StephanWalochnik - Die Eigentumswohnung

Multitalent ohne Zulassungspflicht? Teil 2: Verwalter wirft mit Fremdgeld um sich

Fortsetzung:

Endlich kommt der Sachkundenachweis für WEG-Verwalter – und das ist gut so! Die juristische Konstruktion „Wohnungseigentümergemeinschaft“ ist wirklich sehr speziell und vielschichtig. Es ist einfach notwendig, dass die Leute, die diesen Beruf ausüben, zumindest elementare Grundkenntnisse auf dem Gebiet der WEG verfügen – keine Selbstverständlichkeit. Woran liegt das?

Vergleichen wir den WEG-Verwalter doch mal mit anderen freiberuflichen Tätigkeiten, z.B. Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Das sind auch Menschen, von denen man bestimmte Fähigkeiten und Charakterzüge erwarten kann. Es müssen sorgfältige und vertrauenswürdige Menschen sein, die oftmals Interessen gegeneinander abwägen müssen.

Niemand fragt, wenn der Anwalt nach der Erstberatung eine 500 EUR-Rechnung schickt oder der Wirtschaftsprüfer für die minimalen Ersttätigkeiten mehrere tausend EUR in Rechnung stellt.

Ein Sachkundenachweis ist hilfreich, meiner spannenden und interessanten (Verwalter-) Tätigkeit ihr heruntergekommenes Karohemd-Image abzustreifen und die schwarzen Schafe fernzuhalten.

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Niemand kann einen Verwalter gebrauchen, der im sprichwörtlichen Karohemd am Küchentisch sitzt und keine Ahnung hat, was er da eigentlich tut, wenn er mit der 70er-Jahre Schreibmaschine ein paar Briefe abtippt. Der ein paar Leute aus dem Schützenverein oder Tennisclub kennt und für deren Häuser dann mal irgendwie „die Verwaltung macht“ und meistens nicht mal weiß, ob er gerade WEG- oder Mietshausverwaltung macht. Wenn er die (Miet- und WEG-) Konten miteinander vermischt, verstößt er bereits gegen das Gesetz, und das ist sicher keine Fahrlässigkeit mehr, bloß weil er meint, er müsste irgendwelchen Vereinskumpels einen Gefallen tun und ungeschult mit fremdem Geld herumhantieren.

Warum gibt es solche Verwalter?

Weil jeder Mensch ohne Schulabschluss Verwalter werden kann. Auch mit der 2018 eingeführten „Berufszulassungsregelung“ darf jeder diesen Beruf ausüben, solange er zumindest nicht vorbestraft ist. Verwalter werden von niemandem kontrolliert, viele tun einfach, was sie wollen. Das kann nicht Sinn der Sache sein, dass jemand mit mehreren zehntausend EUR fremden Geldes auf Bankkonten herumhantiert, weil er einem Kumpel aus dem Tennis- oder Schützenverein einen Gefallen tun will.

Deswegen freue ich mich so sehr, dass es ab 2022 einen Sachkundenachweis gibt.

Warum ist das so wichtig?

Weil Sie / sie niemand aufklärt, ist das vielleicht vielen Wohnungseigentümern noch immer nicht (ganz) bewusst, deswegen ein paar Beispiele:

Beispiel eins:

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Ein Wohnungseigentümer hat mit ein paar Nachbarn gesprochen. Komm, wir lassen die Garagen anstreichen. Und schnell wird ohne Rücksprache mit dem Verwalter ein Maler beauftragt. (Damit es schneller geht!) die Rechnung wird an den Verwalter geschickt. Der Verwalter hinterfragt die Rechnung nicht und überweist das Geld. Schließlich gibt der (laut Gesetz nicht weisungsbefugte!!!) Beiratsvorsitzende eine „Anweisung“, das Geld „unverzüglich zu bezahlen“, um Skonto zu nutzen. Und was ist da gerade passiert? Sicherlich kommt es auf den Einzelfall an, aber ich halte es mindestens für Sachbeschädigung und Veruntreuung. Wieso das?

Sachbeschädigung:

Ja ganz einfach, Sachbeschädigung bedeutet: „Veränderung einer Sache“, nämlich des Garagentors (§ 303 StGB). Auch wenn es jetzt hübscher ist; die Formalitäten fordern die Zustimmung der Eigentümer per Beschluss. Im Einzelfall reicht ggf. eine einfache Mehrheit, aber zumindest muss VOR dem Auftrag jeder Eigentümer die Möglichkeit haben, zumindest darüber nachzudenken und ggf. mit Nein zu stimmen. Deswegen fordert der Gesetzgeber einen WEG-Beschluss! Vielleicht hat das Garagentor jetzt eine andere Farbe? Wer jetzt Ärger machen möchte, weil die Sache über seinen Kopf hinweg entschieden wurde, der nimmt seine Miteigentümer oder den Verwalter wegen Sachbeschädigung in Anspruch. Deswegen sind die Formalitäten sehr wichtig.

Sie haben Ihre Wohnung ja auch beim Notar gekauft und nicht mit Handschlag, oder?

Veruntreuung:

Das geht in die gleiche Richtung. Es gibt überhaupt keine Rechtsgrundlage, warum der Verwalter ohne Beschluss Geld aus dem Gemeinschaftskonto entnommen hat. Ohne Beschluss keine Rechtsgrundlage, egal, wie sehr der Beirat quengelt. Der Beirat ist laut Gesetz nicht zu Entscheidungen befugt!

Also hat der Verwalter als Treuhänder von fremdem Vermögen einfach mal das Treuhandkonto geplündert und ein-, zwei-, dreitausend EUR ausgegeben.

Man sollte einen Rechtsanwalt fragen, aber meiner Meinung nach ist das mindestens grenzwertig an der Veruntreuung, ohne Rechtsgrundlage Treuhandvermögen zu überweisen.

Beispiel zwei:

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Der Verwalter, der das Haus für seine Freunde aus dem Schützenverein oder Tennisclub verwaltet, weiß gar nicht, dass es so etwas gibt wie die Vorschrift zur Legionellenprobe.

„Das gilt doch nur bei Gewerbe.“ Was für ein Unsinn!

Da geistern so viele Halbwahrheiten durch die Köpfe. Das Haus hat einen zentralen Warmwasserkessel? Dann greift die Vorschrift, mindestens alle fünf Jahre auf Legionellen untersuchen zu lassen! Thema erledigt. Fragen Sie mal beim Gesundheitsamt? Gerne, und viel Spaß mit dem Bußgeld.

Den Bakterien ist es egal, in welchen Wasserleitungen sie sich tummeln. Ob Gewerbe oder Wohnhaus. Wenn Warmwasser zu lange stagniert und dadurch abkühlt, dann entstehen Legionellen. Wenn Sie Pech haben, dann gelangen diese „Bakterien“ beim Duschen über den Wasserdampf durch den Riechnerv ins Gehirn. Im besten Fall bekommen Sie „nur“ eine schwere Grippe.

Bei Corona war es den Leuten nicht so schwer zu erklären, dass man eine Maske aufsetzen sollte. Und die Legionellenprobe?

Natürlich, in kleinen Wohngebäuden sind die Leitungen überschaubar und ohne Leerstand werden die Leitungen meist oft genug gespült. Trotzdem unterscheidet das Gesetz nicht und alle Gebäude mit zentraler Warmwasserversorgung müssen mindestens alle 5 Jahre auf Legionellen untersucht werden. Andernfalls drohen 50.000 EUR Bußgeld. Die Gesundheitsämter sind da hinterher! Entweder zahlt es dann der Schützenvereinshausverwalter oder die Wohnungseigentümer, je nach Schuld.

Verwalter, die ihren Beruf beherrschen und sich regelmäßig fortbilden, wissen sowas. Endlich lässt die Politik es mit einem einfachen Sachkunde-Test überprüfen!

Multitalent ohne Zulassungspflicht? Teil 1: Endlich! Der Sachkundenachweis für Verwalter

Es muss ja nicht gleich ein Ausbildungsberuf werden. Aber wieso keine Prüfung, bevor man WEG-Verwalter werden kann? Jetzt steht es fest: Mit der Reform des WoEigG 2020 kommt endlich der lang erwartete Sachkundenachweis für WEG-Verwalter!

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Ich hoffe, meine Kollegen sehen es mir nach, zumindest die guten. Ich habe kein besonders gutes Bild von meiner (Verwalter-) Branche. Ich weiß, dass viele WEG-Verwalter überhaupt keine Ahnung haben, von dem, was sie tun.

In 2018 gab es ja den ersten Anlauf, den ersten Versuch, einen Sachkundenachweis für WEG Verwalter zu einzuführen. Man wollte eigentlich, dass es eine kleine Prüfung gibt, damit jeder WEG-Verwalter zumindest einmal beweisen muss, ob er die gesetzlichen Basis-Grundlagen beherrscht. So eine Führerscheinprüfung gibt es ja für jeden Autofahrer. Aber nicht für Verwalter. Dieser Gesetzesentwurf damals ist leider mit Ach und Krach gescheitert.

Na vielleicht hatte die Politik damals zu große Angst, dass es dann überhaupt keine Verwalter mehr gibt. Jedenfalls wurde dieser Entwurf 2018 kurz vor Schluss gekippt.

Seit 2018 gab es dann immerhin eine „Fortbildungspflicht“. Die wird aber nicht kontrolliert. Ich musste einfach nur zur Stadtverwaltung gehen und mir selber bescheinigen, dass ich regelmäßig zu Fortbildungen gehe. Dafür musste ich dann noch 600 EUR bezahlen und ca. ein Kilogramm Papier ausfüllen. Schützt das den Kunden? Nö.

Der Beruf ist schon anstrengend. Als WEG-Verwalter müssen Sie so vieles können:

Sie müssen ein halber Ingenieur sein und viel von (Bau-) Technik verstehen.
Sie müssen eine kleine Version eines Rechtsanwalts sein bzw. zumindest viel vom WEG-Recht verstehen, das fängt schon bei den erforderlichen Mehrheitsverhältnissen für Beschlüsse an.
Sie müssen Psychologe sein, wenn Sie sich die Probleme der Wohnungseigentümer anhören.
Sie müssen Politiker sein, wenn Sie mit Fingerspitzengefühl zwischen verschiedenen Wohnungseigentümern vermitteln.
Sie müssen Feuerwehr sein, wenn die Wohnungseigentümer Sie bei Notfällen auch kurzfristig erreichen wollen.
Sie müssen Buchhalter oder zumindest Zahlenmensch sein, wenn Sie die ganzen Geldbewegungen auf den Konten am Jahresende abrechnen sollen.
Sie müssen Bankkaufmann sein, weil sie ja Girokonten führen und Lastschriften einziehen (für die monatlichen Hausgelder).
Und da sind wir wieder beim Juristischen, denn jede Rechnung muss ja auch geprüft werden, bevor man sie bezahlt.

Damit nicht genug. Ein WEG-Verwalter muss nicht nur vieles können, sondern er muss auch vertrauenswürdig sein. Er passt ja in zweierlei Weise auf das Vermögen der Wohnungseigentümer auf:

Erstens auf das Geld auf den WEG-Girokonten, durchaus mal in sechsstelliger Höhe. Er muss ein sorgfältiger Treuhänder von fremdem Vermögen sein.
Zweitens ist auch die Immobilie ein Vermögensgegenstand. Der muss instand gehalten werden. Ansonsten bröckelt die Bausubstanz und mit ihr die Vermietbarkeit.

Das heißt, ein WEG-Verwalter muss ein vernünftiger, sorgfältiger, glaubwürdiger und vertrauenswürdiger Mensch sein.

Solche Menschen gibt es leider nicht wie Sand am Meer (wohl aber WEGs!) und viele Kollegen erfüllen diesen Job leider nur sehr schlecht. Dann werden sie auch noch konfrontiert mit unrealistischen Vorstellungen mancher Wohnungseigentümer.

Auch die Aufklärungsarbeit über die Rechtsform „WEG“ gehört nun einmal zum Beruf des Verwalters. Wer sonst könnte die Eigentümer über ihre Rechte und Pflichten aufklären? Jedenfalls nicht der Notar. Der stellt lieber Geschwindigkeitsrekorde auf, wenn der den Kaufvertrag vorliest.

Man merkt jedenfalls schnell, dass so ein WEG-Verwalter seinen Job nicht pauschal für 30 EUR pro Wohnung und Monat machen kann.

Grund zum Jammern für die Verwalter? Aber wo ist der Kundenservice? Eine Klarstellung

Nach der WEG-Reform können Sie Ihren Verwalter jederzeit auch ohne „wichtigen Grund“ abberufen. Soll heißen: Wenn der Verwalter Murks macht, kann die Eigentümerversammlung ihn sofort vor die Tür setzen. Das ist gut und richtig, damit die WEG ihre Angelegenheiten schnell abarbeiten kann. Dass zahllose Verwalter auf den Kongressen über die neuen Regeln schimpfen, sagt mehr über diese Verwalter als über die Gesetzesreform. Anstatt sich zu freuen, dass Qualität sich von jetzt an schneller durchsetzen kann, hört man auf den WEG-Fortbildungen nur noch Gejammer! Sollte man im Beruf nicht immer versuchen, gute Arbeit zu leisten?

Da ich sowohl Verwalter als auch Wohnungseigentümer bin, weiß ich, wie es ist, einen katastrophalen Verwalter zu haben. Warum sollte man ihn schützen, wenn er tage- und wochenlang nicht ans Telefon geht, nicht zurückruft und Mails nicht beantwortet? Wenn die Bausubstanz vor sich hin bröckelt und beschlossene Instandhaltungsmaßnahmen nicht umgesetzt werden, müssen die Eigentümer geschützt werden. Und wenn Verwalter sich gut um ihre Objekte kümmern, brauchen sie sich um den Rausschmiss keine Gedanken zu machen. Als Eigentümer möchten Sie mit Ihren Problemen nicht alleine gelassen werden. Der Verwalter wird dafür bezahlt, sich um Ihre Anliegen zu kümmern!

Wenn der Verwalter auf Sie nicht reagiert, ständig Murks macht oder allzu langsam ist, können Sie ihn nun jedenfalls schneller feuern. Aber auch das ist relativ, denn es gibt immer weniger Verwalter. Und wenn er seinen Job gut macht, werden Sie ihn nicht feuern, sondern lieben. Anstatt auf die Gesetzgebung zu schimpfen, sollten manche Verwalter überlegen, gute Arbeit sichtbar zu machen. Der Job mag zwar anstrengend sein, aber kompliziert ist er nicht. Wer ihn einigermaßen beherrscht und seine Kunden aufrichtig behandelt, bleibt Verwalter auf Lebenszeit. Was könnten die WEG-Verwalter besser machen? Ein großer Teil der Arbeit sollte aus Berichterstattung bestehen! Die meisten Kunden sind glücklich, wenn der WEG-Verwalter transparent und offen über alle Geschehnisse ihres Hauses, also ihres Vermögens, berichtet.

Zwei meiner Kunden mit Wohnsitz in den USA bekommen in Deutschland regelmäßig einen Kulturschock, weil wir es hierzulande nicht lernen, gute Arbeit und guten Service nach außen hin sichtbar zu machen. „Sei bescheiden!“, lernen wir schon in der Schule. Wir wollen also bloß nicht auffallen und lernen das Tiefstapeln. Erst recht die Verwalter: Begehungsprotokolle landen papierhaft im Aktenordner, anstatt im Emailpostfach des Kunden. Der Verwalter hat regelmäßig Angebote nachverhandelt oder Skonto abgezogen? Das hat der WEG viel Geld erspart. Schlecht, wenn man es die Kunden nicht wissen lässt. Die zwei Amerikaner können einfach nicht verstehen, warum deutsche Hausverwalter ihre Kunden „unfreundlich, lieblos und intransparent“ behandeln – und dabei nicht mal die Kunden verlieren. Beim Thema Kundenservice, Freundlichkeit und Transparenz hat man uns in den USA einiges voraus.

„Tue Gutes und rede darüber“ wäre eine sinnvolle Idee. Und weit besser, als sich über die neuen Gesetze zu beschweren. Die vermeintliche „Verwalterkrise“ könnten viele für ein Umdenken nutzen. Aus Kundenperspektive fehlt es manchmal einfach nur an Transparenz oder Kommunikation. Vielleicht könnte man sich fragen:

Was denkt mein Kunde? Was geht in seinem Kopf vor?
Welche Sorgen macht er sich zu seiner Wohnung?
Was erwartet er? Was möchte er wissen?

Email statt Telefon. Nehmen wir an, Sie rufen den Verwalter an, weil es ein Problem mit der Regenrinne gibt. Sie tropft und ist an manchen Stellen durchgerostet. Er versteht das Problem, erklärt Ihnen telefonisch haarklein die Lösung, ruft den Dachdecker, der es in den nächsten Tagen repariert. Thema schleunigst erledigt. Und die anderen Wohnungseigentümer?Die erfahren gar nichts, aber am Ende des Tages ärgert sich der Verwalter, dass wieder so viel zu tun war und er so wenig geschafft hat. Weil der Verwalter nicht auch noch mit den anderen Eigentümern telefonieren und alles erklären kann, erfahren diese von nichts und schimpfen, dass er so wenig leistet. Das stimmt zwar in manchen Fällen gar nicht, ist aber der mangelhaften Kommunikation geschuldet. Wenn nur einer von dem Vorgang überhaupt etwas mitbekommen hat, ersäuft die gute Arbeit ungesehen in der Belanglosigkeit. Stattdessen sollte der Verwalter schleunigst alle Eigentümer um ihre Einverständniserklärung zum Versand per Email bitten, einen Mail-Verteiler einrichten – und bei allen wichtigen Themen nicht nur den Beirat, sondern alle Eigentümer informieren, damit die Arbeit sichtbar wird. Wir setzen das seit Jahren erfolgreich um – und es wird als großer Fortschritt in der Berichterstattung wahrgenommen. Mit einfachen Mitteln.

Von Vertraulichkeiten mal abgesehen: Was man einem Kunden sagt, betrifft fast immer das Gemeinschaftseigentum. Auch die anderen müssen das wissen. Die Arbeit Ihres WEG-Verwalters läuft leider viel zu oft im Hintergrund: Angebote einholen, sichten, vergleichen, Themen auf Wiedervorlage haben, Dienstleister zum dritten Mal an Vorgänge erinnern, wieder abwarten, nachhalten, auf Rückfragen antworten, Telefonate führen usw. Aber das einzige, was Sie als Kunde sehen, ist die Abbuchung auf Ihrem Konto. Was sonst noch passiert, geht an Ihnen vorbei, wenn Sie nicht gerade Beirat sind oder zufällig davon erfahren. Wenn auch noch die Eigentümerversammlung als einziger Kontakt im Jahr zur langweiligen Veranstaltung degeneriert, ist es nur logisch, dass Sie den Verwalter nur anhand seines Preises beurteilen, weil Sie ihn davon abgesehen überhaupt nicht wahrnehmen.

Das Gebäude gehört aber nicht dem Beirat, sondern den Eigentümern. Anstatt sich darüber zu ärgern, dass man jederzeit abberufen werden könnte, sollte jeder WEG-Verwalter seine Kommunikationskanäle kritisch auf den Prüfstand stellen und überlegen, wie man seine Kunden auf dem Laufenden halten kann. Denn das Gebäude gehört zum Vermögen der Eigentümer, und der Verwalter schuldet ihnen Rechenschaft, was leider allzu oft unterbleibt. Ansonsten müsste sich keiner der Verwalter Sorgen um die Abberufung machen.

Rechtswidriger Beschluss Teil 3: Der gültige Beschluss

Wie geht es denn richtig? Ein Beschluss steht nicht am Anfang, sondern am Ende der Entscheidungsfindung zu einem Projekt. Unabhängig davon sollte die Eigentümergemeinschaft von Anfang an involviert sein. Gespräche zur Entscheidungsfindung sollten in der gesamten Vorbereitungsphase unbedingt stattfinden. Sie dürfen aber nicht mit einer verbindlichen Beschlussfassung verwechselt werden, wie die folgende Abbildung zeigt:

In der ersten Phase äußert jemand ein bestimmtes Thema. Verwalter, Beirat und Eigentümer kommen mit bestimmten Ideen und Wünschen zusammen. Ein professioneller Verwalter sollte bei großen Maßnahmen wie einer Balkonsanierung eine Eigentümerversammlung zur Vorbesprechung veranstalten. Hier werden nun bestehende Probleme geschildert, die die Sanierung überhaupt erforderlich machen, es werden Wünsche und Details vorgetragen, Fragen geklärt und Anregungen ausgetauscht. Außerdem kann man hier schon erkennen, wie die Mehrheit zur Maßnahme steht.

Die Eigentümer müssen eingebunden werden, denn es geht ja um ihr Gebäude und Vermögen. Von der rechtlichen Lage abgesehen, sollte man auch aus moralischen Gründen eine Eigentümerversammlung zum Gedankenaustausch veranstalten, damit jeder Eigentümer seine Vorstellungen äußern kann. Diese erste Versammlung dient dazu, den Rahmen zu erfassen und einen späteren Beschluss vorzubereiten.

Danach muss der Verwalter eine Menge organisieren, z.B. sich bei Fachleuten informieren, Angebote von Handwerkern einholen, ggfs. von einem Fachplaner einen Zeitplan und ein Leistungsverzeichnis erstellen lassen, Kapazitäten bei den Unternehmen abfragen, Vorschläge zu Ausführung und Finanzierung unterbreiten, den Eigentümern die Angebote und einen Preisspiegel zukommen lassen. Möglicherweise gibt es auch in der Zwischenzeit Klärungsbedarf und es wird eine weitere Eigentümerversammlung veranstaltet. Anschließend muss der Verwalter einen Beschluss vorbereiten und die Einladung zur nächsten Eigentümerversammlung ausarbeiten, auf der die Entscheidung getroffen werden soll.

Auf dieser wird dann abschließend über die Maßnahme gesprochen, die finale Beschlussformulierung erarbeitet und zur Abstimmung gestellt. Am Schluss zählt der Verwalter die Stimmen und „verkündet“ (so steht es im Gesetz), ob der Beschluss zustande gekommen ist oder nicht. Jetzt kann der Verwalter den Auftrag mit einer gültigen Rechtsgrundlage erteilen, ohne dass er das Risiko gefährlicher Schadenersatzansprüche eingehen müsste.

Rechtswidriger Beschluss Teil 2: Heute lassen wir mal den Beirat zahlen

Das Wohnungseigentumsrecht hat eine klare Vorstellung: Alle größeren Entscheidungen trifft die Eigentümerversammlung. Dazu gehören alle wichtigen Details wie Kostenrahmen, Auswahl der Handwerker, Farben oder Sanierungsverfahren. Diese dürfen nicht einfach auf Verwalter oder Beirat delegiert werden. Die Aufgabenverteilung ist klar geregelt:

Der Verwalter muss Entscheidungen vorbereiten – und die WEG informieren. Der Beirat soll den Verwalter bei dieser Vorbereitung unterstützen – aber ebenso wenig mitentscheiden wie der Verwalter selbst (von Notfällen und untergeordneten Themen abgesehen).
Die Eigentümer finden alle Informationen in der Einladung zur Eigentümerversammlung. Sie treffen sich zur EV und fällen eine Entscheidung nach dem Mehrheitsprinzip.
Dann ist wieder der Verwalter an der Reihe, denn er ist verpflichtet, Entscheidungen der EV umzusetzen. Der Beirat soll ihn bei der Umsetzung unterstützen, so steht es im Gesetz

Bei falscher Organisation kann es jedoch vorkommen, dass auf der Eigentümerversammlung nur der grobe Rahmen beschlossen wird und im Nachgang etliche Eigentümer die unterschiedlichsten Details in Einzelgesprächen mit dem Verwalter vorschlagen oder klären möchten. Das Problem daran ist, dass es nun von der Eigentümerversammlung entkoppelte Einzelgespräche gibt, statt einer großen Runde mit anschließendem Konsens. Am Ende einer so unstrukturierten Diskussion trifft oftmals der Beirat die „Entscheidung“, die im rechtlichen Sinne keine ist. Wenn der Verwalter nicht spätestens jetzt schaltet, erteilt er einen Auftrag, dem jegliche Rechtsgrundlage fehlt.

Vielen Leuten ist das nicht klar: Wenn nicht gerade ein Notfall oder eine untergeordnete Angelegenheit vorliegt, ist der Verwalter bei der Auftragserteilung an die Beschlüsse der WEG gebunden. Ohne Beschluss darf er auch keinen Auftrag erteilen. Schlimmstenfalls könnte jemand verlangen, dass der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt wird, da Bauarbeiten ohne Genehmigung der WEG durchgeführt wurden.

Stellen Sie sich vor, Verwalter oder Beirat haben einen Handwerker ausgewählt, der vor Abschluss der Bauarbeiten Insolvenz anmeldet. Vielleicht wurde sogar bereits eine Anzahlung überwiesen. Das Geld ist verloren. Wenn die Eigentümerversammlung die Entscheidung getroffen hätte, hätte die WEG auch die Konsequenzen gemeinschaftlich tragen müssen. Wenn aber nur Verwalter und Beirat über die Köpfe der anderen hinweg das Unternehmen ausgesucht haben, haben sie den Schaden verursacht. Die WEG könnte Ansprüche geltend machen, denn sie war in den Entscheidungsprozess nicht involviert. Wenn das Geld weg ist, zahlt es schlimmstenfalls derjenige, der entschieden hat.

Hat der Beirat dem Verwalter die Anweisung erteilt, einen bestimmten Handwerker zu beauftragen, ist das eine sehr unangenehme Situation. Während der Verwalter nach § 27 WoEigG immerhin bei Themen von untergeordneter Bedeutung und in Notfällen Entscheidungen treffen darf, sind dem Beirat Entscheidungen per Gesetz nicht erlaubt. Er unterstützt den Verwalter lediglich bei seinen Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WoEigG). Wenn er sich darüber hinwegsetzt, und es dann zu einer solchen Situation kommt, muss er dafür geradestehen. Im schlimmsten Fall zahlt der Beirat die Wiederherstellung aus eigener Tasche. Die Beirats-Haftpflichtversicherung ist auf dessen gesetzliche Befugnisse beschränkt: Anweisungen oder Aufträge zu erteilen gehört nicht zu seinem Job. Von Fahrlässigkeit kann also keine Rede sein. Und auch der Verwalter muss seinen Beruf beherrschen und sollte das wissen. Man sollte die Entscheidung lieber dort lassen, wo sie hingehört: In der Eigentümerversammlung.

Weiter geht es hier mit Teil 3

Rechtswidriger Beschluss Teil 1: Das kann teuer werden

„Wir reden auf der Eigentümerversammlung mal darüber und dann sehen wir weiter“. Zu Ende planen kann man ja auch später – das ist ein weit verbreiteter Mythos. Zum Beispiel eine Balkonsanierung, also eine größere und komplexe Maßnahme, die man nicht mit ein paar Sätzen vollständig erklären kann. In der Realität wird auf der Eigentümerversammlung oftmals nur eine Art „Überschrift“ beschlossen: „Sanierung der Balkone“, also ein ganz grober Rahmen ohne richtige Aussagekraft. Kein Hinweis auf Kosten oder Finanzierung. Als Grundsatz ist es natürlich sinnvoll, ein Projekt mit einer Besprechung auf der EV zu beginnen, um miteinander zu reden und das Meinungsbild der Mehrheit zu erfahren und eine gemeinsame Richtung zu finden.

Weitere Details kann man durchaus im Nachgang klären, sie müssen dann aber von einer weiteren Eigentümerversammlung bestätigt werden. Dieser zweite Beschluss unterbleibt oftmals, was zu erheblichen Konsequenzen für die beteiligten Verwalter und Beiräte führen kann. Es wird übersehen, dass die Eigentümerversammlung (und nicht der Beirat) über alle Details entscheiden muss. Eine Angelegenheit auf mehrere Versammlungen bzw. Beschlüsse aufzuteilen, ist vielleicht nicht unbedingt effizient, aber WEGs sind aufgrund ihrer Rechtsform eben verhältnismäßig träge, verglichen mit einer Einzelperson, der ein Mehrfamilienhaus alleine gehört. Ein Projekt in Teilabschnitten auf mehreren Eigentümerversammlungen zu beschließen, kann in vielen Fällen ein guter Kompromiss sein. Viele Informationen können und müssen zu Beginn der Planungsphase noch gar nicht vorliegen – sie müssen erst eingeholt werden. Damit ein Beschluss die rechtlichen Bedingungen einhält, muss die Sache an sich erstmal klar definiert werden – alle wesentlichen Details müssen Gegenstand des Beschlusses sein. Bei einem Anstrich des Treppenhauses gehört dazu z.B. der Farbton – und bei einer Balkonsanierung der zu verwendende Fußbodenbelag. Aber auch der Kostenrahmen, die zur Verfügung stehenden Handwerker, das geplante Zeitfenster und die vorgeschlagene Art der Finanzierung, z.B. aus der Rücklage oder per Sonderzahlung. All das muss klar definiert und von der Versammlung abgesegnet werden. Vorher darf kein Auftrag erteilt werden.

Ob ein Beschluss gültig ist, können Sie wie folgt prüfen:

Würde der Verwalter morgen abspringen, könnte jemand, der nicht auf der Versammlung dabei war, den Beschluss aus dem Protokoll deuten und ohne Rückfragen umsetzen? Wenn Sie diese Frage mit „ja“ beantworten können, ist der Beschluss höchstwahrscheinlich gültig und rechtssicher. Am Beispiel „Sanierung der Balkone“:

„Die Balkone“ – über welche Balkone reden wir, alle Balkone? Nur die Straßenseite, nur die Rückseite, oder die Balkone im DG? Der Beschlussgegenstand muss genau definiert sein.
Was genau soll „Sanierung“ eigentlich heißen? Sollen aus optischen Gründen neue Fliesen gelegt oder die alten wiederverwendet werden? Sollen die Brüstungen der Balkone angestrichen werden? Oder geht es um die Sanierung der Abdichtungsschicht, weil sich an den Unterseiten der Balkone Feuchtigkeitsspuren zeigen? Geht es um die fachgerechte Herstellung eines vernünftigen Gefälles? Auch das gehört zur Beschreibung des Vorhabens, über das alle Eigentümer informiert werden müssen und schließlich abstimmen. Ohne eine vernünftige Planung durch einen Fachmann werden solche Fragen oft gar nicht erst gestellt.
Gibt es ein Leistungsverzeichnis und einen Zeitplan, in dem die auszuführenden Arbeiten zumindest grob definiert sind?
Wie hoch sind die Kosten und wer bezahlt sie? Wie werden die Kosten auf die Eigentümer verteilt? Gibt es Wohnungen, die von den Kosten ausgenommen werden? Gibt es eine Sonderumlage oder geht alles zu Lasten der Rücklage?
Welche Handwerker stehen zur Auswahl?
Gibt es weitere wesentliche Details, die vor Auftragsvergabe geklärt werden müssen? Zum Beispiel die Fliesenfarbe vom neuen nach erfolgter Sanierung?

Die Fragen können ganz unterschiedlich sein. Auch wenn das jetzt vielleicht ein paar sehr detailverliebte Beispiele gewesen sind – alles Wesentliche muss vor Auftragserteilung geklärt werden. Unzulässig wäre es jedenfalls, wenn nur eine sehr diffuse Grundsatzentscheidung auf der EV getroffen und alles weitere „später“ durch den Beirat geklärt wird. Leider passiert genau das in der Realität häufig, daher müssen sich so viele Gerichte mit WEG-Sachen beschäftigen. Die Vorgehensweise, die in folgender Grafik abgebildet ist, ist nicht erlaubt..

Juristen sprechen von „fehlender inhaltlicher Bestimmtheit“, wenn der vermeintliche „Beschluss“ sehr ungenau ist und viele Fragen offenlässt. Erst recht darf die Entscheidung nicht an den Beirat delegiert werden. (Obwohl ich das bei Kleinigkeiten sogar befürworte, weil es sinnvoll ist und viel Aufwand erspart.) Weil bei so einer Beschlussfassung vieles unklar bleibt, sollen plötzlich Dinge, die eigentlich für die Versammlung gedacht sind, plötzlich im Nachgang mit dem Beirat „auf dem kurzen Dienstweg“ geklärt werden. Dies ist grundsätzlich sogar nachvollziehbar, um nicht jedes Thema unnötig aufzublähen. Jedoch kommen dabei vielleicht neue bzw. zusätzliche Ideen ans Tageslicht, die vorher niemandem eingefallen sind, aber jetzt noch reingemogelt werden sollen. Es kommt zu unzähligen Einzelgesprächen, die aber weder offiziell noch bindend sind. Große Unruhe kommt auf. Das Problem daran ist, dass nicht alle Eigentümer an den Einzelgesprächen beteiligt sind oder sie überhaupt mitbekommen. Außerhalb der EV können Sie mit Ihren Nachbarn keinen gemeinsamen Konsens mehr finden. Daher gehören Änderungswünsche, zusätzliche Ideen und erst recht die finale Entscheidung in die Eigentümerversammlung.

Ohnehin fehlt dem Verwalter ohne Beschluss die Rechtsgrundlage für jegliche Auftragserteilung. Wenn der Beschluss ungenau ist und viel Interpretationsspielraum hergibt, begibt sich der Verwalter auf dünnes Eis. Die Eigentümer bezahlen es und müssen daher auch die Entscheidung treffen. Das Wohnungseigentumsgesetz kennt keine kurzen Dienstwege – zumindest nicht für Angelegenheiten von großer Tragweite. Solange nichts passiert, wird niemand sich beschweren. Gefährlich wird es, wenn die Eigentümer die Kosten und Konsequenzen einer Maßnahme während der Versammlung nicht absehen können, aber später davon überrascht werden und nicht bereit sind, diese zu tragen. Was passiert, wenn sie ihre Entscheidung dann revidieren möchten? Oder wenn jemand mit der Arbeit auf der Baustelle nicht zufrieden ist? Wenn die getroffenen Regelungen angreifbar sind, kann es schnell zu rechtlichen Schritten gegen Verwalter oder Beirat kommen. Eine fachmännische Balkonsanierung nach den Regeln der Technik kann schnell 8.000 EUR und mehr pro Balkon kosten. Mit der Überschrift „Sanierung der Balkone“ – ohne weitere Informationen – wird das nicht jedem sofort klar. Vielleicht hat auch der Verwalter nicht genau hingesehen, sich verrechnet und jetzt wird eine Sonderumlage fällig? Dann ist Ärger vorprogrammiert. Wenn jemand erst im Nachgang von dieser Kostendimension erfährt, ist es gut nachvollziehbar, dass er seine Stimme vielleicht zurückziehen möchte. Spätestens, wenn es vor Gericht geht und ein Richter einen solchen unfertigen Beschluss sieht, hört der Spaß auf. Vielleicht wurden bis dahin auch schon Handwerker beauftragt, die nun auf der Bezahlung der beauftragten Leistung bestehen? Für diese Kosten muss dann jemand geradestehen. Das muss nicht sein und kann leicht vermieden werden.

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Datenschutz als Beschäftigungs-Therapie und Ausrede, sich vor der Arbeit zu drücken?

Schauen Sie sich mal um. Beim Zahnarzt muss man neuerdings ein Kilo Formulare ausfüllen, weil die einen sonst nicht mehr zurückrufen dürfen. „Aus datenschutzrechtlichen Gründen“ geht so vieles nicht mehr, z.B. den Kunden anrufen oder – noch viel schlimmer – ihm eine kurze Mail schicken. Ohne mich zu „belehren“ darf der Handwerker meine Telefonnummer nicht mehr in seinem Handy speichern.

Nicht nur Corona bringt unser Leben zum Stillstand, sondern auch die DSGVO. Lassen wir uns an der Nase rumführen? Oder sind wir eine Republik von Angsthasen geworden? Oder sind es manchmal doch bloß Ausreden? Faulheit und schlechten Kundenservice kann man auf einmal mit „datenschutzrechtlichen Bedenken“ unterfüttern.

Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich möchte nicht Ihre Erlaubnis, mit Ihren Daten um mich zu schmeißen, weil ich das sowieso nicht tue. Als WEG-Verwalter „verarbeite“ ich Ihre Daten (so heißt das). Anders geht es gar nicht. Aber wer mich kennt, der weiß, dass ich (auch ohne DSGVO) immer sorgfältig bin, denn ich sehe mich als Treuhänder von fremdem Vermögen. Für mich bräuchte es den Datenschutzrummel überhaupt nicht.

Ihr Datenschutz war mir auch vorher schon sehr wichtig. Digitale Daten sind ausschließlich auf verschlüsselten Festplatten gespeichert, so sorgfältig war ich auch schon vor der DGSVO. Und ja, ich habe auch Aktenordner, wo ich die Papierberge für jedes Gebäude abhefte. Diese Ordner stehen einfach so im Regal. Manche vertraulichen Dinge landen deswegen erst im Scanner und dann im Schredder … falls mal ein Einbrecher Langeweile haben sollte. Aber Ihre Kontoauszüge und Rechnungen muss ich aufbewahren. Das ist ganz schön viel, pro Haus pro Jahr manchmal drei Aktenordner. Die Menge an Ordnern passt in keinen Tresor. Also stehen die hier im Regal und sind datenschutzmäßig ein kleiner Weltuntergang.

Aber was ist mit Ihren E-Mail-Adressen?

Wer keine Mailadresse besitzt, geht schnurstracks zurück in die Steinzeit. Weil ich Ihr gemeinsames Eigentum verwalte, haben Sie zwangsläufig Berührungspunkte. Genau, Sie haben richtig gelesen. Die WEG gehört Ihnen allen zusammen.

Wenn ich der WEG eine Rundmail schicke, bei der jeder die anderen Mailadressen lesen kann, dann spricht man von einem „offenen Verteiler“.

Neulich hatte ich ein fragwürdiges Gespräch mit einem anderen Verwalter über „offene Verteiler“.

Ich bin Ihr WEG-Verwalter. Darf ich die Mailadressen der Wohnungseigentümer benutzen? Darf ich Sie mit „offenem Verteiler“ anschreiben? Meine Kunden haben mir das zu Verwaltungsbeginn unterschrieben. Sie wurden „belehrt“ (typisch deutsche Formulierung), welche Mails ich der WEG schicke (keine Werbung – kein Verkauf Ihrer Mailadressen, ist ja klar).

Meine Kunden haben offenbar verstanden, dass es ein Zeichen von gutem Service ist, wenn ich Sie über Baumaßnahmen am Gebäude informiere, Ihnen Fotos dazu schicke oder Sie über den Stand der Dinge auf dem Laufenden halte. Oder wenn ich Ihnen eine Unwetterwarnung schicke, damit Ihre Gartenstühle nicht in Ihre Fensterscheibe gewirbelt werden, wenn ich Sie an die Eigentümerversammlung oder an Handwerkertermine erinnere, dann ist das für mich guter Kundenservice.

Zurück zu meinem … hochbegabten … Kollegen. Als ich ihm sagte, dass ich Mails mit offenem Verteiler verschicke, hat er mich beschimpft wie einen Massenmörder. Wenn er mein Kunde wäre, dann würde er mir das Leben zur Hölle machen. Aha. Scheinbar ist es für manche Leute traumatisch, dass jeder Eigentümer die Mail-Adressen der anderen sehen kann. Gewissermaßen ein krasses Kapitalverbrechen.

Und warum hält er das für so schlimm? Angeblich gab es mal einen Immobilienmakler, der einen Wohnungseigentümer überredet hat, ihm die Mailadressen aller anderen Eigentümer aus dem Verteiler zu kopieren. Ehrlich gesagt, ziemlich idiotisch und doof noch dazu. Ist das die Schuld vom Verwalter? Es wäre ja nicht passiert, wenn der keinen offenen Verteiler geführt hätte. Wo ist die Selbstverantwortung, die man von erwachsenen Menschen erwarten sollte? Glauben Sie an den Weihnachtsmann? Wenn nein: Glauben Sie nicht auch, dass der kleinkriminelle Makler einen anderen Weg gefunden hätte?

Und BCC?

BCC bedeutet, dass die Empfänger ihre gegenseitigen Mailadressen nicht mehr sehen können. Und raten Sie mal… genau das empfahl mir der „souveräne Kollege“, damit von jetzt an niemand mehr die Mailadressen von den anderen sehen kann.

Nein, das mache ich nicht, denn es lähmt die Eigentümer, wenn sie etwas untereinander besprechen möchten. Gerade habe ich mit einem Neukunden gesprochen. Die WEG wollte den alten Verwalter loswerden, aber sie wussten nicht mal, wie sie miteinander kommunizieren sollen, um sich abzustimmen. Er hielt es für kühle Taktik des ehemaligen Verwalters, dass der alle Mails immer nur an BCC schickte.

Damit komme ich auf meine anfangs gestellte Frage zurück:

Sind wir eine Republik von Angsthasen geworden?

Das denkwürdige Gespräch mit dem Kollegen macht mir ernsthaft Sorgen über unsere Zukunft (sowohl der Republik, aber viel mehr noch die der Branche). Machen wir Dinge aus Selbstzweck – und ohne nachzudenken? Dürfen wir wegen der DGSVO keinen Mut mehr für etwas Neues haben? Alle plappern von „Digitalisierung“, und dann rollt die DGSVO-Dampfwalze darüber? Sind wir nicht erwachsen genug, um eigene Entscheidungen zu treffen? Brauchen wir immer und immer wieder eine neue Ausrede, warum man einem Kunden nicht helfen kann [oder „darf“]? Es gibt für jeden Anlass eine Ausrede, die Arbeit ein kleines Bisschen schlechter zu machen. Sind wir erwachsen genug oder kann man uns wirklich so schnell ins Bockshorn jagen?

Mit der DGSVO gibt es ein neues Geschäftsmodell, mit dem sich viele Abmahn-Anwälte die Taschen voll machen können.

Ich glaube, die Datenschutzgrundverordnung wurde gemacht, weil ganz, ganz große Konzerne im großen Stil mit Ihren Daten herumtoben und sie für kommerzielle Zwecke verwenden (Facebook, Amazon, Google…).

Ach ja… wie haben Sie eigentlich bei Google reagiert?

Popup => „Ich akzeptiere“ => Thema erledigt?

Wahrscheinlich war es so, oder? Den eigentlichen Adressaten der Datenschutzvorschrifthaben Sie also mit einem Klick abgehakt und erledigt, während tausende kleine Zahnarztpraxen im Papier ersaufen.

Nichtigkeit vs. Anfechtbarkeit von Beschlüssen

Damit ein Beschluss einwandfrei und rechtsgültig ist, muss er „inhaltlich hinreichend bestimmbar“ sein und darf nicht gegen Rechtsvorschriften verstoßen. Ansonsten ist er nichtig oder anfechtbar. Das ist abhängig vom Einzelfall und wahrscheinlich entscheidet jeder Richter in Grenzfällen anders.

a) NICHTIGKEIT:

Ein Beschluss ist z.B. nichtig, wenn er gegen eine zwingende rechtliche Vorschrift verstößt. Nehmen wir ein bewusst übertriebenes Beispiel:

„Die Eigentümergemeinschaft beschließt, das Auto vom nervigen Nachbarn Herrn Meier-Müller zu verkaufen, weil der immer vor unserer Einfahrt parkt.

JA: 720 MEA,

NEIN: 160 MEA,

ENTHALTUGEN: 120 MEA“

(Ich würde gern mal wissen, wer mit „Nein“ gestimmt und wer sich enthalten hat…)

Es ist (glaube ich) jedem sofort klar, dass dieser Beschluss illegal ist, weil er gegen den Willen des Eigentümers über fremdes Eigentum disponiert. Man muss ihn nicht anfechten, der Beschluss ist ungültig und besteht gar nicht erst. (Jedoch, falls das unklar ist, muss der Beschluss von einem Gericht für ungültig erklärt werden.)

Ein Beschluss ist auch nichtig, wenn er inhaltlich so überhaupt nicht bestimmbar ist, z.B. „jegliche Ruhestörung ist zu unterlassen“ => wie definiert man „jegliche Ruhestörung“?

b) ANFECHTBARKEIT:

Ein Beschluss ist i.d.R. anfechtbar, wenn er dem WoEigG zwar zuwider läuft, aber nicht zwingend illegal ist. Schwer zu beschreiben, es kommt wirklich auf den Einzelfall an.

Beispiel:

„Die Eigentümergemeinschaft beschließt die Wahl von Herrn Schmitz als Beirat.“

Im WoEigG steht, dass der Beirat aus genau drei Personen bestehen muss. So ein Beschluss kann innerhalb von einem Monat nach der EV angefochten werden. Wenn sich keiner die Mühe macht, wird er danach bestandskräftig.

Hartnäckiger Glaube an den „Vorratsbeschluss“

Eines der am weitesten verbreiteten Mythen ist der Vorratsbeschluss. Die bittere Wahrheit ist: Meistens schafft es jeder Fachanwalt, einen „Vorratsbeschluss“ schon in der ersten Instanz sofort in Stücke zu zerlegen. Was viele unter einem Vorratsbeschluss verstehen, ist vom Gesetzgeber in der Form gar nicht vorgesehen, und widerspricht vielen formellen Vorschriften des WoEigG, die zwingend eingehalten werden müssen.

Weil weder Verwalter noch Beirat über Themen von größerer Tragweite selbst entscheiden dürfen, muss die Eigentümerversammlung einen Beschluss fassen. Manchmal reicht die Vorbereitungszeit nicht aus und es liegen z.B. noch nicht alle Angebote für eine Baumaßnahme vor. Es wäre ja verlockend, die Maßnahme jetzt doch schon zu beschließen, und wichtige Details später vom Beirat entscheiden zu lassen. Das ist leider nicht zulässig. Noch schlimmer wird es, wenn bereits über Dinge entschieden werden soll, zu denen praktisch noch gar keine Details bekannt sind. Der Gesetzgeber hat aber bestimmte Anforderungen an die Wirksamkeit von Beschlüssen. Wenn noch keine Fakten bekannt sind, kann man nichts beschließen. Auch nicht auf Vorrat. Das Problem: Beschlüsse müssen inhaltlich bestimmbar sein und sich auf einen konkreten (Einzel-) Fall beziehen. Vorratsbeschlüsse erfüllen in der Regel beide Voraussetzungen nicht. Spätestens, wenn es mal Ärger unter den Eigentümern gibt, kann das teuer werden. Jedes Gericht erklärt solche Beschlüsse sofort für unwirksam. Ein paar Beispiele von gut gemeinten, aber ungültigen „Vorratsbeschlüssen“:

Wir beschließen, dass das Treppenhaus angestrichen werden soll, „wenn es mal nötig ist“.
Wenn die Treppenhausreinigung weiter so schluderig gemacht wird, entscheidet der Beirat über die weitere Vorgehensweise.
Wenn zwei weitere Angebote vorliegen, entscheiden Verwalter und Beirat über die Auftragsvergabe für die Dachreparatur.

Inhaltliche Bestimmbarkeit

Ein Beschluss muss inhaltlich hinreichend bestimmbar sein, ansonsten ist er nicht gültig.Aus dem Beschlusstext muss klar hervorgehen, welche Handlung ausgeführt werden soll. Wenn morgen ein neuer Verwalter gewählt wird, müsste er allein aus dem Beschlusstext verstehen können, was er tun soll und wie er es zu tun hat. Es darf keinen Interpretationsspielraum geben. Alle wichtigen Details müssen zwingend im Beschluss geregelt werden. Wenn z.B. eine handwerkliche Maßnahme beschlossen wird, muss klar sein, welcher Handwerker beauftragt werden soll, wie hoch der Kostenrahmen ist, wie die Maßnahme finanziert werden soll (Rücklage oder Sonderumlage?), bis wann sie umgesetzt werden soll usw.

Wenn sich aus dem Beschlusstext eine konkrete Handlung ableiten lässt, ist er in der Regel gültig. Bei Vorratsbeschlüssen sind hingegen viele Dinge noch gar nicht klar. Das stellt den Verwalter vor Probleme, da er ja für die Umsetzung verantwortlich ist. Wenn er selbst Entscheidungen trifft, haftet er auch.

Beim Beschluss, das Treppenhaus zu streichen, „wenn es nötig ist“, fehlt eine klare Regel, wie man feststellt, wann „es nötig“ ist. Unklar bleibt, bis zu welchem Kostenrahmen der Auftrag erteilt werden darf, welcher Handwerker beauftragt werden soll und aus welchem Topf es bezahlt wird.
Beim Beschluss über die Treppenhausreinigung steht der Beirat in der Schusslinie. Was „weitere Vorgehensweise“ bedeutet, wird nicht klar. Soll der bestehenden Firma gekündigt und eine neue beauftragt werden? Liegen Angebote und ein Preisspiegel vor? Ist ein Leistungsverzeichnis als Grundlage für den neuen Auftrag definiert? Wie erkennt man, ob die Treppenhausreinigung als „so schluderig“ zu bezeichnen ist? Die Entscheidung wird auf den Beirat delegiert, der für das Treffen von Entscheidungen gar nicht befugt oder versichert ist.
Auch bei der Dachreparatur, für die noch weitere Angebote eingeholt werden sollen, wird die Entscheidung über die Handwerkerauswahl aus der EV herausdelegiert. Sollte der beauftragte Handwerker Insolvenz anmelden und dadurch die gezahlte Anzahlung uneinbringlich werden, haften Verwalter und Beirat dafür, denn nur die EV darf die Handwerker auswählen

Lösungsmöglichkeit: Weitere EV

Warum sollte für solche Fälle überhaupt ein Vorratsbeschluss gefasst werden? Das Gesetz verlangt schließlich, dass allein die Eigentümerversammlung Entscheidungen trifft, wenn sie eine gewisse Tragweite haben. Also sollte man Entscheidungen auch nicht künstlich aus der EV herausverlagern, weil ansonsten immer jemand anders die Haftung auf sich nehmen müsste. Wenn es nach dem Gesetzgeber geht, sollen sich die Eigentümer immer dann treffen, wenn eine (größere) Entscheidung getroffen werden muss. Die Eigentümerversammlung findet nicht einmal im Jahr statt, sondern nach Bedarf. Sie müssen also nicht bis nächstes Jahr warten. Wenn alle Entscheidungsgrundlagen vorliegen und Sie genau im Bilde sind, worüber entschieden werden soll, treffen Sie sich wieder. Zwar ist eine erneute EV für alle Beteiligten etwas aufwändig, aber sie ist es wert, damit die Eigentümer sich über eine größere Maßnahme eine Meinung bilden und entscheiden können. Viel besser als der Vorratsbeschluss, der sowieso nur bis zum Amtsgericht hält.

Lösungsmöglichkeit: Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit

Ein Umlaufbeschluss ist ein „Unterschriftenzettel“, mit dem die Eigentümer außerhalb der Eigentümerversammlung erklären, dass sie mit einem Beschlussvorschlag einverstanden sind. Wenn man keine separate Versammlung veranstalten möchte, kann man seit der WEG-Reform des Jahres 2020 auch abkürzen: Wenn noch nicht alle Fakten bzw. Angebote vorliegen, können Sie auf der EV trotzdem den groben Rahmen beschließen, und festlegen, dass die Entscheidung über bestimmte Details später per Umlaufbeschluss getroffen wird. Sofern sich die EV mit der Sache „vorbefasst“ hat, dürfen Sie auf der EV sogar bestimmen, dass der Umlaufbeschluss in dieser Angelegenheit mit einfacher Mehrheit getroffen wird. Die hohen Voraussetzungen für den Umlaufbeschluss, der ansonsten 100% Zustimmung erfordert, werden für den Einzelfall auf 50,01% heruntergesetzt, wenn Sie die Entscheidung auf „später“ verlagern möchten, wenn alle Fakten vorliegen. Voraussetzung ist aber immer, dass die Eigentümer sich in der EV mit einem Thema schon auseinandergesetzt haben.

Gültiger Vorratsbeschluss

In seltenen Fällen kann ein Vorratsbeschluss auch gültig sein, aber das ist wirklich die Ausnahme. Denn er muss sowohl inhaltlich eindeutig bestimmbar sein als auch auf einen Einzelfall bezogen. In über 15 Jahren WEG-Verwaltung hatte ich so einen Fall nur ein einziges Mal, aber es war möglich: Es ging um eine Brandschutztür zur Tiefgarage, die einen Automatikantrieb hatte, der öfters ausfiel. Vor der EV funktionierte aber alles wieder. Trotzdem lagen schon konkrete Angebote für den kompletten Austausch vor. Die EV hat entschieden, dass – sobald die Türe noch einmal ausfällt – ein bestimmter Handwerker in einem festgelegten Kostenrahmen auf Basis eines konkreten Angebots beauftragt werden soll, den Türantrieb komplett auszutauschen. Auch die Finanzierung zu Lasten der Rücklage wurde entschieden. Der Vorratsbeschluss war in praktisch jeder Hinsicht konkret und greifbar – nur der Zeitpunkt stand nicht fest, war aber ebenfalls eindeutig bestimmbar, nämlich sofort beim nächsten Ausfall des Türantriebes. Alle Details standen fest: Handwerkerauswahl, Kostenobergrenze und Finanzierung. In der Regel sind solche greifbaren Vorratsbeschlüsse sehr selten.

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Online-Eigentümerversammlungen in Zeiten von Corona

21.03.2020: Corona macht erfinderisch. Damit wir uns nicht gegenseitig anstecken, ist unser öffentliches Leben gerade ziemlich eingeschränkt. Wir sollen uns nicht treffen, auch nicht zur Eigentümerversammlung. Ausgerechnet in dieser Jahreszeit… also was tun?

In der letzten Woche hatte ich zwei Online-Eigentümerversammlungen (mit der kostenlosen Software Zoom). Einfache Videokonferenz. Meine Premiere aufgrund der tollen Kunden-Idee. Das waren die effizientesten Eigentümerversammlungen, die ich je hatte (Details siehe unten). Ein Eigentümer kommt aus Köln, ein anderer aus Herzogenrath, keiner musste nach Neuss fahren. Eine Stunde mehr Lebenszeit, ganz abgesehen vom Stress im Stau, Parkplatzsuche und Zuspätkommen.

Wie geht das?

Wer WhatsApp benutzen kann, der kann mit dem Handy an einer Online-EV teilnehmen. Die Eigentümer letzte Woche kamen aus allen Altersgruppen. Wir haben die App „ZOOM“ benutzt. Sie ist so einfach wie das ABC. Siehe auch (nachgestelltes) Bildschirmfoto im Anhang.

2 Möglichkeiten: Computer oder Handy. Für viele ist es perHandy einfacher:

Handy:

Gehen Sie zum Play Store / Apple Store.

1. Laden Sie die (kostenlose) App „ZOOM Cloud Meetings“ herunter (Foto siehe Anhang).

2. Sie müssen sich nicht registrieren. Betreten Sie einfach das Meeting Nummer: … (bekommen Sie von mir mit der Einladung).

3. Gestatten Sie der App den Zugriff auf Video und Audio, logisch.

4. WICHTIG! Klicken Sie LINKS UNTEN auf „VIDEO BEITRETEN“, sonst können wir Sie nicht hören oder sehen.

Siehe nachfolgende Anleitung in Bildern:

ODER: Computer (mit Webcam und Mikrofon):

1. Klicken Sie auf den Link, den ich Ihnen vor der EV sende (z.B. https://zoom.us/j/123456789)

2. Sie laden eine ausführbare Datei herunter. Ja, das ist in Ordnung.

3. Gestatten Sie den Zugriff auf Video und Audio, logisch.

4. WICHTIG! Klicken Sie LINKS UNTEN auf „VIDEO BEITRETEN“, sonst können wir Sie nicht hören oder sehen.

Corona hin oder her, so eine EV müssen Sie unbedingt auch erleben!

Keine Parkplatzsuche,
kein Zeitverlust,
keine Saalmiete,
keine Benzinkosten,
sondern schnell und effizient.

Bei der Besprechung haben wir uns aufs Wesentliche konzentriert und alle Fragen ausführlich beantwortet, schließlich sitze ich ja am Computer und hatte alle Dokumente griffbereit. Trotz der ausführlichen Antwort auf viele Fragen waren die EVs schneller (= kürzer) als jemals sonst. Die Zeit nach Ende der EV habe ich nicht mit 30 Minuten Heimfahrt vergeudet, sondern bereits das EV-Protokoll angefertigt und per Mail verschickt und die Guthaben der Jahresabrechnung überwiesen, noch bevor ich normalerweise nach Hause gekommen wäre.

Nachgestellte Online-EV. Keine verletzten Bildrechte, das bin nur ich 🙂

Selbst in der Zeit nach Corona ist es höchste Zeit für Online-EVs. Ich habe vor, sie in Zukunft einzusetzen, wenn

es Eigentümer von weit weg gibt und
man nicht zwingend persönlich etwas besprechen muss.

Doch selbst da: Nach meinen beiden Erlebnissen der letzten Woche sind Online-Konferenzen viel effizienter als persönliche Besprechungen.

Ist das überhaupt zulässig?

In Kurzform: Ja, wenn alle einverstanden sind.

Wer seine Miteigentümer z.B. mit „datenschutzrechtlichen Bedenken“ ärgern will, hat mit einer Anfechtungsklage ggf. Erfolg. Aber nur bis 2021, denn mit der Reform des WoEigG werden Online-EVs gesetzlich verankert und sind nicht mehr angreifbar. Gut so, denn sie sind effizient und nützen allen Beteiligten.

Wo kein Wille, da kein Weg: Beim googeln habe ich eine „Verbraucherschutz“-Seite gefunden, die einfach mal „feststellt“, dass eine Online-EV halt „unzulässig“ ist. Anstatt dem Kunden (=Verbraucher) zu helfen (oder in seinem Sinne etwas Besseres vorzuschlagen). Warum denn nicht? Egal, Hauptsache „höchst bedenklich“, Thema erledigt. Verbesserungsvorschläge? Nö, hier gibt’s nur „Verbraucherschutz“. Jegliche Möglichkeit, dem Kunden zu helfen, wird kurzerhand über Bord gekegelt, damit sich dieser „Verbraucherschutz“-Verein vermutlich mit Anfechtungsklagen nur allzu gern die eigenen Taschen voll machen kann (, was zwar nur Kosten verursacht und dem Interesse des Verbrauchers zuwider läuft, aber egal).

Zum Glück werden Online-EVs ab 2021 mit der WoEigG-Reform gesetzlich verankert und sind nicht mehr angreifbar. Aber bereits jetzt hat offenbar aufgrund der Corona- Notsituation ein Umdenken stattgefunden. Die Leute fragen sich, wie man Dinge anders und besser machen kann. Darüber freue ich mich. Offenbar scheinen Online-Eigentümerversammlungen bereits jetzt (trotz deutscher Datenschutzpanik) bereits kein rechtliches Problem zu sein, weil der Berufsverband sie seit ein paar Tagen empfiehlt und die Politik sie in ein WEG-Notstandsgesetz integrieren will.

Formalitäten: Einwandfrei:

Der Beschluss einer Eigentümerversammlung wird durch „Verkündung“ gültig, d.h. die Eigentümer stimmen mit ja / nein / enth. und der Verwalter zählt die Stimmen und liest das Ergebnis laut vor und „verkündet“, ob der Beschluss laut WEG-Recht zustande gekommen ist.

Das Protokoll wird normalerweise von zwei beliebigen Eigentümern unterschrieben. Aber die Unterschriften sind keine Voraussetzung für den Beschluss, denn der Beschluss entsteht ja durch Verkündung. Es sind „Zeugen-Unterschriften“. Das geht natürlich bei einer Online-EV nicht. Ich werde mir noch eine Lösung ausdenken. Bis dahin sende ich Ihnen das Protokoll (wie immer) per Mail und Sie bestätigen bitte den Erhalt. Bei wichtigen Beschlüssen / großer Tragweite werde ich in Zukunft weiterhin „Offline-Eigentümerversammlungen“ mit Unterschriftsmöglichkeit veranstalten. Und: Wie Sie wissen, dürfen wir nur beschließen, was schon in der Einladung stand. Diesen Verbraucherschutz kannte das WoEigG schon 1951.