Autor: StephanWalochnik

In den vorherigen Beiträgen haben Sie gesehen, wie viele Formalitäten nötig sind, um auf einer Eigentümerversammlung (EV) einen Beschluss zu fassen. Der Gesetzgeber möchte Sie schützen, weil die meisten Wohnungseigentümer Privatpersonen ohne juristische Vorbildung sind.

Nur noch einmal eine kleine Auswahl der erforderlichen Formalien:

• Alle Themen, über die ein Beschluss gefasst werden soll, müssen auf der Tagesordnung stehen. Mehr noch: der Verwalter steht in der Pflicht, sie den Eigentümern zu erklären! Die Eigentümer müssen verstehen, was gemacht werden soll und müssen über alle Konsequenzen ausreichend informiert werden.
• Beschlüsse müssen auch für fremde Dritte verständlich sein. Auch mit Vollmacht muss es möglich sein, einfach mit ja / nein abzustimmen.
• Beschlüsse sind für alle Zukunft bindend, auch bei Verkauf einer Wohnung.
• Themen, die irgendwem spontan einfallen, können nicht beschlossen werden.
• Die Einladungsfrist beträgt 14 Tage und darf nur im Notfall unterschritten werden.

Eine ganze EV zu veranstalten, ist aufwendig. Die Vorbereitungszeit der Hausverwaltung kann durchaus einen ganzen Arbeitstag fressen (bei einem Tagesordnungspunkt). Viele Verwalter sind sowieso schon kapazitätsmäßig überlastet. Eine rechtssichere EV frisst Vorbereitungszeit und Kapazität. Außerdem muss die WEG meistens einen kostenpflichtigen Versammlungsort buchen.

Vielleicht ist am Ende der letzten EV ein zusätzliches Thema aufgetaucht, wo es wenig zu besprechen gibt und ein Beschluss schnell geht? In bestimmten Fällen kann ein Umlaufbeschluss anstatt einer EV hilfreich sein.

Ein Beschluss kann auch außerhalb einer EV zustande kommen, wenn alle Eigentümer den gleichen Beschlusstext unterschreiben. Man nennt diesen „Unterschriftenzettel“ auch Umlaufbeschluss.

Hier eine Auswahl von Vor- und Nachteilen vom Umlaufbeschluss, verglichen mit einer normalen EV. Der Umlaufbeschluss…

• … erfordert die Zustimmung von 100% aller Eigentümer.
• … kommt ohne jegliche Einladungsfrist aus.
• … braucht keinen kostenpflichtigen Versammlungsort.
• … bindet Ihre Kapazität nicht den ganzen Abend lang.
• … muss vom Verwalter nachgehalten werden. Haben alle schon unterschrieben? Wer fehlt?
• … kommt in größeren WEGs oftmals nicht zustande, weil irgendwer nicht unterschreibt.

Der Umlaufbeschluss kann eine Alternative sein, wenn es nur um ein einziges Thema geht und die Entscheidung klar zu sein scheint. Problematisch ist jedenfalls, dass wirklich 100% aller Eigentümer zustimmen müssen. Wenn nur einer fehlt, war alles für die Katz. Möglicherweise geht wertvolle Zeit verloren. Wenn der UB nicht zustande kommt, muss man sich ja doch zur EV treffen. Und dann beginnt die 14-tägige Frist von vorn.

Die Logik von Beschlüssen ist einfach und simpel:

Der Beschlussgegenstand muss klar und eindeutig in der Einladung zur Eigentümerversammlung stehen. Er muss so einfach verständlich sein, dass auch ein fremder Dritter ihn versteht und nachvollziehen kann. Mehr noch, er muss in der Lage sein, per Vollmacht mit Ja oder Nein abzustimmen.

Manchmal tauchen Änderungswünsche sogar während der Eigentümerversammlung (EV) auf. Obwohl alle Eigentümer den Beschluss schon aus der Einladung kannten, bittet noch irgendwer um eine Ergänzung. Der Verwalter muss abwägen, ob er solche Ergänzungen verantworten kann. Wenn der Beschluss wesentlich verändert würde, ist eine neue Versammlung erforderlich.

Damit möchte der Gesetzgeber Ihnen nicht das Leben schwer machen. Er möchte Sie schützen, damit Sie nicht überrumpelt werden.

Sie sollen ausreichend Zeit haben, sich mit der Thematik auseinanderzusetzen. Das schützt Eigentümer, die eine Vollmacht erteilt haben, vor dem Quasi-Verlust ihres Stimmrechts. Jedenfalls darf ein Beschlusstext durchaus im Laufe der Versammlung um unwesentliche Zusätze ergänzt werden. Dann wird dann abgestimmt. Der Verwalter zählt die Stimmen und verkündet, ob der Beschluss zustande gekommen ist.

Ein Beschluss entsteht durch Verkündung.

Was wurde am 02.03.1984 unter TOP 7 besprochen und beschlossen? Weil man im Laufe der Zeit vieles vergisst, dient das Protokoll der Dokumentation. Sie benötigen Rechtssicherheit, weil ein Beschluss für alle Ewigkeit bindend ist – auch für zukünftige Wohnungseigentümer. Wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen, sind Sie verantwortlich, dem Käufer wahrheitsgemäß alle Beschlüsse mitzuteilen. Daher müssen Sie Gewissheit haben, dass der verkündete Beschluss auch gültig ist.

Ein Protokoll darf nachträglich nicht geändert werden,

das wäre rechtsmissbräuchlich. Alle Eigentümer, die da waren und mit ihrer Stimme etwas entschieden haben, würden sonst rückwirkend um ihr Stimmrecht gebracht. Wieso würden Sie noch hingehen, wenn Ihre demokratische Entscheidung nachträglich geändert werden darf? Genau.

Warum das ganze Thema?

Warum sollte jemand fordern, dass das Protokoll nachträglich geändert werden soll? Es passiert gelegentlich. Bis dahin muss viel schiefgelaufen sein.

Sicherlich kann es passieren, dass ein Eigentümer einfach geschlafen hat. Weder Einladung noch Beschlusstext vorher gelesen? Meinetwegen, aber es ist unfair gegenüber den anderen Eigentümern, jetzt hervorzuspringen und Änderungen zu fordern.

Oder haben die Anwesenden auf den Verwalter eingeredet und ihn überredet, irgendwelche Ergänzungen am Beschluss vorzunehmen, die in der Einladung nicht erkennbar waren? Bei wesentlichen Änderungen hätte er ohnehin eine neue Versammlung einladen müssen. Hat er nicht gemacht? Jetzt hat er den Salat. Notfalls droht eine teure Anfechtungsklage.

Meistens gilt: Wenn der Verwalter transparent arbeitet, entsteht das Problem gar nicht erst.

Es beginnt schon mit der Vorbereitung: Der Verwalter sollte die Eigentümer schon mit der Einladung anschaulich und detailliert informieren, worum es geht. Worüber werden Sie abstimmen? Was bedeutet es? Welche Konsequenzen folgen? Wer zahlt? Und so weiter. Wenn die Eigentümer umfassend informiert sind, ist das schon die halbe Miete.

Weiter geht es auf der Versammlung. Warum sollte der Verwalter das Protokoll nicht sofort anfertigen und von zwei Eigentümern unterschreiben lassen? Sie können ganz beruhigt unterschreiben, denn es handelt sich nur um eine Art „Zeugenunterschrift“. Der Beschluss ist bereits durch Verkündung entstanden und das Protokoll dient nur der Dokumentation.

Viele Einladungen zur Eigentümerversammlung versprechen eine kurze Versammlung. Die jährlichen Standard-Themen:

• Bericht Verwaltung,
• Beschlussfassung Jahresabrechnung,
• Beschlussfassung Wirtschaftsplan,
• Entlastung Verwalter,
• Entlastung Beirat,
• Sonstiges,
• Ende der Versammlung.

Gefährlich ist der Tagesordnungspunkt (TOP) „Sonstiges“. Hier kann man ein bisschen plaudern, aber keinen Beschluss fassen. Dafür gibt es viele gute Gründe. Im Mittelpunkt steht der Schutz der Eigentümer, damit sie nicht überrumpelt werden. Vor allem die Nichtanwesenden sollen vor dem Quasi-Verlust ihres Stimmrechts beschützt werden, wenn plötzlich neue Themen auftauchen. Und: Damit Ihr Verwalter Sie richtig beraten kann, muss er sich auf die Themen vorbereiten. Wenn ein unerwartetes Thema vom Himmel fällt, geht das nicht.

Der Gesetzgeber verbietet jegliche Beschlussfassung unter dem TOP „Sonstiges“ als Formfehler.

Eigentlich sollte man den TOP Sonstiges einfach weglassen, weil er zu falschen Erwartungen und Missverständnissen führt. Nicht selten gibt es Streit und landet vor Gericht – das kann richtig teuer werden. Aber einfach weglassen? So einfach ist es nicht.

Was passiert in der Realität?

Die eigentliche Versammlung wäre nach 15 Minuten vorbei, der Verwalter beginnt schon einzupacken, da tauchen plötzlich ganz neue und unerwartete Themen auf. Ein Eigentümer nach dem anderen wirft noch einen Hut in den Ring. Eine ziellose Diskussion beginnt und schon dauert die Versammlung mehr als 2 Stunden.

Unter „Sonstiges“ tauchen die unterschiedlichsten Wünsche auf, zum Beispiel:

• Wir würden gern das Treppenhaus neu streichen lassen. (Wer ist wir?)
• Der Garagenhof muss besser beleuchtet werden. (Was heißt besser?)
• Wir möchten den Eingangsbereich umgestalten. (Was bedeutet das?)
• Ich brauche neue Fenster, sie sind undicht. (Das fällt Ihnen heute ein?)

Warum ist das so schlimm?

Außer einer ziellosen Diskussion haben Sie nichts gewonnen, weil Sie nichts beschließen können. Jeder Beschluss unter „Sonstiges“ ist laut Gesetz per se nichtig und damit wirkungslos. Finden Sie doof? Meinetwegen. Lesen Sie doch mal die Rechtsprechung. Oder vergleichen Sie es mit Fußball: Die Abseits-Regelung ist komisch, aber jeder kennt und akzeptiert sie.

Warum ist es verboten?

Weil jeder Beschluss verbindlich ist – für die gesamte WEG und zwar für immer und ewig. Und zwar nicht nur für die aktuellen Eigentümer, sondern auch für Nachfolger, wenn die Wohnung verkauft wird – selbst wenn die Käufer davon nichts wussten.

Die WEG hat 1976 ein Musizierverbot beschlossen? Dann taugt Ihr neues Klavier nur noch als Dekoartikel. Wussten Sie nicht? Spielt keine Rolle, Sie sind daran gebunden. Oder 1984 wurde beschlossen, dass jeder „seine“ Holzfenster jährlich streichen muss? Hat Ihnen keiner gesagt? Egal. Sie haben Ihre Obhutspflicht ggü. der WEG verletzt und sind schadenersatzpflichtig. Fenster sind Gemeinschaftseigentum.

Um Sie als Eigentümer zu schützen, gibt es so hohe Hürden für die Beschlussfassung, u.a.:

1. Es kann nur beschlossen werden, was fertig vorbereitet in der Einladung stand. Die Eigentümer sollen ausreichend Zeit haben, sich vor der Versammlung mit dem Thema auseinanderzusetzen.
2. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn er eindeutig und nachvollziehbar ist, auch für fremde Dritte. Ansonsten ist er nichtig.
3. Wenn ein Beschluss nicht sofort nichtig ist, sondern nur wackelig, kann er noch 4 Wochen lang angefochten werden. Die Folge ist ein jahrelanger Rechtsstreit und am Ende erklärt das Gericht auch so einen Beschluss für nichtig.
4. Der Verwalter muss jeden Beschluss in die Beschlusssammlung eintragen. Wer die Wohnung verkauft, muss dem Käufer die Beschlusssammlung geben, damit der Bescheid weiß.

Warum gibt es dieses Bedürfnis bei den Eigentümern?

Unabhängig davon: Es ist ja ganz wichtig, regelmäßig eine Art Brainstorming zu veranstalten, die Meinungsfindung ist schließlich sehr wichtig.

• Das Treppenhaus SOLLTE gestrichen werden.
• Die Beleuchtung vom Garagenhof IST viel zu dunkel und gefährlich.
• Die Fenster SIND undicht.

Aber so unvermittelt… Was soll der Verwalter denn machen? Irgendeinen Handwerker blanko beauftragen, das Treppenhaus zu streichen? Und einfach ein paar Lampen am Garagenhof montieren lassen? Solche Themen müssen vorbereitet werden, sonst geht das schief.

Wie kann man das besser lösen?

Sie müssen sich äußern können, welche Themen Ihnen wichtig sind. Man KANN und SOLLTE vieles besprechen. Das sollte man am Ende jeder Versammlung auch tun. Aber der Unterschied zwischen „Besprechung“ und „Beschluss“ muss allen klar sein.

Vor Einholung der Angebote muss besprochen werden, was von der Mehrheit gewünscht ist.

Das ist eine Besprechung, hat aber nichts mit Beschlussfassung zu tun. Ein Beschluss ist eine konkrete Regelung und Auftrag an den Verwalter, die genau bezeichnete Maßnahme zu beauftragen. Viele Kollegen machen das anders, handeln dann aber ohne Vertretungsmacht und begehen unbewusst Sachbeschädigung. Wenn es Streit gibt, bezahlt der Verwalter alles selber, einschließlich Rückbau.

Sie müssen den Kostenrahmen kennen und sich vorstellen können, wie das Resultat aussehen soll. Deswegen ist eine zweistufige Vorgehensweise sinnvoll.

1. Nennen wir den TOP „Sonstiges“ lieber „Ausblick“. Hier können wir selbstverständlich besprechen, welche Themen Ihnen am Herzen liegen.
2. Der Verwalter hat dann Gelegenheit, alles vorzubereiten. Auf der nächsten Eigentümerversammlung wird es dann beschlossen. Dann aber rechtssicher, mit Angeboten und klar verständlichem Entwurf in der Einladung.

Diese nächste Versammlung muss nicht erst nächstes Jahr sein! Sie kann auch in 3 Wochen stattfinden.

Viele Eigentümer denken, die EV sei eine stundenlange Sitzung, die einmal im Jahr stattfindet. Aber das stimmt nicht: Der Gesetzgeber schreibt vor, dass man sich bei jeder „größeren Kleinigkeit“ zur EV trifft, abstimmt und nach ein „paar Minuten“ wieder geht.Alles andere entsteht in den Köpfen. (Siehe Beitrag: „Die Eigentümerversammlung – der missverstandene Riese?“)

Wer hätte das gedacht? Das Modell „Eigentümerversammlung“ hat sich ganz anders entwickelt, als der Gesetzgeber es 1951 vorhatte. Von der gesetzlichen Lage findet man in der Realität herzlich wenig. Viele Eigentümer denken, die EV sei eine stundenlange Sitzung, die einmal im Jahr stattfindet. So machen es die meisten Hausverwaltungen ja auch.

Und weil es so langweilig ist, geht kaum jemand hin. Irgendwie laufen Entscheidungen im Hintergrund, und wenn Sie Glück haben, stimmen sich immerhin Verwalter und Beirat ab, wenn Aufträge zu erteilen sind oder Verträge gekündigt werden müssen. Zumindest bis zur ersten Niederlage vor Gericht geht das gut. … Moment, was soll das heißen? Ganz einfach: Das beschriebene Verhalten ist rechtswidrig. Aber wie macht man es denn richtig?

Zur Sachlage:

Laut WoEigG hat die Rechtsform „Wohnungseigentümergemeinschaft“ drei Organe:

• Eigentümerversammlung (Aufgabe: Willensbildung = Treffen von Entscheidungen),
• Verwalter (Aufgabe: Umsetzung von Entscheidungen),
• Beirat (Aufgabe: Unterstützung bei Umsetzung von Entscheidungen).

Der Gesetzgeber schreibt zwingend vor: Allein die Eigentümerversammlung trifft Entscheidungen – und keiner sonst. Laut WoEigG trifft man sich bei jeder „größeren Kleinigkeit“ zur EV, stimmt ab und geht nach ein „paar Minuten“ wieder. Der Beirat ist kein Entscheidungsorgan. Der Verwalter auch nicht. Beide sind an Mehrheitsbeschlüsse der EV gebunden. Wenn ein Thema im Raum steht, sind sie verantwortlich, einen Beschluss herbeiführen.

Viele Eigentümer denken, die EV seieine stundenlange Sitzung, die einmal im Jahr stattfindet. Aber das stimmt nicht: Der Gesetzgeber sieht vor, dass Entscheidungen ab einer gewissen Tragweite von der EV getroffen werden, nicht von Verwalter oder Beirat. Das Gesetz sagt, dass man sich bei jeder „größeren Kleinigkeit“ zur EV trifft, abstimmt und nach ein „paar Minuten“ wieder geht.

Alles andere entsteht in den Köpfen. Dort hat es sich fest verwurzelt. In der Regel findet in jedem Jahr wirklich nur eine Eigentümerversammlung statt.

Der jährliche Turnus ist u.a. der Jahresabrechnung geschuldet. Sie kommt einmal im Jahr und gilt bis zum Beschluss auf der Eigentümerversammlung als Entwurf. Schon deswegen muss man sich einmal im Jahr treffen und abstimmen. Regelmäßig stehen auch noch die Standard-Themen auf der Agenda:

• Bericht der Verwaltung
• Beschlussfassung Jahresabrechnung
• Beschlussfassung Wirtschaftsplan
• Entlastung Verwaltung
• Entlastung Beirat

Oft hört man auch die Begriffe „ordentliche“ und „außerordentliche“ Eigentümerversammlung. In diesem Sinne ist eine EV „ordentlich“, wenn sie die o.g. Themen enthält. Wirklich eigenartig, denn der Gesetzgeber kennt diese Unterscheidung nicht. Aber sie hat sich eingebürgert und festgekrallt.

Und weiter?

Nicht dringende Themen hat der Verwalter im Laufe des Jahres abgeheftet. Sie stehen jetzt auf der Themenliste. Die ist lang und undurchsichtig. Oft lassen einsilbige Überschriften wie „Balkonsanierung 2021“ in der Einladung nur erahnen, worum es geht. Mehr Informationen gibt es aber nicht.

Das darf nicht sein. Bei allen Dingen von einer gewissen Tragweite muss der Verwalter alle Eigentümer einbeziehen, nicht nur den Beirat. Es gehört zu den Kernaufgaben des Verwalters, alle Informationen so aufzubereiten, dass die Eigentümer eine vernünftige Entscheidungsgrundlage haben.

Dringende Themen wurden von der Verwaltung während des Jahres bereits irgendwie erledigt und stehen nicht mehr auf der Agenda. Autsch. Das kann brenzlig werden, denn auch für dringende Themen gilt die gesetzliche Regelung, dass nur die EV entscheiden darf – und keiner sonst.

Allerdings ist hier eine differenzierte Sichtweise wichtig: Wenn Gefahr im Verzug ist, muss der Verwalter schnellstens handeln. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Problematisch sind Grenzfälle mit gewissem Entscheidungsspielraum. Aus rechtlicher Sicht muss eine Eigentümerversammlung stattfinden, wenn auch nur ein minimaler Entscheidungsspielraum besteht.

Und was ist mit einem blockierten Aufzug? Aus rechtlicher Sicht könnte man ja 14 Tage auf die Beschlussfassung warten. Und wenn im 3. OG ein Rollstuhlfahrer wohnt? Meiner Meinung muss auch ein teures Ersatzteil direkt bestellt werden. Solche Grenzfälle können für den Verwalter natürlich brenzlig sein. Vertreter ohne Vertretungsmacht? Schlimmstenfalls zahlt er alles selbst. Trotzdem: Solange es im Sinne der Kunden ist, sollte man sich als Verwalter in bestimmten Fällen aus dem Fenster lehnen, um den Kunden ohne Beschluss schnell zu helfen. Das gilt zumindest bei Vorgängen, die keinen Aufschub dulden und die Entscheidung klar ist. Umsichtige Verwalter kommunizieren transparent und teilen allen Eigentümer per Mail mit, wie es steht – und was man vorhat. Je transparenter die Kommunikation, desto geringer das Risiko.

Das gilt natürlich nur, wenn zwischen WEG und Verwalter ein jahrelanges, beidseitiges Vertrauensverhältnis herrscht, denn niemand macht sich gern zur Zielscheibe. Auch der Verwalter nicht. Eigentümergemeinschaften, bei denen es schon Anfechtungsklagen gegeben hat, sollten sich auf diese Kulanz besser nicht verlassen.