Abrechnung - Die Eigentumswohnung

WEG-Jahresabrechnung Teil 3 – Keine Rücksicht auf Vorauszahlungen?

Wenn Sie Ihre Abrechnung im Briefkasten finden, was interessiert Sie dann am meisten? Der Betrag, den Sie zurückbekommen oder nachzahlen müssen, also Kosten minus Vorauszahlungen. Dies ist der sogenannte Saldo.

Unterm Strich ist das auch der Betrag, der mit Ihnen verrechnet wird, aber hier wird es etwas kompliziert – zumindest sofern der Verwalter eine Abrechnung erstellt, die rechtlich nicht angreifbar sein soll. Denn obwohl der Gesetzgeber möchte, dass die Jahresabrechnung auch für Laien einfach und schnell verständlich sein soll, hat er sich für diesen Abschnitt etwas Besonderes ausgedacht. Es werden nämlich die tatsächlichen Kosten mit den Soll-Vorauszahlungen verrechnet, unabhängig davon, wie viel Sie wirklich vorausgezahlt haben. Das Ergebnis nennt man Abrechnungsspitze. Erst in einem separaten Schritt wird dann das zu viel oder zu wenig gezahlte Hausgeld mit Ihnen verrechnet.

Warum dann das ganze Theater und die künstliche Aufteilung in zwei Rechenschritte? Der Bundesgerichtshof hat im Jahr 2012 entschieden, dass eine Abrechnung formell falsch wäre, in der man echte Kosten und tatsächliche Einnahmen gegenüberstellt. Nach Deutschlands obersten Richtern besteht das Rechenwerk aus den beiden Komponenten Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, wobei die Abrechnung die Vorauszahlungen nachträglich „korrigieren“ soll. Daher nennt man sie auch Abrechnung über den Wirtschaftsplan (§28 Abs. 2 WoEigG).

Der erste Teil des Rechenwerks ist der Wirtschaftsplan. Er ist eine eigene Anspruchsgrundlage mit eigener Verjährungsfrist, der unabhängig von der Jahresabrechnung einklagbar ist. Nach neuem Recht werden seit 2020 Ihre Vorschüsse (Rechenergebnis) und nicht mehr die Berechnung im Wirtschaftsplan (Rechenwerk) beschlossen. Aus dem Wirtschaftsplan ergeben sich jedenfalls Ihre monatlichen Soll-Vorauszahlungen. Was Sie tatsächlich überweisen, nennt man Ist-Vorauszahlungen. Der Unterschied kann für eine WEG wichtig sein, wenn jemand seine Vorschüsse nicht bezahlt.

Die Rückstände können für die WEG gefährlich werden, wenn z.B. die Versicherungsprämie für das Gebäude mangels Kontodeckung nicht eingezogen werden kann. Dann wäre der Versicherungsschutz gefährdet. Damit die WEG schon während des Jahres offene Forderungen durchsetzen kann, und die monatliche Rate nicht ständig neu verhandeln oder diskutieren muss, wenn jemand nicht zahlen möchte oder kann, ist der Wirtschaftsplan ein verbindlicher, eigenständiger Anspruch der WEG, der jederzeit eingeklagt werden kann. Er wird üblicherweise ca. ein Jahr vor der Jahresabrechnung beschlossen – daher verjähren die Vorauszahlungen auch vor der Abrechnungsspitze. Der Verwalter muss und sollte nicht warten, wenn jemand nicht bezahlt, weil die WEG sonst ernste Probleme bekommen könnte.

Der zweite Teil des Rechenwerks ist die Jahresabrechnung. Der Verwalter ist Treuhänder von fremdem Vermögen und muss daher Rechenschaft ablegen. Dies geschieht, indem tatsächliche Kosten mit deren Prognose laut Wirtschaftsplan verglichen werden. Weil Zahlungsrückstände bereits über den Wirtschaftsplan verbindlich feststehen, passen sie nicht mehr in die Jahresabrechnung. Sonst würde man Rückstände ja zweimal beschließen, was wiederum Fragen hinsichtlich Entstehung und Verjährung der Forderung aufwerfen könnte. Aus diesem Grund vergleicht man in der Jahresabrechnung die tatsächlichen Kosten mit den Soll-Vorauszahlungen.

Fazit: Die Jahresabrechnung rechnet tatsächliche Kosten gegen die Soll-Vorauszahlungen und der Wirtschaftsplan rechnet Soll-Vorauszahlungen gegen Ist-Vorauszahlungen. Wenn man beide Teile ansieht, schließt sich der Kreis und das Zahlenwerk besteht dann eben doch aus Ist-Vorauszahlungen, die mit tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Den Bundesgerichtshof interessiert aber nicht, was unterm Strich passiert, sondern er möchte, dass Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung strikt getrennt werden – was viele Eigentümer verständlicherweise irritiert. Zwar kann jeder Verwalter auf Wunsch der Wohnungseigentümer entscheiden, die Abrechnung anders aufzubauen. Diese würde dann aber vor Gericht aus formellen Gründen keinen Bestand haben, wenn jemand klagt, der nicht zahlen möchte oder kann.

Wie bereits angedeutet wurde mit der WEG-Reform im Jahr 2020 der Beschlussgegenstand geändert. Früher hat man „die Jahresabrechnung“ beschlossen, also der ganze Rechenweg. Vielleicht wollte man das nicht mehr, weil so viele Eigentümergemeinschaften in Streit und Anfechtungsklagen versinken. Oft genug sind Eigentümer gerichtlich gegen ihre Jahresabrechnung vorgegangen, weil ihnen kleinste Details auf dem Rechenweg der Jahresabrechnung nicht gefallen haben. Die Kosten des Rechtsstreits haben oft genug die Eigentümergemeinschaften getragen.

Seit der geänderten Gesetzeslage wird jedenfalls nicht mehr das Rechenwerk beschlossen, sondern dessen Rechenergebnis, also die Abrechnungsspitze. Man spricht davon, dass die Vorschüsse nach oben oder unten angepasst werden. Auf Basis des Wirtschaftsplans wurden ja bereits Ihre monatlichen Vorschuss-Beiträge verbindlich geregelt, und nun werden Ihre Zahlungspflichten für das abgelaufene Jahr endgültig festgestellt, indem sie an die tatsächlichen Kosten angepasst werden. Man spricht nun vom „Einfordern von Nachschüssen“ bzw. dem „Anpassen der Vorschüsse“. Rechnerisch ist es das gleiche, aber nach neuer Rechtslage kann sich Ihr Verwalter ganz schön die Finger verbrennen, wenn er „die Jahresabrechnung“ zur Beschlussfassung stellt. Der Gesetzgeber möchte das Rechenwerk selbst aus der Beschlussfassung raushalten und nur das Rechenergebnis beschließen lassen. Unabhängig davon muss die Abrechnung Ihnen vor der Beschlussfassung trotzdem vorliegen.

Die Ist-Kosten für jede Wohnung berechnet man übrigens, indem man die Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel umrechnet.

Ein Beispiel zum Zusammenspiel aus Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung finden Sie hier.

Näheres hierzu finden Sie im folgenden Beitrag.

WEG-Jahresabrechnung Teil 2 – Wie viel muss ich überweisen?

Damit die WEG zahlungsfähig bleibt, laufende Kosten bezahlen und in die Rücklage einsparen kann, muss jeder Eigentümer einen monatlichen Vorschuss zahlen, genannt Hausgeld oder Wohngeld. Dieses beruht auf dem Wirtschaftsplan, einer Prognose der erwar-teten Ausgaben in Listenform, sortiert nach Kostenarten (z.B. Frischwasser, Abwasser, Straßenreinigung, Versicherungsprä-mien…).

Die einzelnen Positionen werden mit den gleichen Umlageschlüs-seln auf die Wohneinheiten umgerechnet, die später auch in der Jahresabrechnung verwendet werden, z.B. nach Personenzahl, nach Miteigentumsanteil, nach Verbrauch usw.

Klar, dass der Wirtschaftsplan auch fast so aussieht wie die Jah-resabrechnung. Der Wirtschaftsplan beruht auf prognostizierten, die Jahresabrechnung auf tatsächlichen Kosten. Das ist fast der gesamte Unterschied. Ein vereinfachtes Beispiel:

Kostenart	Gesamt- kosten	Umlage- schlüssel	Einheiten gesamt	Ihre Einheiten	Ihre Kosten
Wasser	2000	Personen	10	2	400,00
Regen- wasser	450	MEA	1000	115	51,75
Straßen- reinigung	200	MEA	1000	115	23,00
Müll- abfuhr	600	MEA	1000	115	69,00
Haus- meister	6000	MEA	1000	115	690,00
Versiche- rung	1200	MEA	1000	115	138,00
Heizung	4500	Heiz- kosten	4500	900	900,00

Summe gesamt:	14950			Ihre Summe:	2271,75
				durch 12 Monate:	189,31

Ergebnis ist ein jahresbezogenes Hausgeld, im Beispiel 2.271,75 EUR, bzw. monatlich 189,31 EUR.

Das Hausgeld wird praktisch immer monatlich gezahlt. Bis zur Gesetzesreform (2020) sprach der Gesetzgeber davon, dass die Zahlungen fällig werden, wenn der Verwalter diese bei den Eigentümern auf Grundlage des Wirtschaftsplans anfordert. Nach der neuen Rechtslage ist der geschuldete Betrag im Zweifel sofort fällig. Deshalb ist es sinnvoll, im Beschluss ein klares Fälligkeitsdatum zu benennen. In den meisten Fällen werden zwölf gleiche Monatsraten angefordert und gezahlt.

Der Wirtschaftsplan wird übrigens erst rechtswirksam und fällig, wenn die Eigentümerversammlung einen Beschluss gefasst hat.

Näheres hierzu finden Sie im folgenden Beitrag.

WEG-Jahresabrechnung Teil 1 – Verteilung der Kosten

Wenn Sie keine Eigentumswohnung, sondern ein ganzes Mehrfamilienhaus besitzen würden, liefe in der Abrechnung einiges anders, und viele Zwischenschritte könnten entfallen. Sie bekämen jede Rechnung für die Immobilie direkt selbst. Alle Arten von Nebenkosten, sei es Wasser, Strom oder die Versicherungsprämie, würden Sie von Ihrem eigenen Girokonto bezahlen, und Sie bekämen auf der anderen Seite Vorauszahlungen von allen Mietern. Keine WEG und keine Rücklage läge dazwischen. Für Ihr Mehrfamilienhaus würden Sie natürlich auch einmal im Jahr eine Abrechnung erstellen. Anders als in der WEG würden Sie auf Ihre Mieter aber nur bestimmte Arten von Kosten umlegen, nämlich die sog. Heiz- und Betriebskosten. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt, welche Kosten dies sind.

In einer Eigentümergemeinschaft gibt es nicht einen, sondern mehrere Gebäudeeigentümer. Bei den meisten Kosten wird aber keine separate Rechnung für jeden Eigentümer erstellt, sondern es gibt eine einzige Rechnung, die sich auf das gesamte Objekt bezieht. Der Zahlungspflichtige ist stets die WEG, die ja eine eigene Rechtspersönlichkeit besitzt, und in der alle „Aktionäre“ anteilig enthalten sind. Deswegen werden sämtliche Rechnungen an den Verwalter geschickt, der als gesetzlicher Vertreter für die Bezahlung vom WEG-Konto verantwortlich ist. Denken Sie an Nebenkosten wie Versicherungsprämien, Niederschlagswassergebühren, Frischwasser- und Abwasserkosten, die monatliche Hausmeisterrechnung usw. Beim Mietshaus fungiert der Vermieter als „Zwischenspeicher“ für die anfallenden Kosten, bei einer WEG ist es ähnlich. Auch bei Eigentümergemeinschaften gibt es ein zentrales Girokonto, das auf den Grundstückseigentümer, nämlich die WEG ausgestellt ist und vom Verwalter betreut wird. Er übernimmt eine ähnliche Funktion wie die des Vermieters, nur dass es nicht sein Eigentum ist.

Die Grundsteuer B bildet eine Ausnahme. Diese wird für jede Eigentumswohnung separat erhoben und nicht von der WEG, sondern vom Wohnungseigentümer selbst bezahlt. Das hat damit zu tun, dass diese auf die Person des Eigentümers abstellt. Und vermutlich auch, weil die steuerliche Erhebung bei den einzelnen Eigentümern einfach und direkt zurechenbar ist.

Als vermietender Wohnungseigentümer haben Sie eine Doppelrolle. Gegenüber dem Mieter sind Sie Vertragspartner des Mietvertrags, und gegenüber der WEG sind Sie Teilhaber. Was Ihr Rechtsverhältnis ggü. Der WEG angeht, müssen Sie (und Ihre Miteigentümer) für alle Kosten aufkommen, die in Zusammenhang mit der Immobilie aufgetreten sind.

Anders als der Mieter, der Ihnen gegenüber nur einen Teilbetrag schuldet, nämlich die Heiz- und Betriebskosten. Auf diese werden wir noch detailliert zu sprechen kommen. Es gibt eine gesetzlich definierte Grenze, welche Arten von Kosten Sie auf Ihren Mieter abwälzen können. Dies sind die Betriebskosten. Darunter versteht man Kosten, die durch den laufenden Betrieb einer Immobilie entstehen. Sie reichen von Frischwasser, Abwasser, Müllabfuhr bis zum Hausmeister, Gärtner und der jährlichen Dachkontrolle, aber auch Wartungskosten für Aufzug, RWA, Tiefgaragentor gehören dazu.

Hingegen müssen Kosten wie Reparaturen, Modernisierungsmaßnahmen, Bankgebühren, Rechtsberatung oder Hausverwaltungsgebühren vom Vermieter bzw. Eigentümer getragen werden, weil sie nicht zum laufenden Betrieb einer Immobilie gehören. Eine gute WEG-Abrechnung enthält verschiedene Abschnitte oder Überschriften, damit Sie als Vermieter schnell erkennen, welche der Kosten auf den Mieter umlagefähig sind und welche nicht. Denn das Hausgeld umfasst ja umlagefähige und nicht auf den Mieter umlagefähige Kosten.

Darum geht es im folgenden Beitrag.

Eine bisher selbst genutzte Eigentumswohnung vermieten

Wenn Sie bisher selbst in Ihrer Wohnung gewohnt haben und jetzt vermieten, sollten Sie Folgendes beachten:

Ein vermietender Eigentümer befindet sich zwangsläufig in 2 „Rechtssphären“:

Erstens sind Sie „Aktionär“ der WEG. Ihnen gehört ein prozentualer Anteil des Gemeinschaftseigentums und Sie haben ein Stimmrecht auf der Eigentümerversammlung. Der Verwalter erstellt einmal im Jahr eine Abrechnung für Sie, betreffend das ganze Jahr. Entsprechend der gesetzlichen Regelungen hat die unterscheidet die WEG-Jahresabrechnung nicht nach Zeiträumen oder Bewohnern. Selbst bei Eigentümerwechsel gibt es laut WoEigG nur eine Jahresabrechnung für die Wohnung für das ganze Jahr.

Sie zahlen weiterhin die monatlichen Vorauszahlungen an die WEG.

Die zweite Rechtssphäre ist Ihr vertragliches Verhältnis zum Mieter: Sie haben einen Mietvertrag ausgehandelt und sind vertraglich gebunden. Der Mieter zahlt Ihnen Miete und eine Vorauszahlung für Betriebskosten. Beides überweist er direkt an Sie.

Gelegentlich werde ich gefragt, ob der Mieter die Vorauszahlung direkt an das WEG-Konto leisten soll. Diese Annahme ist falsch, denn die WEG hat gar keine vertragliche Bindung zum Mieter. Zweitens können Sie doch gar nicht kontrollieren, ob der Mieter die Nebenkosten auch bezahlt oder nicht. Sollten Sie dennoch diese Wackelkonstruktion gehen, dann bekommen Sie eine Mahnung von der Verwaltung, wenn er es nicht tut. Viele Verwaltungen nehmen dafür Gebühren. Also lassen Sie uns lieber trennen, was nicht zusammen gehört. WEG ist WEG und Miete ist Miete.

Der Mieter zahlt die Nebenkosten-Vorauszahlung an Ihr Girokonto und Sie zahlen wie bisher das Hausgeld an die WEG. Die WEG rechnet Ihnen gegenüber ab, Sie rechnen Ihrem Mieter gegenüber ab.

Zum Mietvertrag:

Es gibt für wenig Geld Vorlagen für Mietverträge, z.B. von Haus und Grund, aber auch vom Mieterbund, usw. Dort sind viele Standard-Fragen bereits geregelt und Sie müssen sich um wenig kümmern.

Achten Sie beim Mietvertrag auf die Betriebskosten: Sie können sich meistens zwischen Vorauszahlung und Pauschale entscheiden. Ich würde die Vorauszahlung empfehlen. Einmal im Jahr werden die geleisteten Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt und abgerechnet. Das ist zwar etwas mehr Aufwand, aber ich halte es für die fairste Methode. Man muss aber beachten, dass Nachzahlungen des Mieters ein Jahr nach Ende des Abrechnungsjahres verjähren, also unbedingt die Frist wahren.

Sie können auch die Nebenkosten als Pauschale vereinbaren. Ich würde das nicht empfehlen, denn meiner Meinung nach gibt es immer einen Verlierer. Vielleicht steigen die Nebenkosten in den nächsten Jahren? Dann schaut der Vermieter in die Röhre, weil er sich auf die Pauschale eingelassen hat. Klammern wir das Pauschalmodell nachfolgend einmal aus.

Sie müssen einmal im Jahr für den Mieter eine Abrechnung erstellen. Als Grundlage müssen Sie die WEG-Jahresabrechnung heranziehen. Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, steht in der sog. BetrKV. Sie müssen diese Kosten aber im Mietvertrag aufführen. In den meisten Standard-Mietverträgen ist das bereits vorbereitet.

Datenquelle: Die WEG-Jahresabrechnung. Sie enthält sogenannte umlagefähige (Mieter-) Kosten und nicht umlagefähige (Vermieter-) Kosten. Viele Verwalterprogramme weisen diesen Unterschied bereits aus. Beispiele für umlagefähige (Mieter-) Kosten sind:

Frischwasser
Abwasser
Niederschlagswasser
Müllabfuhr
Straßenreinigung
Allgemeinstrom (Beleuchtung)
Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gärtner
Wartungskosten (nicht: Reparatur), z.B. Dachkontrolle und Regenrinnenreinigung
Kammerjäger
Versicherungsprämien
Heizkosten, Schornsteinfeger, Miete für Kaltwasserzähler und Warmwasserzähler.

Den vollen Katalog umlagefähiger (Mieter-) Kosten findet man im Gesetz namens Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Ein weiteres Beispiel für umlagefähige Nebenkosten ist die Grundsteuer. Weil es eine persönliche Steuerschuld ist, läuft sie aber nicht über das Konto der WEG, sondern wird von Ihrem Privatkonto abgebucht. Vergessen Sie sie bitte nicht in der Abrechnung.

Bitte denken Sie daran, die Hausverwalter rechtzeitig zu informieren. Er muss der Heizkosten-Firma Bescheid geben, damit die Heizkosten-Abrechnung aufgeteilt wird. So haben Sie es leichter, für Ihren Mieter eine Abrechnung zu erstellen.

Die optimale Höhe der Rücklage?

Die Rücklage sollte ein Puffer für Unvorhergesehenes sein, und sich daher an zukünftigem Instandhaltungsbedarf orientieren – aber wie hoch ist dieser? Mangels Alternative verwendet man oftmals Durchschnittswerte pro qm. Diese werden dann anhand der Fläche hochgerechnet, um die jährliche Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage auszurechnen.

Einen der populärsten Durchschnittswerte finden Sie in der II. BV (Zweite Berechnungsverordnung). Dabei ist ihr Inhalt nicht einmal besonders überzeugend – und schon gar nicht für WEGs gedacht. Als gesetzliche Grundlage für den sozialen Wohnungsbau differenziert sie drei Altersklassen von Gebäuden: Jünger als 22 Jahre, 22 bis 32 Jahre und ältere Gebäude. Für diese werden dann Instandhaltungskosten in Höhe von 7,10 EUR, 9 EUR bzw. 11,50 EUR pro qm und Jahr angesetzt. Kaum berücksichtigt wird, über welche (hochwertige) Gebäudetechnik ein Haus verfügt. Der Gebäudetyp E hat vielleicht eine Heizung und eine RWA-Anlage, während andere Neubauten von Aufzug bis Sprinkleranlage in der Tiefgarage allerlei kostenintensive Technik bergen. Klar, denn die Verordnung bezieht sich ja auf den sozialen Wohnungsbau und nicht auf Eigentümergemeinschaften oder moderne Technik. Zudem stammt das Werk aus dem Jahr 1957 und wurde 1990 neu gefasst, als u.a. Sprinklertechnik und Brandmeldezentralen für Tiefgaragen noch nicht so verbreitet waren wie im heutigen Neubau. Von moderner Gebäudetechnik ganz zu schweigen.

Aber die II. BV enthält eben als einzige Verordnung weit und breit einen Paragraphen zu Instandhaltungskosten, die in §28 genannt werden – wenn auch kaum differenziert und nur als grober Durchschnittswert angegeben. Daher verwendet man sie. Die Werte dort haben sich zwar seit mindestens 15 Jahren nicht mehr geändert, obwohl Inflation und Baukosten ständig steigen. Zudem sind sie ja auch gar nicht für den Ansatz im Wirtschaftsplan einer Eigentümergemeinschaft gedacht. Aber man verwendet sie einfach, weil es kaum Alternativen gibt.

Eigentlich müsste man Instandhaltungskosten ja für jedes Gebäude individuell ausrechnen, weil sie so stark vom Einzelfall abhängig sind: Alter und Zustand des Gebäudes, vorhandene Gebäudetechnik, absehbare Erneuerungsinvestitionen, Modernisierungsmaßnahmen uvm. Solche Faktoren müssten eigentlich viel öfter berücksichtigt werden. Aber wieso macht das dann niemand?

Das Problem ist nicht, dass bisher niemand eine bessere Idee gehabt hätte. Aber jede Immobilie umfasst so viele verschiedene Gewerke, die irgendwann mal instandgehalten oder -gesetzt werden müssen. Sie müssten für Heizung, Dach, Abwasserleitungen, RWA-Anlage, Fenster, Aufzug, Tiefgaragentor usw. alle möglichen Parameter abschätzen, z.B. die Verarbeitungsqualität, Haltbarkeit und Restnutzungsdauer. Wie ist es mit zukünftigen Sanierungskosten? Vielleicht könnte man ja einen Sachverständigen bei der Bewertung um Hilfe bitten. Aber für Dach, Heizung und Tiefgaragentor brauchen Sie andere Fachleute. Und die kommen nicht umsonst. Am Ende der ganzen zeit- und kostenintensiven Besichtigungen sind Sie nicht unbedingt schlauer als vorher. Wenn Sie Lebensdauer und Folgekosten jedes Bauteils einzeln (und inflationsbereinigt!) hochrechnen, würde das eine unvorstellbare Rechnerei mit sich bringen, der man kaum gewachsen wäre. Selbst einen teuren, externen Sachverständigen würden Sie lange damit beschäftigen.

Davon abgesehen hilft es nicht, den Austausch des Heizkessels in 4,3 Jahren vorauszusagen (Zu welchem Preis? Wie ist der aktuelle Stand der „Habeck-Gesetze“ im Juni 2028? Oder im September 2029?). Entweder geht Ihre Heizung kaputt oder hält noch einige Jahre. Vielleicht muss in acht Jahren mal der Brenner ausgetauscht werden, oder doch nur das Gebläse? Was kostet die Platine der Heizungssteuerung in sechs Jahren? Und wenn man die Lebensdauer Ihres Balkons mit 21,7 Jahren prognostizieren würde, wie sind dann die Folgekosten? Komplette Sanierung? Kann man die Fliesen dann noch nachbestellen oder muss man sie auch mit tauschen? Gibt es im Jahr 2033 noch den Fachkräftemangel und wie haben sich die Baukosten bis dahin entwickelt? Werden sich in den nächsten zehn Jahren Holz- und Zementpreise ähnlich entwickeln wie bisher? Sie sehen schon – hier kann man sich schnell verrücktrechnen. In vielen zahlenverliebten Lehrbüchern steht, dass man nur genug Daten erheben muss, um treffende Prognosen abzugeben. Aber Durchschnitte und statistische Vergangenheitsdaten sind nun einmal mit Vorsicht zu genießen. Wer Lehrbücher schreibt, kümmert sich selten um die Instandhaltung von Gemeinschaftseigentum.

Wenn man darüber nachdenkt, ist es gerechtfertigt, sich dann eben doch an einfachen Formeln zu orientieren, sofern man ein bisschen differenziert vorgeht. Was also tun?

Zweck der Rücklage ist es, einen Puffer zu bieten, um die Eigentümer vor plötzlichen, größeren finanziellen Belastungen zu schützen. Anstatt sich einen Leistungswettbewerb im Hellsehen zu liefern, muss der Verwalter Sie als Wohnungseigentümer vor finanziellen Katastrophen bewahren.

Der Verwalter kann nämlich ganz schnell in den eigenen Unterlagen nachsehen, wie viel Geld in den letzten Jahren für Instandhaltungsmaßnahmen ausgegeben wurde, und daraus einen (z.B. gewichteten) Durchschnitt berechnen – oder diese Kosten mit einem bestimmten Prozentsatz hochrechnen. Er kann sich an Ihrem Gebäude orientieren – oder an vergleichbaren Gebäuden aus seinem Bestand. Gab es in der Vergangenheit größere Schwankungen? Dann sollte man niedrige Werte bei der Durchschnittsbildung rauslassen und hohe Ausgaben stärker einberechnen. Sie wollen ja vor größeren Sonderumlagen geschützt sein. Wenn man die Werte hat, könnte man sie z.B. mit denen aus der II.BV vergleichen – oder mit anderen Formeln. Weil Sie ja vorsichtig rechnen wollen, verwenden Sie den höheren Wert von beidem, um eine angemessene Beitragspflicht zu berechnen.

Das Ansparen einer Rücklage soll größere Sprünge im Laufe der Zeit ausgleichen. Deswegen spielt nicht nur die jährliche Beitragspflicht eine Rolle – wichtig sind auch die bereits angesparten Mittel. Wenn die jährliche Beitragspflicht niedrig und die Kasse fast leer ist, sollte die WEG schnellstens deutlich höhere Sparraten beschließen. Wenn die Kasse aber schon sehr voll ist, obwohl in den letzten Jahren kaum Instandhaltungen aufgetreten sind, kann man die Beitragspflicht reduzieren – oder zumindest nicht weiter erhöhen, um die Eigentümer zu entlasten.

Die Jahresabrechnung – einfach und verständlich?

Eigentlich ist es ganz einfach: Die Jahresabrechnung ist für Sie gemacht. Sie müssen sie verstehen, auch wenn Sie kein ausgebildeter Buchhalter sind. Die Bank schickt Ihnen ja auch die Kontoauszüge in einer Form, die Sie verstehen: Kontostand alt, Einnahmen, Ausgaben und Kontostand neu. Das kapiert jeder. So ungefähr soll auch die WEG-Jahresabrechnung sein. Auch wer sich nicht mit BWAs oder Eröffnungsbilanzen auskennt, soll wissen, worum es geht. Der Verwalter ist verantwortlich, Ihnen darzulegen, wie Ihr Geld verwendet wurde und wohin es geflossen ist. Abgesehen von den Heizkosten ist eine WEG-Jahresabrechnung eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die sich an den Geldbewegungen auf dem Konto orientiert.

Welche Funktionen soll die Jahresabrechnung erfüllen?

Sie soll dem Eigentümer zeigen, ob er etwas zurückbekommt oder nachzahlen muss – und den Rechenweg dorthin verständlich machen.
Die Abrechnung soll einfach und verständlich sein. Jeder soll in der Lage sein, die Jahresabrechnung nachzuvollziehen. Auch (oder vor allem?) diejenigen Eigentümer, die keine Bilanzbuchhalter sind.
Die Abrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten, bspw. eine Liste der Umlageschlüssel, einen Vergleich der tatsächlichen Kosten mit den Soll-(!) Vorauszahlungen oder die Entwicklung der Rücklage.
Deswegen wird die Abrechnung manchmal doch etwas länger und eventuell etwas unübersichtlich – aber nicht zu sehr!

Natürlich kann es vorkommen, dass Sie einen größeren Betrag nachzahlen müssen. Das liegt in der Natur der Sache. Wenn die Jahresabrechnung vernünftig aufgebaut ist, verstehen Sie aber, warum die Nachzahlung zustande gekommen ist. Diese zentrale Frage muss immer im Mittelpunkt stehen. Deswegen ist die Jahresabrechnung keine Bilanz, sondern eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Die Transparenz gegenüber den Eigentümern steht im Mittelpunkt des Rechenwerks. Der Verwalter legt durch die Abrechnung Rechenschaft ab, wie gut er auf das treuhänderische Vermögen aufgepasst hat. Die Rechnung soll so einfach und verständlich wie möglich aufgebaut sein, damit jeder Eigentümer sie verstehen kann. Damit nicht nur der Beirat, sondern auch alle anderen Wohnungseigentümer sie nachvollziehen und überprüfen können.