Was passiert beim Verwalterwechsel?

Verwalterwechsel:

Kommen wir zum Zeitplan. Angenommen, wir haben uns bereits kennengelernt, Sie hatten Ihre Eigentümerversammlung, auf der Sie mich zum neuen Verwalter gewählt haben. Wie geht es weiter?

Ich benötige folgende Unterlagen:

1. Am wichtigsten sind:

  • Versammlungsprotokoll mit Verwalterwahl
  • Unterschriebenen Verwaltervertrag

, weil ich mich ohne beides zusammen gar nicht als Verwalter legitimieren kann.

2. Dies können meistens die Eigentümer liefern:

  • Kontaktdaten / Eigentümerliste,
  • Kontaktdaten der bisherigen Hausverwaltung und
  • letzte Jahresabrechnung (wegen der Kostenverteilschlüssel)

3. Diese Unterlagen bekomme ich von der ehemaligen Hausverwaltung:

  • Liste der Vertragspartner (z.B. Heizungsfirma, Aufzugsfirma, Versicherung, …),
  • Beschlusssammlung und
  • vieles mehr, weil ich bald darauf die Unterlagen abholen werde.
Foto: Stephan Walochnik

Zurück zur Verwalterwahl:

Die Verwalterbestellung geschieht per Beschluss auf der Versammlung. Das ist die Rechtsgrundlage. Deswegen ist das Protokoll so wichtig. Ohne das Protokoll lässt mich die Bank nicht mal ein Konto eröffnen oder eine Vollmacht einrichten.

Der Verwaltervertrag enthält auch eine Vollmacht, die den meisten anderen Vertragspartner als Legitimation reicht. Übrigens: Der Verwaltervertrag, der meistens von 2 Eigentümern unterschrieben wird, sollte nicht von der Version abweichen, die auf der Versammlung allen Eigentümern vorgelegen hat (denn dies war der Beschluss-Gegenstand!)

Brainstorming-Eigentümerversammlung:

Gute Idee, aber leider kaum verbreitet: Wir treffen uns zu einer unverbindlichen Brainstorming-Eigentümerversammlung. Denn die Interessen, Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer unterscheiden sich von Haus zu Haus sehr stark.

Beispiel Handwerker: Manche WEGs möchten mitreden oder ausschließlich ihre eigenen Handwerker unterbringen. Gerne. Andere Eigentümergemeinschaften möchten, dass schnell jemand beauftragt wird, und dass der Verwalter nicht lange fackelt, damit die Dinge schnell erledigt werden. (Übrigens: Wir reden darüber, was passiert, wenn der Aufzug ausfällt oder die Türschließer nicht mehr funktionieren. Für alle Reparaturen von nennenswertem Umfang braucht man aus gesetzlichen Gründen einen Beschluss, egal was Verwalter oder Beirat sagen.)

Jedenfalls sind die Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer in jedem Gebäude SEHR unterschiedlich. Damit ich Ihren Interessen gerecht werden kann, muss ich Ihre Vorstellungen erstmal kennen.

Deswegen lade ich Sie (vor dem Beginn meiner Amtszeit) zu einem unverbindlichen Treffen ein.

Ohne verbindliche Beschlussfassung besprechen wir,
welche Wünsche und Interessen Sie haben.

Das ist keine Beschlussfassung, sondern wir diskutieren Vorstellungen und stellen die Weichen für die Zukunft.

Beispiel: Sie möchten „das Treppenhaus neu gestalten“. Was ist damit gemeint? Können Sie das sagen? Ohne konkrete Vorschläge wäre es sinnlos, Angebote einzuholen. Ganz davon abgesehen, dass ein Beschluss mangels inhaltlicher Bestimmtheit ungültig ist, also einfach nicht wirksam. Diese Besprechung hat zwar nichts mit Beschlussfassung zu tun, ist aber ausgesprochen wichtig, um zu wissen, wo die Reise langgeht.

Foto: Stephan Walochnik

Ihre Daten:

Ich sende Ihnen ein Formular für Ihre Kontaktdaten. Ich brauche Ihre „ladungsfähige Adresse“, denn dahin sende ich die Einladung zur Eigentümerversammlung. Mit Ihren Mailadressen lege ich einen offenen Verteiler an (das bedeutet, dass jeder die Mailadressen von den Nachbarn sieht). Dafür brauche ich Ihre Unterschrift, sofern Sie einverstanden sind. Ich schicke Ihnen niemals Werbung, sondern informiere Sie z.B. über den Stand der Dinge bei Baumaßnahmen, erinnere Sie an Handwerkertermine oder an die Eigentümerversammlung.

DGSVO-Hinweis: Ja, dazu speichere ich die Mailadresse, und wenn es für eine Terminvereinbarung (z.B. Handwerker) sinnvoll ist, dann gebe ich sie sogar weiter. Auch die Einladung zur EV sowie die Jahresabrechnung erhalten Sie (zusätzlich) per Mail, beides muss ich aus gesetzlichen Gründen trotzdem per Post versenden. Es könnte ja mal jemand seine Mail-Adresse ändern.

Handwerker-Kontaktdaten für Notfälle:

Ich lege auch eine Liste mit Ihren Vertragspartnern an, z.B. Telefonnummern von Heizungs- und Aufzugfirma. Diese Liste schicke ich Ihnen, damit auch Sie im Notfall einen Handwerker beauftragen können. Im Notfall darf nämlich jeder Eigentümer immer einen Handwerker beauftragen.

Diese Daten hinterlege ich außerdem bei meinem Notfalltelefon, einer 24 Stunden erreichbaren Hotline, die über einen Branchendienstleister geschaltet ist. Auch nachts können Sie dort anrufen, wenn z.B. der Aufzug steckengeblieben ist oder die Heizung nicht funktioniert. Die Kollegen in der Telefonzentrale verständigen dann in meinem Namen einen Handwerker im Notdienst.

Mitbestimmung:

Wir werden uns im Laufe der nächsten Jahre kennenlernen, aber so viel vorab:

Das Gesetz sieht vor, dass Entscheidungen auf Ebene der Eigentümergemeinschaft gefällt werden (Eigentümerversammlung). Verwalter und Beirat haben grundsätzlich keine Entscheidungsbefugnis.

Und an dieses Gesetz halte ich mich. Also sind mir schon aus gesetzlichen Gründen Transparenz und Mitbestimmung aller Eigentümer sehr wichtig. Schließlich bin ich ja Treuhänder von fremdem Vermögen. Natürlich helfe ich jederzeit pragmatisch bei Kleinigkeiten, aber wenn z.B. das Treppenhaus gestrichen werden soll, führt kein Weg an einem Beschluss vorbei. Leider ein häufiges Missverständnis vieler Beiratsmitglieder.

Ich bereite die Maßnahmen vor und sende Ihnen einen ausführlichen Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, damit Sie eine Entscheidungsgrundlage haben. Ich informiere alle Eigentümer (und nicht nur den Beirat) transparent über alle laufenden Maßnahmen, denn ich verwalte hier Ihr Gebäude und Ihr Vermögen, deswegen muss ich volle Transparenz bieten.

Transparenz:

Diese Transparenz finden Sie auch in der Jahresabrechnung wieder. Sie ist ein Rechenschaftsbericht, ob ich sorgfältig mit Ihrem Vermögen umgegangen bin. Deswegen enthält die Abrechnung auch eine CD-ROM mit allen Kontoauszügen und Belegen, z.B. für Ihren Steuerberater – oder schlicht und einfach als Beleg dafür, dass ich nichts zu verbergen habe und sorgfältig mit Ihrem Geld umgegangen bin. Der Kontoauszug gehört ja schließlich den Wohnungseigentümern – und nicht mir oder irgendeiner überbordenden Instanz wie einem Vermieter.

Foto: Stephan Walochnik

Was im Hintergrund passiert:

Ganz schön viel. Weil so viel zu tun ist, verdient ein Hausverwalter im ersten Jahr mit einem neuen Kunden kein Geld.

Ich schreibe alle Eigentümer und Vertragspartner an, und stelle mich mit Kontaktdaten vor. Übrigens:

Bestehende Verträge werden durch den Verwalterwechsel nicht berührt,

ich bin nur der neue „gesetzliche Vertreter“ des Vertragspartners.

Ich muss auch die Abrechnung für das Vorjahr machen, und darf kein Geld dafür verlangen. Diese Abrechnung stütze ich auf die Buchhaltung meines Vorgängers. Falls notwendig, muss ich alle seine Kontoauszüge abtippen und selber eine Buchhaltung für das letzte erstellen. Das fällt dann zwar unter die kostenpflichtige „Wiederherstellung von Verwaltungsunterlagen“, aber bisher habe ich dafür trotzdem noch nie Gebühren erhoben.

Außerdem hole ich die Unterlagen beim ehemaligen Verwalter ab. Das passiert meistens irgendwann im Laufe des Januar. Zwar nicht vorgeschrieben, aber branchenüblich: Der neue Verwalter holt die Unterlagen es beim Vorgänger ab.

Übrigens, falls Sie es noch beeinflussen können: Der Verwalterwechsel muss nicht zum 01. Januar passieren! Der Januar ist eine Stoßzeit in der Verwalterbranche. Jetzt gehen die Jahresabrechnungen los, kurz danach fangen die ersten Eigentümerversammlungen an. Falls auch der alte Verwalter mitmacht, können wir auch Oktober oder März als Beginn des neuen Verwaltervertrags vereinbaren, um die Aufgaben aus diesem überfüllten Zeitraum heraus zu delegieren.

Sonder- oder Gemeinschaftseigentum?

Wem gehört das?

Es gibt in der WEG-Literatur seitenlange Listen, ob ein Gebäudeteil zum Sondereigentum gehört oder Gemeinschaftseigentum ist. (Achtung! Die EIGENTUMSverhältnisse können ganz anders sein als die KOSTENTRAGUNGSpflicht, d.h. wer etwas bezahlen muss. Aber das ist ein anderes Thema.) Die Eigentumsverhältnisse richten sich nach dem Einzelfall, aber es gibt ein paar Grundsätze:

Foto: Stephan Walochnik

 
Grundsätzlich: Gemeinschaftseigentum ist alles,

a) was nicht in der Teilungserklärung zu Sondereigentum erklärt wurde. Und selbst, wenn etwas laut Teilungserklärung zu Sondereigentum erklärt wurde, ist es trotzdem Gemeinschaftseigentum, wenn folgendes zutrifft:

b) Gemeinschaftseigentum sind Gebäudeteile, die das „äußere Erscheinungsbild des Gebäudes“ determinieren.

  • z.B. Dach, Fassade,
  • Aber auch Fenster, und zwar auch solche Fenster, die zu Ihrer Wohnung gehören!
  • Auch das Treppenhaus gehört zum „äußeren Erscheinungsbild“ des Gebäudes, laut Rechtsprechung zumindest im weiteren Sine. Daher sind Ihre Wohnungstüren auch Gemeinschaftseigentum, und zwar zwangsläufig.

c) Gemeinschaftseigentum sind Gebäudeteile, die dem „gemeinschaftlichen Gebrauch“ dienen,

  • z.B. Zentralheizung, Treppenhaus, Aufzug, Haustür, Wasserrohre…
  • Aber auch die Wasserzähler (sofern nicht gemietet) innerhalb Ihrer Wohnung sind Gemeinschaftseigentum! Denn deren „gemeinschaftlicher Gebrauch“ besteht in der Verwendung der Zählerstände in der Jahresabrechnung.

d) Gemeinschaftseigentum sind Gebäudeteile, die „nicht verändert oder beseitigt werden“ können, ohne die Konstruktion oder z.B. (Stand-) Sicherheit des Gebäudes zu gefährden.

  • z.B. tragende Wände, auch wenn sie innerhalb der Wohnung sind
  • oder die Abdichtung vom Balkon / vom Dach (weil sie andere WEs vor Nässe schützt).

Damit wird schnell klar, dass Ihr Wohnungseigentum

  • erstens ein ausschließliches Nutzungsrecht an der Innenseite Ihrer Wohnung ist. Wenige Dinge befinden sich wirklich in Ihrem Alleineigentum, oftmals z.B. Fußbodenbelag, Tapeten, Innenputz, Badewanne, Fliesen, Steckdosen, Heizkörper…
  • zweitens ist Ihr Wohnungseigentum eine Aktie am Gemeinschaftseigentum. Sie sind Mit-Eigentümer nach ideellen Bruchteilen am Gemeinschaftseigentum. Ein Aktionär, gemeinsam mit Ihren Nachbarn.

Bitte beachten Sie meinen Haftungsausschluss! Meine allgemeine Beschreibung muss auf Ihren Einzelfall nicht unbedingt zutreffen!

Foto: Stephan Walochnik

Multitalent ohne Zulassungspflicht? Teil 2: Verwalter wirft mit Fremdgeld um sich

Fortsetzung:

Endlich kommt der Sachkundenachweis für WEG-Verwalter – und das ist gut so! Die juristische Konstruktion „Wohnungseigentümergemeinschaft“ ist wirklich sehr speziell und vielschichtig. Es ist einfach notwendig, dass die Leute, die diesen Beruf ausüben, zumindest elementare Grundkenntnisse auf dem Gebiet der WEG verfügen – keine Selbstverständlichkeit. Woran liegt das?

Vergleichen wir den WEG-Verwalter doch mal mit anderen freiberuflichen Tätigkeiten, z.B. Rechtsanwalt, Notar, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Das sind auch Menschen, von denen man bestimmte Fähigkeiten und Charakterzüge erwarten kann. Es müssen sorgfältige und vertrauenswürdige Menschen sein, die oftmals Interessen gegeneinander abwägen müssen.

Niemand fragt, wenn der Anwalt nach der Erstberatung eine 500 EUR-Rechnung schickt oder der Wirtschaftsprüfer für die minimalen Ersttätigkeiten mehrere tausend EUR in Rechnung stellt.

Ein Sachkundenachweis ist hilfreich, meiner spannenden und interessanten (Verwalter-) Tätigkeit ihr heruntergekommenes Karohemd-Image abzustreifen und die schwarzen Schafe fernzuhalten.

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Niemand kann einen Verwalter gebrauchen, der im sprichwörtlichen Karohemd am Küchentisch sitzt und keine Ahnung hat, was er da eigentlich tut, wenn er mit der 70er-Jahre Schreibmaschine ein paar Briefe abtippt. Der ein paar Leute aus dem Schützenverein oder Tennisclub kennt und für deren Häuser dann mal irgendwie „die Verwaltung macht“ und meistens nicht mal weiß, ob er gerade WEG- oder Mietshausverwaltung macht. Wenn er die (Miet- und WEG-) Konten miteinander vermischt, verstößt er bereits gegen das Gesetz, und das ist sicher keine Fahrlässigkeit mehr, bloß weil er meint, er müsste irgendwelchen Vereinskumpels einen Gefallen tun und ungeschult mit fremdem Geld herumhantieren.

Warum gibt es solche Verwalter?

Weil jeder Mensch ohne Schulabschluss Verwalter werden kann. Auch mit der 2018 eingeführten „Berufszulassungsregelung“ darf jeder diesen Beruf ausüben, solange er zumindest nicht vorbestraft ist. Verwalter werden von niemandem kontrolliert, viele tun einfach, was sie wollen. Das kann nicht Sinn der Sache sein, dass jemand mit mehreren zehntausend EUR fremden Geldes auf Bankkonten herumhantiert, weil er einem Kumpel aus dem Tennis- oder Schützenverein einen Gefallen tun will.

Deswegen freue ich mich so sehr, dass es ab 2022 einen Sachkundenachweis gibt.

Foto: Stephan Walochnik

Warum ist das so wichtig?

Weil Sie / sie niemand aufklärt, ist das vielleicht vielen Wohnungseigentümern noch immer nicht (ganz) bewusst, deswegen ein paar Beispiele:

Beispiel eins:

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Ein Wohnungseigentümer hat mit ein paar Nachbarn gesprochen. Komm, wir lassen die Garagen anstreichen. Und schnell wird ohne Rücksprache mit dem Verwalter ein Maler beauftragt. (Damit es schneller geht!) die Rechnung wird an den Verwalter geschickt. Der Verwalter hinterfragt die Rechnung nicht und überweist das Geld. Schließlich gibt der (laut Gesetz nicht weisungsbefugte!!!) Beiratsvorsitzende eine „Anweisung“, das Geld „unverzüglich zu bezahlen“, um Skonto zu nutzen. Und was ist da gerade passiert? Sicherlich kommt es auf den Einzelfall an, aber ich halte es mindestens für  Sachbeschädigung und Veruntreuung. Wieso das?

Sachbeschädigung:

Ja ganz einfach, Sachbeschädigung bedeutet: „Veränderung einer Sache“, nämlich des Garagentors (§ 303 StGB). Auch wenn es jetzt hübscher ist; die Formalitäten fordern die Zustimmung der Eigentümer per Beschluss. Im Einzelfall reicht ggf. eine einfache Mehrheit, aber zumindest muss VOR dem Auftrag jeder Eigentümer die Möglichkeit haben, zumindest darüber nachzudenken und ggf. mit Nein zu stimmen. Deswegen fordert der Gesetzgeber einen WEG-Beschluss! Vielleicht hat das Garagentor jetzt eine andere Farbe? Wer jetzt Ärger machen möchte, weil die Sache über seinen Kopf hinweg entschieden wurde, der nimmt seine Miteigentümer oder den Verwalter wegen Sachbeschädigung in Anspruch. Deswegen sind die Formalitäten sehr wichtig.

Sie haben Ihre Wohnung ja auch beim Notar gekauft und nicht mit Handschlag, oder?

Veruntreuung:

Das geht in die gleiche Richtung. Es gibt überhaupt keine Rechtsgrundlage, warum der Verwalter ohne Beschluss Geld aus dem Gemeinschaftskonto entnommen hat. Ohne Beschluss keine Rechtsgrundlage, egal, wie sehr der Beirat quengelt. Der Beirat ist laut Gesetz nicht zu Entscheidungen befugt!

Also hat der Verwalter als Treuhänder von fremdem Vermögen einfach mal das Treuhandkonto geplündert und ein-, zwei-, dreitausend EUR ausgegeben.

Man sollte einen Rechtsanwalt fragen, aber meiner Meinung nach ist das mindestens grenzwertig an der Veruntreuung, ohne Rechtsgrundlage Treuhandvermögen zu überweisen.

Beispiel zwei:

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Der Verwalter, der das Haus für seine Freunde aus dem Schützenverein oder Tennisclub verwaltet, weiß gar nicht, dass es so etwas gibt wie die Vorschrift zur Legionellenprobe.

„Das gilt doch nur bei Gewerbe.“ Was für ein Unsinn!

Da geistern so viele Halbwahrheiten durch die Köpfe. Das Haus hat einen zentralen Warmwasserkessel? Dann greift die Vorschrift, mindestens alle fünf Jahre auf Legionellen untersuchen zu lassen! Thema erledigt. Fragen Sie mal beim Gesundheitsamt? Gerne, und viel Spaß mit dem Bußgeld.

Den Bakterien ist es egal, in welchen Wasserleitungen sie sich tummeln. Ob Gewerbe oder Wohnhaus. Wenn Warmwasser zu lange stagniert und dadurch abkühlt, dann entstehen Legionellen. Wenn Sie Pech haben, dann gelangen diese „Bakterien“ beim Duschen über den Wasserdampf durch den Riechnerv ins Gehirn. Im besten Fall bekommen Sie „nur“ eine schwere Grippe.

Bei Corona war es den Leuten nicht so schwer zu erklären, dass man eine Maske aufsetzen sollte. Und die Legionellenprobe?

Natürlich, in kleinen Wohngebäuden sind die Leitungen überschaubar und ohne Leerstand werden die Leitungen meist oft genug gespült. Trotzdem unterscheidet das Gesetz nicht und alle Gebäude mit zentraler Warmwasserversorgung müssen mindestens alle 5 Jahre auf Legionellen untersucht werden. Andernfalls drohen 50.000 EUR Bußgeld. Die Gesundheitsämter sind da hinterher! Entweder zahlt es dann der Schützenvereinshausverwalter oder die Wohnungseigentümer, je nach Schuld.

Verwalter, die ihren Beruf beherrschen und sich regelmäßig fortbilden, wissen sowas. Endlich lässt die Politik es mit einem einfachen Sachkunde-Test überprüfen!

Foto: Stephan Walochnik

Multitalent ohne Zulassungspflicht? Teil 1: Endlich! Der Sachkundenachweis für WEG-Verwalter kommt

Es muss ja nicht gleich ein Ausbildungsberuf werden. Aber wieso keine Prüfung, bevor man WEG-Verwalter werden kann? Jetzt steht es fest: Mit der Reform des WoEigG 2020 kommt endlich der lang erwartete Sachkundenachweis für WEG-Verwalter!

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Ich hoffe, meine Kollegen sehen es mir nach, zumindest die guten. Ich habe kein besonders gutes Bild von meiner (Verwalter-) Branche. Ich weiß, dass viele WEG-Verwalter überhaupt keine Ahnung haben, von dem, was sie tun.

In 2018 gab es ja den ersten Anlauf, den ersten Versuch, einen Sachkundenachweis für WEG Verwalter zu einzuführen. Man wollte eigentlich, dass es eine kleine Prüfung gibt, damit jeder WEG-Verwalter zumindest einmal beweisen muss, ob er die gesetzlichen Basis-Grundlagen beherrscht. So eine Führerscheinprüfung gibt es ja für jeden Autofahrer. Aber nicht für Verwalter. Dieser Gesetzesentwurf damals ist leider mit Ach und Krach gescheitert.

Na vielleicht hatte die Politik damals zu große Angst, dass es dann überhaupt keine Verwalter mehr gibt. Jedenfalls wurde dieser Entwurf 2018 kurz vor Schluss gekippt.

Seit 2018 gab es dann immerhin eine „Fortbildungspflicht“. Die wird aber nicht kontrolliert. Ich musste einfach nur zur Stadtverwaltung gehen und mir selber bescheinigen, dass ich regelmäßig zu Fortbildungen gehe. Dafür musste ich dann noch 600 EUR bezahlen und ca. ein Kilogramm Papier ausfüllen. Schützt das den Kunden? Nö.

Foto: Stephan Walochnik

Der Beruf ist schon anstrengend. Als WEG-Verwalter müssen Sie so vieles können:

  • Sie müssen ein halber Ingenieur sein und viel von (Bau-) Technik verstehen.
  • Sie müssen eine kleine Version eines Rechtsanwalts sein bzw. zumindest viel vom WEG-Recht verstehen, das fängt schon bei den erforderlichen Mehrheitsverhältnissen für Beschlüsse an.
  • Sie müssen Psychologe sein, wenn Sie sich die Probleme der Wohnungseigentümer anhören.
  • Sie müssen Politiker sein, wenn Sie mit Fingerspitzengefühl zwischen verschiedenen Wohnungseigentümern vermitteln.
  • Sie müssen Feuerwehr sein, wenn die Wohnungseigentümer Sie bei Notfällen auch kurzfristig erreichen wollen.
  • Sie müssen Buchhalter oder zumindest Zahlenmensch sein, wenn Sie die ganzen Geldbewegungen auf den Konten am Jahresende abrechnen sollen.
  • Sie müssen Bankkaufmann sein, weil sie ja Girokonten führen und Lastschriften einziehen (für die monatlichen Hausgelder).
  • Und da sind wir wieder beim Juristischen, denn jede Rechnung muss ja auch geprüft werden, bevor man sie bezahlt.

Damit nicht genug. Ein WEG-Verwalter muss nicht nur vieles können, sondern er muss auch vertrauenswürdig sein. Er passt ja in zweierlei Weise auf das Vermögen der Wohnungseigentümer auf:

  • Erstens auf das Geld auf den WEG-Girokonten, durchaus mal in sechsstelliger Höhe. Er muss ein sorgfältiger Treuhänder von fremdem Vermögen sein.
  • Zweitens ist auch die Immobilie ein Vermögensgegenstand. Der muss instand gehalten werden. Ansonsten bröckelt die Bausubstanz und mit ihr die Vermietbarkeit.

Das heißt, ein WEG-Verwalter muss ein vernünftiger, sorgfältiger, glaubwürdiger und vertrauenswürdiger Mensch sein.

Solche Menschen gibt es leider nicht wie Sand am Meer (wohl aber WEGs!) und viele Kollegen erfüllen diesen Job leider nur sehr schlecht. Dann werden sie auch noch konfrontiert mit unrealistischen Vorstellungen mancher Wohnungseigentümer.

Auch die Aufklärungsarbeit über die Rechtsform „WEG“ gehört nun einmal zum Beruf des  Verwalters. Wer sonst könnte die Eigentümer über ihre Rechte und Pflichten aufklären? Jedenfalls nicht der Notar. Der stellt lieber Geschwindigkeitsrekorde auf, wenn der den Kaufvertrag vorliest.

Man merkt jedenfalls schnell, dass so ein WEG-Verwalter seinen Job nicht pauschal für 30 EUR pro Wohnung und Monat machen kann.

Foto: Stephan Walochnik

Berufswunsch: Influencer oder Hausverwalter?

Foto: Stephan Walochnik

Wahrscheinlich möchten sich private Wohnungseigentümer nicht so gern mit dem Berufsbild „Hausverwalter“ und seinen Aussichten auseinandersetzen, aber es wird Ihre Nebenkosten in den nächsten Jahrzehnten deutlich verändern. Gerade komme ich vom jährlichen Branchentreffen in Münster und habe mal wieder festgestellt: Alle Kollegen sind sich einig, dass es fast keine fähigen WEG-Verwalter mehr gibt.

Nicht nur die Eigentümergemeinschaften finden keine Verwalter mehr. Auch die Verwaltungsbetriebe schaffen es nicht, (wenn überhaupt) an bezahlbares Personal zu kommen. Und es wird jährlich schlimmer, oder anders formuliert: Die Konditionen werden sich zu unseren Gunsten verbessern. Das freut mich.

Liebe Eigentümer bitte verstehen Sie das nicht falsch. Sie wissen, dass ich immer 100% gebe, damit Sie zufrieden sind. Aber als ich angefangen habe, musste ich eine Menge Klinken putzen, und ausgesprochen billige Eröffnungsangebote abgeben, anders kam ich als Quereinsteiger vor 10 Jahren nicht in den Markt. Scheinbar hat die ganze Branche mir das nachgemacht, jedenfalls herrschte viele Jahre ein ungerechtfertigter Preiskampf, der scheinbar erst vor ein paar Jahren zu Ende war. Andererseits sind die Verwalterhonorare in den letzten Jahren kaum gestiegen. Ich habe irgendwo aufgeschnappt, dass Grundbesitzabgaben in den letzten Jahrzehnten um 2.000 Prozent gestiegen sind, während sich die Verwalterhonorare nur verdoppelt haben. Doof. Das ist vielen Eigentümern nicht klar, obwohl viele wahrscheinlich mehrfach die Miete erhöht haben und die Eigentumswohnungen eine enorme Wertsteigerung erfahren haben. In der Branche fängt zum Glück langsam ein Umdenken an, dass kein Verwalter mehr seine Arbeitskraft für 25 EUR pro Wohnung und Monat verscherbelt.

Auch in diesem Jahr war auf der Konferenz die Rede davon, dass die Kollegen Objekte unter zehn Einheiten einfach nicht mehr annehmen. „Wir schaffen von der Kapazität her nicht und die Leute sind auch nicht bereit es zu bezahlen.“ Vor allem im Segment der „kleinen Häuser“ unter 10 WE verschärft sich der Wettbewerb (auf Seite der Nachfrager!) dramatisch.

Es ist ja auch kaum zu übersehen: Überall wird gebaut, es gibt immer mehr Eigentumswohnungen und immer weniger WEG-Verwalter. Wer will schon so einen Beruf machen? Verstaubtes Image, Eigentümerversammlung nach 19 Uhr, Büroalltag und häufig Notfälle. Ich habe mich vielleicht schon daran gewöhnt, aber die meisten jungen Leute, die gerade vor der Berufswahl stehen, wollen lieber Blogger werden, Influencer, oder um die Welt reisen. Bestenfalls BWL studieren und Wirtschaftsprüfer werden. Jedenfalls nicht Hausverwalter. Der Nachwuchs geht langsam aus und die Preise werden sich verschärfen.

Foto: Stephan Walochnik

Der Vermieter zwischen Mietvertrag und WEG – Teil 2 – Schäden im Gemeinschaftseigentum

Foto: Stephan Walochnik. (Aufgenommen 2018 in Budapest, Ungarn. Solche Bauwerksschäden habe ich in Deutschland zum Glück bisher nicht gesehen.)

Brenzlig sind Mängel im Gemeinschaftseigentum:

Es kann vorkommen, dass Schäden am Gemeinschaftseigentum die Nutzbarkeit des Sondereigentums beeinträchtigen. Das Mitbenutzungsrecht an Treppenhaus, Aufzug und Heizung gehört in der Regel zum „vertragsgemäßen Gebrauch“ der Mietsache. Laut Mietvertrag ist der Vermieter verpflichtet, den Mangel zu beseitigen. Bis dahin darf der Mieter die Miete mindern, egal was die WEG gerade macht. Der Vermieter kann aber häufig seine Ansprüche gegenüber der WEG nicht sofort durchsetzen.

Abgedroschenes Beispiel: Ausfall der Heizung. Heizung = Gemeinschaftseigentum. Die WEG ist zuständig. Außenvertretungsbefugt ist allein der WEG-Verwalter und kein anderer. Ungeachtet dessen stehen dem Mieter in vielen Fällen bereits Minderungsrechte zu, obwohl der Vermieter gar nichts machen kann. Viel Zeit kann verstreichen, selbst bei einem kooperativen Verwalter. Er ist zwar außenvertretungsbefugt, darf aber aufgrund gesetzlicher Regelungen keine Reparaturaufträge erteilen. Ohne Beschluss der Eigentümerversammlung hat er keinerlei Entscheidungsspielraum.

Die zwingende gesetzliche Regelung lautet:  

Die Willensbildung einer WEG geschieht allein auf der Eigentümerversammlung durch Beschluss. Verwalter und Beirat entscheiden gar nichts.

Andernfalls handeln sie als Vertreter ohne Vertretungsmacht und zahlen alles selbst. Zugegeben, das Extrembeispiel „Heizung“ ist wirklich ziemlich abgedroschen. Liegen die Reparaturkosten in einem bestimmten Rahmen, darf der Verwalter aufgrund der Vollmacht meist trotzdem sofort Reparaturen beauftragen. Und: Ist die Heizung kalt, sind sich alle Eigentümer schnell einig. Aber was ist in folgenden Fällen?

  • Die Außenbeleuchtung flackert vor dem Schlafzimmerfenster des Mieters.
  • Die schadhafte Abdichtung des Balkons ruiniert den Parkettboden.
  • Das Dach ist irgendwo undicht. Keiner weiß, wo. Eintrittsstelle ungleich Austrittstelle. Aber alle zwei Jahre hat der DG-Mieter Wasserflecken an der Decke.
  • Es zieht. Die Fenster sind undicht (Gemeinschaftseigentum!).

Sind sich die WEG-Mitglieder in diesen Situationen auch immer so schnell einig? Die gute Nachricht: Ja, zumindest in einer gesunden WEG.

Seine Nachbarn muss man sich gut aussuchen.

In einer WEG mit vernünftigen Eigentümern, gutem Klima und fähigem Verwalter ist die gesetzliche Lage schnell erklärt (Verwalter) und notwendige Beschlüsse schnell gefasst (WEG) und umgesetzt (Verwalter). Der Mieter ist wieder glücklich und die Mietminderung Schnee von gestern. Die Eigentümer einerguten WEG ziehen am gleichen Strang, der Verwalter kann Mängel schnell und konsequent beseitigen.

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Es gibt Eigentümergemeinschaften, die sich in Grund und Boden diskutieren. Vielleicht wird die Notwendigkeit von Reparaturen per se geleugnet, vielleicht wird der Verwalter (spaßeshalber?) damit beschäftigt, ein Angebot nach dem nächsten einzuholen. Der Tagesordnungspunkt wird von einer Versammlung zur nächsten vertagt. Die Substanz bröckelt vor sich hin – und mit ihr die Vermietbarkeit.

Foto: Stephan Walochnik. (Aufgenommen 2018 in Budapest, Ungarn. Solche Bauwerksschäden habe ich in Deutschland zum Glück bisher nicht gesehen… immerhin wurde das Regenfallrohr saniert!)

Für den vermietenden Eigentümer keine schöne Situation. Zwar hat jeder Wohnungseigentümer einen einklagbaren Anspruch auf Instandhaltung. Trotzdem sollte man die Blockadehaltungen von Miteigentümern nicht unterschätzen, wenn sie die notwendige Mehrheit für den Beschluss verhindern. Sei es aus Unwissen, Gleichgültigkeit oder Geldnot. Und was ist, wenn der Verwalter Termine verschleppt? Dem Mieter können ungeachtet dessen Mietminderungsrechte zustehen. Streng genommen ist das ja egal, denn der Vermieter kann sein Recht ja einklagen.

Aber hält das jeder durch? Finanziell kann es eng werden. Die Mietminderung läuft weiter, vielleicht zieht der Mieter zwischendurch ins Hotel? Oder kündigt? Der Eigentümer zahlt jedenfalls erstmal Anwalts- und Gerichtskostenvorschüsse und kann sich auf eine längere Wartezeit einstellen.

Solche Eigentümergemeinschaften sind zum Glück nicht alltäglich. Die meisten Menschen sind ehrlich und erkennen den Punkt, an dem sich ein anderer Eigentümer in einer Notlage befindet und man besser helfen sollte. Trotzdem lässt sich festhalten: Wie lange Sie warten müssen und mit welchen Folgekosten Sie zu rechnen haben, hängt ab von Erfahrung und Qualifikation des Verwalters und von der Kooperationsbereitschaft und -fähigkeit der Miteigentümer. Suchen Sie sich Ihre Nachbarn gut aus.

Teilungserklärung: Wie wird aus einem Mehrfamilienhaus eine WEG?

Foto: Stephan Walochnik

Ganz einfach: Der bisherige Alleineigentümer (oder Bauträger) geht zum Notar und „erklärt die Teilung“ des Hauses. Das Dokument heißt wirklich so: Teilungserklärung. Obwohl es sich um ein Grundstück handelt, gibt es nach der Teilung ebenso viele Grundbücher wie Wohneinheiten. Unterschiedliche „Teile“ (=Wohnungen) desselben Gebäudes können verschiedenen Eigentümern gehören.

Der Weg ist frei: Sie können jetzt Ihre Wohnung kaufen, ohne gleich das ganze Haus kaufen zu müssen. Herzlich willkommen in Ihrem neuen Zuhause.

Das „normale“ Gesamteigentum laut BGB:

Der Gesetzgeber wollte nach dem Krieg möglichst vielen Menschen bezahlbaren Wohnraum ermöglichen und schuf 1951 die Rechtsform „WEG“. Bis dahin gab es nur „normales“ BGB-Anteilseigentum (BGB = Bürgerliches Gesetzbuch). Zum Beispiel:

  • Zwei Freunde kaufen ein Ferienhaus in der Eifel oder
  • Eheleute kaufen ein neues Auto oder
  • vier Geschwister erben das gemeinsame Elternhaus.

Nach den „normalen“ Regeln des BGB war (und ist) es zwar möglich, dass mehrere Eigentümer eine Sache gemeinsam besitzen. Aber jedem gehört nur ein ideeller Anteil, ähnlich einer Aktie.

Bei BGB-Gesamteigentum besitzt jeder ein Bisschen von allem. Niemandem gehört diese oder jene Wohnung allein.

Nochmal zu den Beispielen:

  • Jedem der beiden Freunde gehört 50% vom Ferienhaus. Beide besitzen einen ideellen Anteil an Küche, Bad, Wohnzimmer, etc.
  • Beiden Ehepartnern gehört die Hälfte vom Auto. Niemand besitzt allein Lenkrad, Beifahrersitz oder Reserverad. Beiden gehört die Hälfte von allem.
  • Den Geschwistern gehört jetzt jeweils ein Viertel ihres Elternhauses. Keller, Treppenhaus, Etagen und Räume gehören zur gemeinsamen Erbmasse. Wenn die Geschwister das Haus zum Beispiel vermieten möchten, müssen alle mit dem Mietvertrag einverstanden sein, usw. (Hausverwaltung = Strafarbeit…)

„Alles meins“ – das Alleineigentum:

Jeder kennt es, niemand hat Probleme damit: Das Alleineigentum. Alles gehört einem allein, man muss es eigentlich nicht erklären:

  • Sie kaufen sich einen USB-Stick,
  • Sie kaufen eine Jacke,
  • Sie kaufen sich das neueste Handy,
  • usw.

Alles gehört Ihnen. 🙂

WEG = Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum:

Die Rechtsform „WEG“ kombiniert beides:

  1. Direktes Eigentum an bestimmten Räumen (Sondereigentum) und
  2. Ideelles, prozentuales BGB-Gesamteigentum am ganzen Rest (Gemeinschaftseigentum).

Sondereigentum entsteht durch ausdrückliche Zuordnung bestimmter Räume in der Teilungserklärung. Zum Beispiel könnte da stehen:

„Die im Grundriss (Anlage 1) mit Ziffer 4 bezeichneten Wohnräume im 1.OG links (65,43 qm) werden dem Sondereigentum Nr. 4 zugeordnet…“,

Sondereigentum findet man z.B. in Form von Gewerbe- oder Wohneinheiten, Kellerräumen usw. Wenn es Wohnräume sind, spricht man von Wohnungseigentum. Handelt es sich um Gewerbe-, Praxis-, Büro-, Kellerräume oder Garagen, spricht man von Teileigentum. Drittens gibt es „Sondernutzungsrechte“: Zum Beispiel sind Gartenflächen räumlich nicht abgeschlossen (Sie haben kein Dach!). Daher ist die Begründung von Teileigentum unmöglich, wohl aber die Einräumung eines ausschließlichen Nutzungsrechts.

Alles andere bleibt Gemeinschaftseigentum und gehört allen Eigentümern gemeinschaftlich – wie bei der BGB-Gemeinschaft. Zwingendes Gemeinschaftseigentum sind z.B. Gebäudeteile, die das äußere Erscheinungsbild beeinflussen (Mauern, Fassade, Fenster, Dach) oder die dem gemeinschaftlichen Gebrauch dienen (Treppenhaus, Heizung, Aufzug).

Jeder Sondereigentümer besitzt Anteile am Gemeinschaftseigentum. Der ideelle Miteigentumsanteil (MEA) ist untrennbar über das Grundbuch mit dem Sondereigentum verbunden.

Was gehört denn zum Sondereigentum?

Die Trennung zwischen Sonder- und Gemeinschaftseigentum leuchtet vielen Eigentümern ein. Jedoch ist häufig unklar, was denn eigentlich zum Sondereigentum gehört. Was gehört mir allein? Hier tauchen viele Missverständnisse auf.

Man könnte sagen, dass zum Sondereigentum nur ein paar Zentimeter der Innenwand gehören, denn zwingendes Gemeinschaftseigentum sind z.B.

  • tragende Wände,
  • Fenster (bzw. „Außenfenster“ … aber wer bitteschön hat Innenfenster?),
  • sogar die Wohnungstüre ist Gemeinschaftseigentum.

Auch das Sondereigentum ist scheinbar nur so eine Art Nutzungsrecht…

Einem Wohnungseigentümer ohne juristische Vorbildung ist nur schwer zu erklären, dass sich kein einziger Ziegelstein in seinem Alleineigentum befindet, sondern er lediglich Inhaber vielfältiger Nutzungsrechte ist.

Definition Sondereigentum:Beispiel Sondereigentum:
o In der Teilungserklärung ausdrücklich benannte und nach außen hin abgeschlossene Wohnräume (Wohnungseigentum) oder nicht zu Wohnzwecken dienende Räume
(Teileigentum) und

o zu diesen Räumen gehörende Gebäudeteile, die verändert, beseitigt oder eingefügt werden können, ohne dass dadurch anderes Sondereigentum beeinträchtigt oder gemeinschaftliches Eigentum oder die äußere Gestaltung des Gebäudes verändert werden.
o „Die im Grundriss (Anlage 1 zur Teilungserklärung) mit Ziffer 4 bezeichneten Wohnräume im 1.OG links. (65,43 qm)…“, einschließlich
o nichttragende Zwischenwände,
o Innentüren, Heizkörper,
o Decken-, Wand- und Fußbodenbelag,
o Versorgungsleitungen ab dem Zwischenzähler bzw. ab der ersten Absperrmöglichkeit nach dem Abzweig vom Hauptstrang.
Definition Gemeinschaftseigentum:Beispiel Gemeinschaftseigentum:
Grundstück und

Gebäudeteile, Anlagen und Einrichtungen,

o die dem gemeinschaftlichen Gebrauch der Wohnungseigentümer dienen, auch wenn sie sich im Sondereigentum befinden,

o die für Bestand oder Sicherheit des Gebäudes erforderlich sind oder

o die nicht zu Sondereigentum erklärt wurden.
o Dach,
o Treppenhaus,
o Zentralheizung,
o Gartenfläche,
o Fassade,
o (Außen-) Fenster,
o (tragende) Wände,
o Wohnungstüren.

Der Vermieter zwischen Mietvertrag und WEG – Teil 1 – Rechte und Pflichten

Foto: Stephan Walochnik

Kennen Sie das klassische Bild vom Vermieter? Merkwürdige Person zwischen 50 und 60, komische Ansichten, streng, keine Kinder, schlecht gelaunt (warum wohl?), die Hausordnung ist sein Heiligtum. Wenn er auftaucht, gehen schnell alle Türen zu und Fernseher aus: Die Mieter tun so, als ob sie nicht da wären. Dem gehört das ganze Haus, dafür aber keine Email-Adresse, schickt alle zwei Jahre eine auf Schreibmaschine getippte Mieterhöhung, meckert rum, repariert nichts und „verbittet sich Rückfragen“.

Komisches Märchen.

Der Vermieter einer Eigentumswohnung kann sich sowas nicht leisten. Er sitzt zwischen allen Stühlen und sieht sich im Wohnungseigentum ziemlich vielen Besonderheiten gegenüber, die ihm das Leben schwer machen.

Miet- und Wohnungseigentumsrecht sind kaum aufeinander abgestimmt.

Anders als der Vermieter eines ganzen Mehrfamilienhauses kann ein vermietender Wohnungseigentümer nicht agieren, wie er gerne möchte: Gegenüber dem Mieter ist er (miet-) vertraglich gebunden und muss sich an die BGB-Regeln zum Mietrecht halten (§§ 535 ff. BGB). Im Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft ist er Gesellschafter und muss sich an die Spielregeln des Wohnungseigentumsgesetzes (WoEigG) und der Teilungserklärung halten.

Im Verhältnis zur WEG gelten u.a. folgende Rechte und Pflichten:

  • Mitbenutzung des Gemeinschaftseigentums (Heizung, Aufzug, …),
  • anteilige Kostenbeteiligung,
  • Stimmrecht in der Eigentümerversammlung.

Im Verhältnis zum Mieter ist er Vertragspartner: Jeder Eigentümer kann mit seinem Sondereigentum „nach Belieben verfahren“, sofern „nicht das Gesetz oder Rechte Dritter entgegenstehen“ (§ 13 WoEigG). Es besteht Vertragsfreiheit. Der Vermieter entscheidet über die Auswahl der Mieter und über die Gestaltung des Mietvertrags.

Der Mietvertrag führt zu völlig anderen Rechten und Pflichten, z.B.:

  • Anspruch auf Miete
  • Anspruch auf Betriebskostenvorauszahlung,
  • Recht zur Mieterhöhung,
  • Pflicht zur jährlichen Abrechnung der Betriebskosten,
  • Sorgfaltspflichten, z.B. Aufrechterhaltung des vertragsgemäßen Zustands.

Der Mieter wohnt zwar im Gebäude, ist aber überhaupt nicht an Beschlüsse bzw. Vereinbarungen der WEG gebunden.

Die Teilungserklärung und jegliche Beschlüsse haben nur „Bindungswirkung“ für im Grundbuch eingetragene Eigentümer. Was in der WEG erlaubt oder verboten ist, gilt für den Mieter nicht. Andererseits kann der Mieter aus dem Mietvertrag Ansprüche herleiten, die der Vermieter gegenüber der Eigentümergemeinschaft vielleicht gar nicht durchsetzen kann.

Doof.

Sie ahnen schon, hier gibt es Zündstoff: Zum Beispiel entfaltet eine Hausordnung nur innerhalb der Eigentümergemeinschaft Bindungswirkung und ein Hundehaltungsverbot gilt für den Mieter nicht. Zwar ist es für die Mitglieder der WEG bindend. Die WEG kann deren Einhaltung nur vom vermietenden Sondereigentümer, nicht aber von seinem Mieter fordern.

Brenzlig sind Mängel im Gemeinschaftseigentum (siehe folgender Beitrag).

Die Jahresabrechnung – einfach und verständlich?

Foto: Stephan Walochnik

Die Jahresabrechnung ist für Sie gemacht. Sie müssen sie verstehen, auch wenn Sie kein ausgebildeter Buchhalter sind. Auch die Bank schickt Ihnen Kontoauszüge in einer Form, die Sie verstehen. Das gleiche gilt auch in der WEG: Der Verwalter ist verantwortlich, Ihnen darzulegen, wohin Ihr Geld geflossen ist.

Ich weiß nicht genau, warum derart viele Beschlüsse angefochten werden. Oftmals hat es damit zu tun, dass Eigentümer sich verschaukelt fühlen. Müssen Sie ein ausgebildeter Buchalter sein, um Ihr Zahlenwerk zu durchblicken? Muss eine Jahresabrechnung unbedingt ein Urwald voller komischer Begriffe und Zahlen sein? Was ist ein Sollsaldo (aus wessen Sicht? WEG oder Eigentümer)? Was bitte soll eine „Beiratsabrechnung“ sein, hat der Sonderrechte? Was ist ein „Rücklagensoll“ oder ein „Soll laut Wirtschaftsplan“?

Es wird einem ganz schwindelig, wenn man sich die Jahresabrechnung anschaut. Angenommen, Sie bekommen eine Jahresabrechnung, die Sie einfach nicht verstehen. Vielleicht fechten Sie den Beschluss an, weil Sie einen größeren Betrag nachzahlen müssen? Weil Sie nicht verstehen, warum? Und weil die Hausverwaltung keine Anstalten macht, es Ihnen zu erklären? Manchmal sind Anfechtungsklagen berechtigt und manchmal unvermeidbar. Dennoch sollten wir überlegen, was wir tun können, damit Transparenz herrscht darüber, was mit dem Geld der Eigentümergemeinschaft letztes Jahr passiert ist.

Die Jahresabrechnung hat zwei Gesichter:

Erstens soll sie dem Eigentümer zeigen, ob er etwas zurückbekommt oder nachzahlen muss. Jeder soll sie verstehen können. Vor allem die Eigentümer, die keine Bilanzbuchhalter sind. Sie soll einfach sein. Ach ja: Und sie soll im März fertig sein.

Zweitens möchte der Gesetzgeber, dass die Abrechnung bestimmte Angaben enthält. Deswegen wird sie manchmal viel länger, als man es möchte. Was ist der goldene Mittelweg zwischen diesen beiden Anforderungen?

Selbstverständlich kann es sein, dass Sie einen größeren Betrag nachzahlen müssen. Aber der Aufbau ist entscheidend dafür, ob der Eigentümer die Abrechnung versteht. Diese Frage muss immer im Mittelpunkt stehen.

Wie kann man das tun? Es ist wichtig, dass Sie als Eigentümer die Abrechnung verstehen. Auch – oder erst recht – dann, wenn Sie kein Bilanzbuchhalter sind. Deswegen ist die Jahresabrechnung keine Bilanz. Sie ist eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Natürlich gibt es für bestimmte Dinge Sonderregelungen und alle Hausverwalter müssen sich an bestimmte Darstellungsformen halten.

Vertrauen kommt von Vertrauenswürdigkeit. Deswegen muss ein Hausverwalter die Abrechnung so transparent wie möglich machen für diejenigen, die sie überprüfen möchten, nicht nur für den Beirat.

Im Mittelpunkt des Rechenwerks steht die Transparenz gegenüber den Eigentümern. Der Verwalter legt durch die Abrechnung Rechenschaft ab, dass er gut auf das treuhänderische Vermögen aufgepasst hat. Die Rechnung soll so einfach und verständlich wie möglich aufgebaut sein, damit jeder Eigentümer sie verstehen kann.

Was ist da los mit der Branche der Hausverwalter?

Foto: Stephan Walochnik

Ist die Jahresabrechnung im September endlich fertig, verstehen Sie nur Bahnhof. Ein Urwald aus Begriffen wie „Saldo“, „WP-Soll“ oder „Beiratsabrechnung“ (was soll das bitte sein?) macht den Leser schwindelig und Sie erkennen, dass ein Kurs in höherer Mathematik wahrscheinlich spannender ist als die Lektüre dieses Zahlenwerks. Nach zwei oder drei Versuchen, das Zahlendickicht (Schriftart Courier New, Größe 12) doch zu bändigen. geben Sie entnervt auf und suchen einfach nur nach Ihrem „Saldo“. Sie erkennen zwar nicht direkt, ob Ihnen ein Guthaben zusteht oder Sie eine Nachzahlung leisten müssen. Aber das sehen Sie schon noch, wenn Sie die Zahlen mit Ihren Vorschüssen vergleichen. Aber – wer macht jetzt eigentlich die Abrechnung für Ihren Mieter?

Zu den Eigentümerversammlungen gehen Sie schon seit Jahren nicht mehr – oder nur mit Zähneknirschen. Die Tagesordnungspunkte sind doch immer nur das Gleiche. Wirklich? Oder versteckt sich unter TOP 13b doch eine richtig dicke Instandsetzungsmaßnahme? Zwar haben Sie davon noch nie etwas gehört, weil der Verwalter die Eigentümer nicht gerade auf dem Laufenden hält. Transparenz pur? Keine Sorge: Ihr Geldbeutel wird Ihnen aber spätestens bei der Erhebung einer Sonderumlage eine Rückmeldung geben.

Damit nicht genug. Jede Kontaktaufnahme zur Hausverwaltung scheitert schon an den Kommunikationsbarrieren. Es gibt keine Mailadresse und Ihre Hausverwaltung hat feste Telefonzeiten. Ungefähr wie Postbeamte in den 70er Jahren, was wohl auch die Arbeitseinstellung (im Sinne einer Corporate Identity?) zum Ausdruck bringen soll: Der Anrufbeantworter zeichnet zwar nicht auf, empfiehlt Ihnen aber, dass Sie ein Fax schicken? Aber Ihr Fax steht verstaubt im Keller, weil es seit den 90er Jahren niemand mehr nutzt…

Ja, es nervt. Meine Branche benötigt Hilfe.

Man spricht neuerdings – vermutlich scherzhaft – von „Digitalisierung“.

Diese „Digitalisierung“ ist in doppelter Hinsicht ein Synonym: Entweder für überteuerte „Lehrgänge“, zu denen ich mich – ganz digital – per Fax anmelden kann (ja, ernsthaft). Oder für noch viel teurere „Software-Lösungen“, die nicht mehr bieten als die guten alten Standardprograme (also Microsoft Excel und Word, sofern man diese bedienen kann).

Teuer Geld? Zumindest die Angehörigen meiner Generation verstehen, dass man nichts teuer kaufen darf, was man mit elementaren Programmierkenntnissen in zwei Tagen mit Excel und VBA selbst erstellen kann.

Die Branche sollte nicht von „Digitalisierung“ sprechen (geschweige denn flüstern), bevor es nicht Routine ist, den Kunden die Jahresabrechnung per E-Mail zuzusenden. Oder bevor es selbstverständlich ist, das Protokoll der Eigentümerversammlung nach spätestens 24 Stunden per Mail zuzusenden. Wie das geht? Ganz einfach. Auf der Versammlung wird das Protokoll direkt gedruckt und von zwei Eigentümern unterzeichnet. Es wird wieder gescant und (zumindest an die Anwesenden) direkt ausgeteilt. Das kann nicht sein? Doch, kann es. Denn ein Protokoll ist kein nachträgliches „Umlügen“ von Beschlussergebnissen (durch jeden, der sich laut genug beschwert?). Ein Protokoll ist ein Festhalten dessen, worüber wie abgestimmt wurde – und es gibt keinen Grund, es nicht direkt vor Ort anzufertigen.

Regeln sind nicht dazu gemacht, um dem Kunden zu erklären, dass man ihm nicht helfen kann.

„Der Zweck bestimmt die Rechnung“, sagte einst Eugen Schmalenbach, ein berühmter deutscher Betriebswirt. Dieses Prinzip gilt auch hier. Man muss Regeln so auslegen, dass sie der Eigentümergemeinschaft situationsspezifisch den größten Nutzen stiften. Natürlich innerhalb eines anständigen, gesunden Rahmens, den der gesunde Menschenverstand gebietet. Aber eben zweckorientiert und situationsspezifisch. Worum geht es, was sind die Interessen der jeweiligen Eigentümer? Der Zweck bestimmt die Vorgehensweise.