Jahresabrechnung - Die Eigentumswohnung

Selber schuld? Die Sonderumlage

Der Albtraum eines jeden Wohnungseigentümers: Eine Sonderzahlung, genannt „Sonderumlage“, die meistens vom Verwalter erhoben werden muss, wenn das Geld der WEG nicht ausreicht, um eine kurzfristige Baumaßnahme zu bezahlen, z.B. die Sanierung von Balkonen, den Austausch der Heizung oder die Wärmedämmung des Gebäudes. Erfahrungsgemäß ist eine Sonderumlage fast immer vermeidbar, wenn vernünftig gehaushaltet und bei absehbaren Schäden nicht weggesehen wurde.

Ebenso wenig, wie man versuchen sollte, die Rücklage auf den Pfennig genau zu prognostizieren, sollte man sich auch nicht kaputtsparen, weil man sonst kein Geld hat, wenn man es braucht.

Aber von vorn: Der Hausverwalter stellt (hoffentlich) am Anfang des Jahres einen Wirtschaftsplan auf. Also eine Prognose der voraussichtlichen Ausgaben, aus denen sich Ihre monatlichen Hausgeldvorschüsse berechnen.

Es kann sein, dass der Verwalter die Kostenprognose zu niedrig angesetzt hat, aus welchen Gründen auch immer. Die Vorauszahlungen von Ihnen und Ihren Miteigentümern reichen dann nicht aus, um den tatsächlichen Finanzbedarf zu decken. Auf dem WEG-Konto ist zu wenig Geld, um alle nötigen Ausgaben zu decken, angefangen bei den Frischwassergebühren über die Hausmeisterkosten bis hin zu beschlossenen Instandhaltungsmaßnahmen. Nun ist zu wenig Geld da und der Verwalter kann fällige Rechnungen nicht bezahlen oder beschlossene Handwerkerangebote nicht beauftragen? Ihm bleibt nichts anderes übrig, als die Eigentümer kurzfristig um eine Sonderzahlung zu bitten. Man nennt sie Sonderumlage und „bitten“ ist vielleicht das falsche Wort – sie muss formgerecht auf einer Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss beschlossen werden. Der Verwalter ist aber nicht Ihr Bittsteller. Er hat die Aufgabe, im Namen aller Wohnungseigentümer die Rechnungen zu bezahlen, um z.B. Mahngebühren oder Schlimmeres zu vermeiden.

Warum kann es überhaupt so weit kommen? Hintergrund von Sonderumlagen sind Liquiditätsschwierigkeiten, entweder durch Zahlungsausfall einzelner Eigentümer – oder durch akute und „unvorhersehbare“ Erhaltungsmaßnahmen – und praktisch nur, wenn gleichzeitig die Rücklage leer ist.

Der Zahlungsausfall einzelner Eigentümer ist meiner Erfahrung nach ein untergeordnetes Problem. Erstens, weil nur ein kleiner Anteil der Hausgelder nicht erbracht wird. Es kommt natürlich auf die Größe der WEG an. Zweitens hat die WEG einen Anspruch auf die Wohnung des säumigen Zahlers als „Kredit“-Sicherheit und könnte sie versteigern lassen, wenn der Zahlungsausfall länger andauert. Natürlich löst das das Problem nicht über Nacht.

Viel häufiger kommt es aber vor, dass eine bestimmte Reparaturmaßnahme nicht mehr länger aufgeschoben werden kann und hierfür das Geld fehlt. Das ist das eigentliche Problem: Manche Eigentümergemeinschaften sind zu sehr mit sich selbst beschäftigt. Eine langfristige Instandhaltungsplanung gibt es in vielen WEGs gar nicht. Manche Eigentümer lehnen diese Planung aus Sparsamkeit oder Geldnot ab, man müsste schließlich einen Architekten oder Bauplaner beauftragen, sich intensiv mit den Gewerken des Gebäudes auseinanderzusetzen, was oftmals auch zu viel des Guten ist. Anderen Eigentümern ist gar nicht klar, welche Folgekosten durch Instandhaltungen im Laufe der Lebensdauer eines Gebäudes auf sie zukommen und die Notwendigkeit wird unterbewertet. Oft fehlt es der Hausverwaltung auch einfach an zeitlicher Kapazität, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Aber eine detaillierte Instandhaltungsplanung muss auch gar nicht zwangsläufig gemacht werden. Viele Gewerke wie Aufzug, Dach oder Heizung haben eine wirklich lange Lebensdauer. Und wenn eine Instandhaltung ansteht, erkennt man das meist schon viele Jahre vorher – wenn man nicht wegschaut und das Thema ignoriert. Das ist der Punkt. Sobald die Heizung immer öfters Störungen verursacht oder der Aufzug ständig ausfällt, sollte man anfangen zu sparen, aber viel zu oft wird stattdessen weggesehen.

Es kann auch vorkommen, dass Eigentümergemeinschaften, die überwiegend aus Kapitalanlegern bestehen, jahrelang an der Zuführung zur Rücklage sparen – und damit an der falschen Stelle. Die kurzsichtige Idee, die „Rendite zu optimieren“, indem man „im Moment“ eine niedrigere Rücklage in Kauf nimmt, geht nicht auf. Spätestens, wenn eine Wohnung verkauft werden soll, kommt das böse Erwachen. Viele Käufer merken schnell, in welchem Zustand das Haus ist. Wenn dann keine Rücklage vorhanden ist, war es das mit dem hohen Verkaufspreis und das Vertrauen der Kaufinteressenten geht verloren.

Kurzsichtige Eigentümergemeinschaften flicken lieber offensichtliche Symptome oder führen nur akut notwendige Reparaturen aus. Sie übersehen dabei, dass die Bausubstanz immer schlechter wird, wenn man sie nicht regelmäßig instand hält. Dabei sind regelmäßige Instandhaltungen die Grundlage für langfristige Wertsteigerungen.

Diese Art vermeintlicher Liquiditätsschonung bringt langfristig nichts als Wertminderungen und Substanzschäden. Es kommt, wie es kommen muss: Anstelle von „Renditeoptimierung“ kommt es zur finanziellen Katastrophe. Ein heruntergekommenes und schlecht gepflegtes Gebäude verschlechtert Ihre Verhandlungsposition gegenüber Kaufinteressenten oder potentiellen Mietern.

Wie viel Geld „angemessen“ ist und jährlich ins Sparschwein gehen sollte, ist gesetzlich nicht geregelt. Der Instandhaltungsbedarf hängt einfach zu stark von gebäudeindividuellen Faktoren ab. Wie eingangs erwähnt, sind diese oft sehr schwer zu ermitteln und man sollte es mit der Wahrsagerei nicht zu sehr übertreiben. Eine Instandhaltungsplanung stattdessen ganz zu unterlassen, ist aber mehr als fahrlässig. Leider werden in WEGs größere Maßnahmen häufig – zwangsläufig – als Ad-hoc-Aktionen vorgenommen, wenn es schon fast zu spät ist. Erst wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist, gibt es auf der Eigentümerversammlung die erforderliche Mehrheit. Das Zusammenspiel aus fehlender Planung, einer knappen Rücklage und „unerwartet“auftretendemInstandhaltungsbedarf kann zu finanziellen Engpässen führen. Dann wird oft eine Sonderumlage fällig, die in vielen Fällen hätte vermieden werden können.

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Vorselektion Teil 3: Die WEG-Jahresabrechnung

Fordern Sie vom Verkäufer die letzten WEG-Jahresabrechnungen an – dort finden Sie weitere Hinweise. Suchen Sie nach auffälligen Kostenpositionen. Weil jede Geldbewegung in die Jahresabrechnung aufgenommen werden muss, finden Sie dort auch alles! Wenn Streitigkeiten juristisch ausgetragen wurden, finden Sie z.B. eine Kostenart „Gerichts- und Anwaltsgebühren“.

Solche Dinge stehen in der Regel unter den „nicht umlagefähigen Kosten“. Gibt es Rechtsberatungskosten? Bei niedrigeren Beträgen können diese auch nur auf eine routinemäßige Beratung hindeuten, die in vielen Fällen sinnvoll ist. Kommen diese jedoch in nennenswerter Höhe vor,könnte es einenRechtsstreit geben. Eine Kostenposition „Gerichtskosten“ hingegen wäre sehr eindeutig.

Auch hier gilt es zu differenzieren. Bei jüngeren Gebäuden kann es auch Streitigkeiten mit dem Bauträger geben, der bestimmte Mängel nicht beseitigen wollte. So etwas wäre eine mehr oder weniger einmalige Sache, die sich nicht wiederholen sollte. Es kann aber auch bedeuten, dass sich ein Streit unter Eigentümern entladen hat und vor Gericht geklärt werden musste. Ist der Streit erst einmal vom Zaun gebrochen, gibt es in einer WEG nie wieder Frieden. Finger weg!

In der Jahresabrechnung finden Sie auch Hinweise auf die finanzielle (In-) Stabilität der WEG, z.B. bei größeren Zahlungsrückständen oder leeren Erhaltungsrücklagen.

Die Jahresabrechnung gibt zu erkennen, ob der Verwalter sein Handwerk beherrscht. Produziert er eine verständliche Jahresabrechnung – oder ein durcheinandergewürfeltes Zahlendickicht? Wenn Sie vergangene Wirtschaftspläne mit den korrespondierenden Jahresabrechnungen vergleichen, sehen Sie, wie gut die Prognose der Kosten gelungen ist.

Sprechenden Menschen kann geholfen werden: Die persönliche Kontaktaufnahme zu Hausverwaltung, Beirat oder Nachbarn kann ebenso wertvolle Hinweise liefern.

Die WEG-Jahresabrechnung hat mit dem Mieter nichts zu tun!

Manche Wohnungseigentümer staunen, dass sie gegenüber der WEG eine Nachzahlung leisten müssen, während sie auch ihren Mietern ein Guthaben auszahlen müssen. Ist an der Abrechnung etwas falsch?

In den meisten Fällen nicht, denn die Mieterabrechnung hat praktisch nichts mit der Hausgeldabrechnung zu tun. Die einzige Schnittmenge sind die umlagefähigen Kosten. Davon abgesehen wurden die Vorauszahlungen der Mieter und Eigentümer auf ganz anderen Grundlagen berechnet. Ihre Höhe unterschied sich ebenso wie die Höhe der angefallenen Kosten.

Noch einmal zur Grafik von oben. Nur der blau markierte Teil (oben links) kann auf den Mieter umgelegt werden (umlagefähige Kosten incl. Heizkosten und Grundsteuer). Sie selbst müssen an die WEG aber den gesamten Kostenblock bezahlen.

Die Abrechnungsspitze der WEG sagt nichts darüber aus, wie die Abrechnung Ihrem Mieter gegenüber ausfällt. Wenn Sie eine Nachzahlung leisten müssen, kommt es auf das Verhältnis von Vorauszahlungen und Kosten an. Anstatt auf Guthaben oder Nachzahlung sollten Sie auf die Gesamtkosten schauen.

Sagen wir, die Kosten Ihrer Wohnung betrugen 2.000 EUR. Wenn Sie 100 EUR im Monat vorausgezahlt haben (1.200 EUR im Jahr), müssen Sie 800 EUR nachzahlen. Wenn Sie 200 EUR im Monat vorausgezahlt haben (2.400 EUR im Jahr), bekommen Sie 400 EUR zurück. Und das bei gleichen Kosten. Wenn Sie der WEG gegenüber nachzahlen müssen, liegt es am Verhältnis der auf Ihre Wohneinheit entfallenen Kosten zu Ihren geleisteten Vorauszahlungen. Gleiches gilt für Ihren Mieter.

Bei Ihrem Mieter kann das Verhältnis zwischen Vorauszahlungen und Kosten nochmal ein ganz anderes sein. Die Erstattung oder Nachzahlung Ihrem Mieter gegenüber hängt vom Verhältnis der tatsächlichen, umlagefähigen Kosten zu seiner Betriebskostenvorauszahlung ab.

Da Ihr Mieter einen einheitlichen Betrag überweist, der sich aus Miete und Vorauszahlung zusammensetzt, kann es sein, dass Ihnen als Vermieter nicht so schnell ins Auge fällt, ob seine Vorauszahlung vielleicht inzwischen zu niedrig angesetzt ist.

WEG-Jahresabrechnung Teil 3 – Keine Rücksicht auf Vorauszahlungen?

Wenn Sie Ihre Abrechnung im Briefkasten finden, was interessiert Sie dann am meisten? Der Betrag, den Sie zurückbekommen oder nachzahlen müssen, also Kosten minus Vorauszahlungen. Dies ist der sogenannte Saldo.

Unterm Strich ist das auch der Betrag, der mit Ihnen verrechnet wird, aber hier wird es etwas kompliziert – zumindest sofern der Verwalter eine Abrechnung erstellt, die rechtlich nicht angreifbar sein soll. Denn obwohl der Gesetzgeber möchte, dass die Jahresabrechnung auch für Laien einfach und schnell verständlich sein soll, hat er sich für diesen Abschnitt etwas Besonderes ausgedacht. Es werden nämlich die tatsächlichen Kosten mit den Soll-Vorauszahlungen verrechnet, unabhängig davon, wie viel Sie wirklich vorausgezahlt haben. Das Ergebnis nennt man Abrechnungsspitze. Erst in einem separaten Schritt wird dann das zu viel oder zu wenig gezahlte Hausgeld mit Ihnen verrechnet.

Warum dann das ganze Theater und die künstliche Aufteilung in zwei Rechenschritte? Der Bundesgerichtshof hat im Jahr 2012 entschieden, dass eine Abrechnung formell falsch wäre, in der man echte Kosten und tatsächliche Einnahmen gegenüberstellt. Nach Deutschlands obersten Richtern besteht das Rechenwerk aus den beiden Komponenten Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, wobei die Abrechnung die Vorauszahlungen nachträglich „korrigieren“ soll. Daher nennt man sie auch Abrechnung über den Wirtschaftsplan (§28 Abs. 2 WoEigG).

Der erste Teil des Rechenwerks ist der Wirtschaftsplan. Er ist eine eigene Anspruchsgrundlage mit eigener Verjährungsfrist, der unabhängig von der Jahresabrechnung einklagbar ist. Nach neuem Recht werden seit 2020 Ihre Vorschüsse (Rechenergebnis) und nicht mehr die Berechnung im Wirtschaftsplan (Rechenwerk) beschlossen. Aus dem Wirtschaftsplan ergeben sich jedenfalls Ihre monatlichen Soll-Vorauszahlungen. Was Sie tatsächlich überweisen, nennt man Ist-Vorauszahlungen. Der Unterschied kann für eine WEG wichtig sein, wenn jemand seine Vorschüsse nicht bezahlt.

Die Rückstände können für die WEG gefährlich werden, wenn z.B. die Versicherungsprämie für das Gebäude mangels Kontodeckung nicht eingezogen werden kann. Dann wäre der Versicherungsschutz gefährdet. Damit die WEG schon während des Jahres offene Forderungen durchsetzen kann, und die monatliche Rate nicht ständig neu verhandeln oder diskutieren muss, wenn jemand nicht zahlen möchte oder kann, ist der Wirtschaftsplan ein verbindlicher, eigenständiger Anspruch der WEG, der jederzeit eingeklagt werden kann. Er wird üblicherweise ca. ein Jahr vor der Jahresabrechnung beschlossen – daher verjähren die Vorauszahlungen auch vor der Abrechnungsspitze. Der Verwalter muss und sollte nicht warten, wenn jemand nicht bezahlt, weil die WEG sonst ernste Probleme bekommen könnte.

Der zweite Teil des Rechenwerks ist die Jahresabrechnung. Der Verwalter ist Treuhänder von fremdem Vermögen und muss daher Rechenschaft ablegen. Dies geschieht, indem tatsächliche Kosten mit deren Prognose laut Wirtschaftsplan verglichen werden. Weil Zahlungsrückstände bereits über den Wirtschaftsplan verbindlich feststehen, passen sie nicht mehr in die Jahresabrechnung. Sonst würde man Rückstände ja zweimal beschließen, was wiederum Fragen hinsichtlich Entstehung und Verjährung der Forderung aufwerfen könnte. Aus diesem Grund vergleicht man in der Jahresabrechnung die tatsächlichen Kosten mit den Soll-Vorauszahlungen.

Fazit: Die Jahresabrechnung rechnet tatsächliche Kosten gegen die Soll-Vorauszahlungen und der Wirtschaftsplan rechnet Soll-Vorauszahlungen gegen Ist-Vorauszahlungen. Wenn man beide Teile ansieht, schließt sich der Kreis und das Zahlenwerk besteht dann eben doch aus Ist-Vorauszahlungen, die mit tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Den Bundesgerichtshof interessiert aber nicht, was unterm Strich passiert, sondern er möchte, dass Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung strikt getrennt werden – was viele Eigentümer verständlicherweise irritiert. Zwar kann jeder Verwalter auf Wunsch der Wohnungseigentümer entscheiden, die Abrechnung anders aufzubauen. Diese würde dann aber vor Gericht aus formellen Gründen keinen Bestand haben, wenn jemand klagt, der nicht zahlen möchte oder kann.

Wie bereits angedeutet wurde mit der WEG-Reform im Jahr 2020 der Beschlussgegenstand geändert. Früher hat man „die Jahresabrechnung“ beschlossen, also der ganze Rechenweg. Vielleicht wollte man das nicht mehr, weil so viele Eigentümergemeinschaften in Streit und Anfechtungsklagen versinken. Oft genug sind Eigentümer gerichtlich gegen ihre Jahresabrechnung vorgegangen, weil ihnen kleinste Details auf dem Rechenweg der Jahresabrechnung nicht gefallen haben. Die Kosten des Rechtsstreits haben oft genug die Eigentümergemeinschaften getragen.

Seit der geänderten Gesetzeslage wird jedenfalls nicht mehr das Rechenwerk beschlossen, sondern dessen Rechenergebnis, also die Abrechnungsspitze. Man spricht davon, dass die Vorschüsse nach oben oder unten angepasst werden. Auf Basis des Wirtschaftsplans wurden ja bereits Ihre monatlichen Vorschuss-Beiträge verbindlich geregelt, und nun werden Ihre Zahlungspflichten für das abgelaufene Jahr endgültig festgestellt, indem sie an die tatsächlichen Kosten angepasst werden. Man spricht nun vom „Einfordern von Nachschüssen“ bzw. dem „Anpassen der Vorschüsse“. Rechnerisch ist es das gleiche, aber nach neuer Rechtslage kann sich Ihr Verwalter ganz schön die Finger verbrennen, wenn er „die Jahresabrechnung“ zur Beschlussfassung stellt. Der Gesetzgeber möchte das Rechenwerk selbst aus der Beschlussfassung raushalten und nur das Rechenergebnis beschließen lassen. Unabhängig davon muss die Abrechnung Ihnen vor der Beschlussfassung trotzdem vorliegen.

Die Ist-Kosten für jede Wohnung berechnet man übrigens, indem man die Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel umrechnet.

Ein Beispiel zum Zusammenspiel aus Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung finden Sie hier.

Näheres hierzu finden Sie im folgenden Beitrag.