StephanWalochnik - Die Eigentumswohnung

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Kein Mieterwechsel)

Achtung! Folgende Hinweise sind nicht allgemeingültig. Es kommt auf den Mietvertrag und auf den Aufbau der WEG-Abrechnung an.

Sie haben Ihre Eigentumswohnung vermietet und irgendwann müssen Sie Ihrem Mieter gegenüber auch abrechnen. Und wie geht das? Ein guter Ausgangspunkt Ihrer Mieter-Abrechnung-Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung, und der Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage). Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe daraus ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind (Abbildung 1):

1) Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
2) Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Diese zahlt der Mieter. Beziehungsweise: Es kommt auf den Mietvertrag an. Die Übernahme durch den Mieter muss schon vereinbart sein, sonst zahlt der Vermieter alles selbst. Im Normalfall muss der Mieter jedenfalls alle umlagefähigen Nebenkosten tragen, die in der WEG-Abrechnung auftauchen.

Vergessen Sie nicht die Grundsteuer in Ihrer Betriebskosten-Abrechnung!

3) Die Grundsteuer vergisst man wirklich schnell. Die wird aber von Ihrem eigenen Girokonto abgebucht und taucht deswegen einfach nicht in der WEG-Abrechnung auf. Meistens ist im Mietvertrag vereinbart (und laut BetrKV zulässig!), dass der Mieter auch die Grundsteuer trägt.

Unwichtig für Ihre Betriebskosten-Abrechnung sind (Abbildung 2):

die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG (logisch).

Nochmal zu den nicht umlagefähigen Kosten: Die von den Eigentümern zu tragenden Kosten gehen über die mietrechtlichen Betriebskosten hinaus und umfassen bspw. Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren oder Kosten von Sachverständigen und Rechtsstreitigkeiten.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung 3 sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf. Ich unterstelle, dass Sie mit dem Mieter rechtswirksam vereinbart haben, die WEG-Umlageschlüssel auch für den Mietvertrag zu übernehmen.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und wurde unten ergänzt.

Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil sie ja gar nicht in der WEG-Jahresabrechnung vorgekommen sind. Der Mieter überweist ja auf Ihr persönliches Girokonto und nicht auf das Konto der WEG.

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
Die Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde, haben Sie von Hand bei den umlagefähigen Kosten nachgetragen (50,00 EUR).
In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

Die Summe (minus 2.050,19 plus 1.920,00) ergibt die Nachzahlung des Mieters (minus 130,19 EUR).

So eine Excel-Datei sollte jeder Wohnungseigentümer schnell selbst auf die Beine stellen können. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.

Selber schuld? Die Sonderumlage in der WEG

Der Albtraum eines jeden Wohnungseigentümers: Eine Sonderzahlung, genannt „Sonderumlage“, wenn das Geld der WEG nicht reicht.

Aber von vorn: Der Hausverwalter stellt (hoffentlich) am Anfang des Jahres einen Wirtschaftsplan auf. Das ist die Prognose der benötigten Ausgaben, aus denen sich Ihr monatliches Hausgeld berechnet.

Jetzt kann es natürlich sein, dass die prognostizierten Vorauszahlungen zu niedrig sind und vom tatsächlichen Finanzbedarf abweichen. Das Geld auf dem WEG-Konto reicht nicht aus, um die nötigen Ausgaben zu decken. Dann bleibt dem Verwalter nichts anderes übrig, als die Eigentümer kurzfristig um eine Sonderzahlung zu bitten. (Natürlich muss diese formgerecht auf einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.)

Hintergrund sind eigentlich immer Liquiditätsschwierigkeiten, oftmals bei Zahlungsausfall eines einzelnen Eigentümers oder bei akuten und „unvorhersehbaren“ Instandhaltungsmaßnahmen, wenn gleichzeitig die Rücklage leer ist.

Das ist auch das eigentliche Problem: Wohnungseigentümergemeinschaften sind oft einfach zu sehr mit sich selbst beschäftigt. Selten gibt es in WEGs eine langfristige Instandhaltungsplanung, sei es aus Geldnot, Unwissenheit oder weil man keine vernünftigen Daten hat, um sowas zu prognostizieren.

Häufig wurde auch jahrelang an der Beitragspflicht zur Rücklage gespart – und damit an der falschen Stelle. Häufig sind sogenannte „Kapitalanleger“ kurzsichtig und versprechen sich eine bessere Rendite, wenn man „im Moment“ eine niedrigere Rücklage in Kauf nimmt. Zumindest wird die Erhöhung der Rücklage auf die nächste Eigentümerversammlung im nächsten Jahr „vertagt“. Lieber werden am Gebäude nur Symptome geflickt oder nur akut notwendige Reparaturen ausgeführt.

Diese Art von Kurzsichtigkeit und vermeintlicher „Renditeoptimierung“ bringt langfristig erhebliche Wertminderungen und Substanzschäden. Vor allem aber verschlechtert ein heruntergekommenes, schlecht gepflegtes Gebäude die Verhandlungsposition gegenüber neuen Mietern, wenn die Wohnung mal leer steht und neu vermietet werden muss.

Es kommt, wie es kommen muss:
Anstelle von Liquiditätsschonung und Rendite kommt es zur Katastrophe.

Es gibt ja schließlich keine gesetzliche Vorschrift, wie viel Geld man jährlich der Rücklage zuführen muss. Der Instandhaltungsbedarf hängt ja auch einfach zu stark von gebäudeindividuellen Faktoren ab. Die Eigentümerversammlung ist oftmals zu sehr damit beschäftigt, sich über die Jahresabrechnung totzudiskutieren oder im Punkt „Sonstiges“ stundenlang zahlreiche Sonderwünsche vom Beiratsvorsitzenden zu erörtern.

Deswegen unterbleibt oftmals eine langfristige Instandhaltungsplanung und größere Instandhaltungsmaßnahmen werden häufig – zwangsläufig – als Ad-hoc-Aktionen vorgenommen. Das Zusammenspiel aus fehlender Planung, einer knappen Rücklage und unerwartet auftretendem Instandhaltungsbedarf kann zu finanziellen Engpässen führen – und dann wird oft eine Sonderumlagen fällig.

Reparaturen zahlt der Vermieter

Der Unterschied zwischen Erhaltungskosten (Reparaturen) und Wartungskosten ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn Wartungskosten können – anders als Reparaturen – an den Mieter weitergegeben werden.

Unter Reparaturen versteht man grundsätzlich die Erneuerung bereits vorhandener Bauteile, also keine wesentliche Erweiterung, Veränderung oder Verbesserung des Gebäudes bzw. keine Modernisierung (Anpassung an den Stand der Technik), sondern eben dessen Erhaltung.

Die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands muss vom Vermieter bezahlt werden, weil sie kein „Luxus“ sind und zu keiner Wohnwertverbesserung beitragen. Es sind in der Regel zwingende Reparaturen. Deswegen ziehen Erhaltungskosten keine Mieterhöhung nach sich und können nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Der Vermieter schuldet die Aufrechterhaltung
des ordnungsgemäßen Zustands der Mietsache.

Dies entspringt seiner vertraglichen Fürsorgepflicht. Die Miete ist die Gegenleistung für einen vertragsgemäßen Zustand, die während der gesamten Dauer des Mietvertrags aufrechterhalten werden muss – unabhängig davon, ob der Vermieter für eine Beeinträchtigung verantwortlich ist oder nicht. Andernfalls hat der Mieter in der Regel das Recht zur Mietminderung. Erhaltungsaufwendungen gehen also grundsätzlich zu Lasten des Vermieters und sind durch Zahlung der Miete bereits abgegolten.

Und da wären dann noch bestimmte, gesetzlich definierte Modernisierungsmaßnahmen. Hier hat der Vermieter oftmals die Möglichkeit, die Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Kostenlose Girokonten für Wohnungseigentümergemeinschaften

Als Kapitalanleger interessieren Sie in erster Linie die nicht umlagefähigen Nebenkosten, weil Sie diese nicht an den Mieter weitergeben können und selbst bezahlen müssen. In erster Linie handelt es sich um Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten, die Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage – bzw. ganz allgemein um Reparaturkosten, ob sie nun aus der Rücklage bezahlt werden oder über die Jahresabrechnung (ohne Umweg übers Sparschwein) direkt auf die Eigentümer umgelegt werden.

Neulich rief mich ein Neukunde an (d.h. ein Mitglied einer WEG, die mich zum neuen Verwalter gewählt hat). Das war ganz ulkig. Er sagte, dass er „entsetzt“ sei, warum ich kein kostenloses Girokonto bei der xy-Bank für die WEG eröffnen würde. Ein Spaßvogel: Jetzt hätte er gerne von mir die Kontoführungsgebühren anteilig ersetzt. Naja, das war wohl nicht ganz ernst gemeint, aber es ist immer lustig, auf welche Ideen manche Menschen kommen.

Viele der Banken, die immer noch kostenlose Girokonten anbieten, richten dieses Angebot nicht an Eigentümergemeinschaften, sondern an Privatpersonen – und möglichst noch mit regelmäßigem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit. Dies ist die Zielgruppe dieser (meist Online‑) Banken.

Wir befinden uns nun leider in einer Niedrigzinsphase, die so gut wie jede Bank vor größere Probleme stellt. Kostenlose Girokonten gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich persönlich führe meine WEG-Konten bei einer genossenschaftlichen Bank, weil sie dort – bis vor kurzem – kostenlos waren. Auch das gehört der Vergangenheit an. Wie es aussieht, steht auch diese Bank genauso vor Problemen wie alle anderen. Die Filiale in meiner Heimatstadt wurde geschlossen und die kostenlosen Konten gibt es nicht mehr. Weder für Eigentümergemeinschaften, noch für Privatpersonen.

Zumindest vor ein paar Jahren gab es noch sehr viele Banken, die ebenfalls Konten ohne Kontoführungsgebühr angeboten haben, doch es werden immer weniger. Die Niedrigzinsen setzen den Banken scheinbar ordentlich zu. Ich fand es schon ein Zeichen von Größe, dass der Vorstand der besagten genossenschaftlichen Bank sich in einem Brief bei den Kunden entschuldigt hat, dass er (aufgrund von Ertragslage, Negativzinsen, etc.) leider keine kostenlosen Konten mehr anbieten kann. Dazu braucht man eine große Portion Ehrlichkeit. Ich bleibe jedenfalls bei dieser Bank.

Als Kapitalanleger möchten Sie jedenfalls nicht, dass die umlagefähigen Kosten unnötig hoch sind, schließlich können Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Doch ein gewisser Bodensatz an Verwaltungs- und Bankgebühren sowie Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen wird wohl immer dazugehören. Man sollte vor allem nicht an den Rücklagen sparen, denn wenn das Gebäude nicht in Schuss gehalten wird, dann bröckelt seine Substanz – und damit auch langfristig Ihre Mieterträge. Deswegen niemals an der falschen Stelle sparen. Übrigens: Die vom Kunden so ersehnte xy-Bank hat mir inzwischen auch einen Brief geschrieben: Aufgrund der Ertragslage in der Niedrigzinsphase bedauert man sehr, mir mitteilen zu müssen, dass ab nächstem Monat ebenfalls Kontoführungsgebühren erhoben werden.

BWL für Hausverwalter – Von der überarbeiteten Büroleiche zum zufriedenen Privatier

Eine Liebeserklärung an meine Kunden. Wir schreiben das Jahr 2021. Ich bin WEG-Verwalter und arbeite pro Woche 12 bis 16 Stunden. Ja, pro Woche. Nein, kein Schreibfehler. Und ja, das war alles mal ganz anders.

Rückblick, Mai 2014: Um 01 Uhr morgens sitze ich immer noch im Arbeitszimmer. Seit ich um 07 Uhr früh den Rechner angeschaltet habe, ist das Postfach einfach immer voller geworden. Jede meiner Mails hat fünf verschiedene Antworten nach sich gezogen und so habe ich schon wieder 45 Mails in der Inbox, die ich verzweifelt versuche, heute noch abzuarbeiten. Und irgendwie wird das alles immer länger. Mindestens zwei Kunden haben mir im Laufe des Tages am Telefon wieder verbale Ohrfeigen verpasst, weil ich ihre unrealistischen Vorstellungen einfach nicht zu erfüllen vermag. Zugegeben, eine vollständige Balkonsanierung für 1.500 EUR herbeizuzaubern war auch damals schon utopisch – und die Konflikte mit den verhassten Nachbarn kann ich beim besten Willen nicht für den Schreihals lösen, der seine Wut dann eben an mir ausgelassen hat. Blick auf die Uhr – nun ist es 1:30 Uhr und ich sollte langsam mal schlafen gehen, trotzdem türmt sich die Arbeit noch immer. Ist das im Laufe des Tages denn überhaupt nicht weniger geworden? Irgendwas muss sich ändern.

Ich nehme gerne die Probleme anderer Leute an und versuche, sie zu lösen. Eigentlich eine gute Eigenschaft, aber bei manchen Leuten und Problemen geht das halt nicht. Erstmal braucht es realistische Erwartungen, zweitens müssen die Mitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft ein gewisses Gemeinschaftsgefühl entwickeln, sonst hilft der beste Verwalter nichts. Mein „Kümmer-Gen“ führte jedenfalls dazu, dass ich 2014 völlig überladen war.

Das war natürlich kein Leben. Dann ist mir 2016 „Die 4-Stunden-Woche“ von Tim Ferriss in die Hände gefallen und hat förmlich mein Leben verändert. Ich habe dann ein paar Sachen erkannt: Erstens hat mein Job die angenehme Eigenschaft, dass es eine pauschale Grundvergütung jeden Monat gibt. Zweitens gibt es bestimmte Kunden, die den Verwalter stark strapazieren, aber die gleiche Grundgebühr bezahlen, während sich andere quasi das ganze Jahr lang überhaupt nicht melden. Das typische Pareto-Prinzip. Drittens kann ich (laut Verwaltervertrag) für bestimmte Dinge zusätzliche Rechnungen schreiben – und sollte endlich mal anfangen, von dieser vertraglichen Vereinbarung auch Gebrauch zu machen!

Zuerst habe ich angefangen, ein Kundenranking zu machen (80:20-Analyse) und nachzuhalten, wer welche Zeit in Anspruch nimmt. Welche Kunden / WEGs rufen mich mehrmals pro Woche an und wer meldet sich so gut wie gar nicht? Gibt es eine Konzentration, nehmen mich bestimmte Eigentümergemeinschaften mehr in Anspruch als andere? Nach ein paar Monaten war völlig klar: Zehn Prozent der Kunden sind verantwortlich für 90 Prozent meiner Arbeit (und meines Kummers), während sie aber nur zehn Prozent des Geldes bringen.

Diese Kunden habe ich dann radikal vor die Tür gesetzt. Ich weiß, in Gemeinschaften sind ja selten alle gleich. Und ich gebe zu, es ist wirklich ein schmaler Grat zwischen grottenschlechtem Kundenservice und der Selektion guter Kunden. Und wenn nur einer von 20 Leuten blöd ist? Ich bin da wirklich radikal geworden. Auch wenn nur einer sich im Ton vergreift oder mir gegenüber respektlos ist, dann fliegen alle – und zwar kurzfristig. Finanziell hat es sich absolut gelohnt.

Weniger Kunden, mehr Geld? Wie soll das gehen? Wenn man die o.g. zehn Prozent der Kunden rausschmeißt, sind fast alle Störfaktoren weg und man kann sich viel, VIEL besser um die restlichen 90 Prozent kümmern – die ja quasi keine Arbeit machen, dann aber entsprechend Premium-Service bekommen. Das spricht sich rum und zieht noch mehr sehr gute Kunden an.

Dazu kommt ein weiterer Zeiteffekt: Am Anfang, wenn man eine neue Eigentümergemeinschaft übernimmt, hat man praktisch immer Aufräumarbeit. (Niemand wechselt einfach so den Verwalter, da muss schon ordentlich was vorgefallen sein, Sanierungsstau, Rechtsstreit, keine Ahnung, irgendwas ist vorgefallen, sonst gäbe es keinen Wechsel. Eigentümergemeinschaften sind träge.) Wichtig ist also, gute Kunden langfristig zu halten, weil dann irgendwann kaum noch Arbeit anfällt.

Bringen wir das mal auf den Punkt: Ich muss die guten Kunden beschützen.

Ein einziger Katastrophenkunde hat das Potential, dem Hausverwalter so viele graue Haare zu bescheren, dass er für die vielen guten Kunden überhaupt keinen freien Gedanken mehr hat.

Um die vielen guten Kunden zu schützen (, die es verdienen!), ist es einfach erforderlich, schlechte Kunden rauszuwerfen – auch wenn die einen gewissen Umsatz bringen mögen. Wenn Sie also nach wie vor mein Kunde sind, dann können Sie sicher sein, dass ich Sie und Ihre WEG von ganzem Herzen mag.

Zudem konzentriere ich mich auf nur eine einzige Sache: Ich bin Experte für WEG-Verwaltung. Alles andere mache ich nicht. Ich habe z.B. vor vielen Jahren aufgehört, für Drittkunden Mieterabrechnungen zu machen. Dafür gibt es immer noch genügend Dienstleister. Ich mache ausschließlich WEG-Verwaltung und nichts anderes.

Kundenselektion und Konzentration aufs Wesentliche. So einfach geht das – und meine Branche sollte sich diese Verhaltensweisen schnellstens ebenfalls angewöhnen. Schließlich werfen auch Versicherungen die Kunden mit hoher Schadenquote konsequent raus. Ich habe da ziemlich lange drauf hingearbeitet, und das war richtig anstrengend. Jetzt darf ich auch mal die Lorbeeren ernten und 12 bis 16 Stunden pro Woche arbeiten.

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Begriffschaos: Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung

Soweit klar: Reparaturen zahlt der Vermieter, Wartungskosten der Mieter. Aber was ist der Unterschied zwischen Instandhaltung und Instandsetzung? Und worin unterscheiden sich Instandhaltung und Wartung? Im Netz wirft man oft wie selbstverständlich mit Begriffen um sich, die uneinheitlich verwendet, meistens einfach dahingestellt und als bekannt vorausgesetzt werden.

Wie soll der Leser daraus schlau werden? Egal. Der Versuch einer Hilfestellung:

Bezogen auf Wohnungseigentum:

Wenn es um WEG geht, liest man häufig das Begriffspaar „Instandhaltung und Instandsetzung“ – fast immer zusammen, oft einfach nur „I&I“.

In der WEG-Sprache besteht überwiegend Konsens, dass man unter Instandhaltung vorbeugende Maßnahmen versteht, während Instandsetzung die Wiederherstellung des ordnungsgemäßen Zustands bezeichnet.

Leider benutzt jeder die Wörter unterschiedlich: Manchmal wird der Begriff „Instandhaltung“ auch mit Wartung gleichgesetzt. Ich finde das sogar logisch, denn Wartung steht ja für regelmäßige Inspektionen und Prüfungen der Betriebsbereitschaft. Zum Beispiel die Wartung der Heizung, eben solche Vorgänge, die zur Pflege und Aufrechterhaltung des ordnungsmäßigen Zustands dienen, bevor Schäden entstehen.

Was Mietrecht angeht:

Der Unterschied zwischen „Instandhaltung“ und „Wartungskosten“ ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn – anders als Reparaturen – können Wartungskosten an den Mieter weitergegeben werden, aber die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands – also „Instandhaltung“ – muss der Vermieter tragen. Das kann manchmal ein sehr feiner Unterschied sein! Bei bestimmten, gesetzlich definierten Modernisierungsmaßnahmen besteht wiederum die Möglichkeit, deren Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Bei der Steuer:

Wenn Sie zufällig gerade einen steuerrechtlichen Artikel gelesen haben, ging es wohl eher um Erhaltungsaufwand (sofort abzugsfähig) und nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten (müssen abgeschrieben werden). Beliebtes Thema sind auch größere Erhaltungsaufwendungen – also Aufwendungen, die zur Erneuerung bereits vorhandener Teile, Einrichtungen oder Anlagen dienen – und damit zur Erhaltung des Gebäudes beitragen. Zwar ist nirgendwo so richtig gesagt, ab wann eine Erhaltungsaufwendung „größer“ ist, aber wenn sie es ist, besteht ein Wahlrecht, die Kosten in der Steuererklärung über zwei bis fünf Jahre abzuschreiben (…was entsprechend der Berechnung in meiner Doktorarbeit höchst selten etwas bringt…).

Also nochmal kompakt:

Es trägt zwar nicht gerade zur besseren Verständlichkeit bei, ein ganzes Bündel von Begriffen für dasselbe zu benutzen, aber jeder Fachmann pflegt da so seine eigenen Begriffe, eine kurze Zusammenfassung:

Wohnungseigentum:
- Oberbegriff: „Instandhaltung und Instandsetzung“
- Instandhaltung = Vorbeugende Maßnahmen.
- Instandsetzung = Reparatur, wenn bereits kaputt.
- Wartung = Regelmäßige Reinigungs- und Inspektionsarbeiten, z.B. Regenrinnenreinigung, Heizungsinspektion, Funktionsprüfung Rauchabzugsanlage.

Miete:
- Reparaturen / Erhaltungsmaßnahmen = Reparaturen von etwas, das bereits kaputt ist. Zahlt der Vermieter.
- Wartung = Vorbeugende Maßnahmen, Regelmäßige Reinigungs-, Prüf- und Inspektionsarbeiten. Zahlt der Mieter.
- Modernisierungsmaßnahmen = Bestimmte Verbesserungen. Ermöglichen in bestimmten Fällen eine Mieterhöhung.

Steuern:
- Erhaltungsaufwand = Kann im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht werden.
- Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten = Müssen mit dem Gebäude abgeschrieben werden. Da haben Sie 50 Jahre lang Spaß 🙂
- Größere Erhaltungsaufwendungen = Wahlrecht. Können entweder im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht oder über zwei bis fünf Jahre abgeschrieben werden. Meiner Erfahrung nach lohnt Sofortabzug fast immer.

WEG-Reform 2020: Der neue Umlaufbeschluss. Jetzt nur noch 50 plus x Prozent?

April 2021, die WEG-Reform ist fünf Monate alt – und schon hat sich das erste Missverständnis in den Köpfen festgebrannt: Ein Umlaufbeschluss käme mit einfacher Mehrheit zustande. Aber so einfach ist es nicht.

Aber mal einen Schritt zurück, was ist überhaupt ein Umlaufbeschluss? Grundsätzlich werden Entscheidungen per Beschluss auf der Eigentümerversammlung getroffen, bedeutet: Es wird abgestimmt, bei 50,01%iger Zustimmung (oder mehr) kommt der Beschluss zustande, die Entscheidung ist gefallen.

Ein Umlaufbeschluss ist ein Beschluss außerhalb einer Eigentümerversammlung.

Das geht so: Der Verwalter formuliert einen Beschlusstext, und wenn 100% (!) der Eigentümer dem Vorschlag zustimmen, kommt der Beschluss zustande – auch ohne EV.Das ist übrigens Verbraucherschutz, weil beim Umlaufbeschluss viele andere Formen und Fristen ersatzlos wegfallen.Die WEG-Reform hat nicht viel am Umlaufbeschluss gerüttelt – nur an seiner Schriftform. Von jetzt an muss es keine Unterschrift aus Tinte mehr sein – es genügt, wenn Sie per E-Mail zustimmen.

Bei den Mehrheitsverhältnissen gibt es zwar ein paar Veränderungen, trotzdem kommt ein Umlaufbeschluss nicht einfach mit 50,01%iger Mehrheit zustande. Das neue WoEigG sieht vor,

dass man auf der Eigentümerversammlung beschließen kann,
eine ganz bestimmte Sache per Umlaufbeschluss zu entscheiden und
dass dieser Umlaufbeschluss dann mit einfacher Mehrheit zustande kommt.

Wichtig! Es geht immer nur um einen ganz bestimmten Sachverhalt, den man jetzt auch ohne EV mit einfacher Mehrheit entscheiden kann.

Und warum beschließt man diesen Sachverhalt dann nicht direkt auf der Eigentümerversammlung?

Vielleicht erinnern Sie sich an die formellen Hürden einer Beschlussfassung? (Siehe Artikel „Eigentümerversammlung vs. Umlaufbeschluss“.) Ein Beschluss ist nichtig (oder anfechtbar), wenn wichtige Details fehlen. Vor allem, wenn sich aus dem Beschluss keine konkrete Handlung ableiten lässt, ist er meistens wertlos.

Negativ-Beispiel: Die WEG beschließt, „die Fassade anstreichen zu lassen“, mehr nicht. Dieser Beschluss wäre nichtig, ihm fehlen praktisch alle relevanten Details: Welcher Handwerker? Welcher Kostenrahmen? Und vieles mehr. Richtig, die Auswahl des Handwerkers darf (bei größeren Sachen) nicht auf Verwalter oder Beirat delegiert werden, weil sich aus diesem Beschluss ja keine eindeutige Handlung mehr ableiten ließe.

So hangelt man sich von Versammlung zu Versammlung und bekommt den Vorgang nicht erledigt. Wenn der Verwalter kapazitätsmäßig voll ausgelasteter ist, warten Sie vielleicht ein Jahr bis zur nächsten EV. Der Gesetzgeber wollte diese Situation entschärfen, damit man weitermachen kann.

Positiv-Beispiel: Sie beschließen auf der EV den Anstrich der Fassade und geben dafür bereits einen Kostenrahmen frei. Leider liegen noch nicht alle Handwerker-Angebote vor. Deswegen beschließen Sie, die Auswahl der Handwerker per Umlaufbeschluss nachzuholen. Und Sie beschließen, dass dafür eine einfache Mehrheit ausreichen soll.

Für diesen Fall ist die Neuerung im WoEigG gemacht.

Aber dieses Sonderrecht gilt für den Einzelfall – und kann oftmals schon sehr weiterhelfen. Sie können aber nicht beschließen, dass alle Umlaufbeschlüsse der Eigentümergemeinschaft von nun an mit 50,01%iger Mehrheit entstehen.

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WEG-Reform 2020: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden

Seit der WEG-Reform im Dezember 2020 können Sie sich schneller vom ehemaligen Verwalter trennen. Die Grundlagen:

Nach der sog. „Trennungstheorie“ unterscheidet man Verwalterbestellung und Verwaltervertrag. Man ist erstens zum Verwalter bestellt, das ist die Beschlussfassung auf der Eigentümerversammlung (die Wahl zum „Amtsträger“, ein Bisschen wie die Bürgermeisterwahl – die ist immer auf Zeit, laut WoEigG maximal fünf Jahre), zweitens hat man ein Vertragsverhältnis mit der Eigentümergemeinschaft. Der Verwaltervertrag ist umfangreicher als der EV-Beschluss zur Bestellung. Darin steht, was man darf, welche Aufgaben man hat, wie man bezahlt wird etc.

Was passiert nun, wenn der Verwalter schläft und trödelt und einfach nicht ans Telefon geht – und sich die WEG konsequenterweise von ihm trennen möchte? Nun, bis zur WoEigG-Reform 2020 war das alles etwas unbefriedigend, weil die meisten Wohnungseigentümer dieses Spezialwissen nicht haben. Dann wurde eben beschlossen, den WEG-Verwalter abzuberufen, aber meistens hat man vergessen, gleichzeitig den Vertrag zu kündigen. Für große Verwalter war / ist das oft ein Problem, weil er ja Löhne und Gehälter zahlen muss, während gleichzeitig die Einnahmen ausfallen. Also hat man sich als Verwalter häufig darauf berufen, dass man zwar nicht mehr zum WEG-Verwalter gewählt war (wegen der Abberufung), aber der Vertrag trotzdem eine Laufzeit von xy Jahren hat. Obwohl schon jemand anders zum Verwalter bestellt war, floss das Geld an den ehemaligen Verwalter weiter, ohne dass er arbeiten musste. Ziemlich unschön. Trotzdem legal – schauen Sie mal die Rechtsprechung an.

Außerdem konnte vor der WEG-Reform die Abberufung des Verwalters auf einen sog. „wichtigen Grund“ beschränkt werden. Was bedeutet das? Stellen Sie sich mal vor, der Verwalter bringt zwar keine vernünftige Leistung, ist aber für fünf Jahre bestellt und schläft vor sich hin. Weil er nicht geraubt und geklaut hat, bleib er trotzdem Verwalter, weil man keinen wichtigen Grund für eine außerordentliche Kündigung hatte.

Ich kann nachvollziehen, dass viele Verwalter Rechtsstreit geführt haben, weil sie Löhne und Gehälter bezahlen müssen und die Kalkulation in manchen Verwalter-Kapitalgesellschaften sowieso ziemlich spitz gerechnet ist. Trotzdem unschön für die Eigentümer. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und in der WEG-Reform berücksichtigt.

§26 (3) WoEigG (neu) sagt: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“

Die WEG kann also jederzeit einen Beschluss auf der Eigentümerversammlung fassen, den Verwalter rauszuwerfen. Zwar braucht man hierfür trotzdem eine Eigentümerversammlung, aber der Verwalter muss den Tagesordnungspunkt aufnehmen (rechtlich gesehen müssen mindestens 25% der Eigentümer diesen TO-Punkt verlangen). Natürlich muss der Verwalter alle Formen und Fristen der Einladung einhalten. Dann wird ein einfacher Mehrheitsbeschluss gefasst und gut.

Jetzt kann sich der ehemalige Verwalter nur noch an dem Verwaltervertrag festkrallen, weil der nämlich eine Kündigungsfrist haben kann (die Abberufung ist ja JEDERZEIT möglich). Abe das neue WoEigG sagt, dass der Verwaltervertrag eben maximal sechs Monate weiterläuft, nachdem der Verwalter abberufen wurde.

Was bedeutet eigentlich „ordnungsmäßige Verwaltung“?

Wer sich im Netz umschaut, findet schnell heraus, dass der Begriff nicht genau definiert ist. Vereinfacht kann man sagen, dass man unter ordnungsmäßiger Verwaltung solche Maßnahmen versteht, die man halt so von einer ordentlichen, normalen Verwaltung erwarten kann. Also z.B. Erhaltungs-, Verbesserungs- und Nutzungsmaßnahmen und Beschlüsse, die dem gewöhnlichen Interesse des durchschnittlichen Wohnungseigentümers im Allgemeinen entsprechen.

Nicht viel schlauer als vorher? Das kann ich gut nachvollziehen, denn manchmal verursachen Gesetzgeber und Rechtsprechung durch undefinierte Begriffe, dass die Leute sich selbst etwas zusammenreimen, was so nicht stimmt.

Viele Eigentümer glauben nämlich, dass der Verwalter sich (ohne Eigentümerversammlung) kurzfristig um dies oder jenes kümmern kann, auch wenn es teuer ist, weil es ja „ordnungsmäßiger Verwaltung“ entspricht.

Jedenfalls kann man Maßnahmen der ordnungsmäßigen Verwaltung in einer WEG meist mit einfacher Mehrheit beschließen. Im Gesetz findet man verschiedene Beispiele (§19 Abs. 2 WoEigG):

„Die Aufstellung einer Hausordnung,
die ordnungsmäßige Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums,
die angemessene Versicherung […],
die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage“, usw.

Vielleicht ist das Fenster undicht, pfeift und beschert Probleme mit den Mieter? Es wäre im Interesse aller, wenn der Verwalter sich kurzfristig darum kümmern dürfte. So ist es ja auch. Dafür braucht der Verwalter aber grundsätzlich trotzdem einen Beschluss (, wenn die Maßnahme nicht gerade durch den Verwaltervertrag abgedeckt ist).

Ordnungsmäßige Verwaltung bedeutet also nicht, dass der Verwalter einfach so handeln kann, wie er möchte. Grundsätzlich dürfen weder Beirat noch Verwalter einfach irgendetwas nach Gutdünken entscheiden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass man eine Eigentümerversammlung benötigt, denn nur diese darf Entscheidungen treffen – niemand sonst. Dann wird die Eigentümerversammlung abgehalten und der Beschluss gefasst. Ordnungsmäßige Verwaltung bedeutet also nicht, dass man als Eigentümer kurzerhand an den Verwalter herantreten kann, wenn man einen Wunsch hat. Beziehungsweise: Natürlich darf man das, aber der Verwalter darf nicht einfach etwas umsetzen, denn er würdedie anderen Eigentümer sonst umgehen. Das ist der springende Punkt. Er muss einen Mehrheitsbeschluss herbeiführen, um eine Rechtsgrundlage zu haben.