregeln auch direkt als Nachtrag zur Teilungserklärung aufnehmen.

Fazit:

Ein Beschluss regelt eine einzelne Entscheidung, auch wenn diese sehr langfristige Auswirkungen hat. Eine Vereinbarung ändert die Spielregeln dauerhaft. Sie sehen, dass die Grenzen sehr dünn sind. Einerseits zu einer Änderung der Teilungserklärung, andererseits zur Änderung der Kostentragung nach § 16 Abs. 2 WoEigG. Daher sollten Sie bei jeder Vereinbarung unbedingt einen Notar konsultieren, um diese auch rechtssicher umzusetzen.

2 Varianten vom Umlaufbeschluss (anstatt einer Eigentümerversammlung)

In diesem Beitrag geht es um Beschlüsse einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) außerhalb der Eigentümerversammlung. Das nennt man Umlaufbeschluss (UB). Diesen gibt es in 2 Varianten.

Aber einen Schritt zurück: Entscheidungen der WEG nennt man Beschluss. Meistens wird dieser mit einfacher Mehrheit in einer Eigentümerversammlung (EV) gefasst. Da gelten viele Formalitäten und (Einladungs-) Fristen. Bspw. muss das Thema in der Einladung erkennbar sein.

Unter bestimmten Bedingungen kann ein Umlaufbeschluss eine Möglichkeit sein, das Ganze zu beschleunigen. Ein UB ist üblicherweise sinnvoll 1) in kleineren Eigentümergemeinschaften und 2) wenn man als Verwalter abschätzen kann, dass die Eigentümer sich einig sind und vermutlich zustimmen werden. Wenn jedoch Gesprächs- oder Informationsbedarf besteht, sollte man immer die EV anstatt des UBs wählen.

Der Umlaufbeschluss funktioniert so:

Variante 1: Der Verwalter formuliert einen (kurzen) Beschlusstext, verschickt ihn an die Eigentümer und diese können in Textform zustimmen. Wenig Formen, keine Fristen, keine Einladung, keine Tagesordnung, kein Versammlungsort. Es kann alles viel besser und schneller gehen, ABER: Anders als beim Beschluss auf der EV müssen 100% der Eigentümer zustimmen.

Ich nenne den UB oft den „Unterschriftenzettel“. Der Verwalter hat den Text vorformuliert, und Sie müssen ihn unterschreiben und zurückschicken. Seit 2020 muss es keine Unterschrift aus Tinte mehr sein (genannt Schriftform), eine Zustimmung per Mail (sog. Textform) ist nun ebenfalls zulässig.

Wichtig: Niemand darf etwas durchstreichen, hinzuformulieren oder Bedingungen stellen, weil für einen gültigen UB alle dem gleichen Beschlusstext zustimmen müssen. Wenn auch nur einer sich nicht zurückmeldet – oder dagegen ist, kommt der Umlaufbeschluss nicht zustande.

Erfahrungsgemäß klappt der UB bei größeren Häusern mit mehr als ca. 15 Parteien eher nicht. Es kommt natürlich sehr auf die WEG an. Sobald Sie jemanden haben, der nicht reagiert oder ablehnt, war alles umsonst. Es wird bei vielen Einheiten auch sehr umständlich für den Verwalter, denn er muss alles nachhalten und die Stimmrechte überwachen. In manchen Fällen ist es einfacher, doch eine EV zu veranstalten.

Wann klappt es gut?

Bei kleinen WEGs, z.B. bis zu 10 Einheiten, und wenn man als Verwalter der Meinung ist, dass die Eigentümer sind einig sind, kann der UB eine echte Beschleunigung sein.

Ein paar Beispiele aus dem Jahr 2025:

Jemand bat die WEG um die Genehmigung für eine Balkon-Solaranlage und hat vorher schon mit den Nachbarn gesprochen. Jemand anderes bat um Genehmigung zur Installation einer Klimaanlage mit Außengerät. Eine kleine 3er-WEG wollte den Vorgarten umgestalten und hat miteinander alles schon vorher abgesprochen – alle waren sich einig. In diesen Fällen konnte ich als Verwalter auf die Eigentümerversammlung verzichten, aber benötigte natürlich trotzdem die rechtliche Grundlage, um nicht haftbar zu sein.

Kommen wir zu Variante 2:

Es gibt seit 2020 auch eine Version vom Umlaufbeschluss, der mit 50%-Mehrheit zustande kommt. Bei der WEG-Reform haben allerlei Leute den Beschluss falsch verstanden und haben das verallgemeinert.

Aber so einfach ist es nicht. Mit einfacher Mehrheit kommt ein Umlaufverschluss ganz bestimmt nicht zustande. Ein großes Missverständnis, denn das war für eine bestimmte Situation gedacht:

Wenn ein TOP auf der Eigentümerversammlung diskutiert wird, kommt es oft vor, dass neue Ideen aufkommen, oder jemand möchte ein neues Angebot oder weitere Kostenvoranschläger einholen. Da neue Wünsche aufgetreten sind, können Sie in der Konsequenz auf der Eigentümerversammlung keine Entscheidung treffen, weil erst weitere Informationen eingeholt werden müssen.

Der Hausverwalter bekommt die Hausaufgabe, weitere Angebote u.ä. einzuholen und schickt sie Ihnen nach der EV zu. In diesem Fall können dann die Eigentümer einen Umlaufbeschluss mit einfacher 50,01%-Mehrheit fassen.

Der große Unterschied zum „klassischen“ UB: Es sind ja bereits viele andere Bedingungen erfüllt: Es gab bereits eine Eigentümerversammlung mit Einladungsfrist. Sie hatten ausführlich Zeit, sich (im Vorfeld der EV) mit dem Thema auseinanderzusetzen. Es gab bereits eine Diskussion, nur konnten Sie sich nicht abschließend einigen. Aber die Bedingungen des Verbraucherschutzes sind eingehalten. Für diesen einen konkreten Punkt können Sie einen UB mit einfacher Mehrheit nach der EV nachholen, sobald weitere Informationen vorliegen. Außerdem muss diese Vorgehensweise auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden.

Diese Variante eines Umlaufbeschlusses kann durchaus auch bei einer etwas größeren WEG bis zu 20 oder 30 Einheiten funktionieren.

Fazit:

Ein Umlaufbeschluss ist ein vom Verwalter vorformulierter Beschlusstext, der außerhalb der Eigentümerversammlung mit Zustimmung sämtlicher Eigentümer zustande kommt – oder mit einfacher Mehrheit, wenn es eine sog. „Vorbefassung“ der EV gab. Die Zustimmung kann in Textform (z.B. per Mail) erfolgen. Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, kann Umlaufverschluss ein Thema sehr beschleunigen.

Online- und Hybrid-Eigentümerversammlung

Typisch deutsch?

Erinnern Sie sich noch an die Corona-Zeit 2020? Keine schöne Zeit. Wir durften oder sollten nicht so richtig vor die Tür gehen, uns nicht treffen. Obwohl Eigentümerversammlungen auch damals erlaubt waren. Aber als Verwalter wollte man ja nicht verantwortliche sein, wenn sich v.a. jemand älteres auf der eigenen Versammlung ansteckt, mit wesentlichen gesundheitlichen Folgen.

Der Gesetzgeber hat sich dann glücklicherweise im Dezember 2020 die Online-, nein, die Hybrid-Eigentümerversammlung ausgedacht. (Ich habe sie immer „Online“-EV genannt).

Was ist eine Hybrid-Eigentümerversammlung?

Es ist eigentlich eine ganz normale Eigentümerversammlung, wie Sie sie kennen, zu der sich aber auch Leute online aus der Ferne zuschalten können. Es gibt einen echten, „physischen“ Ort, zu dem Sie alle hinkommen können. Aber einer, mehrere oder alle Eigentümer können sich auch online mit dem Laptop, iPhone etc. aus der Ferne zur EV zuschalten.

Im Ergebnis sitzen manche am Versammlungsort, andere sind online zugeschaltet. Ein „hybrides“ Format. Oft genug ist es mir passiert, dass ich als WEG-Verwalter ganz alleine da gesessen habe und sämtliche Eigentümer sich online zugeschaltet haben. Es hat wirklich sehr gut geklappt und wir machen das bis heute. Denn auch nach dem Ende der Pandemie gibt es ja Leute, die weiter weg wohnen, sei es München, Heidelberg oder Hamburg. Sie sparen sich die lange Anfahrt, die Spritkosten und ggfs. die Übernachtung. Sie schalten sich einfach online zu. Nach meiner Erfahrung funktioniert das bei WEGs bis 15 oder 20 Einheiten wirklich sehr gut.

Die Voraussetzungen für die Hybrid-EV:

Bedingung Nummer 1: Es muss einen „echten Ort“ geben, an dem man sich trifft und wo man wirklich persönlich hingehen kann.

Bedingung Nummer 2: Es muss einmalig von der WEG mit einfacher Mehrheit beschlossen werden, dass man hybride Eigentümerversammlungen veranstalten darf. Dieser Beschluss gilt dann für immer.

2023 hat der Gesetzgeber dann „noch einen draufgelegt“ und sich die „echte“ Online-Eigentümerversammlung ausgedacht. In der Theorie eine richtig gute Sache: Sie nutzen alle das gleiche Medium, Sie alle sitzen vor dem Laptop und nutzen die gleiche Konferenz-Software. Alle sind online zugeschaltet und es gibt keine Medienbrüche, Sie sehen und hören sich gegenseitig. Keine Probleme mit Mikrofon und Kamera in großen Räumen. Einfach alle Mann online. Aber: Ich nutze die Online-Eigentümerversammlung wirklich überhaupt nicht, denn sie ist so richtig „typisch deutsch“. Theoretisch super, aber praktisch ein überbordendes Bürokratiemonster.

Die Voraussetzungen für die Online-EV:

Bedingung 1: Die WEG muss mit 75%iger Mehrheit beschließen, dass Online-Eigentümerversammlungen zulässig sind. Das bekäme man noch hin, denn wo ein Wille ist, ist ein Beschluss.

Bedingung 2: Den Beschluss müssen Sie alle 3 Jahre neu fassen. Er ist also nur für eine begrenzte Zeit gültig. Da habe ich als Verwalter Angst, dass ich es vergesse.

Bedingung 3: Sie müssen sich auch alle 3 Jahre zu einer ortsgebundenen EV treffen.

Vermutlich sollen Sie mit diesen recht eng gefassten Voraussetzungen geschützt werden. Aber so ein System ist fehleranfällig. Als Verwalter muss man diese Fristen gut im Auge behalten, sonst… Ja, sonst was?

Das ist die große Frage, die nicht im Gesetzestext erwähnt ist. Wenn ich die 3-Jahres-Frist vergessen, was ist dann mit den Beschlüssen? Sind sie dann angreifbar, anfechtbar? Sind Sie automatisch nichtig oder sind sie trotzdem gültig?

Ich weiß es nicht, aber die Konstruktion ist mir zu wackelig. Der Gesetzgeber muss nachbessern und die 3-Jahres-Frist abschaffen. Bis dahin distanziere ich persönlich mich von der reinen Online-Eigentümerversammlung.

Fassen wir noch einmal zusammen:

Die hybride Eigentümerversammlung muss beschlossen werden – einmalig, mit einfacher Mehrheit und gültig für immer. Es gibt einen echten, physischen Versammlungsort, an dem Sie sich treffen oder online zuschalten können. Die hybride EV spart allen Eigentümern, die weiter weg wohnen, die Anfahrts- und Übernachtungskosten und ist bis zu einer WEG-Größe von 15 oder 20 Einheiten gut durchführbar.

Die Online-Eigentümerversammlung ist aufgrund der strengen Formerfordernisse rechtlich unsicher und zu wackelig, wenn man als Verwalter mal eine Frist versäumt.

Nachträgliche Themenwünsche für die Eigentümerversammlung

Es passiert oft ein paar Minuten, nachdem ich die Einladung zur Eigentümerversammlung versendet habe. Ich kann es auch absolut verstehen. Vielleicht haben Sie das ganze Jahr kaum Berührungspunkte mit der Hausverwaltung gehabt. Nun kommt die Einladung, und Ihnen fällt etwas ein, das Sie gerne mit Ihren Nachbarn auf der Eigentümerversammlung besprechen möchten. Nun wenden Sie sich an die Hausverwaltung und beantragen, auch noch über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ich verstehe das absolut. Aber es gibt ein paar Probleme daran, jetzt noch einen Tagesordnungspunkt aufzunehmen.

Ein Problem sind die Fristen. Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es sehr viel Verbraucherschutz. So muss beispielsweise alles, worüber abgestimmt werden soll, in der Einladung stehen. Sie können sich also nicht etwa auf der Versammlung noch Themen nachträglich aufnehmen. Aber auch vor der EV sollen Sie noch ausreichend Zeit haben, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht überrumpelt werden. Beeinträchtigt die nachträgliche Aufnahme eines Themas die Einladungsfrist? Wenn ja, würde ich nachträglich kein Thema mehr aufnehmen, weil so ein Beschluss aufgrund von Ladungsmängeln anfechtbar ist.

Aber auch wenn die Frist eingehalten würde, verursacht die nachträgliche Aufnahme eines Themas immer Kosten und Aufwand bei der Hausverwaltung. Wenn wir von einem kleinen Haus mit drei oder sieben Einheiten sprechen, ist die Einladung schnell aktualisiert und versendet. Anders sieht es bei größeren Anlagen aus. Wenn man die Einladung nachträglich ändert, ist es ein Kosten- und Zeitfaktor. Die Einladungen an die meisten WEGs werden immer noch neben dem digitalen Weg auch auf Papier versendet. Dann muss das Update natürlich auch auf Papier kommen. So entstehen der Hausverwaltung aber durchaus nennenswerte Druck- und Portokosten. Aber auch, wenn wir vom Aufwand für die Hausverwaltung einmal absehen:

Der wichtigste Punkt sind Ihre Miteigentümer: Auch die anderen bekommen ein Problem. Nun gibt es zwei Versionen der Einladung. Auf der älteren Version stehen weniger Tagesordnungspunkt als auf der neuen, und wahrscheinlich gilt das auch für den Vordruck der Vollmacht. Vielleicht hat schon jemand schon die Vollmacht ausgefüllt und einem Miteigentümer mitgegeben. Nun gibt es ein Versions-Chaos, und der Bevollmächtigte weiß ggfs. nicht, ob oder wie er für den hinzugekommenen Punkt abstimmen soll.

Meine Bitte: Wenn Sie Themenwünsche haben, melden Sie sich bitte im Laufe des Jahres bei der Hausverwaltung, und die nimmt die Themen dann für die nächste Eigentümerversammlung auf.