Die meisten von Ihnen wissen, was ein WEG-Beschluss ist. Wenige kennen aber den „kleinen Bruder“, die Vereinbarung. Sie führt zumeist ein unbekanntes Schattendasein.
Grundsätzlich gilt: Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung getroffen. Solch eine Entscheidung nennt man Beschluss. Der Gesetzgeber sagt: Ein Beschluss regelt einen bestimmten Einzelfall, eine einmalige Entscheidung, z.B. den Einbau von Elektroladestationen oder Fahrradständern. Dazu benötigt man in der Regel eine 50%ige Mehrheit.
Was ist nun eine Vereinbarung?
Eine Vereinbarung in einer WEG ist eine dauerhafte Regelung, die als Vertrag zwischen allen (!) Eigentümern ausgestaltet ist, auch ohne EV und Beschluss, z.B. die Zuweisung von Nutzungsrechten an Parkplätzen. Es ist verständlich, dass die Unterscheidung zwischen Vereinbarung und Beschluss vielen Leuten schwerfällt, denn auch Beschlüsse können langfristige Wirkungen haben.
Beschlüsse können z.B. den Anstrich des Treppenhauses behandeln, wenn eine andere Farbe verwendet werden soll – oder die Aufstellung eines Fahrradständers im Hof, die Installation von Elektroladestationen etc. Aus gesetzlicher Sicht sind das aber alles Einzelfälle oder „Einmal-Aktionen“. Sie werden einmal beauftragt und umgesetzt, und haben dennoch langfristige Wirkung. Das Ergebnis sieht man vielleicht noch in 15 Jahren oder später.
Eine Vereinbarung ist eine dauerhafte Regelung. Sie ändert die Spielregeln auf Dauer. Eine Vereinbarung – wie der Name schon andeutet – ist ein Vertrag zwischen den Eigentümern. Sie brauchen keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern die Eigentümer treffen sich, besprechen etwas und unterschreiben einen Vertrag – und zwar 100% einstimmig!
Solche dauerhaften Änderungen können z.B. Nutzungsrechte am Parkplatz sein. Wenn dieser reines Gemeinschaftseigentum ist, könnte man per Vereinbarung die Stellplätze bestimmten Wohnungen zuweisen. Auch eine Umnutzung des nicht mehr genutzten Öltankkellers zu einem Fahrradraum wäre eine dauerhafte Regelung und damit eine Vereinbarung. (Obwohl ich mir sicher bin, dass die meisten WEGs dies als Beschluss behandeln würden und niemand dagegen vorgeht).
Mit der WEG-Reform 2020 kam eine interessante Änderung zur Änderung der Kostentragung. Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz kann die WEG „für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten“ eine neue Regel zur Kostenverteilung beschließen – mit einfacher Mehrheit. Zum Beispiel sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum. Standardmäßig zahlen alle Eigentümer im Verhältnis der Miteigentumsanteile bei jedem Austausch bzw. Reparatur eines Fensters mit. Man kann nun beschließen, dass ab jetzt jeder die Kosten der Fenster (oder Rollläden) seiner Wohnung selbst trägt. Vor 2020 wäre das immer eine Vereinbarung gewesen, da es die Spielregeln dauerhaft ändert. Vermutlich hat der Gesetzgeber es geändert, um die Mehrheitsverhältnisse zu senken und Streit zu beenden, da bisher einzelne Eigentümer dies hätten blockieren können. Wir brauchen wohl nicht erwähnen, dass man bei solchen Regeln im Rahmen des Legalen bleiben muss und niemanden ungerechtfertigt benachteiligen darf.
Noch etwas sehr wichtiges: Wenn sie nicht notariell beurkundet wird, hält eine Vereinbarung nur bis zum nächsten Eigentümerwechsel!
Dazu ein Beispiel:
Abstrahieren wir von der WEG. Stellen Sie sich vier Einfamilienhäuser vor. Die Nachbarn treffen sich und vereinbaren einiges zum Thema Laub kehren und welche Größe, Höhe und Farbe die Zäune haben dürfen. Es wird schriftlich aufgesetzt und alle unterschreiben. Sie geben sich selbst diese Regeln, dann gelten sie auch für alle. Wenn jetzt aber jemand sein Haus verkauft, dann hat der Käufer bzw. neue Nachbar diesen Vertrag natürlich nie unterschrieben. Er muss sich nicht an die Regeln bzgl. Zaun und Laub kehren halten. Für ihn gelten nur die städtischen Regelungen. Er hat den Vertrag niemals unterschrieben.
Zurück zur WEG: Aus diesem Grund sollten Sie eine Vereinbarung auch notariell beurkunden lassen, damit sie auch über einen Eigentümerwechsel hinaus Bestand hat. Denn es haben ja nur 100% der aktuellen Eigentümer den Vertrag unterschrieben, daher ist er im Falle eines Eigentumswechsels nicht mehr bindend.
Die Grenze zur Änderung der Teilungserklärung ist sehr, sehr dünn. Denn wenn Sie schon zum Notar gehen, können Sie die neuen Spielregeln auch direkt als Nachtrag zur Teilungserklärung aufnehmen.
Fazit:
Ein Beschluss regelt eine einzelne Entscheidung, auch wenn diese sehr langfristige Auswirkungen hat. Eine Vereinbarung ändert die Spielregeln dauerhaft. Sie sehen, dass die Grenzen sehr dünn sind. Einerseits zu einer Änderung der Teilungserklärung, andererseits zur Änderung der Kostentragung nach § 16 Abs. 2 WoEigG. Daher sollten Sie bei jeder Vereinbarung unbedingt einen Notar konsultieren, um diese auch rechtssicher umzusetzen.
Es passiert oft ein paar Minuten, nachdem ich die Einladung zur Eigentümerversammlung versendet habe. Ich kann es auch absolut verstehen. Vielleicht haben Sie das ganze Jahr kaum Berührungspunkte mit der Hausverwaltung gehabt. Nun kommt die Einladung, und Ihnen fällt etwas ein, das Sie gerne mit Ihren Nachbarn auf der Eigentümerversammlung besprechen möchten. Nun wenden Sie sich an die Hausverwaltung und beantragen, auch noch über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ich verstehe das absolut. Aber es gibt ein paar Probleme daran, jetzt noch einen Tagesordnungspunkt aufzunehmen.
Ein Problem sind die Fristen. Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es sehr viel Verbraucherschutz. So muss beispielsweise alles, worüber abgestimmt werden soll, in der Einladung stehen. Sie können sich also nicht etwa auf der Versammlung noch Themen nachträglich aufnehmen. Aber auch vor der EV sollen Sie noch ausreichend Zeit haben, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht überrumpelt werden. Beeinträchtigt die nachträgliche Aufnahme eines Themas die Einladungsfrist? Wenn ja, würde ich nachträglich kein Thema mehr aufnehmen, weil so ein Beschluss aufgrund von Ladungsmängeln anfechtbar ist.
Aber auch wenn die Frist eingehalten würde, verursacht die nachträgliche Aufnahme eines Themas immer Kosten und Aufwand bei der Hausverwaltung. Wenn wir von einem kleinen Haus mit drei oder sieben Einheiten sprechen, ist die Einladung schnell aktualisiert und versendet. Anders sieht es bei größeren Anlagen aus. Wenn man die Einladung nachträglich ändert, ist es ein Kosten- und Zeitfaktor. Die Einladungen an die meisten WEGs werden immer noch neben dem digitalen Weg auch auf Papier versendet. Dann muss das Update natürlich auch auf Papier kommen. So entstehen der Hausverwaltung aber durchaus nennenswerte Druck- und Portokosten. Aber auch, wenn wir vom Aufwand für die Hausverwaltung einmal absehen:
Der wichtigste Punkt sind Ihre Miteigentümer: Auch die anderen bekommen ein Problem. Nun gibt es zwei Versionen der Einladung. Auf der älteren Version stehen weniger Tagesordnungspunkt als auf der neuen, und wahrscheinlich gilt das auch für den Vordruck der Vollmacht. Vielleicht hat schon jemand schon die Vollmacht ausgefüllt und einem Miteigentümer mitgegeben. Nun gibt es ein Versions-Chaos, und der Bevollmächtigte weiß ggfs. nicht, ob oder wie er für den hinzugekommenen Punkt abstimmen soll.
Meine Bitte: Wenn Sie Themenwünsche haben, melden Sie sich bitte im Laufe des Jahres bei der Hausverwaltung, und die nimmt die Themen dann für die nächste Eigentümerversammlung auf.
Damit ein Beschluss nicht angreifbar ist, muss er juristisch wasserdicht sein. Dafür gibt es 4 Voraussetzungen:
1) Das Thema, über das die Eigentümerversammlung eine Entscheidung trifft, muss in der Einladung stehen. Es können nur Entscheidungen getroffen werden über diejenigen Themen, die auch in der Einladung standen.
2) Die Einladungsfrist von 3 Wochen muss eingehalten werden, es sei denn, es ginge um ein objektiv dringendes Thema, das nicht warten kann.
3) Der Beschluss muss inhaltlich bestimmbar sein, d.h. alle W-Fragen (wer, was, wie teuer…) müssen beantwortet sein.
4) Der Beschluss muss verkündet werden, d.h. der Verwalter hat die Stimmrechte ausgezählt und festgestellt, dass der Beschluss zustande gekommen ist.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) trifft Entscheidungen auf einer Eigentümerversammlung (EV). Diese Entscheidung nennt man Beschluss.
Es ist wichtig, dass Beschlüsse nicht angreifbar sind, denn manchmal müssen Themen zur Sprache gebracht werden, bei denen Eigentümer unterschiedliche Meinungen haben – und dennoch wird ein Beschluss entsprechend dem WEG-Gesetz mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet: Die Mehrheit entscheidet, aber alle sind daran gebunden – und müssen bezahlen. Auch die, die nicht einverstanden waren.
Beispielsweise soll eine Wartungsfirma gewechselt werden oder ein Architekt oder Bauleiter soll beauftragt werden, eine größere Baumaßnahme zu begleiten. Mehrere Kandidaten haben sich vorgestellt, aber die Eigentümer waren sich nicht ganz einig. Vielleicht sogar, ob die Maßnahme überhaupt umgesetzt werden soll.
Das birgt Konfliktpotenzial, weil bestimmte Eigentümer manchmal nicht wahrhaben möchten, dass sie demokratisch überstimmt wurden – und nicht akzeptieren, dass die Mehrheit eine Entscheidung gefasst hat, die sie so nicht wollten.
In manchen Fällen ist es möglich, einen Beschluss allein aus formellen Gründen gerichtlich anzugreifen. Natürlich können auch „saubere“ Beschlüsse vor Gericht ausgetragen werden, aber in diesem Beitrag geht es darum, auf einfache Fehler aufzupassen, die einen Beschluss gerichtlich zu Fall bringen können. Wenn der Verwalter die folgenden vier Punkte beachtet, ist es jedenfalls sehr schwer, den Beschluss anzugreifen.
Nummer 1: In der Einladung zur EV müssen alle Themen enthalten sein, über die eine Entscheidung getroffen werden soll. Sie sollen nicht überrumpelt werden. Man sieht Sie als Privatperson und Verbraucher. Daher sollen Sie geschützt werden. Sie sollen die Gelegenheit haben, sich über alle Themen rechtzeitig zu informieren. Sie sollen in der Lage sein, Fragen zu stellen und sich mit den Themen auseinanderzusetzen. Wenn Sie einmal auf der EV sind, kann nicht plötzlich ein neues Thema „vom Himmel fallen“. Alles muss in der Einladung stehen. Übrigens darf ein Thema auch nicht beliebig erweitert werden. Wenn Sie über den Anstrich des Treppenhauses beschließen, können Sie nicht die Entscheidung „dazumogeln“, ob auch die Garagentore mit gestrichen werden.
Damit sind wir bei Punkt 2: Die Einladung zur EV muss Ihnen drei Wochen vor der EV zugegangen sein. Sie sehen schon – Eigentümergemeinschaften sind nicht gerade für ihre schnellen Entscheidungen bekannt. Der Gesetzgeber möchte, dass Sie nicht überrumpelt werden, Übrigens gibt es Ausnahmen. Bspw. kann Ihre Teilungserklärung eine andere Einladungsfrist enthalten, die dann gilt – z.B. ein Monat. Aber auch die andere Richtung: Wenn etwas sehr dringend ist, kann man diese Frist auch teils drastisch abkürzen. Es muss natürlich verhältnismäßig sein. Wenn aber im tiefen Winter die Heizung irreparabel kaputt geht, halte ich es für verhältnismäßig, die Einladungsfrist auf wenige Tage abzukürzen, weil dies im Sinne der Eigentümer und Anwohner ist. Denn so verhindert man Mietminderungen (bei vermieteten Wohnungen) und frierende Anwohner. Man sollte als Verwalter in jedem Fall erklären können, inwiefern man mit seiner Entscheidung Verhältnismäßig geblieben ist.
Nummer 3: Ein Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein. Es bedeutet, dass ein fremder Dritter, der den Beschluss liest, weiß wie der Auftrag an den Verwalter lautet. Das kann z.B. bei einem Verwalterwechsel wichtig sein, wenn die Umsetzung sich lange hinzieht, aber auch zur Dokumentation für alle Eigentümer.
Ich nenne das „die W-Fragen“, also: Wer, Wie, Was, Wo, Wann und so weiter. Wer bekommt den Auftrag? Was soll beauftragt werden? Wie teuer ist es? Wie wird es finanziert, aus der Rücklage oder mit einer Sonderzahlung? Wann soll es gemacht werden? Sie haben richtig gehört: Die WEG muss entscheiden, wer den Auftrag bekommt.
Vielleicht kennen Sie das typische Beispiel: Der Beirat hat nach der EV nachträglich ein Angebot eingeholt und belagert den Verwalter so lange, bis er es beauftragt. Eine Anzahlung von 10.000 € wird überwiesen – und die Firma geht pleite. Die 10.000 € sind weg, aber sie gehören der Eigentümergemeinschaft. Eine böse Haftungsfrage, weil man der WEG nicht erklären kann, warum man selbst die Firma ausgesucht hat. In den meisten Fällen müssen Verwalter oder Beirat selber das Portemonnaie aufmachen, weil sie nicht erklären können, dass sie eine Entscheidung getroffen haben, die ganz klar Sache der Eigentümerversammlung ist.
Nummer 4: Der Beschluss muss „verkündet“ werden. Noch einmal: (Fast) alle WEG-Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet es gibt mehr ja- als nein-Stimmen. Im Zweifel sogar: 2x ja, 1x nein, 50 Enthaltungen. Der Mehrheitsbeschluss ist zustande gekommen. Der Verwalter muss die Stimmen auszählen und bspw. verkünden „Der Beschluss ist mehrheitlich zustande gekommen mit 2x ja, 1x nein und 50 Enthaltungen“. Mit der Beschlussverkündung ist der Beschluss rechtlich gesehen sofort in der Welt. Nicht erst, wenn der Beirat das Protokoll unterschreibt oder der Verwalter es versendet. In der Sekunde der Beschlussverkündung ist der Beschluss gültig und muss umgesetzt werden.
Fassen wir noch einmal zusammen:
In der Einladung zur EV muss jedes Thema genannt werden, über das eine Entscheidung getroffen werden soll. Die Einladungsfrist muss – abgesehen von dringenden Fällen – eingehalten werden. Der Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein, d.h. die „W-Fragen“ beantworten. Der Beschluss muss verkündet werden.
Gärten sind fast immer Sondernutzungsrechte. Zumindest, wenn sie nicht Gemeinschaftseigentum sind. Unter Sondernutzungsrechten versteht man Grundstücks- bzw. Gartenflächen, die zum Gemeinschaftseigentum gehören, an denen aber einer bestimmten Partei das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wurde.
Bis zur WEG-Reform 2020 war der Gesetzgeber nämlich der Meinung, dass Gärten räumlich nicht abgeschlossen sein können, weil sie weder Wände noch ein Dach haben. Räumliche Abgeschlossenheit war bis 2020 aber die wesentliche Voraussetzung für die Schaffung von Sondereigentum. Und so hat man behelfsweise das Recht eingeräumt, diesen Teil des Grundstücks alleine zu nutzen, obwohl er Gemeinschaftseigentum ist.
Sowohl die Zuordnung zu Sondereigentum als auch die Einräumung eines Sondernutzungsrechts bewirkt, dass Sie Ihren Garten alleine nutzen dürfen. Es macht aber durchaus einen Unterschied in Bezug auf die Kostentragung und das Recht, Veränderungen vorzunehmen. Ein Garten mit Sondernutzungsrecht ist immer noch Gemeinschaftseigentum, daher dürfen Sie keine wesentlichen Veränderungen vornehmen, z.B. kein Gartenhäuschen bauen und keinen großen Baum pflanzen, ohne die Nachbarn zu fragen.
Besonders brisant: Wenn es in der Teilungserklärung keine anderslautende Regelung gibt, muss die gesamte WEG sich an den Kosten der Gartenpflege beteiligen, z.B. an den Kosten für den Gärtner, weil die Fläche nach wie vor Gemeinschaftseigentum ist – auch wenn dieses mit einem Sondernutzungsrecht belegt ist. Weil das vielen Leuten unfair erscheint, gibt es in vielen Teilungserklärungen individuelle Regeln zu den Pflege- und Instandhaltungskosten. Es ist auch zulässig, die Kostentragung über einen Beschluss zu regeln.
Wie bereits angekündigt, können Gärten seit der WEG-Reform im Jahr 2020 auch ohne Dach und Wänden zu Sondereigentum erklärt werden. Aber Vorsicht! Ältere Teilungserklärungen ändern sich nicht automatisch durch die Gesetzesreform – und Sie haben auch keinen Anspruch auf Anpassung. In Ihren alten Passat von 1970 wurde ja auch nicht nachträglich ein Airbag nachgerüstet, oder? Wenn Ihr Garten bisher ein Sondernutzungsrecht gewesen ist, dann bleibt es so. Es sei denn, alle Eigentümer würden freiwillig beim Notar einer Änderung der Teilungserklärung zustimmen.
Als Kapitalanleger interessieren Sie in erster Linie die nicht umlagefähigen Nebenkosten, weil Sie diese nicht an den Mieter weitergeben können und selbst bezahlen müssen. In erster Linie handelt es sich um Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten, die Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage – bzw. ganz allgemein um Reparaturkosten, ob sie nun aus der Rücklage bezahlt werden oder über die Jahresabrechnung (ohne Umweg übers Sparschwein) direkt auf die Eigentümer umgelegt werden.
Neulich rief mich ein Neukunde an (d.h. ein Mitglied einer WEG, die mich zum neuen Verwalter gewählt hat). Das war ganz ulkig. Er sagte, dass er „entsetzt“ sei, warum ich kein kostenloses Girokonto bei der xy-Bank für die WEG eröffnen würde. Ein Spaßvogel: Jetzt hätte er gerne von mir die Kontoführungsgebühren anteilig ersetzt. Naja, das war wohl nicht ganz ernst gemeint, aber es ist immer lustig, auf welche Ideen manche Menschen kommen.
Viele der Banken, die immer noch kostenlose Girokonten anbieten, richten dieses Angebot nicht an Eigentümergemeinschaften, sondern an Privatpersonen – und möglichst noch mit regelmäßigem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit. Dies ist die Zielgruppe dieser (meist Online‑) Banken.
Wir befinden uns nun leider in einer Niedrigzinsphase, die so gut wie jede Bank vor größere Probleme stellt. Kostenlose Girokonten gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich persönlich führe meine WEG-Konten bei einer genossenschaftlichen Bank, weil sie dort – bis vor kurzem – kostenlos waren. Auch das gehört der Vergangenheit an. Wie es aussieht, steht auch diese Bank genauso vor Problemen wie alle anderen. Die Filiale in meiner Heimatstadt wurde geschlossen und die kostenlosen Konten gibt es nicht mehr. Weder für Eigentümergemeinschaften, noch für Privatpersonen.
Zumindest vor ein paar Jahren gab es noch sehr viele Banken, die ebenfalls Konten ohne Kontoführungsgebühr angeboten haben, doch es werden immer weniger. Die Niedrigzinsen setzen den Banken scheinbar ordentlich zu. Ich fand es schon ein Zeichen von Größe, dass der Vorstand der besagten genossenschaftlichen Bank sich in einem Brief bei den Kunden entschuldigt hat, dass er (aufgrund von Ertragslage, Negativzinsen, etc.) leider keine kostenlosen Konten mehr anbieten kann. Dazu braucht man eine große Portion Ehrlichkeit. Ich bleibe jedenfalls bei dieser Bank.
Als Kapitalanleger möchten Sie jedenfalls nicht, dass die umlagefähigen Kosten unnötig hoch sind, schließlich können Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Doch ein gewisser Bodensatz an Verwaltungs- und Bankgebühren sowie Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen wird wohl immer dazugehören. Man sollte vor allem nicht an den Rücklagen sparen, denn wenn das Gebäude nicht in Schuss gehalten wird, dann bröckelt seine Substanz – und damit auch langfristig Ihre Mieterträge. Deswegen niemals an der falschen Stelle sparen. Übrigens: Die vom Kunden so ersehnte xy-Bank hat mir inzwischen auch einen Brief geschrieben: Aufgrund der Ertragslage in der Niedrigzinsphase bedauert man sehr, mir mitteilen zu müssen, dass ab nächstem Monat ebenfalls Kontoführungsgebühren erhoben werden.
Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.
Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂
Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.
In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungenzukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.
Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.
Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.
Ihre WEG hat beschlossen, die Fassade anstreichen zu lassen. Sie haben aber keine einfache, glatt verputzte, homogene Fassade. Nein, Ihr Gebäude ist eleganter, hat viele Vorsprünge, Erker, Loggien, Markisen, Ecken, Winkel, Gitter, Zierelemente, Regenrinnen, Fallrohre und vieles mehr. Daher wird das Projekt sehr umfangreich. Wenn zwei oder mehr Gewerke beteiligt sind (z.B. Maler, Gerüstbau und Dachdecker), sollten Sie ein Bauprojekt nicht ohne Architekten bzw. fachkundige Planung durchführen. Gleiches gilt, wenn die voraussichtlichen Kosten eine gewisse Größenordnung überschreiten. Einfach einen Anstreicher zu beauftragen, könnte ins Auge gehen. Aber wofür brauchen Sie einen Architekten und was macht er?
Foto: Stephan Walochnik
Erstens: Die Planungsphase
Er macht die Angebote vergleichbar, indem er ein Leistungsverzeichnis erstellt und bei den Firmen Preise für die Einzelpositionen abfragt. Sie können sich das als „Blanko-Angebot“ vorstellen, das er an die Handwerker schickt, damit sie es mit ihren Preisen ausfüllen. Das Ergebnis sind mehrere vergleichbare Angebote und ein übersichtlicher Preisspiegel in Tabellenform.
Der Verwalter könnte zwar auch selbst Angebote bei Handwerkern einholen. Aber man würde schnell erkennen, dass sie nicht vergleichbar sind. Schon komisch, dass sich Preise und Leistungen so stark unterscheiden – beim Anstrich derselben Fassade. Da muss es Leistungsunterschiede geben. Aber wo muss man sie suchen? Welche Details darf man auf keinen Fall übersehen? Nicht nur die Preise, sondern auch die enthaltenen Positionen weichen meist deutlich voneinander ab. Der eine Maler setzt vielleicht 14 Stunden für Abklebearbeiten an, der andere aber 18. Auch das Aufmaß der anzustreichenden Fläche wird bei verschiedenen Betrieben unterschiedlich sein. Die eingeholten Angebote sind Ausführungsvorschläge – und damit nicht vergleichbar.
Zweitens: Ausführungsphase und Abnahme
Der Architekt übernimmt auch die Bauleitung und überwacht die Baustelle. Das ist sehr wichtig. Denn leider kommt es regelmäßig vor, dass Handwerker es ansonsten ausnutzen, dass ihr Gegenüber einen anderen Beruf erlernt hat. So versucht man, Ihnen Nachtragsangebote aufzubinden, die angeblich nicht absehbar waren. Der Bauleiter hat Erfahrung am Bau und lässt sich keinen Bären aufbinden. Ohne ihn sehen Sie schnell alt aus.
Aber auch die Abnahme ist wichtig. Hier prüft der Auftraggeber, ob die geschuldete Leistung vertragsgerecht erbracht wurde. Die Abnahme ist die Bestätigung des Auftraggebers, dass die Anforderungen erfüllt wurden, keine wesentlichen Mängel vorliegen und alles in Ordnung ist. Wenn ein kaufmännischer Verwalter ohne technische Ausbildung meint, er müsste die Abnahme alleine machen, kann er leicht etwas übersehen. Nach der Abnahme muss die WEG aber dem Handwerker beweisen, dass der Mangel schon da war. Schwer zu erklären, warum der Mangel bei Abnahme nicht gerügt worden ist. Alles spricht dafür, sich fachkundige Unterstützung zu holen.
Foto: Stephan Walochnik
Ein paar Anekdoten aus meinem Berufsleben.
„Oh, diese Arbeiten haben wir nicht mit eingerechnet. Wollen Sie die Balkone denn wirklich auch von innen angestrichen haben? Das war leider nicht absehbar, sorry, das hätten Sie sagen müssen. Hier ist das erste Nachtragsangebot – 20.000 EUR.“
Oft wird der Spieß einfach umgedreht. Man holt sich doch einen Handwerks-Meisterbetrieb ins Haus, um sich beraten zu lassen! Und nicht, damit man ihm Selbstverständlichkeiten aus der Nase ziehen muss. Mit der Erstellung eines klaren Leistungsverzeichnisses liegt es in der Verantwortung des Architekten, zu prüfen, welche Positionen dabei sein müssen und welche ausgelassen werden können – im Zweifel kann man die WEG ja fragen. Als kaufmännischer Verwalter kann man schnell etwas übersehen.
„Sie können sich in Ruhe überlegen, ob Sie das Nachtragsangebot beauftragen möchten. Wir sind aber ab nächster Woche in Betriebsferien. Währenddessen steht das Gerüst hier rum und kostet 400 EUR pro Woche.“
Zu gerne bauen Handwerker Zeitdruck auf, damit die Kunden sich nicht mit den rechtlichen Gegebenheiten auseinandersetzen können, und kurzerhand den Auftrag erteilen müssen, um den finanziellen Schaden einzudämmen.
„Leider waren weitere unabsehbare Arbeiten notwendig. Sie waren telefonisch nicht erreichbar, deswegen haben wir einfach gemacht. Unseren Preisrahmen von 20.000 EUR mussten wir leider minimal überschreiten. Hier die Rechnung über 24.000 EUR. Sorry, leider 20% teurer, ging nicht anders. Den Skonto gewähren wir übrigens nur, wenn Sie binnen sieben Tagen zahlen.“
Oftmals erteilen Handwerker sich die Aufträge einfach selbst, weil der Verwalter angeblich telefonisch nicht erreichbar war – was ja kaum nachweisbar ist. Oder es wird behauptet, dass eine bestimmte Person bzw. „der Beirat“ die Aufträge mündlich erteilt hätte, aber der Name leider entfallen sei.
Es kann auch vorkommen, dass das Ordnungsamt mal zur Kontrolle vorbeikommt, um zu sehen, ob auch alle Vorschriften eingehalten wurden (z.B. Dixi-Toilette, Baustellenschild, …). Der Handwerker ist nämlich nur für sein eigenes Gewerk verantwortlich. Wenn es übergreifende Vorschriften gibt, obliegen diese dem Bauherrn, also der WEG. Wenn mehr als ein Gewerk involviert ist und nicht aus einer Hand geliefert wird (z.B. Maler und Gerüstbau), sollte die WEG das Risiko nicht eingehen, ohne fachkundige Planung zu agieren, da man nicht alle gesetzlichen Vorschriften kennen kann, wenn man nicht vom Fach ist.
Plötzlich tauchen unvorhersehbare Arbeiten auf, für die ein Handwerker eines anderen Gewerks benötigt wird. Beim Anstrich fällt vielleicht auf, dass die Fassadenbeleuchtung entfernt und später neu verkabelt werden muss. Ein Architekt hätte das absehen können, wir aber nicht. Jetzt brauchen wir einen Elektriker, und zwar schnell. Der kann aber frühestens nächste Woche kommen, weil er ebenfalls Auftragsflut hat. Bis dahin steht die Baustelle still. Nichts zu machen.
Das schlimmste ist, dass die Rücklage nicht ausreicht, weil der Handwerker sich „verkalkuliert“ hat. Vielleicht wollte er ja der Billigste sein, um den Zuschlag zu bekommen? Der Verwalter muss kurzfristig eine Eigentümerversammlung einberufen, Ihnen das alles erklären und Sie kurzfristig um eine Sonderumlage bitten. Das macht keinen Spaß und war vermeidbar.
Zwar können unvorhergesehene Mehrkosten auch auftauchen, wenn das Vorhaben von einem Architekten begleitet wird. Aber mit jahrelanger Berufs- und Bauerfahrung hat er die besseren Chancen, zu erkennen, ob man ihm einen Bären aufbinden will oder ob ein Nachtrag seine Berechtigung hat.
Sein Hauptjob beginnt schon bei der Grundlagenermittlung und Erstellung des Leistungsverzeichnisses. In Gesprächen mit Verwalter, Beirat und später auch der Eigentümerversammlung klopft er die üblichen Punkte ab und fragt, ob sie gewünscht sind und berücksichtigt werden sollen. Dazu gehören so simple Fragen wie, ob die Innenseiten der Balkone auch gestrichen werden sollen, wie es mit den Fensterrahmen aussieht und was mit der Fassadenbeleuchtung geschehen soll. Ansonsten wird es schnell passieren, dass ein Handwerksbetrieb die selbstverständlichsten Punkte außen vor lässt, damit er der Billigste ist und den Zuschlag bekommt – nur um später mit großen Nachkalkulationen um die Ecke zu kommen.
Endlich! Am 01.12.2020 wurde das neue WoEigG geboren. Auf den nächsten Seiten finden Sie eine kurze Zusammenfassung der neuen Regeln, bevor wir später zu den einzelnen Punkten ins Detail gehen.
Eigentümerversammlung:
Die Einladungsfrist wurde von zwei auf drei Wochen verlängert. Der Hintergrund erschließt sich mir nicht. Nach wie vor handelt es sich um eine Soll-Frist, die bei Dringlichkeit abgekürzt werden kann. Die Einladung zur EV kann nun auch in Textform versendet werden, also z.B. per E-Mail.
Unabhängig von Anzahl oder Miteigentumsanteilen der Erschienenen ist die Eigentümerversammlung jetzt immer beschlussfähig. Früher mussten mindestens 50% der Miteigentumsanteile erschienen sein, ansonsten musste es eine Zweitversammlung mit gleicher Tagesordnung geben. Die ist jetzt Geschichte. Beschlüsse können gefasst werden, wann immer ein Thema in der Einladung stand und auch nur ein einziger Eigentümer erscheint oder eine Vollmacht erteilt.
Daneben hat sich auch das Stimmrecht verändert. Die „doppelt qualifizierte Mehrheit“ gibt es nicht mehr, höchstens in Ihrer Teilungserklärung – dann würde sie gültig bleiben. Abgesehen von Sonderfällen bei baulichen Veränderungen können Sie nun fast jeden Beschluss mit einfacher Mehrheit fassen.
Vereinfachter Umlaufbeschluss
Anstatt auf der Eigentümerversammlung kann man einen Beschluss auch als Umlaufbeschluss fassen. Das ist der sogenannte Unterschriftenzettel, den früher aber 100% der Eigentümer unterschreiben mussten, damit er zustande kam.
Von nun an entfällt die Schriftform, das heißt, eine eigenhändige Unterschrift aus Tinte ist nicht mehr nötig. Sie können jetzt auch in Textform zustimmen, also per Mail oder Fax – das vereinfacht den Vorgang erheblich, schon allein, weil Sie keine Briefmarken mehr kaufen müssen und der Weg zum Briefkasten entfällt. Die WEG kann nun für viele Sachverhalte die Formen und Fristen verkürzen, damit sinnvolle Entscheidungen entkompliziert werden. Trotzdem müssen 100% der Eigentümer zustimmen.
Falls die EV sich bereits mit einer Sache befasst hat, aber nicht alle Details beschlossen hat, können Sie einen Umlaufbeschluss mit einfacher Mehrheit fassen. Aber Vorsicht – das gilt wirklich nur für ausgewählte Sachverhalte, bei denen diese Vorgehensweise auf der EV besprochen wurde.
Hybrid- und Online-Eigentümerversammlung
Ab sofort können Sie sich online mit Bild und Ton zu einer ortsgebundenen Versammlung zuschalten lassen. Man nennt das eine Hybrid-Eigentümerversammlung. Im Extremfall bedeutet das, dass auch eine reine Online-Versammlung zulässig ist, sofern zumindest ein echter Versammlungsort zur Verfügung stünde. Denn ein Sonderfall der Online-Zuschaltung von manchen Eigentümern zur ortsgebundenen EV ist die Zuschaltung aller Eigentümer, so dass der Verwalter ganz alleine am Versammlungsort sitzt. Auch wenn das nicht unbedingt das Ziel des Gesetzgebers gewesen ist.
Die Online-Zuschaltung bietet wirklich viele Vorteile. Sie vermeiden den Stress im Berufsverkehr, die mühsame Parkplatzsuche und möglicherweise kann ein kleinerer Versammlungsort reserviert werden, der weniger kostet. Für Eigentümer, die weit weg wohnen oder gesundheitliche Einschränkungen haben, ist die Teilnahme erst jetzt ohne größere Hindernisse möglich.
Etwas später hat der Gesetzgeber auch reine Online-Eigentümerversammlungen für zulässig erklärt. Aber sie versinkt in Bürokratie. Es muss alle drei Jahre eine ortsgebundene EV geben und es muss alle drei Jahre erneut beschlossen werden. Die hierfür nötigen Wiedervorlagen lassen Verwalter verzweifeln. Zudem ist eine Zustimmung von drei Vierteln nötig.
Die Beschlusssammlung bleibt
In dieser finden Sie alle vergangenen Beschlüsse Ihrer WEG. Der Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, sie zu führen. Es wurde überlegt, sie abzuschaffen, was glücklicherweise nicht passiert ist. Auch nach neuem Recht muss der Verwalter sie weiterhin führen. Richtig so! Denn sie ist ein wichtiges Informationsinstrument für Interessenten bzw. Wohnungskäufer, die sich ein Bild von der WEG machen möchten.
Transparenzgebot!
Wenn ein Verwalter keine Lust hat, Ihnen weiterzuhelfen, war es bisher ein beliebter Trick, Ihr Anliegen aufgrund von „Datenschutz“ abzuschmettern. Auch berechtigte Informationsbedürfnisse wurden leider oftmals verwehrt, obwohl jedem WEG-Verwalter klar sein müsste, dass Wohnungseigentümer Mitglieder derselben Vermögensgemeinschaft sind – und kein Mieter ohne Mitspracherecht. Nun wird Ihr berechtigtes Interesse in §18 Abs. 4 des neuen WoEigG klargestellt:
„Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“
Warum „von der Gemeinschaft“? Weil der Verwalter immer als gesetzlicher Vertreter der WEG handelt. Er ist das ausführende Organ für die Bereitstellung der Unterlagen, wenn Sie Einsichtnahme verlangen.
Beirat
Der Verwaltungsbeirat – das ist eine Gruppe von Eigentümern, deren „Job“ es ist, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen. Früher bestand er zwangsläufig aus drei Eigentümern, selbst bei einer WEG mit fünf Wohnungen. Nun kann er aus beliebig vielen (oder wenigen) Eigentümern gebildet werden. Nach wie vor ist es die Hauptaufgabe des Beirats, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und die Jahresabrechnung zu prüfen. Neu ist, dass der Beirat die WEG gegenüber dem Verwalter vertritt. Hier hat sich der Gesetzgeber etwas missverständlich ausgedrückt, was sicherlich zu Streitigkeiten mit manchen Beiräten führen wird. „Vertreten“ bedeutet nämlich nicht, dass er dem Verwalter gegenüber für die Eigentümergemeinschaft Entscheidungen treffen darf. Denn der Beirat kann sich bei Zuwiderhandlung sogar schadenersatzpflichtig machen. Aber auch der Verwalter darf keine weitreichenden Entscheidungen treffen. Das Entscheidungsorgan einer WEG ist und bleibt die Eigentümerversammlung im Mehrheitsprinzip.
Bauliche Veränderungen
Der Begriff darf nicht mit Renovierungen wie z.B. einem Neuanstrich verwechselt werden. Unter einer baulichen Veränderung im Sinne des WoEigG versteht man größere Änderungen, die keine Erhaltung oder Wiederherstellung sind, z.B. den nachträglichen Einbau einer Markise oder einer Klimaanlage.
Die erforderliche Stimmenmehrheit wurde wesentlich verändert: Früher durfte bei der Beschlussfassung kein einziger Eigentümer dagegen stimmen, sonst scheiterte der Beschluss. Von nun an genügt die Zustimmung mit einem einfachen Mehrheitsbeschluss.
Allerdings schiebt der Gesetzgeber grundlegenden Umgestaltungen einen Riegel vor. Die Mehrheit der Eigentümer kann also nicht fordern, dass ein Aussichtsturm aufs Dach oder ein Personenaufzug in den Hof gebaut wird. Grundlegende Umgestaltungen können nicht mit Mehrheit beschlossen werden, hierzu braucht man immer noch das Einverständnis aller – in Form eines Vertrages, der sog. Vereinbarung.
Bisher wurden die Kosten von Baumaßnahmen grundsätzlich immer nach Miteigentumsanteil auf die Eigentümer verteilt. Nun ist es etwas diffiziler: Nur die Eigentümer, die mit „ja“ gestimmt haben, müssen sich an den Kosten von baulichen Veränderungen beteiligen. Der Gesetzgeber geht scheinbar von einer knappen Mehrheit aus, denn es gibt eine Ausnahme: Wenn mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile mit „ja“ stimmen, dann werden eben doch alle Wohnungseigentümer an den Kosten beteiligt – diese werden wie früher nach ihren Miteigentumsanteilen auf sie verteilt. Die folgende Grafik zeigt die neue Kostenregelung für Beschlüsse über bauliche Veränderungen:
Privilegierte bauliche Veränderungen
Bestimmte Maßnahmen, die der Gesetzgeber fördern möchte, genießen ein Vorrecht. Man nennt sie privilegierte bauliche Veränderungen, darunter versteht man
Ladestationen (für E-Autos)
Einbruchschutz
Telekommunikationsanschluss mit hoher Kapazität (d.h. Glasfaser)
Maßnahmen zur Barrierefreiheit
Stecker-Solaranlagen
Auch wenn die Eigentümergemeinschaft so eine Maßnahme nicht mit Mehrheit beschließt und umsetzt, kann jeder Eigentümer von nun an verlangen, dass die WEG ihm gestattet, auf eigene Kosten eine „privilegierte bauliche Veränderung“ durchzuführen.
WEG-Verwalter
Bisher existierte ein gesetzlicher Katalog, welches die Aufgaben des WEG-Verwalters sind. Jetzt nicht mehr. Der Verwalter kann die WEG im Außenverhältnis nun uneingeschränkt vertreten, z.B. einen Handwerker mit der Reparatur der Heizung beauftragen. Anders verhält es sich im Innenverhältnis: Die WEG kann und sollte beschließen, was der Verwalter alleine entscheiden darf, also wofür er gegenüber den Eigentümern geradestehen muss.
Folgende Dinge, die der Verwalter entscheiden darf, können laut Gesetz nicht eingeschränkt werden:
Maßnahmen „zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils“,
Gerichtliche Durchsetzung von Hausgeldforderungen sowie
Maßnahmen von „untergeordneter Bedeutung“, die „nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen“.
Endlich, der Sachkundenachweis!
Ab 2022 können (!) Eigentümer verlangen, dass der WEG-Verwalter bei seiner Bestellung einen Sachkundenachweis vorlegt. Wenn die WEG einverstanden ist, kann sich ein Verwalter natürlich trotzdem auch ohne Sachkundenachweis mit einfachem Mehrheitsbeschluss wählen lassen. Der Beschluss ist aber anfechtbar.
Jederzeitige Abberufung des Verwalters
Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (und er kann sein Amt – außer zur Unzeit – jederzeit niederlegen, siehe Beschluss des Landgerichts Frankfurt am Main vom 31.08 2015, 2-13 s 87/19). Der Verwaltervertrag ist bekanntlich vom Verwalteramt, also der Bestellung des Verwalters, zu trennen. Der Anspruch auf Vergütung endet spätestens sechs Monate nach der unberechtigten fristlosen Abberufung/Niederlegung.
Dreidimensionale Sondernutzungsrechte
Jetzt können auch Freiflächen zu Sondereigentum erklärt werden, z.B. der Garten der EG-Wohnung. Bisher war für Ihre Gartenfläche nur die Eintragung eines Sondernutzungsrechtes erlaubt. Das bedeutete, dass der Garten nach wie vor Gemeinschaftseigentum ist, Sie aber das alleinige Nutzungsrecht besitzen. Sie durften früher ohne Genehmigung der WEG nichts Wesentliches an Ihrem Garten verändern. Auch die Kostentragung für die Gartenpflege lag vom Grundsatz her bei der WEG, weil der Garten ja das Eigentum aller war.
Von nun an ist es auch zulässig, dass der Garten zu Sondereigentum erklärt wird. Bestehende Teilungserklärungen werden hierdurch aber nicht verändert. Die Zuordnung zu Sondereigentum oder zu einem Sondernutzungsrecht hat vor allem Auswirkungen auf Kostentragung und Umgestaltungsmöglichkeiten, nicht auf das laufende Nutzungsrecht.
Änderung der Kostenverteilung
In manchen Fällen kann es fair sein, die Umlageschlüssel zu ändern, also Zähler und Nenner, nach denen eine Kostenart verteilt wird. Vielleicht möchten Sie die Kosten der Treppenhausreinigung lieber nach der Wohnungszahl anstatt nach MEA verteilen? Bisher waren die Möglichkeiten eingeschränkt. Nur bei
(auf den Mieter umlagefähigen) Betriebskosten und
Kostenvon einmaligen Baumaßnahmen
konnten Sie mehrheitlich die Verteilung der Kosten ändern. Diese Beschränkung existiert nicht mehr. Die WEG kann jetzt mit einfachem Mehrheitsbeschluss die Kostenverteilung für alle Kostenarten ändern. Das gilt auch für Baumaßnahmen, die noch gar nicht geplant sind, z.B. die Kosten für den Einbau von neuen Fenstern. Trotzdem muss die Änderung „verteilungsgerecht“ sein, also niemanden willkürlich benachteiligen.
Der Verwaltungsbeirat – das ist eine Gruppe von Eigentümern, deren „Job“ es ist, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen und zu überwachen. Außerdem soll er die Jahresabrechnung prüfen und mit seiner Stellungnahme versehen.
Mit der WEG-Reform gab es Änderungen in der Anzahl der Beiratsmitglieder: Früher bestand er zwangsläufig aus drei Eigentümern, selbst bei einer WEG mit vier Wohnungen. Nun kann er aus beliebig vielen (oder wenigen) Eigentümern gebildet werden. Natürlich muss eine Eigentümergemeinschaft nicht zwangsläufig einen Beirat wählen – genau wie früher – denn er ist das fakultative Organ der WEG. Es ist auch möglich, einen Beirat mit null Mitgliedern zu haben.
Die Aufgaben des Beirats wurden ergänzt: Nach wie vor heißt es, dass der Beirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Er hat bestimmte „Soll-Aufgaben“, d.h. dass er diese auch ablehnen kann, weil er ja ehrenamtlich tätig ist. Der Beirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung durchsehen, prüfen und vor der Beschlussfassung auf der Eigentümerversammlung mit seiner Stellungnahme versehen.
Neu ist die in § 9b WoEigG versteckte Regelung, dass der Beirat die WEG gegenüber dem Verwalter vertritt. Da hat sich der Gesetzgeber ziemlich missverständlich ausgedrückt. Leider gibt es immer wieder „Beirats-Präsidenten“, die der Meinung sind, dass sie (ohne Beschlussfassung) alles über die Köpfe ihrer Miteigentümer hinweg selbst entscheiden dürfen und das nun als „vertreten“ interpretieren. Aber „vertreten“ bedeutet nicht, ungefragt Anweisungen in fremdem Namen zu erteilen. Der Beirat darf keine weitreichenden Entscheidungen treffen oder dem Verwalter Anweisungen geben, denn sonst macht er sich gegenüber den Miteigentümern haftbar. Die Beirats-Haftpflichtversicherung deckt Vorsatz nicht ab. Weitreichende Entscheidungen treffen darf ja nicht einmal der Verwalter selbst. Das Entscheidungsorgan einer WEG ist die Eigentümerversammlung.
Mit „vertreten“ ist gemeint, dass der Beirat gegenüber dem Verwalter als Repräsentant der WEG auftritt, damit nicht alle Eigentümer das einzeln tun müssen. Zum Beispiel bei Unterzeichnung des Verwaltervertrags mit einem neuen WEG-Verwalter oder bei Unterschrift des Protokolls der Eigentümerversammlung. Manchmal fungiert der Beirat auch als gerichtlicher Zustellungsempfänger. Vertreten steht aber vor allem für die Funktion des Sprachrohrs zwischen WEG und Verwalter. Die Informations- und Kommunikationsfunktion steht immer noch im Mittelpunkt der Tätigkeit des Beirats. Kaum zu glauben, aber nicht alle Verwalter kommunizieren per Mail, sondern oftmals noch per Brief und Telefon. Eine Telefonkette mit 20 Eigentümern kann aber richtig ausarten. Wenn der Verwalter der WEG etwas mitteilen möchte (und keine Mail schreiben will), kann er an den Beirat herantreten und (anstatt der WEG) mit dem Beirat kommunizieren. Der muss die Informationen dann weitergeben.
Sie haben eine bereits vermietete Eigentumswohnung gekauft und der Mieter bleibt weiterhin in der Wohnung. Das Jahr ist vorbei und die Abrechnung muss erstellt werden. Was ist zu tun? Wer muss gegenüber wem abrechnen? Ordnen wir das ganze erstmal ein. Es gibt vier Teilschritte:
Abrechnung zwischen WEG und (neuem) Eigentümer
Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer
Abrechnung gegenüber dem Mieter
Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer
Schritt 1: WEG-Abrechnung zwischen WEG und (neuem) Eigentümer:
Das WEG-Recht macht diesen Teil sehr einfach. Maßgeblich ist, wer am Tag der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung im Grundbuch steht. Derjenige
bekommt das gesamte Guthaben
bzw. muss die gesamte Nachzahlung aufbringen.
Intern werden Sie das ja trotzdem miteinander verrechnen, aber dazu kommen wir unter Punkt 2.
Der WEG-Verwalter darf keine formelle WEG-Zwischenabrechnung erstellen (Stichtag von/bis). Natürlich kann er Ihnen bei der Umrechnung behilflich sein und sollte das auch tun, aber dies ist kein formelles WEG-Dokument und darf auch nicht auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden. Eine Zwischenabrechnung wäre für die WEG unverbindlich. Die WEG-Jahresabrechnung ist eine kalenderjahres- und objektbezogene Abrechnung. Wenn der Verwalter etwas anderes berechnet, wäre der Beschluss über die Jahresabrechnung rechtlich angreifbar. Trotzdem wird ein guter Verwalter Ihnen bei der Anfertigung einer Zwischenabrechnung helfen.
Jeder WEG-Beschluss ist nur für die aktuellen Eigentümer bindend, die auch im Grundbuch stehen. Ähnlich ist es beim Wirtschaftsplan. Bis zur Übertragung der Eigentumsrechte haftet der frühere Eigentümer für die monatlichen Vorauszahlungen, von da an der Käufer. Rechtlich bindend ist die Eintragung im Grundbuch, in der Praxis zahlt üblicherweise der Käufer aber schon früher die Hausgelder, nämlich ab dem wirtschaftlichen Übergang, der im Notarvertrag vereinbart ist, das ist das Datum der Überweisung des Kaufpreises.
Wenn es hart auf hart kommt, greift aber die gesetzliche Regelung: Bis zum Zeitpunkt der Umschreibung im Grundbuch schuldet der Verkäufer der WEG die zu wenig gezahlten Hausgelder. Wenn der Verwalter nicht aufgepasst hat, bleibt die WEG darauf sitzen. Warum? Wenn der Verkäufer im Rückstand war, hätte man seine Wohnung theoretisch sogar pfänden und versteigern können, damit die WEG ihr Geld bekommt. Nach Eigentumsumschreibung steht aber nicht mehr der Schuldner, sondern der neue Eigentümer im Grundbuch und eine Pfändung ist nicht mehr möglich. Deswegen finden Sie in vielen Teilungserklärungen eine „Zustimmung des Verwalters zum Wohnungsverkauf“. Wer im Rückstand ist, bekommt keine Zustimmung.
Ein Beispiel. Folgende Abbildung zeigt eine WEG-Jahresabrechnung, die je nach Verwaltung anders aussieht, aber die Grundstruktur ist ähnlich:
Sie sind Käufer und der Übergang erfolgte am 30.06. Die Beschlussfassung über die Jahresabrechnung findet auf der Eigentümerversammlung am 28.02. des Folgejahresstatt.
Das Abrechnungsergebnis der WEG setzt sich aus tatsächlichen Kosten abzgl. SOLL-Vorauszahlungenzusammen. Sie bekommen von der WEG eine Überweisung über 80,49 EUR, da der Verkäufer für den Rückstand zum Wirtschaftsplan (bis zur Umschreibung) verantwortlich ist.
Der Verkäufer hat insgesamt 60 EUR zu wenig an Vorauszahlungen geleistet („Differenz zum Wirtschaftsplan“). Wieso hat der Verwalter beim Notar die Zustimmung erteilt? Vielleicht gab es diese Vorschrift in der Teilungserklärung nicht. Jedenfalls muss der Verwalter dem Verkäufer hinterherlaufen, Sie als Käufer haben gegenüber der WEG damit nichts zu tun. (Oder Sie zahlen die 60 EUR freiwillig und verrechnen sie mit dem Verkäufer in Schritt 2.)
Schritt 2: Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:
Jetzt sind Sie an der Reihe. Für die Verrechnung zwischen Verkäufer und Käufer ist der WEG-Verwalter nicht mehr zuständig.
Achtung, hier geht es noch nicht um den Mieter! Hier geht es um Kosten und Vorauszahlungen an die WEG, die am Jahresende zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden. Das geht ganz einfach.
Fortsetzung des Beispiels: Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso.
Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):
Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der WEG-Jahresabrechnung (siehe roter Rahmen).
Umrechnungsfaktoren berechnen:
Die Heizkosten werden meist vom Dienstleister elektronisch gespeichert. Man muss nur Bescheid sagen und erhält eine Zwischenabrechnung. Hier im Beispiel wurde also genau gemessen, dass 250 EUR Heizkosten vor dem 30.06. verbraucht wurden und 430 EUR danach.
Für alles Weitere wurde im Dreisatz nach Tagen umgerechnet (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%).
Multiplizieren:
Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren, um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den alten Eigentümer:
Frischwasser: 111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR Abwasser: 133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR usw.
Nur bei den Heizkosten können Sie direkt die echten Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung eintragen. Wie man es bei Personenzahlen macht, wurde ja bereits im vorherigen Abschnitt erklärt.
In Summe ergeben sich 1.306,85 EUR Kosten für den ehemaligen Eigentümer und 1.492,66 EUR Kosten für den neuen Eigentümer.
Vorauszahlungen:
Das sehen Sie direkt in der WEG-Abrechnung. Im Beispiel hat der Verkäufer 1.380 EUR vorausbezahlt und der Käufer 1.440 EUR.
Der Käufer bekommt von der WEG 20,49 EUR. Wenn er dem Verkäufer jetzt 73,15 EUR überweist, dann hat er insgesamt 52,66 EUR nachgezahlt (denn +20,49 -73,15 = -52,66).
Da der Verkäufer mit 60 EUR im Rückstand war, müssen Sie diese hier abziehen und einbehalten. Es sei denn, das wurde, wie oben beschrieben, direkt über die WEG verrechnet.
Grundsteuer:
Hinzu kommt noch die Grundsteuer. Die wurde ja vom Privatkonto abgebucht und stand nicht in der WEG-Abrechnung. Die Grundsteuer ist eine Jahressteuer, d.h. der Bescheid geht an denjenigen, der am 01.01. der Eigentümer war. Der Verkäufer hat sie bezahlt.
Auch hier müssen Sie nach Tagen umrechnen. Wenn diese noch das ganze Jahr vom Konto des Verkäufers abgebucht wurde, dann müssen Sie als Käufer ihm (in diesem Beispiel) 49,863% der Kosten erstatten.
Schritt 3: Abrechnung gegenüber dem Mieter:
Da Sie als Käufer in den Mietvertrag eingetreten sind, bestand früher ein Mietverhältnis mit dem Verkäufer und jetzt besteht es mit Ihnen. Wenn die Umschreibung innerhalb der Abrechnungsperiode erfolgt ist, muss der Käufer am Ende des Jahres gegenüber dem Mieter abrechnen, und zwar für das ganze Jahr.
Beispiel:
Sie wurden am 30.06.2019als neuer Eigentümer ins Grundbuch eingetragen. Wer muss die Betriebskosten abrechnen?
Der Verkäufer muss die Betriebskosten für 2018, 2017, 2016 … abrechnen. Damit haben Sie als Käufer nichts zu tun.
Als Käufer müssen Sie für 2019 und alle Folgejahre abrechnen (= ab und inklusive dem Jahr des Eigentümerwechsels).
Nur die Betriebskosten:
Bei der Betriebskosten-Abrechnung müssen Sie natürlich darauf achten, dass Sie nur die umlagefähigen Kosten an den Mieter weitergeben, und dass ggfs. andere Umlageschlüssel gelten.
Sie kennen die Höhe der Vorauszahlungen nicht, die der Mieter an den Verkäufer geleistet hat und sollten diese erfragen. Das gleiche gilt für die Grundsteuer.
In der Abbildung unten sehen Sie: Das sind ganz andere Zahlen. Nicht umlagefähige Kosten incl. Rücklage fehlen in der Betriebskostenabrechnung, dafür ist hier die Grundsteuer enthalten. Da der Mieter nur für einen Teil der Kosten herangezogen werden kann, hat er natürlich eine viel niedrigere Vorauszahlung geleistet. Insgesamt muss der Mieter 130,19 EUR an den neuen Eigentümer nachzahlen.
Schritt 4: Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:
Die 130 EUR, die der Käufer vom Mieter bekommt, beziehen sich ja auf das gesamte Jahr. Deswegen muss der Käufer diesen Betrag auch mit dem Verkäufer teilen. Er muss die Gelder, die zwischen den Eigentümern und dem Mieter geflossen sind, ebenso wie in Schritt 2 als einzelne Komponenten ausrechnen.
Hier geht es nun um Kosten und Vorauszahlungen, die zwischen dem Mieter und den beiden Eigentümern geflossen sind, und nun zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden müssen.
Fortsetzung des Beispiels:
Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso.
Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):
Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der Mieterabrechnung aus Schritt 3 (siehe roter Rahmen). Ebenso übernehmen Sie die Umrechnungsfaktoren und rechnen die Kosten im Dreisatz nach Tagen um (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%), genau wie oben.
Multiplizieren:
Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren (50,137 bzw. 49,863%), um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den früheren Eigentümer:
Frischwasser: 111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR Abwasser: 133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR usw.
Und bei den Heizkosten übernehmen Sie direkt die echten Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung.
In Summe ergeben sich 933,22 EUR Kosten, die der Mieter rechnerisch dem ehemaligen Vermieter schuldet und 1.116,97 EUR Kosten, die er dem neuen Vermieter schuldet.
Vorauszahlungen:
Hier im Beispiel hat der Mieter je 6 Monate lang 160 EUR an den ehemaligen Vermieter vorausbezahlt und die gleiche Summe an den neuen Vermieter. (jeweils 960 EUR).
Ergebnis:
Beachten Sie das Vorzeichen! Die Zahlen in der Abbildung sind aus Sicht des Mieters. Der Mieter hat aber bereits in Schritt 3 die Nachzahlung von 130,19 EUR in einer Summe an den neuen Vermieter beglichen.
Rein rechnerisch:
Der frühere Vermieter schuldet dem Mieter 26,78 EUR Guthaben (933,22 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung).
Der neue Vermieter bekommt 156,97 EUR als Nachzahlung des Mieters (1.116,97 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung).
Der Käufer hat vom Mieter 130,19 EUR bekommen. Wenn der Verkäufer jetzt 26,78 EUR an den Käufer überweist, dann hat der Käufer insgesamt 156,97 EUR erhalten (130,19 +26,78 = 156,97).
Damit ist die Abrechnung bei Eigentümerwechsel erfolgreich abgeschlossen.
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