Eigentümerversammlung - Die Eigentumswohnung

Was macht eigentlich die Eigentümerversammlung?

Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem Meinungen ausgetauscht und Entscheidungen getroffen werden. Entscheidungen, die eine gewisse Tragweite haben, dürfen nämlich nicht von Verwalter oder Beirat getroffen werden. Die zentrale Willensbildung findet auf der Eigentümerversammlung statt, daher haben Sie als Eigentümer ein Teilnahme-, Rede- und Stimmrecht, das Ihnen niemand nehmen kann, weil die EV das wichtigste „Organ“ der WEG ist.

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Das „ob“ und das „wie“.

Juristen sprechen davon, dass auf der Eigentümerversammlung das „ob“ und das „wie“ entschieden wird. Das bedeutet, ob ein Thema überhaupt umgesetzt werden soll und auf welche Art und Weise. Es kann aber auch vorkommen, dass bestimmte Dinge gesetzlich vorgeschrieben sind, wie z.B. die Trinkwasseruntersuchung auf Legionellen. Weil der Gesetzgeber in solchen Fällen das „ob“ schon vorweggenommen hat, entscheidet die EV dann noch über das „wie“, z.B. über die Auswahl des Dienstleisters.

In den meisten Versammlungen wird nicht stumpf über die vorgegebenen Beschlussvorschläge abgestimmt. Meistens findet auch abseits der Themen ein reger Informations- und Meinungsaustausch statt. Ausführliche Gespräche über die Wohnanlage, über unterschiedliche Ideen und Vorstellungen sind für alle Beteiligten wertvoll, denn manche Eigentümer sehen sich nur einmal im Jahr auf der EV. Solche Gespräche sind vor allem für Sie als Vermieter wertvoll, da Sie ja nicht selbst dort wohnen und das Objekt nicht so gut kennen wie die Selbstnutzer.

Mindestens einmal im Jahr muss der Verwalter zu einer Eigentümerversammlung einladen. Das bedeutet aber nicht, dass der Verwalter nur oder höchstens einmal im Jahr eine Versammlung einberuft, um den Formalien zu genügen und alles andere mit dem Beirat alleine entscheidet. Im Gegenteil: Wichtige Entscheidungen dürfen nicht aus der EV ausgelagert und an andere übertragen werden. Laut § 27 Abs. 1 WoEigG darf der Verwalter selbst nur Dinge entscheiden, die

untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder
zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Der Beirat selbst darf keine Entscheidungen treffen. Seine Aufgaben liegen laut § 29 WoEigG darin, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen – sowie Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen. Alle anderen Angelegenheiten werden „durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer“ entschieden, sagt § 23 Abs. 1 WoEigG.

Die EV findet zwar in den meisten WEGs einmal im Jahr statt, und das ist auch in Ordnung. Aber immer, wenn etwas Wichtiges entschieden werden muss, ist eine Versammlung erforderlich. Auch, wenn dieses Jahr schon die übliche Versammlung stattgefunden hat, kann es beliebig viele weitere Versammlungen geben – sie müssen ja nicht lange dauern. Und man muss natürlich den organisatorischen Aufwand sehen, der auf Seiten der Hausverwaltung für jede zusätzliche EV entsteht, der zwar in der Regel entsprechend dem Verwaltervertrag vergütet wird, aber den man trotzdem nicht ausufern lassen sollte.

Das Gesetz unterscheidet übrigens nicht zwischen ordentlichen und außerordentlichen EVs. Die Vorschriften zu Einladungsfrist, Stimmrecht und sonstigen Formalitäten sind immer die gleichen, egal wie oft Sie sich schon in diesem Jahr getroffen haben.

Zudem kann die WEG Entscheidungen auch ohne Versammlung mit dem sog. Umlaufbeschluss fällen, das ist ein sog. „Unterschriftenzettel“. Dazu später mehr.

Verbraucherschutz steht im WEG-Recht ganz weit oben. Das verlangsamt zwar immer wieder vieles, aber es soll eben niemand überrumpelt werden. Alle Themen, über die auf der EV eine Entscheidung getroffen werden soll, müssen zwangsläufig in der Einladung stehen, so steht es in § 23 (2) WoEigG. Damit Sie erkennen können, worüber entschieden werden soll, und welche Folgen es für Sie haben könnte, müssen die Themen hinreichend genau bezeichnet werden – ein klar verständlicher Stichpunkt ist das absolute Minimum – besser ist die Ergänzung um einen aussagekräftigen Begleittext, der den Tagesordnungspunkt ausreichend erläutert.

Bei komplexeren Themen reichen lieblose Überschriften jedenfalls nicht aus. Je größer die Tragweite, desto höher liegen die Anforderungen an die Informationen und Auskünfte, die der Verwalter Ihnen in der Einladung zur Verfügung stellen muss. Wie gesagt: Dem Gesetzgeber ist es wichtig, dass Sie nicht überrumpelt werden, sondern sich auf die Sachverhalte vorbereiten, Fragen stellen und sich über bestimmte Dinge informieren können.

Daher beträgt die gesetzliche Einladungsfrist drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WoEigG), ggfs. sieht Ihre Teilungserklärung auch eine längere Frist vor, z.B. on einem Monat. In dringenden Fällen darf man sie abkürzen, abhängig von der Situation sogar deutlich. Wenn z.B. Ihre Heizung einen Totalschaden hat oder es durchs Dach regnet, müssen Sie sich sehr kurzfristig treffen, um eine Entscheidung zu treffen. (Je nach Situation wird der Verwalter befugt sein, bis dahin bereits selbst Notmaßnahmen zu treffen.) Aber Vorsicht: Wenn willkürlich Fristen abgekürzt werden, oder wenn der Eindruck entsteht, dass Eigentümer mutwillig überrumpelt werden, können Beschlüsse später angreifbar sein.

Die Einladung zur EV schreibt im Normalfall der Verwalter. Wenn es keinen Verwalter gibt, oder er sich weigert, darf auch der Beirat zur EV einladen. Er darf aber nicht vergessen, dass die Einladung an wirklich alle Eigentümer versendet werden muss – zumindest an die letzte bekannte Adresse. Würde man jemanden absichtlich oder fahrlässig nicht einladen, wären die Beschlüsse auf der Eigentümerversammlung nicht gültig oder zumindest angreifbar.

Auf der Eigentümerversammlung wird im besten Fall über fertig formulierte Beschlussanträge abgestimmt, die vorbereitet werden müssen. Obwohl es nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist, wäre es sinnvoll, dass der Verwalter zumindest bei komplexen Themen einen groben Beschlussvorschlag oder zumindest alle Rahmenbedingungen der Beschlussfassung in die Einladung schreibt, damit Sie sich optimal vorbereiten können.

Ein vorformulierter Beschlussantrag kann sich im Rahmen der Diskussion auf der Eigentümerversammlung noch ändern, und das ist auch gut. Ein Beschluss ist aber eine rechtsverbindliche Regelung, die alle Eigentümer von jetzt an bindet – auch zukünftige und auch diejenigen, die mit „nein“ gestimmt haben. Deswegen ist es wichtig, dass der Beschlusstext – wie jede andere verbindliche Regel auch – klar und eindeutig zu deuten ist. Damit niemand überrumpelt wird, darf der Beschluss nicht zu stark von der Einladung abweichen. Das ist ja auch eigentlich klar: Manche Eigentümer kommen nicht selbst zur Versammlung, sondern lassen sich per Vollmacht vertreten. Sie können also nicht an der Diskussion teilnehmen, sondern kreuzen im Vorfeld „ja“, „nein“ oder „Enthaltung“ an. Der Sinn der Vollmacht darf also durch die Diskussion nicht zu weit entstellt werden. Der finale Beschlussvorschlag, der erst während der Debatte entsteht und zur Abstimmung gestellt wird, darf also nicht zu weit vom Text in der Einladung entfernt sein. Wenn auf der Tagesordnung z.B. „Anstrich Treppenhaus“ stand, dürfen Sie nicht spontan entscheiden, auch die Fassade streichen zu lassen.

Der Beschlusstext ist verbindlich und muss daher klar und eindeutig zu interpretieren sein. Juristen sprechen von der „inhaltlichen Bestimmtheit“: Die Formulierung darf keinen Ermessensspielraum hergeben, damit der Verwalter das Beschlossene ohne größere Missverständnisse umsetzen und durchsetzen kann. Es muss sich also eine eindeutige, konkrete Handlung ableiten lassen, die mindestens in die Form „wenn – dann – sonst“ passt, damit auch Sie als Wohnungseigentümer genau wissen, welche Folgen auf Sie zukommen.

Wenn der Beschluss einmal formuliert ist, müssen alle Eigentümer in der Lage sein, mit einfachem „ja“ oder „nein“ (oder eben „Enthaltung“) über das Thema zu entscheiden. Sie erinnern sich: Die Entscheidung mit allen wesentlichen Details (z.B. Handwerkerauswahl oder Kostenrahmen) wird auf der Eigentümerversammlung von allen Eigentümern entschieden – und nicht in späteren Einzelgesprächen mit dem Beirat. Sinnvoll sind daher Formulierungen wie:

„Die Firma xy GmbH wird beauftragt, das Treppenhaus incl. der Außenseiten der Wohnungstüren zu streichen, es soll der Farbton cremeweiß verwendet werden. Es wird ein Kostenrahmen von 10.000 EUR festgelegt, die Finanzierung erfolgt zu Lasten der Rücklage.“

Bei so einem Beschluss weiß jeder, was passieren soll.

Beschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen entschieden. Wer nicht da ist oder sich enthält, wird nicht gezählt. Wir werden noch über besondere Sachverhalte sprechen, bei denen andere Mehrheitsverhältnisse gelten, aber seit der 2020er WEG-Reform gilt für fast alle Themen die einfache Mehrheit. Rechtlich kommt der Beschluss zustande, indem der Verwalter die Stimmen auszählt und das Ergebnis „verkündet“, also beispielsweise sagt: „Der Beschluss wurde einstimmig angenommen mit 8 Ja, 0 Nein und 0 Enthaltungen.“. Auf die Protokollierung oder die Unterschrift des Beirats kommt es nicht an, sondern die Verkündung macht den Beschluss rechtswirksam. Ihre abgegebene Stimme ist verbindlich, das heißt, dass Sie sie nach Beschlussverkündung nicht mehr zurückziehen oder ändern können.

Wie viele Stimmrechte haben Sie eigentlich? Das kommt auf Ihre Teilungserklärung an. Wenn dort nichts steht, gilt der gesetzliche Standard: Alle Eigentümer haben jeweils eine Stimme, das ist das sog. Kopfprinzip. Wenn Sie mehrere Wohnungen haben, besitzen Sie trotzdem nur eine Stimme. Es ändert übrigens nichts am Kopfprinzip, wenn Sie zusammen mit Ihrem Ehepartner, Geschwistern etc. im Grundbuch stehen – dann können Sie Ihre Stimme nur gemeinsam ausüben. In der Teilungserklärung kann das Stimmrecht aber auch anders geregelt sein. In vielen Teilungserklärungen richtet sich das Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder nach der Anzahl der Wohnungen.

Beschluss und Vereinbarung in einer WEG

Die meisten von Ihnen wissen, was ein WEG-Beschluss ist. Wenige kennen aber den „kleinen Bruder“, die Vereinbarung. Sie führt zumeist ein unbekanntes Schattendasein.

Grundsätzlich gilt: Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung getroffen. Solch eine Entscheidung nennt man Beschluss. Der Gesetzgeber sagt: Ein Beschluss regelt einen bestimmten Einzelfall, eine einmalige Entscheidung, z.B. den Einbau von Elektroladestationen oder Fahrradständern. Dazu benötigt man in der Regel eine 50%ige Mehrheit.

Was ist nun eine Vereinbarung?

Eine Vereinbarung in einer WEG ist eine dauerhafte Regelung, die als Vertrag zwischen allen (!) Eigentümern ausgestaltet ist, auch ohne EV und Beschluss, z.B. die Zuweisung von Nutzungsrechten an Parkplätzen. Es ist verständlich, dass die Unterscheidung zwischen Vereinbarung und Beschluss vielen Leuten schwerfällt, denn auch Beschlüsse können langfristige Wirkungen haben.

Beschlüsse können z.B. den Anstrich des Treppenhauses behandeln, wenn eine andere Farbe verwendet werden soll – oder die Aufstellung eines Fahrradständers im Hof, die Installation von Elektroladestationen etc. Aus gesetzlicher Sicht sind das aber alles Einzelfälle oder „Einmal-Aktionen“. Sie werden einmal beauftragt und umgesetzt, und haben dennoch langfristige Wirkung. Das Ergebnis sieht man vielleicht noch in 15 Jahren oder später.

Eine Vereinbarung ist eine dauerhafte Regelung. Sie ändert die Spielregeln auf Dauer. Eine Vereinbarung – wie der Name schon andeutet – ist ein Vertrag zwischen den Eigentümern. Sie brauchen keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern die Eigentümer treffen sich, besprechen etwas und unterschreiben einen Vertrag – und zwar 100% einstimmig!

Solche dauerhaften Änderungen können z.B. Nutzungsrechte am Parkplatz sein. Wenn dieser reines Gemeinschaftseigentum ist, könnte man per Vereinbarung die Stellplätze bestimmten Wohnungen zuweisen. Auch eine Umnutzung des nicht mehr genutzten Öltankkellers zu einem Fahrradraum wäre eine dauerhafte Regelung und damit eine Vereinbarung. (Obwohl ich mir sicher bin, dass die meisten WEGs dies als Beschluss behandeln würden und niemand dagegen vorgeht).

Mit der WEG-Reform 2020 kam eine interessante Änderung zur Änderung der Kostentragung. Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz kann die WEG „für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten“ eine neue Regel zur Kostenverteilung beschließen – mit einfacher Mehrheit. Zum Beispiel sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum. Standardmäßig zahlen alle Eigentümer im Verhältnis der Miteigentumsanteile bei jedem Austausch bzw. Reparatur eines Fensters mit. Man kann nun beschließen, dass ab jetzt jeder die Kosten der Fenster (oder Rollläden) seiner Wohnung selbst trägt. Vor 2020 wäre das immer eine Vereinbarung gewesen, da es die Spielregeln dauerhaft ändert. Vermutlich hat der Gesetzgeber es geändert, um die Mehrheitsverhältnisse zu senken und Streit zu beenden, da bisher einzelne Eigentümer dies hätten blockieren können. Wir brauchen wohl nicht erwähnen, dass man bei solchen Regeln im Rahmen des Legalen bleiben muss und niemanden ungerechtfertigt benachteiligen darf.

Noch etwas sehr wichtiges: Wenn sie nicht notariell beurkundet wird, hält eine Vereinbarung nur bis zum nächsten Eigentümerwechsel!

Dazu ein Beispiel:

Abstrahieren wir von der WEG. Stellen Sie sich vier Einfamilienhäuser vor. Die Nachbarn treffen sich und vereinbaren einiges zum Thema Laub kehren und welche Größe, Höhe und Farbe die Zäune haben dürfen. Es wird schriftlich aufgesetzt und alle unterschreiben. Sie geben sich selbst diese Regeln, dann gelten sie auch für alle. Wenn jetzt aber jemand sein Haus verkauft, dann hat der Käufer bzw. neue Nachbar diesen Vertrag natürlich nie unterschrieben. Er muss sich nicht an die Regeln bzgl. Zaun und Laub kehren halten. Für ihn gelten nur die städtischen Regelungen. Er hat den Vertrag niemals unterschrieben.

Zurück zur WEG: Aus diesem Grund sollten Sie eine Vereinbarung auch notariell beurkunden lassen, damit sie auch über einen Eigentümerwechsel hinaus Bestand hat. Denn es haben ja nur 100% der aktuellen Eigentümer den Vertrag unterschrieben, daher ist er im Falle eines Eigentumswechsels nicht mehr bindend.

Die Grenze zur Änderung der Teilungserklärung ist sehr, sehr dünn. Denn wenn Sie schon zum Notar gehen, können Sie die neuen Spielregeln auch direkt als Nachtrag zur Teilungserklärung aufnehmen.

Fazit:

Ein Beschluss regelt eine einzelne Entscheidung, auch wenn diese sehr langfristige Auswirkungen hat. Eine Vereinbarung ändert die Spielregeln dauerhaft. Sie sehen, dass die Grenzen sehr dünn sind. Einerseits zu einer Änderung der Teilungserklärung, andererseits zur Änderung der Kostentragung nach § 16 Abs. 2 WoEigG. Daher sollten Sie bei jeder Vereinbarung unbedingt einen Notar konsultieren, um diese auch rechtssicher umzusetzen.

Nachträgliche Themenwünsche für die Eigentümerversammlung

Es passiert oft ein paar Minuten, nachdem ich die Einladung zur Eigentümerversammlung versendet habe. Ich kann es auch absolut verstehen. Vielleicht haben Sie das ganze Jahr kaum Berührungspunkte mit der Hausverwaltung gehabt. Nun kommt die Einladung, und Ihnen fällt etwas ein, das Sie gerne mit Ihren Nachbarn auf der Eigentümerversammlung besprechen möchten. Nun wenden Sie sich an die Hausverwaltung und beantragen, auch noch über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ich verstehe das absolut. Aber es gibt ein paar Probleme daran, jetzt noch einen Tagesordnungspunkt aufzunehmen.

Ein Problem sind die Fristen. Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es sehr viel Verbraucherschutz. So muss beispielsweise alles, worüber abgestimmt werden soll, in der Einladung stehen. Sie können sich also nicht etwa auf der Versammlung noch Themen nachträglich aufnehmen. Aber auch vor der EV sollen Sie noch ausreichend Zeit haben, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht überrumpelt werden. Beeinträchtigt die nachträgliche Aufnahme eines Themas die Einladungsfrist? Wenn ja, würde ich nachträglich kein Thema mehr aufnehmen, weil so ein Beschluss aufgrund von Ladungsmängeln anfechtbar ist.

Aber auch wenn die Frist eingehalten würde, verursacht die nachträgliche Aufnahme eines Themas immer Kosten und Aufwand bei der Hausverwaltung. Wenn wir von einem kleinen Haus mit drei oder sieben Einheiten sprechen, ist die Einladung schnell aktualisiert und versendet. Anders sieht es bei größeren Anlagen aus. Wenn man die Einladung nachträglich ändert, ist es ein Kosten- und Zeitfaktor. Die Einladungen an die meisten WEGs werden immer noch neben dem digitalen Weg auch auf Papier versendet. Dann muss das Update natürlich auch auf Papier kommen. So entstehen der Hausverwaltung aber durchaus nennenswerte Druck- und Portokosten. Aber auch, wenn wir vom Aufwand für die Hausverwaltung einmal absehen:

Der wichtigste Punkt sind Ihre Miteigentümer: Auch die anderen bekommen ein Problem. Nun gibt es zwei Versionen der Einladung. Auf der älteren Version stehen weniger Tagesordnungspunkt als auf der neuen, und wahrscheinlich gilt das auch für den Vordruck der Vollmacht. Vielleicht hat schon jemand schon die Vollmacht ausgefüllt und einem Miteigentümer mitgegeben. Nun gibt es ein Versions-Chaos, und der Bevollmächtigte weiß ggfs. nicht, ob oder wie er für den hinzugekommenen Punkt abstimmen soll.

Meine Bitte: Wenn Sie Themenwünsche haben, melden Sie sich bitte im Laufe des Jahres bei der Hausverwaltung, und die nimmt die Themen dann für die nächste Eigentümerversammlung auf.

4 Voraussetzungen für einen gültigen WEG- Beschluss

Damit ein Beschluss nicht angreifbar ist, muss er juristisch wasserdicht sein. Dafür gibt es 4 Voraussetzungen:

1) Das Thema, über das die Eigentümerversammlung eine Entscheidung trifft, muss in der Einladung stehen. Es können nur Entscheidungen getroffen werden über diejenigen Themen, die auch in der Einladung standen.

2) Die Einladungsfrist von 3 Wochen muss eingehalten werden, es sei denn, es ginge um ein objektiv dringendes Thema, das nicht warten kann.

3) Der Beschluss muss inhaltlich bestimmbar sein, d.h. alle W-Fragen (wer, was, wie teuer…) müssen beantwortet sein.

4) Der Beschluss muss verkündet werden, d.h. der Verwalter hat die Stimmrechte ausgezählt und festgestellt, dass der Beschluss zustande gekommen ist.

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) trifft Entscheidungen auf einer Eigentümerversammlung (EV). Diese Entscheidung nennt man Beschluss.

Es ist wichtig, dass Beschlüsse nicht angreifbar sind, denn manchmal müssen Themen zur Sprache gebracht werden, bei denen Eigentümer unterschiedliche Meinungen haben – und dennoch wird ein Beschluss entsprechend dem WEG-Gesetz mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet: Die Mehrheit entscheidet, aber alle sind daran gebunden – und müssen bezahlen. Auch die, die nicht einverstanden waren.

Beispielsweise soll eine Wartungsfirma gewechselt werden oder ein Architekt oder Bauleiter soll beauftragt werden, eine größere Baumaßnahme zu begleiten. Mehrere Kandidaten haben sich vorgestellt, aber die Eigentümer waren sich nicht ganz einig. Vielleicht sogar, ob die Maßnahme überhaupt umgesetzt werden soll.

Das birgt Konfliktpotenzial, weil bestimmte Eigentümer manchmal nicht wahrhaben möchten, dass sie demokratisch überstimmt wurden – und nicht akzeptieren, dass die Mehrheit eine Entscheidung gefasst hat, die sie so nicht wollten.

In manchen Fällen ist es möglich, einen Beschluss allein aus formellen Gründen gerichtlich anzugreifen. Natürlich können auch „saubere“ Beschlüsse vor Gericht ausgetragen werden, aber in diesem Beitrag geht es darum, auf einfache Fehler aufzupassen, die einen Beschluss gerichtlich zu Fall bringen können. Wenn der Verwalter die folgenden vier Punkte beachtet, ist es jedenfalls sehr schwer, den Beschluss anzugreifen.

Nummer 1: In der Einladung zur EV müssen alle Themen enthalten sein, über die eine Entscheidung getroffen werden soll. Sie sollen nicht überrumpelt werden. Man sieht Sie als Privatperson und Verbraucher. Daher sollen Sie geschützt werden. Sie sollen die Gelegenheit haben, sich über alle Themen rechtzeitig zu informieren. Sie sollen in der Lage sein, Fragen zu stellen und sich mit den Themen auseinanderzusetzen. Wenn Sie einmal auf der EV sind, kann nicht plötzlich ein neues Thema „vom Himmel fallen“. Alles muss in der Einladung stehen. Übrigens darf ein Thema auch nicht beliebig erweitert werden. Wenn Sie über den Anstrich des Treppenhauses beschließen, können Sie nicht die Entscheidung „dazumogeln“, ob auch die Garagentore mit gestrichen werden.

Damit sind wir bei Punkt 2: Die Einladung zur EV muss Ihnen drei Wochen vor der EV zugegangen sein. Sie sehen schon – Eigentümergemeinschaften sind nicht gerade für ihre schnellen Entscheidungen bekannt. Der Gesetzgeber möchte, dass Sie nicht überrumpelt werden, Übrigens gibt es Ausnahmen. Bspw. kann Ihre Teilungserklärung eine andere Einladungsfrist enthalten, die dann gilt – z.B. ein Monat. Aber auch die andere Richtung: Wenn etwas sehr dringend ist, kann man diese Frist auch teils drastisch abkürzen. Es muss natürlich verhältnismäßig sein. Wenn aber im tiefen Winter die Heizung irreparabel kaputt geht, halte ich es für verhältnismäßig, die Einladungsfrist auf wenige Tage abzukürzen, weil dies im Sinne der Eigentümer und Anwohner ist. Denn so verhindert man Mietminderungen (bei vermieteten Wohnungen) und frierende Anwohner. Man sollte als Verwalter in jedem Fall erklären können, inwiefern man mit seiner Entscheidung Verhältnismäßig geblieben ist.

Nummer 3: Ein Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein. Es bedeutet, dass ein fremder Dritter, der den Beschluss liest, weiß wie der Auftrag an den Verwalter lautet. Das kann z.B. bei einem Verwalterwechsel wichtig sein, wenn die Umsetzung sich lange hinzieht, aber auch zur Dokumentation für alle Eigentümer.

Ich nenne das „die W-Fragen“, also: Wer, Wie, Was, Wo, Wann und so weiter. Wer bekommt den Auftrag? Was soll beauftragt werden? Wie teuer ist es? Wie wird es finanziert, aus der Rücklage oder mit einer Sonderzahlung? Wann soll es gemacht werden? Sie haben richtig gehört: Die WEG muss entscheiden, wer den Auftrag bekommt.

Vielleicht kennen Sie das typische Beispiel: Der Beirat hat nach der EV nachträglich ein Angebot eingeholt und belagert den Verwalter so lange, bis er es beauftragt. Eine Anzahlung von 10.000 € wird überwiesen – und die Firma geht pleite. Die 10.000 € sind weg, aber sie gehören der Eigentümergemeinschaft. Eine böse Haftungsfrage, weil man der WEG nicht erklären kann, warum man selbst die Firma ausgesucht hat. In den meisten Fällen müssen Verwalter oder Beirat selber das Portemonnaie aufmachen, weil sie nicht erklären können, dass sie eine Entscheidung getroffen haben, die ganz klar Sache der Eigentümerversammlung ist.

Nummer 4: Der Beschluss muss „verkündet“ werden. Noch einmal: (Fast) alle WEG-Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet es gibt mehr ja- als nein-Stimmen. Im Zweifel sogar: 2x ja, 1x nein, 50 Enthaltungen. Der Mehrheitsbeschluss ist zustande gekommen. Der Verwalter muss die Stimmen auszählen und bspw. verkünden „Der Beschluss ist mehrheitlich zustande gekommen mit 2x ja, 1x nein und 50 Enthaltungen“. Mit der Beschlussverkündung ist der Beschluss rechtlich gesehen sofort in der Welt. Nicht erst, wenn der Beirat das Protokoll unterschreibt oder der Verwalter es versendet. In der Sekunde der Beschlussverkündung ist der Beschluss gültig und muss umgesetzt werden.

Fassen wir noch einmal zusammen:

In der Einladung zur EV muss jedes Thema genannt werden, über das eine Entscheidung getroffen werden soll. Die Einladungsfrist muss – abgesehen von dringenden Fällen – eingehalten werden. Der Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein, d.h. die „W-Fragen“ beantworten. Der Beschluss muss verkündet werden.

Rechtswidriger Beschluss Teil 1: Das kann teuer werden

„Wir reden auf der Eigentümerversammlung mal darüber und dann sehen wir weiter“. Zu Ende planen kann man ja auch später – das ist ein weit verbreiteter Mythos. Zum Beispiel eine Balkonsanierung, also eine größere und komplexe Maßnahme, die man nicht mit ein paar Sätzen vollständig erklären kann. In der Realität wird auf der Eigentümerversammlung oftmals nur eine Art „Überschrift“ beschlossen: „Sanierung der Balkone“, also ein ganz grober Rahmen ohne richtige Aussagekraft. Kein Hinweis auf Kosten oder Finanzierung. Als Grundsatz ist es natürlich sinnvoll, ein Projekt mit einer Besprechung auf der EV zu beginnen, um miteinander zu reden und das Meinungsbild der Mehrheit zu erfahren und eine gemeinsame Richtung zu finden.

Weitere Details kann man durchaus im Nachgang klären, sie müssen dann aber von einer weiteren Eigentümerversammlung bestätigt werden. Dieser zweite Beschluss unterbleibt oftmals, was zu erheblichen Konsequenzen für die beteiligten Verwalter und Beiräte führen kann. Es wird übersehen, dass die Eigentümerversammlung (und nicht der Beirat) über alle Details entscheiden muss. Eine Angelegenheit auf mehrere Versammlungen bzw. Beschlüsse aufzuteilen, ist vielleicht nicht unbedingt effizient, aber WEGs sind aufgrund ihrer Rechtsform eben verhältnismäßig träge, verglichen mit einer Einzelperson, der ein Mehrfamilienhaus alleine gehört. Ein Projekt in Teilabschnitten auf mehreren Eigentümerversammlungen zu beschließen, kann in vielen Fällen ein guter Kompromiss sein. Viele Informationen können und müssen zu Beginn der Planungsphase noch gar nicht vorliegen – sie müssen erst eingeholt werden. Damit ein Beschluss die rechtlichen Bedingungen einhält, muss die Sache an sich erstmal klar definiert werden – alle wesentlichen Details müssen Gegenstand des Beschlusses sein. Bei einem Anstrich des Treppenhauses gehört dazu z.B. der Farbton – und bei einer Balkonsanierung der zu verwendende Fußbodenbelag. Aber auch der Kostenrahmen, die zur Verfügung stehenden Handwerker, das geplante Zeitfenster und die vorgeschlagene Art der Finanzierung, z.B. aus der Rücklage oder per Sonderzahlung. All das muss klar definiert und von der Versammlung abgesegnet werden. Vorher darf kein Auftrag erteilt werden.

Ob ein Beschluss gültig ist, können Sie wie folgt prüfen:

Würde der Verwalter morgen abspringen, könnte jemand, der nicht auf der Versammlung dabei war, den Beschluss aus dem Protokoll deuten und ohne Rückfragen umsetzen? Wenn Sie diese Frage mit „ja“ beantworten können, ist der Beschluss höchstwahrscheinlich gültig und rechtssicher. Am Beispiel „Sanierung der Balkone“:

„Die Balkone“ – über welche Balkone reden wir, alle Balkone? Nur die Straßenseite, nur die Rückseite, oder die Balkone im DG? Der Beschlussgegenstand muss genau definiert sein.
Was genau soll „Sanierung“ eigentlich heißen? Sollen aus optischen Gründen neue Fliesen gelegt oder die alten wiederverwendet werden? Sollen die Brüstungen der Balkone angestrichen werden? Oder geht es um die Sanierung der Abdichtungsschicht, weil sich an den Unterseiten der Balkone Feuchtigkeitsspuren zeigen? Geht es um die fachgerechte Herstellung eines vernünftigen Gefälles? Auch das gehört zur Beschreibung des Vorhabens, über das alle Eigentümer informiert werden müssen und schließlich abstimmen. Ohne eine vernünftige Planung durch einen Fachmann werden solche Fragen oft gar nicht erst gestellt.
Gibt es ein Leistungsverzeichnis und einen Zeitplan, in dem die auszuführenden Arbeiten zumindest grob definiert sind?
Wie hoch sind die Kosten und wer bezahlt sie? Wie werden die Kosten auf die Eigentümer verteilt? Gibt es Wohnungen, die von den Kosten ausgenommen werden? Gibt es eine Sonderumlage oder geht alles zu Lasten der Rücklage?
Welche Handwerker stehen zur Auswahl?
Gibt es weitere wesentliche Details, die vor Auftragsvergabe geklärt werden müssen? Zum Beispiel die Fliesenfarbe vom neuen nach erfolgter Sanierung?

Die Fragen können ganz unterschiedlich sein. Auch wenn das jetzt vielleicht ein paar sehr detailverliebte Beispiele gewesen sind – alles Wesentliche muss vor Auftragserteilung geklärt werden. Unzulässig wäre es jedenfalls, wenn nur eine sehr diffuse Grundsatzentscheidung auf der EV getroffen und alles weitere „später“ durch den Beirat geklärt wird. Leider passiert genau das in der Realität häufig, daher müssen sich so viele Gerichte mit WEG-Sachen beschäftigen. Die Vorgehensweise, die in folgender Grafik abgebildet ist, ist nicht erlaubt..

Juristen sprechen von „fehlender inhaltlicher Bestimmtheit“, wenn der vermeintliche „Beschluss“ sehr ungenau ist und viele Fragen offenlässt. Erst recht darf die Entscheidung nicht an den Beirat delegiert werden. (Obwohl ich das bei Kleinigkeiten sogar befürworte, weil es sinnvoll ist und viel Aufwand erspart.) Weil bei so einer Beschlussfassung vieles unklar bleibt, sollen plötzlich Dinge, die eigentlich für die Versammlung gedacht sind, plötzlich im Nachgang mit dem Beirat „auf dem kurzen Dienstweg“ geklärt werden. Dies ist grundsätzlich sogar nachvollziehbar, um nicht jedes Thema unnötig aufzublähen. Jedoch kommen dabei vielleicht neue bzw. zusätzliche Ideen ans Tageslicht, die vorher niemandem eingefallen sind, aber jetzt noch reingemogelt werden sollen. Es kommt zu unzähligen Einzelgesprächen, die aber weder offiziell noch bindend sind. Große Unruhe kommt auf. Das Problem daran ist, dass nicht alle Eigentümer an den Einzelgesprächen beteiligt sind oder sie überhaupt mitbekommen. Außerhalb der EV können Sie mit Ihren Nachbarn keinen gemeinsamen Konsens mehr finden. Daher gehören Änderungswünsche, zusätzliche Ideen und erst recht die finale Entscheidung in die Eigentümerversammlung.

Ohnehin fehlt dem Verwalter ohne Beschluss die Rechtsgrundlage für jegliche Auftragserteilung. Wenn der Beschluss ungenau ist und viel Interpretationsspielraum hergibt, begibt sich der Verwalter auf dünnes Eis. Die Eigentümer bezahlen es und müssen daher auch die Entscheidung treffen. Das Wohnungseigentumsgesetz kennt keine kurzen Dienstwege – zumindest nicht für Angelegenheiten von großer Tragweite. Solange nichts passiert, wird niemand sich beschweren. Gefährlich wird es, wenn die Eigentümer die Kosten und Konsequenzen einer Maßnahme während der Versammlung nicht absehen können, aber später davon überrascht werden und nicht bereit sind, diese zu tragen. Was passiert, wenn sie ihre Entscheidung dann revidieren möchten? Oder wenn jemand mit der Arbeit auf der Baustelle nicht zufrieden ist? Wenn die getroffenen Regelungen angreifbar sind, kann es schnell zu rechtlichen Schritten gegen Verwalter oder Beirat kommen. Eine fachmännische Balkonsanierung nach den Regeln der Technik kann schnell 8.000 EUR und mehr pro Balkon kosten. Mit der Überschrift „Sanierung der Balkone“ – ohne weitere Informationen – wird das nicht jedem sofort klar. Vielleicht hat auch der Verwalter nicht genau hingesehen, sich verrechnet und jetzt wird eine Sonderumlage fällig? Dann ist Ärger vorprogrammiert. Wenn jemand erst im Nachgang von dieser Kostendimension erfährt, ist es gut nachvollziehbar, dass er seine Stimme vielleicht zurückziehen möchte. Spätestens, wenn es vor Gericht geht und ein Richter einen solchen unfertigen Beschluss sieht, hört der Spaß auf. Vielleicht wurden bis dahin auch schon Handwerker beauftragt, die nun auf der Bezahlung der beauftragten Leistung bestehen? Für diese Kosten muss dann jemand geradestehen. Das muss nicht sein und kann leicht vermieden werden.

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Eigentümerversammlung: Was ist der Unterschied zwischen einer Besprechung und einem Beschluss?

Manche Eigentümer sehen sich nur einmal im Jahr, nämlich auf der Versammlung. Das gilt besonders für Vermieter, die nicht selbst im Objekt wohnen. Selbstverständlich gibt es viel Gesprächsbedarf, um Sichtweisen, Vorstellungen und Fragen untereinander auszutauschen und sich Meinungen zu bestimmten Themen zu bilden.

Verständlicherweise sprechen Sie meistens über weit mehr, als auf der Tagesordnung stand. Das ist auch gut so, damit Ihnen und Ihren Miteigentümern klar ist, wie das gegenseitige Meinungsbild zu bestimmten Themen aussieht. Solange aber nicht über einen Tagesordnungspunkt abgestimmt wird, hat diese kollektive Meinungsfindung nichts mit einer Beschlussfassung zu tun, sondern ist eine ganz normale Besprechung, die Sie theoretisch auch im Hausflur oder per WhatsApp halten können.

Ein Beispiel: Vielleicht möchten Sie den Eingangsbereich umgestalten oder wünschen sich eine neue Haustür. Um die richtigen Angebote einzuholen, muss zuerst besprochen werden, was sich die Mehrheit wünscht, z.B. Farbton, Gestaltung, Layout usw. Und natürlich, ob die Mehrheit das überhaupt so haben möchte. Diese Willensbildung ist sehr wichtig, damit der Verwalter weiß, welche Angebote er einholen soll und welche Wünsche er den Handwerkern vermitteln soll. Wenn die Angebote dann vorliegen, die Details und der Kostenrahmen klar sind, dann ist ein Beschluss nötig – und erst dann ist er möglich, damit es in die Umsetzung gehen kann.

Der Beschluss nämlich ist eine konkrete Anweisung an den Verwalter, eine klar bezeichnete Maßnahme mit einem bestimmten Kostenrahmen zu beauftragen. Und das ist der ganze Unterschied zwischen Beschlüssen einerseits und bloßen Anregungen, Ideen, Fragen oder Anmerkungen andererseits: Der Beschluss regelt eine ganz bestimmte Sache verbindlich, z.B. die Ausrüstung der Heizung mit einem Fernwartungssystem, die Aufstellung einer neuen Hausordnung oder die Beauftragung einer bestimmten Reparatur. Ein Beschluss ist für Sie und alle übrigen Eigentümer verbindlich – auch für Ihren Nachfolger, wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen. Aufgrund dieser Tragweite werden bestimmte Anforderungen an jeden Beschluss gestellt. Er ist nur gültig, wenn die Formulierungen und Anweisungen klar und verständlich zu deuten sind – auch für diejenigen, die nicht an der EV teilgenommen haben.

Die Beschlüsse von morgen entstehen oft durch die unverbindlichen Gespräche auf der Eigentümerversammlung von heute. Wenn Sie auf der EV mit Ihren Nachbarn oder dem Verwalter ins Gespräch kommen, äußern Sie vielleicht Ihre Vorstellungen zu einem bestimmten Thema, hören die Sichtweise der Nachbarn und einigen sich sogar schon vorläufig auf Kompromisse oder Alternativen. Das alles ist ungeheuer wichtig, aber Sie dürfen nicht so weit gehen, dass ein spontan aufgekommenes Thema heute sofort beschlossen wird – sofern es nicht in der Einladung angekündigt wurde. Eine sofortige Entscheidung scheitert meistens an gesetzlichen Formvorschriften zum Verbraucherschutz, weil jeder Beschlussgegenstand, über den eine Entscheidung getroffen werden soll, klar und eindeutig in der Einladung stehen muss. Diese muss Ihnen drei Wochen vor der Versammlung zugestellt worden sein. Sie sollen auf der Eigentümerversammlung nicht spontan überrumpelt und zur Stimmabgabe genötigt werden, sonst wäre der Beschluss ungültig oder zumindest angreifbar.

Bei der Besprechung auf der Eigentümerversammlung – oftmals im letzten Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ stellen Sie also die Weichen für die Zukunft. Es ist eine Einordnung, damit auch der Verwalter weiß, was Sie sich wünschen und wo die Reise hingehen soll. Der letzte Punkt der Eigentümerversammlung darf gerne etwas länger dauern, denn eine ausgiebige Meinungsfindung ist sehr wichtig, aber sie hat nichts mit Beschlussfassung zu tun.

Nachträgliches „Ümlügen“ von Beschlüssen. Wir möchten das Protokoll ändern!

Das Protokoll der Eigentümerversammlung dient der Rechtssicherheit aller Eigentümer, um den Beschluss zu dokumentieren, der auf der EV gefasst wurde und bereits ab dem Zeitpunkt der Verkündung gültig ist. Würde man das Protokoll nachträglich ändern, würde man alle Anwesenden und Vollmachtgeber um ihr Stimmrecht betrügen.

Dass der Beschlusstext sich nochmal geringfügig ändert, bevor er zur Abstimmung gestellt wird, ist üblich und oftmals sogar sinnvoll, weil Sie als Eigentümer ja in die Entscheidungsfindung einbezogen werden – solange die Änderungen unwesentlich bzw. vorhersehbar sind.

Der Versammlungsleiter muss aufpassen, dass es keine Missverständnisse gibt. Vor der Abstimmung sollte der neue Text unbedingt nochmal vorgelesen und in die Runde gefragt werden, ob es weitere Ergänzungen oder Rückfragen gibt. Nun sollte klar sein, über welchen Beschlussgegenstand entschieden wird. Dann wird abgestimmt, der Verwalter zählt die Stimmen und verkündet, ob und mit welcher Mehrheit der Beschluss zustande gekommen ist.

Ein Beschluss wird durch Verkündung rechtswirksam. Also wenn der Verwalter bspw. sagt: „Der Beschluss wurde mehrheitlich angenommen mit 18 Ja, 0 Nein und 2 Enthaltungen.“ Sobald er das ausgesprochen hat, ist der Beschluss juristisch in der Welt. Er wird nämlich nicht erst dann wirksam, wenn er ins Protokoll aufgenommen oder vom Beirat unterschrieben wird.

Das Protokoll dient der Dokumentation, weil man im Laufe der Zeit vieles vergisst. Vielleicht wurde am 02.03.1984 unter TOP 7 die Vermietung einer Teilfläche vom Hof (Gemeinschaftseigentum) an den Eigentümer der Wohnung 2 beschlossen? Sie benötigen Rechtssicherheit, weil ein Beschluss ab seiner Verkündung für alle bindend ist – auch für zukünftige Wohnungseigentümer. Deswegen müssen Beschlüsse vom Verwalter auch in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Ein sinnvolles Hilfsmittel: Wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen, können Sie die Beschlusssammlung beim Verwalter anfordern und dem Käufer aushändigen, damit er die vollständige Rechtslage direkt einsehen kann.

Damit Sie Gewissheit haben, dass der verkündete Beschluss auch gültig ist, darf ein Protokoll nachträglich auf keinen Fall geändert werden. Der Beschlussvorschlag wurde auf der EV ja klargestellt und das Abstimmungsergebnis ist sofort nach der Verkündung wirksam geworden. Ihre Stimme ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Ähnlich einem Brief, den Sie zur Post geben, oder einer Überweisung von Ihrem Girokonto können Sie Ihre Stimme nach der Beschlussfassung nicht zurückziehen. Ansonsten würden alle Eigentümer rückwirkend um ihr Stimmrecht gebracht, die anwesend waren und mit ihrer Stimme etwas entschieden haben. Es würde ansonsten nichts mehr bringen, überhaupt noch zur EV zu gehen, wenn Ihre demokratische Entscheidung nachträglich von jemandem geändert werden dürfte.

Warum sollte überhaupt jemand fordern, dass das Protokoll nachträglich geändert wird? Wenn die Tagesordnung der Eigentümerversammlung vernünftig vorbereitet und der Beschlussvorschlag klar kommuniziert wurde, kann eigentlich nichts passieren. Trotzdem fordern manche Eigentümer oder Beiräte gelegentlich eine Änderung des Protokolls. Dann muss etwas schiefgelaufen sein.

Es beginnt mit der Vorbereitung: Wurden Sie schon in der Einladung ausführlich über alle Themen informiert? Worüber soll entschieden werden? Welche Konsequenzen folgen? Wer zahlt? Und so weiter. Wenn Sie umfassend aufgeklärt wurden, sind die meisten Fallstricke schon ausgeräumt.

Vielleicht haben Sie auch einfach versäumt, rechtzeitig in die Einladung zu schauen und möchten Ihre Stimme nachträglich ändern. Das ist aber Ihre eigene Verantwortung, und an der abgegebenen Stimme kann man nach der Versammlung nichts mehr ändern. Jetzt aufzubegehren und Änderungen zu fordern wäre unfair gegenüber den anderen Eigentümern.

Möglicherweise haben die Anwesenden aber auch auf den Verwalter eingeredet und ihn überredet, irgendwelche größeren Ergänzungen am Beschluss vorzunehmen, die in der Einladung so gar nicht erkennbar waren. Und jetzt soll ein Teil davon rückgängig gemacht werden. Oder vielleicht hat der Verwalter auch gar nicht alle diese Änderungen aufgenommen, aber die Teilnehmer nicht klar genug informiert, dass wesentliche Änderungen nicht spontan möglich sind, sondern eine neue Eigentümerversammlung erfordern. Also unterschiedliche Ansichten und Meinungen während der Versammlung. Wenn dann noch unklar geblieben ist, über welchen genauen Beschlusstext abgestimmt wird, sind Missverständnisse absehbar.

Im Protokoll muss wörtlich stehen, welcher Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt wurde – und welche Stimmen dann abgegeben wurden. Blöd, wenn jemand mit seinem Nachbarn gequatscht und nicht zugehört hat. Wenn aber ein anderer Text ins Protokoll geschrieben wurde, hat der Verwalter unprofessionell gearbeitet. Mit Änderungen im Nachgang der Versammlung sollte man aufpassen. Wenn bei einer WEG in Eigentümerversammlungen schon öfters ein gewisses Durcheinander aufgekommen ist, sollte man lieber den Beschlusstext vor der Abstimmung aufschreiben und direkt nach der Stimmenauszählung unterschreiben lassen. Wenn andernfalls der echte Beschlusstext später nicht mehr nachgewiesen werden kann, hilft nur eine Wiederholung der Versammlung – bzw. des in Rede stehenden Tagesordnungspunktes. Das erzeugt viel vermeidbaren Aufwand. Diese und alle weiteren Versammlungen der WEG sollten von nun an sofort vor Ort protokolliert werden.

Wenn der Verwalter transparent arbeitet und sofort protokolliert, entsteht das Problem gar nicht erst – oder kann abgewehrt werden. Der Beschluss ist rechtlich bindend und ist bereits durch Verkündung entstanden – das Protokoll ist nur Beiwerk, das der Dokumentation dient.