Kategorie: Abrechnung

Liebe Buchhalter aufgepasst, haltet Euch Augen und Ohren zu, dieser Artikel wird Euch nicht gefallen. Vieles ist im Wohnungseigentumsrecht verboten, was für Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften verbindlich vorgeschrieben ist. Insbesondere Rechnungsabgrenzungsposten, die Lieblinge von Wirtschaftsprüfern, Bilanzbuchhaltern und Steuerberatern, gibt es bei Wohnungseigentümergemeinschaften nicht. Keine Regel ohne Ausnahme, aber dazu später.

Jede Kapitalgesellschaft (AG, GmbH,…) muss laut HGB (Handelsgesetzbuch) einen Jahresabschluss veröffentlichen. Also eine Gewinnrechnung, aus der die Eigentümer ablesen können, wie viel man verdient hat. Und eine Bilanz, in der man erkennt, wie es um die Vermögenslage eines gewinnorientierten Unternehmens steht. Im Mittelpunkt steht der Gläubigerschutz.

Der „Jahresabschluss“ einer Wohnungseigentümergemeinschaft hat andere Ziele – und ganz nebenbei trägt er den Namen „Jahresabrechnung“. Er soll für jeden Eigentümer schnell und einfach nachvollziehbar sein. Deswegen ist die Abrechnung eine einfache Kassenrechnung, die sich an Geldbewegungen auf dem Konto orientiert. Schließlich verfolgt die WEG keine Gewinnerzielungsabsicht, sondern deckt das menschliche Grundbedürfnis „Wohnen“.

Bei Kapitalgesellschaften benutzt man Rechnungsabgrenzungsposten, um periodenfremde Zahlungen dem richtigen Jahr zuzuordnen, damit der Gewinnausweis nicht verzerrt wird. Im Wohnungseigentumsrecht gibt es sowas nicht. Stellen Sie sich mal folgendes vor:

• Die Rechnung für den Dezember-Winterdienst wird erst im Januar gezahlt.
• Sie überweisen Hausgeld am 31.12., es kommt aber erst am 01.01. an.

Und nun, was macht man mit so Rechnungen? Gar nichts, so die Regelung im Wohnungseigentumsrecht. Ob die Kosten zur Abrechnungsperiode gehören, ist nicht von Bedeutung. Sie werden im Jahr der Kontobewegung gebucht.

• Der Winterdienst wird im Januar gezahlt und auch im Januar gebucht.
• Ihre Vorauszahlung kommt im Januar an und wird im Januar gebucht.

Fertig. Was im Abrechnungsjahr über das Konto fließt, gehört ausnahmslos in die Abrechnung, alles andere bleibt draußen. Eine WEG verfolgt keine Gewinnerzielungsabsicht, deswegen müssen „Aufwendungen“ und „Erträge“ auch nicht periodisiert werden. Gegenstand einer WEG-Jahresabrechnung sind Geldbewegungen auf dem Bankkonto, mehr nicht.

Simpel, klar und gut. Wenn ein Eigentümer oder der Beirat die Abrechnung auf Richtigkeit überprüfen möchte, dann hat er nicht die Routine eines Wirtschaftsprüfers. Wahrscheinlich macht er sich eine eigene Liste als Hilfsrechnung. Er nimmt sich vielleicht die Kontoauszüge, summiert gleichartige Kosten (z.B. Strom, Hausmeister, …) und vergleicht sie mit den Gesamtbeträgen der Abrechnung. Wenn er die Kontoauszüge von Januar bis Dezember in der Hand hat, muss dort alles zu finden sein, was er braucht. Dann ist die Arbeit einfach – und Manipulationen quasi nicht möglich.

Keine Regel ohne Ausnahme: Heizkosten und Warmwasserkosten.

Das Wohnungseigentumsgesetz stammt aus dem Jahr 1951, die Heizkostenverordnung kam irgendwann in den 70er Jahren. Der Gesetzgeber hatte erkannt, dass man die Leute zum Energiesparen sensibilisieren muss. Schnell wurde eine allgemeinverbindliche Heizkostenverordnung auf die Beine gestellt, die sich in den Paragraphen eins bis drei kurzerhand Vorrang einräumt, gegenüber allen anderen vertraglichen Regelungen – und sich selbst natürlich auch für das Wohnungseigentum verbindlich vorschreibt.

Das einfache Prinzip der Kassenrechnung passt nicht ins Bild der HeizKV. Man meinte, dass die Leute nur lernen, auf ihren Brennstoffverbrauch zu achten, wenn man die Heizkosten genauso abrechnet, wie sie verbraucht wurden – also periodisiert. Wenn im Januar 2020 die Gasrechnung für 2019 kommt, dann gehört sie zum Jahr 2019. Und zwar, obwohl sie erst 2020 bezahlt wird! Sie sehen schon, das beißt sich mit den WEG-Regeln.

Die Konsequente Schlichtheit der WEG-Kassenrechnung wurde ausgehebelt. Seitdem gibt es einen Unterschied zwischen Einzel- und Gesamtabrechnung. Die Gesamtabrechnung ist eine Liste der tatsächlich abgeflossenen Gelder und zeigt auch nur die Heizkosten, die im Kalenderjahr bezahlt wurden. In der Einzelabrechnung müssen Kosten für Heizung und Warmwasser aber nach dem Leistungsprinzip abgerechnet werden. Ausschließlich der im Abrechnungszeitraum verbrauchte Brennstoff darf angesetzt werden – nicht die Geldbewegungen auf dem Bankkonto. Hier sind Rechnungsabgrenzungsposten also doch vorgeschrieben.

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Wie berechnet man, wie viele Nebenkosten ich für meine Wohnung bezahlen muss? Den Maßstab zur Verteilung der Gesamtkosten auf die Wohnungen nennt man Umlageschlüssel (oder Kostenverteilschlüssel). Die sogenannte Gesamtabrechnung ist eine Art Übersicht bzw. Liste. Sie zeigt Ihnen die tatsächlich abgeflossenen Beträge für das Gesamthaus, sortiert nach Kostenarten.

Ein Beispiel:

Aber Sie möchten ja wissen, welchen Anteil Sie davon bezahlen müssen. Dafür gibt es die Einzelabrechnung für jede Wohnung. Hier werden die Gesamtbeträge auf den Anteil der jeweiligen Wohnung umgerechnet. Die verwendeten Faktoren (Zähler & Nenner) heißen Umlageschlüssel (oder Kostenverteilschlüssel).

Wenn in der Teilungserklärung nichts anderes steht, dann ist der Miteigentumsanteil (MEA) der gesetzliche Standard zur Kostenverteilung.

Ein Beispiel:

Weil jede Kostenart einen anderen Umlageschlüssel haben kann, muss man jede Kostenposition einzeln umrechnen. Man kann nicht einfach die Gesamtkosten nach Miteigentumsanteil umrechnen. In der Einzelabrechnung wird dieser Rechenschritt nacheinander für sämtliche Kostenarten durchgeführt. Zum Beispiel:

Und woher weiß man, welcher Umlageschlüssel der richtige ist?

Im Wohnungseigentumsrecht gibt die notarielle Teilungserklärung den Umlageschlüssel verbindlich vor.

Wenn in der Teilungserklärung nichts geregelt ist oder wenn eine Kostenart dort nicht aufgeführt ist, dann greift der gesetzliche Umlageschlüssel: Die Kosten werden nach Miteigentumsanteil (MEA) auf die Eigentümer verteilt. Die Eigentümer können den Umlageschlüssel später auch mit entsprechender Mehrheit per Beschluss ändern.

Übrigens: Der Umlageschlüssel bindet nur die WEG, also alle im Grundbuch eingetragene Eigentümer. Der Mietvertrag ist ein vertragliches Verhältnis und hiervon völlig unberührt.

Zeit, mit einem weiteren Märchen aufzuräumen: Es gibt keinerlei Verbindung zwischen Miteigentumsanteil und Quadratmeter.

Es gibt keinerlei Verbindung zwischen Miteigentumsanteil und Quadratmeter.

• Der im Mietrecht geltende Quadratmeter ist ein Flächenmaß. Er bezeichnet die Wohnfläche innerhalb der Wohnung.
• Der wohnungseigentumsrechtliche Miteigentumsanteil ist ein prozentuales Anteilsrecht am Gemeinschaftseigentum – also an Dingen außerhalb des Sondereigentums.

Es gibt natürlich viele Teilungserklärungen, in denen das Verhältnis der MEA dem Verhältnis der Quadratmeter entspricht. Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht nicht. Aber vermutlich hatten Sie einen vorausschauenden Bauträger oder Notar, der den Zündstoff schon gewittert hat und deswegen qm und MEA harmonisiert hat, damit es keine Schwierigkeiten gibt. Oft erkennt man, dass er in der Teilungserklärung versucht, individuellen Gegebenheiten gerecht zu werden, indem er entsprechende Umlageschlüssel vorgibt.

Häufig verwendete Umlageschlüssel:

Meiner Erfahrung nach verwendet man häufig folgende Umlageschlüssel. Was sinnvoll ist, kommt natürlich immer auf den Einzelfall an – und die Liste ist selbstverständlich nicht allgemeingültig:

Da fällt mir gerade ein: Wie ist es mit Aufzügen? Auch hier gilt selbstverständlich der MEA als gesetzlicher Standard-Umlageschlüssel. Jeder muss seinen Anteil tragen, keine Ausnahmen. In bestimmten Sonderfällen können aber spezielle Umlageschlüssel sinnvoll sein.

Wenn der Aufzug z.B. nicht bis in den Keller fährt und die Bewohner im EG ihn einfach nicht benutzen (warum auch?). Die Eigentümer im DG benutzen ihn logischerweise andauernd – wer möchte schon wöchentlich die schweren Sprudelkästen bis ins DG schleppen?

Mit entsprechender Mehrheit kann die WEG einen Umlageschlüssel beschließen, um der etagenabhängigen Nutzung gerecht zu werden. In Abhängigkeit vom Einzelfall ist vom Verwalter hier sehr viel Fingerspitzengefühl gefordert. Denn Gleichbehandlung bedeutet auch, niemanden zu Unrecht von Kosten auszuschließen.

Was interessiert Sie am meisten, wenn Sie Ihre Abrechnung im Briefkasten finden? Der Betrag, der mit Ihnen verrechnet wird. Kosten minus Vorauszahlungen. Oder: Muss ich nachzahlen?

Alles klar. Die Jahresabrechnung besteht dann aus Kosten minus Vorauszahlungen? Nö. Der Bundesgerichtshof hat 2012 entschieden, dass so eine Abrechnung formell falsch wäre. Er sieht das Rechenwerk als Zwillings-Geschwisterpaar, bestehend aus Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung. Vorgeschrieben ist ein Zwischenschritt:

Eines der beiden Geschwister ist der Wirtschaftsplan. Er gibt vor, wieviel ein Eigentümer monatlich (voraus-)bezahlen muss und unterscheidet Soll- und Ist-Vorauszahlungen. Der Wirtschaftsplan ist eine eigene Anspruchsgrundlage mit eigener Verjährungsfrist. Das kann für eine WEG sehr wichtig sein, wenn ein Eigentümer nicht bezahlt.

Größere Rückstände sind für eine WEG gefährlich, weil z.B. Lastschriften platzen. Ihr Versicherungsschutz kann gefährdet sein, wenn die Prämie mangels Kontodeckung nicht eingezogen wird. Damit die WEG sich schon während des Jahres wehren kann, wenn ein Eigentümer nicht zahlen möchte oder kann, ist der Wirtschaftsplan ein eigenständiger, klagbarer Anspruch, der schon vor der Jahresabrechnung beschlossen wurde … und früher verjährt. Der Verwalter darf nicht bis zur Abrechnung warten, weil die WEG in vielen Fällen ernste Probleme bekommen kann.

Das zweite der beiden Geschwister ist die Jahresabrechnung. Weil Zahlungsrückstände über den Wirtschaftsplan geltend gemacht werden können (und müssen!), passen sie nicht mehr in die Jahresabrechnung. Deswegen vergleicht man in der Jahresabrechnung die TATSÄCHLICHEN Kosten mit den SOLL-Vorauszahlungen.

Fazit: Die Jahresabrechnung rechnet tatsächliche Kosten minus Soll-Vorauszahlungen. Der Wirtschaftsplan rechnet Soll- minus Ist-Vorauszahlungen. Zusammen besteht das ganze Zahlenwerk also trotzdem irgendwie aus echten Vorauszahlungen minus echter Kosten. Das ist aber nicht das, was der Bundesgerichtshof unter „Jahresabrechnung“ versteht. Eine strenge Trennung zwischen Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung ist erforderlich, die manche Eigentümer verständlicherweise irritiert. Aber ohne sie fällt die Abrechnung vor Gericht aus formellen Gründen um.

Saldo, Abrechnungsspitze, Wirtschaftsplan – Alles paletti?

Ein Beispiel:

Der beschlossene Wirtschaftsplan verpflichtet den Wohnungseigentümer, im Laufe des Kalenderjahres 1.200 EUR Hausgeld zu bezahlen (Soll-Vorauszahlung). Leider hat er vergessen, den Dauerauftrag zu ändern und hat in 12 Monaten nur 1.000 EUR überweisen (Ist-Vorauszahlung). Der Verwalter hätte rechtzeitig dafür sorgen müssen, dass der Eigentümer das volle Hausgeld bezahlt. Jedenfalls besteht jetzt ein Rückstand von 200 EUR. Er hat eine eigene Verjährungsfrist. Weil eine bestehende Forderung nicht erneut beschlossen werden kann, ist der Rückstand kein Bestandteil der Jahresabrechnung. Weil der Wirtschaftsplan meistens ein Jahr vorher beschlossen wurde, endet seine Verjährungsfrist auch früher.

+ 1.000 EUR (Ist-Vorauszahlung)
– 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung)
= -200 EUR (Rückstand Wirtschaftsplan)

Anfang nächsten Jahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung. Auf die Wohnung entfallen tatsächliche Kosten von 900 EUR (Ist-Kosten). Die Jahresabrechnung vergleicht diese mit den geschuldeten 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung). Die Differenz (Abrechnungsspitze) beträgt 300 EUR zugunsten des Eigentümers. Sie ist der Beschlussgegenstand der Jahresabrechnung – aber nicht die rückständigen Zahlungen!

+ 1.200 EUR (Soll-Vorauszahlung)
– 900 EUR (Ist-Kosten)
= +300 EUR (Abrechnungsspitze)

In der Sekunde der Beschlussfassung ist die Abrechnungsspitze von 300 EUR fällig geworden. Der Eigentümer hat einen Anspruch auf Überweisung.

Unabhängig davon schuldet er der WEG aber 200 EUR aufgrund des Wirtschaftsplans (und die sind schon vorher fällig gewesen). Jetzt muss der Verwalter sich darum kümmern, die beiden Forderungen gegeneinander aufzurechnen. Dem Eigentümer bleibt ein Guthaben von 100 EUR (Saldo). Es gibt zwei Rechenwege:

+ 1.000 EUR (Ist-Vorauszahlung)
– 900 EUR (Ist-Kosten)
= +100 EUR (Saldo)

Oder:

+ 300 EUR (Abrechnungsspitze)
– 200 EUR (Rückstand Wirtschaftsplan)
= +100 EUR (Saldo)

Ganz einfach? …oder was 🙂

Die Ist-Kosten für jede Wohnung berechnet man übrigens, indem man die Gesamtkosten mit dem Umlageschlüssel umrechnet.

Näheres hierzu finden Sie im folgenden Beitrag.

Um laufende Kosten bezahlen zu können, werden Finanzierungsvorschüsse erhoben, die man Hausgeld (oder Wohngeld) nennt. Für jedes Jahr stellt der Verwalter eine Prognoserechnung auf, genannt Wirtschaftsplan. Eigentlich ist es eine Liste der erwarteten Auszahlungen, sortiert nach Kostenarten (z.B. Frischwasser, Abwasser, Straßenreinigung, Versicherungsprämien…). Die einzelnen Kosten werden auf die Wohneinheiten umgerechnet, mit den gleichen Umrechnungsfaktoren, die auch in der Jahresabrechnung verwendet werden (sog. Umlageschlüssel). So errechnet der Verwalter für jede Wohnung eine monatliche Vorauszahlung, die man Wohn- oder Hausgeld nennt.

Deswegen sieht der Wirtschaftsplan auch fast so aus wie eine Abrechnung. Sie erkennen den Unterschied an der Überschrift „Wirtschaftsplan“. Ein Beispiel:

Der Wirtschaftsplan basiert immer auf einer Prognose, die sich auf das Jahr bezieht. Mit den Umlageschlüsseln (Personen, MEA, …) werden die Jahreskosten auf Ihre Wohnung umgerechnet. Ergebnis ist immer ein jahresbezogenes Hausgeld, im Beispiel 2.271,75 EUR. Die Bezahlung erfolgt trotzdem meistens monatlich, weil man das von Stromrechnungen etc. so gewohnt ist.

Bis zum Beschluss auf der Versammlung gilt diese Vorauszahlung übrigens als Entwurf. Und wann ist die Zahlung fällig? Der Gesetzgeber spricht davon, dass der Verwalter von den Eigentümern auf Grundlage des Wirtschaftsplans Zahlungen anfordert. Ein komischer Begriff. In den meisten Fällen werden jedenfalls 12 gleiche Monatsraten gezahlt.

Weil der Verwalter als Treuhänder von fremdem Vermögen fungiert, muss er den Eigentümern nach Jahresende über dessen Verwendung Rechenschaft ablegen. Dazu dient die Jahresabrechnung.

Näheres hierzu finden Sie im folgenden Beitrag.

Kann nicht jeder einfach seine eigenen Kosten tragen?

Es gab früher mal den klassischen Vermieter, dem das ganze Mietshaus allein gehört. Er empfängt jede Rechnung, die mit dem Gebäude in Zusammenhang steht. Alle Nebenkosten, sei es Wasser, Strom oder die Versicherungsprämie, bezahlt er von seinem Girokonto. Auf der anderen Seite erhält er von den Mietern Vorauszahlungen, über die er einmal im Jahr abrechnet. Natürlich muss er darauf achten, den Mietern nur umlagefähige Kosten in Rechnung zu stellen – also die gesetzlich definierten Betriebskosten. Hingegen trägt der Vermieter Bankgebühren und Reparaturkosten selbst. Es gibt immer weniger von diesen klassischen Vermietern.

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften sind die Dinge komplizierter. Zwar gibt es auch hier umlagefähige und nicht umlagefähige Nebenkosten. Es gibt aber mehr als nur einen Eigentümer. Trotzdem hat das Gebäude nur einen Hauptanschluss für Wasser, die Gebäudeversicherung berechnet nur eine grundstücksbezogene Prämie und die Stadtverwaltung erhebt eine Gebühr für Niederschlagswasser.

Und wer bezahlt das alles? Alle Wohnungseigentümer abwechselnd? Nein. Zahlungspflichtiger ist stets die WEG. Sie besitzt ja eine eigene Rechtspersönlichkeit und alle „Anteilseigner“ stehen laut Gesetz dahinter. Besonders bei großen WEGs wäre das ein ordentliches Gewusel. Deswegen werden sämtliche Rechnungen an den Verwalter geschickt und er begleicht sie zu Lasten eines Bankkontos, das auf den Namen der WEG geführt wird.

Die laufenden Kosten werden durch Vorauszahlungen finanziert, genannt Hausgeld oder Wohngeld.

Darum geht es im folgenden Beitrag.