Beschluss - Die Eigentumswohnung

Beschluss und Vereinbarung in einer WEG

Die meisten von Ihnen wissen, was ein WEG-Beschluss ist. Wenige kennen aber den „kleinen Bruder“, die Vereinbarung. Sie führt zumeist ein unbekanntes Schattendasein.

Grundsätzlich gilt: Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung getroffen. Solch eine Entscheidung nennt man Beschluss. Der Gesetzgeber sagt: Ein Beschluss regelt einen bestimmten Einzelfall, eine einmalige Entscheidung, z.B. den Einbau von Elektroladestationen oder Fahrradständern. Dazu benötigt man in der Regel eine 50%ige Mehrheit.

Was ist nun eine Vereinbarung?

Eine Vereinbarung in einer WEG ist eine dauerhafte Regelung, die als Vertrag zwischen allen (!) Eigentümern ausgestaltet ist, auch ohne EV und Beschluss, z.B. die Zuweisung von Nutzungsrechten an Parkplätzen. Es ist verständlich, dass die Unterscheidung zwischen Vereinbarung und Beschluss vielen Leuten schwerfällt, denn auch Beschlüsse können langfristige Wirkungen haben.

Beschlüsse können z.B. den Anstrich des Treppenhauses behandeln, wenn eine andere Farbe verwendet werden soll – oder die Aufstellung eines Fahrradständers im Hof, die Installation von Elektroladestationen etc. Aus gesetzlicher Sicht sind das aber alles Einzelfälle oder „Einmal-Aktionen“. Sie werden einmal beauftragt und umgesetzt, und haben dennoch langfristige Wirkung. Das Ergebnis sieht man vielleicht noch in 15 Jahren oder später.

Eine Vereinbarung ist eine dauerhafte Regelung. Sie ändert die Spielregeln auf Dauer. Eine Vereinbarung – wie der Name schon andeutet – ist ein Vertrag zwischen den Eigentümern. Sie brauchen keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern die Eigentümer treffen sich, besprechen etwas und unterschreiben einen Vertrag – und zwar 100% einstimmig!

Solche dauerhaften Änderungen können z.B. Nutzungsrechte am Parkplatz sein. Wenn dieser reines Gemeinschaftseigentum ist, könnte man per Vereinbarung die Stellplätze bestimmten Wohnungen zuweisen. Auch eine Umnutzung des nicht mehr genutzten Öltankkellers zu einem Fahrradraum wäre eine dauerhafte Regelung und damit eine Vereinbarung. (Obwohl ich mir sicher bin, dass die meisten WEGs dies als Beschluss behandeln würden und niemand dagegen vorgeht).

Mit der WEG-Reform 2020 kam eine interessante Änderung zur Änderung der Kostentragung. Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz kann die WEG „für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten“ eine neue Regel zur Kostenverteilung beschließen – mit einfacher Mehrheit. Zum Beispiel sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum. Standardmäßig zahlen alle Eigentümer im Verhältnis der Miteigentumsanteile bei jedem Austausch bzw. Reparatur eines Fensters mit. Man kann nun beschließen, dass ab jetzt jeder die Kosten der Fenster (oder Rollläden) seiner Wohnung selbst trägt. Vor 2020 wäre das immer eine Vereinbarung gewesen, da es die Spielregeln dauerhaft ändert. Vermutlich hat der Gesetzgeber es geändert, um die Mehrheitsverhältnisse zu senken und Streit zu beenden, da bisher einzelne Eigentümer dies hätten blockieren können. Wir brauchen wohl nicht erwähnen, dass man bei solchen Regeln im Rahmen des Legalen bleiben muss und niemanden ungerechtfertigt benachteiligen darf.

Noch etwas sehr wichtiges: Wenn sie nicht notariell beurkundet wird, hält eine Vereinbarung nur bis zum nächsten Eigentümerwechsel!

Dazu ein Beispiel:

Abstrahieren wir von der WEG. Stellen Sie sich vier Einfamilienhäuser vor. Die Nachbarn treffen sich und vereinbaren einiges zum Thema Laub kehren und welche Größe, Höhe und Farbe die Zäune haben dürfen. Es wird schriftlich aufgesetzt und alle unterschreiben. Sie geben sich selbst diese Regeln, dann gelten sie auch für alle. Wenn jetzt aber jemand sein Haus verkauft, dann hat der Käufer bzw. neue Nachbar diesen Vertrag natürlich nie unterschrieben. Er muss sich nicht an die Regeln bzgl. Zaun und Laub kehren halten. Für ihn gelten nur die städtischen Regelungen. Er hat den Vertrag niemals unterschrieben.

Zurück zur WEG: Aus diesem Grund sollten Sie eine Vereinbarung auch notariell beurkunden lassen, damit sie auch über einen Eigentümerwechsel hinaus Bestand hat. Denn es haben ja nur 100% der aktuellen Eigentümer den Vertrag unterschrieben, daher ist er im Falle eines Eigentumswechsels nicht mehr bindend.

Die Grenze zur Änderung der Teilungserklärung ist sehr, sehr dünn. Denn wenn Sie schon zum Notar gehen, können Sie die neuen Spielregeln auch direkt als Nachtrag zur Teilungserklärung aufnehmen.

Fazit:

Ein Beschluss regelt eine einzelne Entscheidung, auch wenn diese sehr langfristige Auswirkungen hat. Eine Vereinbarung ändert die Spielregeln dauerhaft. Sie sehen, dass die Grenzen sehr dünn sind. Einerseits zu einer Änderung der Teilungserklärung, andererseits zur Änderung der Kostentragung nach § 16 Abs. 2 WoEigG. Daher sollten Sie bei jeder Vereinbarung unbedingt einen Notar konsultieren, um diese auch rechtssicher umzusetzen.

Nachträgliche Themenwünsche für die Eigentümerversammlung

Es passiert oft ein paar Minuten, nachdem ich die Einladung zur Eigentümerversammlung versendet habe. Ich kann es auch absolut verstehen. Vielleicht haben Sie das ganze Jahr kaum Berührungspunkte mit der Hausverwaltung gehabt. Nun kommt die Einladung, und Ihnen fällt etwas ein, das Sie gerne mit Ihren Nachbarn auf der Eigentümerversammlung besprechen möchten. Nun wenden Sie sich an die Hausverwaltung und beantragen, auch noch über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ich verstehe das absolut. Aber es gibt ein paar Probleme daran, jetzt noch einen Tagesordnungspunkt aufzunehmen.

Ein Problem sind die Fristen. Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es sehr viel Verbraucherschutz. So muss beispielsweise alles, worüber abgestimmt werden soll, in der Einladung stehen. Sie können sich also nicht etwa auf der Versammlung noch Themen nachträglich aufnehmen. Aber auch vor der EV sollen Sie noch ausreichend Zeit haben, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht überrumpelt werden. Beeinträchtigt die nachträgliche Aufnahme eines Themas die Einladungsfrist? Wenn ja, würde ich nachträglich kein Thema mehr aufnehmen, weil so ein Beschluss aufgrund von Ladungsmängeln anfechtbar ist.

Aber auch wenn die Frist eingehalten würde, verursacht die nachträgliche Aufnahme eines Themas immer Kosten und Aufwand bei der Hausverwaltung. Wenn wir von einem kleinen Haus mit drei oder sieben Einheiten sprechen, ist die Einladung schnell aktualisiert und versendet. Anders sieht es bei größeren Anlagen aus. Wenn man die Einladung nachträglich ändert, ist es ein Kosten- und Zeitfaktor. Die Einladungen an die meisten WEGs werden immer noch neben dem digitalen Weg auch auf Papier versendet. Dann muss das Update natürlich auch auf Papier kommen. So entstehen der Hausverwaltung aber durchaus nennenswerte Druck- und Portokosten. Aber auch, wenn wir vom Aufwand für die Hausverwaltung einmal absehen:

Der wichtigste Punkt sind Ihre Miteigentümer: Auch die anderen bekommen ein Problem. Nun gibt es zwei Versionen der Einladung. Auf der älteren Version stehen weniger Tagesordnungspunkt als auf der neuen, und wahrscheinlich gilt das auch für den Vordruck der Vollmacht. Vielleicht hat schon jemand schon die Vollmacht ausgefüllt und einem Miteigentümer mitgegeben. Nun gibt es ein Versions-Chaos, und der Bevollmächtigte weiß ggfs. nicht, ob oder wie er für den hinzugekommenen Punkt abstimmen soll.

Meine Bitte: Wenn Sie Themenwünsche haben, melden Sie sich bitte im Laufe des Jahres bei der Hausverwaltung, und die nimmt die Themen dann für die nächste Eigentümerversammlung auf.

4 Voraussetzungen für einen gültigen WEG- Beschluss

Damit ein Beschluss nicht angreifbar ist, muss er juristisch wasserdicht sein. Dafür gibt es 4 Voraussetzungen:

1) Das Thema, über das die Eigentümerversammlung eine Entscheidung trifft, muss in der Einladung stehen. Es können nur Entscheidungen getroffen werden über diejenigen Themen, die auch in der Einladung standen.

2) Die Einladungsfrist von 3 Wochen muss eingehalten werden, es sei denn, es ginge um ein objektiv dringendes Thema, das nicht warten kann.

3) Der Beschluss muss inhaltlich bestimmbar sein, d.h. alle W-Fragen (wer, was, wie teuer…) müssen beantwortet sein.

4) Der Beschluss muss verkündet werden, d.h. der Verwalter hat die Stimmrechte ausgezählt und festgestellt, dass der Beschluss zustande gekommen ist.

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) trifft Entscheidungen auf einer Eigentümerversammlung (EV). Diese Entscheidung nennt man Beschluss.

Es ist wichtig, dass Beschlüsse nicht angreifbar sind, denn manchmal müssen Themen zur Sprache gebracht werden, bei denen Eigentümer unterschiedliche Meinungen haben – und dennoch wird ein Beschluss entsprechend dem WEG-Gesetz mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet: Die Mehrheit entscheidet, aber alle sind daran gebunden – und müssen bezahlen. Auch die, die nicht einverstanden waren.

Beispielsweise soll eine Wartungsfirma gewechselt werden oder ein Architekt oder Bauleiter soll beauftragt werden, eine größere Baumaßnahme zu begleiten. Mehrere Kandidaten haben sich vorgestellt, aber die Eigentümer waren sich nicht ganz einig. Vielleicht sogar, ob die Maßnahme überhaupt umgesetzt werden soll.

Das birgt Konfliktpotenzial, weil bestimmte Eigentümer manchmal nicht wahrhaben möchten, dass sie demokratisch überstimmt wurden – und nicht akzeptieren, dass die Mehrheit eine Entscheidung gefasst hat, die sie so nicht wollten.

In manchen Fällen ist es möglich, einen Beschluss allein aus formellen Gründen gerichtlich anzugreifen. Natürlich können auch „saubere“ Beschlüsse vor Gericht ausgetragen werden, aber in diesem Beitrag geht es darum, auf einfache Fehler aufzupassen, die einen Beschluss gerichtlich zu Fall bringen können. Wenn der Verwalter die folgenden vier Punkte beachtet, ist es jedenfalls sehr schwer, den Beschluss anzugreifen.

Nummer 1: In der Einladung zur EV müssen alle Themen enthalten sein, über die eine Entscheidung getroffen werden soll. Sie sollen nicht überrumpelt werden. Man sieht Sie als Privatperson und Verbraucher. Daher sollen Sie geschützt werden. Sie sollen die Gelegenheit haben, sich über alle Themen rechtzeitig zu informieren. Sie sollen in der Lage sein, Fragen zu stellen und sich mit den Themen auseinanderzusetzen. Wenn Sie einmal auf der EV sind, kann nicht plötzlich ein neues Thema „vom Himmel fallen“. Alles muss in der Einladung stehen. Übrigens darf ein Thema auch nicht beliebig erweitert werden. Wenn Sie über den Anstrich des Treppenhauses beschließen, können Sie nicht die Entscheidung „dazumogeln“, ob auch die Garagentore mit gestrichen werden.

Damit sind wir bei Punkt 2: Die Einladung zur EV muss Ihnen drei Wochen vor der EV zugegangen sein. Sie sehen schon – Eigentümergemeinschaften sind nicht gerade für ihre schnellen Entscheidungen bekannt. Der Gesetzgeber möchte, dass Sie nicht überrumpelt werden, Übrigens gibt es Ausnahmen. Bspw. kann Ihre Teilungserklärung eine andere Einladungsfrist enthalten, die dann gilt – z.B. ein Monat. Aber auch die andere Richtung: Wenn etwas sehr dringend ist, kann man diese Frist auch teils drastisch abkürzen. Es muss natürlich verhältnismäßig sein. Wenn aber im tiefen Winter die Heizung irreparabel kaputt geht, halte ich es für verhältnismäßig, die Einladungsfrist auf wenige Tage abzukürzen, weil dies im Sinne der Eigentümer und Anwohner ist. Denn so verhindert man Mietminderungen (bei vermieteten Wohnungen) und frierende Anwohner. Man sollte als Verwalter in jedem Fall erklären können, inwiefern man mit seiner Entscheidung Verhältnismäßig geblieben ist.

Nummer 3: Ein Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein. Es bedeutet, dass ein fremder Dritter, der den Beschluss liest, weiß wie der Auftrag an den Verwalter lautet. Das kann z.B. bei einem Verwalterwechsel wichtig sein, wenn die Umsetzung sich lange hinzieht, aber auch zur Dokumentation für alle Eigentümer.

Ich nenne das „die W-Fragen“, also: Wer, Wie, Was, Wo, Wann und so weiter. Wer bekommt den Auftrag? Was soll beauftragt werden? Wie teuer ist es? Wie wird es finanziert, aus der Rücklage oder mit einer Sonderzahlung? Wann soll es gemacht werden? Sie haben richtig gehört: Die WEG muss entscheiden, wer den Auftrag bekommt.

Vielleicht kennen Sie das typische Beispiel: Der Beirat hat nach der EV nachträglich ein Angebot eingeholt und belagert den Verwalter so lange, bis er es beauftragt. Eine Anzahlung von 10.000 € wird überwiesen – und die Firma geht pleite. Die 10.000 € sind weg, aber sie gehören der Eigentümergemeinschaft. Eine böse Haftungsfrage, weil man der WEG nicht erklären kann, warum man selbst die Firma ausgesucht hat. In den meisten Fällen müssen Verwalter oder Beirat selber das Portemonnaie aufmachen, weil sie nicht erklären können, dass sie eine Entscheidung getroffen haben, die ganz klar Sache der Eigentümerversammlung ist.

Nummer 4: Der Beschluss muss „verkündet“ werden. Noch einmal: (Fast) alle WEG-Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet es gibt mehr ja- als nein-Stimmen. Im Zweifel sogar: 2x ja, 1x nein, 50 Enthaltungen. Der Mehrheitsbeschluss ist zustande gekommen. Der Verwalter muss die Stimmen auszählen und bspw. verkünden „Der Beschluss ist mehrheitlich zustande gekommen mit 2x ja, 1x nein und 50 Enthaltungen“. Mit der Beschlussverkündung ist der Beschluss rechtlich gesehen sofort in der Welt. Nicht erst, wenn der Beirat das Protokoll unterschreibt oder der Verwalter es versendet. In der Sekunde der Beschlussverkündung ist der Beschluss gültig und muss umgesetzt werden.

Fassen wir noch einmal zusammen:

In der Einladung zur EV muss jedes Thema genannt werden, über das eine Entscheidung getroffen werden soll. Die Einladungsfrist muss – abgesehen von dringenden Fällen – eingehalten werden. Der Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein, d.h. die „W-Fragen“ beantworten. Der Beschluss muss verkündet werden.

Eigentümerversammlung: Was ist der Unterschied zwischen einer Besprechung und einem Beschluss?

Manche Eigentümer sehen sich nur einmal im Jahr, nämlich auf der Versammlung. Das gilt besonders für Vermieter, die nicht selbst im Objekt wohnen. Selbstverständlich gibt es viel Gesprächsbedarf, um Sichtweisen, Vorstellungen und Fragen untereinander auszutauschen und sich Meinungen zu bestimmten Themen zu bilden.

Verständlicherweise sprechen Sie meistens über weit mehr, als auf der Tagesordnung stand. Das ist auch gut so, damit Ihnen und Ihren Miteigentümern klar ist, wie das gegenseitige Meinungsbild zu bestimmten Themen aussieht. Solange aber nicht über einen Tagesordnungspunkt abgestimmt wird, hat diese kollektive Meinungsfindung nichts mit einer Beschlussfassung zu tun, sondern ist eine ganz normale Besprechung, die Sie theoretisch auch im Hausflur oder per WhatsApp halten können.

Ein Beispiel: Vielleicht möchten Sie den Eingangsbereich umgestalten oder wünschen sich eine neue Haustür. Um die richtigen Angebote einzuholen, muss zuerst besprochen werden, was sich die Mehrheit wünscht, z.B. Farbton, Gestaltung, Layout usw. Und natürlich, ob die Mehrheit das überhaupt so haben möchte. Diese Willensbildung ist sehr wichtig, damit der Verwalter weiß, welche Angebote er einholen soll und welche Wünsche er den Handwerkern vermitteln soll. Wenn die Angebote dann vorliegen, die Details und der Kostenrahmen klar sind, dann ist ein Beschluss nötig – und erst dann ist er möglich, damit es in die Umsetzung gehen kann.

Der Beschluss nämlich ist eine konkrete Anweisung an den Verwalter, eine klar bezeichnete Maßnahme mit einem bestimmten Kostenrahmen zu beauftragen. Und das ist der ganze Unterschied zwischen Beschlüssen einerseits und bloßen Anregungen, Ideen, Fragen oder Anmerkungen andererseits: Der Beschluss regelt eine ganz bestimmte Sache verbindlich, z.B. die Ausrüstung der Heizung mit einem Fernwartungssystem, die Aufstellung einer neuen Hausordnung oder die Beauftragung einer bestimmten Reparatur. Ein Beschluss ist für Sie und alle übrigen Eigentümer verbindlich – auch für Ihren Nachfolger, wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen. Aufgrund dieser Tragweite werden bestimmte Anforderungen an jeden Beschluss gestellt. Er ist nur gültig, wenn die Formulierungen und Anweisungen klar und verständlich zu deuten sind – auch für diejenigen, die nicht an der EV teilgenommen haben.

Die Beschlüsse von morgen entstehen oft durch die unverbindlichen Gespräche auf der Eigentümerversammlung von heute. Wenn Sie auf der EV mit Ihren Nachbarn oder dem Verwalter ins Gespräch kommen, äußern Sie vielleicht Ihre Vorstellungen zu einem bestimmten Thema, hören die Sichtweise der Nachbarn und einigen sich sogar schon vorläufig auf Kompromisse oder Alternativen. Das alles ist ungeheuer wichtig, aber Sie dürfen nicht so weit gehen, dass ein spontan aufgekommenes Thema heute sofort beschlossen wird – sofern es nicht in der Einladung angekündigt wurde. Eine sofortige Entscheidung scheitert meistens an gesetzlichen Formvorschriften zum Verbraucherschutz, weil jeder Beschlussgegenstand, über den eine Entscheidung getroffen werden soll, klar und eindeutig in der Einladung stehen muss. Diese muss Ihnen drei Wochen vor der Versammlung zugestellt worden sein. Sie sollen auf der Eigentümerversammlung nicht spontan überrumpelt und zur Stimmabgabe genötigt werden, sonst wäre der Beschluss ungültig oder zumindest angreifbar.

Bei der Besprechung auf der Eigentümerversammlung – oftmals im letzten Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ stellen Sie also die Weichen für die Zukunft. Es ist eine Einordnung, damit auch der Verwalter weiß, was Sie sich wünschen und wo die Reise hingehen soll. Der letzte Punkt der Eigentümerversammlung darf gerne etwas länger dauern, denn eine ausgiebige Meinungsfindung ist sehr wichtig, aber sie hat nichts mit Beschlussfassung zu tun.