Wohnungseigentümergemeinschaft - Die Eigentumswohnung

Beschluss und Vereinbarung in einer WEG

Die meisten von Ihnen wissen, was ein WEG-Beschluss ist. Wenige kennen aber den „kleinen Bruder“, die Vereinbarung. Sie führt zumeist ein unbekanntes Schattendasein.

Grundsätzlich gilt: Entscheidungen einer WEG werden auf der Eigentümerversammlung getroffen. Solch eine Entscheidung nennt man Beschluss. Der Gesetzgeber sagt: Ein Beschluss regelt einen bestimmten Einzelfall, eine einmalige Entscheidung, z.B. den Einbau von Elektroladestationen oder Fahrradständern. Dazu benötigt man in der Regel eine 50%ige Mehrheit.

Was ist nun eine Vereinbarung?

Eine Vereinbarung in einer WEG ist eine dauerhafte Regelung, die als Vertrag zwischen allen (!) Eigentümern ausgestaltet ist, auch ohne EV und Beschluss, z.B. die Zuweisung von Nutzungsrechten an Parkplätzen. Es ist verständlich, dass die Unterscheidung zwischen Vereinbarung und Beschluss vielen Leuten schwerfällt, denn auch Beschlüsse können langfristige Wirkungen haben.

Beschlüsse können z.B. den Anstrich des Treppenhauses behandeln, wenn eine andere Farbe verwendet werden soll – oder die Aufstellung eines Fahrradständers im Hof, die Installation von Elektroladestationen etc. Aus gesetzlicher Sicht sind das aber alles Einzelfälle oder „Einmal-Aktionen“. Sie werden einmal beauftragt und umgesetzt, und haben dennoch langfristige Wirkung. Das Ergebnis sieht man vielleicht noch in 15 Jahren oder später.

Eine Vereinbarung ist eine dauerhafte Regelung. Sie ändert die Spielregeln auf Dauer. Eine Vereinbarung – wie der Name schon andeutet – ist ein Vertrag zwischen den Eigentümern. Sie brauchen keine Versammlung und keinen Beschluss, sondern die Eigentümer treffen sich, besprechen etwas und unterschreiben einen Vertrag – und zwar 100% einstimmig!

Solche dauerhaften Änderungen können z.B. Nutzungsrechte am Parkplatz sein. Wenn dieser reines Gemeinschaftseigentum ist, könnte man per Vereinbarung die Stellplätze bestimmten Wohnungen zuweisen. Auch eine Umnutzung des nicht mehr genutzten Öltankkellers zu einem Fahrradraum wäre eine dauerhafte Regelung und damit eine Vereinbarung. (Obwohl ich mir sicher bin, dass die meisten WEGs dies als Beschluss behandeln würden und niemand dagegen vorgeht).

Mit der WEG-Reform 2020 kam eine interessante Änderung zur Änderung der Kostentragung. Nach § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz kann die WEG „für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten“ eine neue Regel zur Kostenverteilung beschließen – mit einfacher Mehrheit. Zum Beispiel sind Fenster immer Gemeinschaftseigentum. Standardmäßig zahlen alle Eigentümer im Verhältnis der Miteigentumsanteile bei jedem Austausch bzw. Reparatur eines Fensters mit. Man kann nun beschließen, dass ab jetzt jeder die Kosten der Fenster (oder Rollläden) seiner Wohnung selbst trägt. Vor 2020 wäre das immer eine Vereinbarung gewesen, da es die Spielregeln dauerhaft ändert. Vermutlich hat der Gesetzgeber es geändert, um die Mehrheitsverhältnisse zu senken und Streit zu beenden, da bisher einzelne Eigentümer dies hätten blockieren können. Wir brauchen wohl nicht erwähnen, dass man bei solchen Regeln im Rahmen des Legalen bleiben muss und niemanden ungerechtfertigt benachteiligen darf.

Noch etwas sehr wichtiges: Wenn sie nicht notariell beurkundet wird, hält eine Vereinbarung nur bis zum nächsten Eigentümerwechsel!

Dazu ein Beispiel:

Abstrahieren wir von der WEG. Stellen Sie sich vier Einfamilienhäuser vor. Die Nachbarn treffen sich und vereinbaren einiges zum Thema Laub kehren und welche Größe, Höhe und Farbe die Zäune haben dürfen. Es wird schriftlich aufgesetzt und alle unterschreiben. Sie geben sich selbst diese Regeln, dann gelten sie auch für alle. Wenn jetzt aber jemand sein Haus verkauft, dann hat der Käufer bzw. neue Nachbar diesen Vertrag natürlich nie unterschrieben. Er muss sich nicht an die Regeln bzgl. Zaun und Laub kehren halten. Für ihn gelten nur die städtischen Regelungen. Er hat den Vertrag niemals unterschrieben.

Zurück zur WEG: Aus diesem Grund sollten Sie eine Vereinbarung auch notariell beurkunden lassen, damit sie auch über einen Eigentümerwechsel hinaus Bestand hat. Denn es haben ja nur 100% der aktuellen Eigentümer den Vertrag unterschrieben, daher ist er im Falle eines Eigentumswechsels nicht mehr bindend.

Die Grenze zur Änderung der Teilungserklärung ist sehr, sehr dünn. Denn wenn Sie schon zum Notar gehen, können Sie die neuen Spielregeln auch direkt als Nachtrag zur Teilungserklärung aufnehmen.

Fazit:

Ein Beschluss regelt eine einzelne Entscheidung, auch wenn diese sehr langfristige Auswirkungen hat. Eine Vereinbarung ändert die Spielregeln dauerhaft. Sie sehen, dass die Grenzen sehr dünn sind. Einerseits zu einer Änderung der Teilungserklärung, andererseits zur Änderung der Kostentragung nach § 16 Abs. 2 WoEigG. Daher sollten Sie bei jeder Vereinbarung unbedingt einen Notar konsultieren, um diese auch rechtssicher umzusetzen.

Nachträgliche Themenwünsche für die Eigentümerversammlung

Es passiert oft ein paar Minuten, nachdem ich die Einladung zur Eigentümerversammlung versendet habe. Ich kann es auch absolut verstehen. Vielleicht haben Sie das ganze Jahr kaum Berührungspunkte mit der Hausverwaltung gehabt. Nun kommt die Einladung, und Ihnen fällt etwas ein, das Sie gerne mit Ihren Nachbarn auf der Eigentümerversammlung besprechen möchten. Nun wenden Sie sich an die Hausverwaltung und beantragen, auch noch über ein bestimmtes Thema zu sprechen. Ich verstehe das absolut. Aber es gibt ein paar Probleme daran, jetzt noch einen Tagesordnungspunkt aufzunehmen.

Ein Problem sind die Fristen. Im Wohnungseigentumsgesetz gibt es sehr viel Verbraucherschutz. So muss beispielsweise alles, worüber abgestimmt werden soll, in der Einladung stehen. Sie können sich also nicht etwa auf der Versammlung noch Themen nachträglich aufnehmen. Aber auch vor der EV sollen Sie noch ausreichend Zeit haben, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, damit Sie nicht überrumpelt werden. Beeinträchtigt die nachträgliche Aufnahme eines Themas die Einladungsfrist? Wenn ja, würde ich nachträglich kein Thema mehr aufnehmen, weil so ein Beschluss aufgrund von Ladungsmängeln anfechtbar ist.

Aber auch wenn die Frist eingehalten würde, verursacht die nachträgliche Aufnahme eines Themas immer Kosten und Aufwand bei der Hausverwaltung. Wenn wir von einem kleinen Haus mit drei oder sieben Einheiten sprechen, ist die Einladung schnell aktualisiert und versendet. Anders sieht es bei größeren Anlagen aus. Wenn man die Einladung nachträglich ändert, ist es ein Kosten- und Zeitfaktor. Die Einladungen an die meisten WEGs werden immer noch neben dem digitalen Weg auch auf Papier versendet. Dann muss das Update natürlich auch auf Papier kommen. So entstehen der Hausverwaltung aber durchaus nennenswerte Druck- und Portokosten. Aber auch, wenn wir vom Aufwand für die Hausverwaltung einmal absehen:

Der wichtigste Punkt sind Ihre Miteigentümer: Auch die anderen bekommen ein Problem. Nun gibt es zwei Versionen der Einladung. Auf der älteren Version stehen weniger Tagesordnungspunkt als auf der neuen, und wahrscheinlich gilt das auch für den Vordruck der Vollmacht. Vielleicht hat schon jemand schon die Vollmacht ausgefüllt und einem Miteigentümer mitgegeben. Nun gibt es ein Versions-Chaos, und der Bevollmächtigte weiß ggfs. nicht, ob oder wie er für den hinzugekommenen Punkt abstimmen soll.

Meine Bitte: Wenn Sie Themenwünsche haben, melden Sie sich bitte im Laufe des Jahres bei der Hausverwaltung, und die nimmt die Themen dann für die nächste Eigentümerversammlung auf.

4 Voraussetzungen für einen gültigen WEG- Beschluss

Damit ein Beschluss nicht angreifbar ist, muss er juristisch wasserdicht sein. Dafür gibt es 4 Voraussetzungen:

1) Das Thema, über das die Eigentümerversammlung eine Entscheidung trifft, muss in der Einladung stehen. Es können nur Entscheidungen getroffen werden über diejenigen Themen, die auch in der Einladung standen.

2) Die Einladungsfrist von 3 Wochen muss eingehalten werden, es sei denn, es ginge um ein objektiv dringendes Thema, das nicht warten kann.

3) Der Beschluss muss inhaltlich bestimmbar sein, d.h. alle W-Fragen (wer, was, wie teuer…) müssen beantwortet sein.

4) Der Beschluss muss verkündet werden, d.h. der Verwalter hat die Stimmrechte ausgezählt und festgestellt, dass der Beschluss zustande gekommen ist.

Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) trifft Entscheidungen auf einer Eigentümerversammlung (EV). Diese Entscheidung nennt man Beschluss.

Es ist wichtig, dass Beschlüsse nicht angreifbar sind, denn manchmal müssen Themen zur Sprache gebracht werden, bei denen Eigentümer unterschiedliche Meinungen haben – und dennoch wird ein Beschluss entsprechend dem WEG-Gesetz mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet: Die Mehrheit entscheidet, aber alle sind daran gebunden – und müssen bezahlen. Auch die, die nicht einverstanden waren.

Beispielsweise soll eine Wartungsfirma gewechselt werden oder ein Architekt oder Bauleiter soll beauftragt werden, eine größere Baumaßnahme zu begleiten. Mehrere Kandidaten haben sich vorgestellt, aber die Eigentümer waren sich nicht ganz einig. Vielleicht sogar, ob die Maßnahme überhaupt umgesetzt werden soll.

Das birgt Konfliktpotenzial, weil bestimmte Eigentümer manchmal nicht wahrhaben möchten, dass sie demokratisch überstimmt wurden – und nicht akzeptieren, dass die Mehrheit eine Entscheidung gefasst hat, die sie so nicht wollten.

In manchen Fällen ist es möglich, einen Beschluss allein aus formellen Gründen gerichtlich anzugreifen. Natürlich können auch „saubere“ Beschlüsse vor Gericht ausgetragen werden, aber in diesem Beitrag geht es darum, auf einfache Fehler aufzupassen, die einen Beschluss gerichtlich zu Fall bringen können. Wenn der Verwalter die folgenden vier Punkte beachtet, ist es jedenfalls sehr schwer, den Beschluss anzugreifen.

Nummer 1: In der Einladung zur EV müssen alle Themen enthalten sein, über die eine Entscheidung getroffen werden soll. Sie sollen nicht überrumpelt werden. Man sieht Sie als Privatperson und Verbraucher. Daher sollen Sie geschützt werden. Sie sollen die Gelegenheit haben, sich über alle Themen rechtzeitig zu informieren. Sie sollen in der Lage sein, Fragen zu stellen und sich mit den Themen auseinanderzusetzen. Wenn Sie einmal auf der EV sind, kann nicht plötzlich ein neues Thema „vom Himmel fallen“. Alles muss in der Einladung stehen. Übrigens darf ein Thema auch nicht beliebig erweitert werden. Wenn Sie über den Anstrich des Treppenhauses beschließen, können Sie nicht die Entscheidung „dazumogeln“, ob auch die Garagentore mit gestrichen werden.

Damit sind wir bei Punkt 2: Die Einladung zur EV muss Ihnen drei Wochen vor der EV zugegangen sein. Sie sehen schon – Eigentümergemeinschaften sind nicht gerade für ihre schnellen Entscheidungen bekannt. Der Gesetzgeber möchte, dass Sie nicht überrumpelt werden, Übrigens gibt es Ausnahmen. Bspw. kann Ihre Teilungserklärung eine andere Einladungsfrist enthalten, die dann gilt – z.B. ein Monat. Aber auch die andere Richtung: Wenn etwas sehr dringend ist, kann man diese Frist auch teils drastisch abkürzen. Es muss natürlich verhältnismäßig sein. Wenn aber im tiefen Winter die Heizung irreparabel kaputt geht, halte ich es für verhältnismäßig, die Einladungsfrist auf wenige Tage abzukürzen, weil dies im Sinne der Eigentümer und Anwohner ist. Denn so verhindert man Mietminderungen (bei vermieteten Wohnungen) und frierende Anwohner. Man sollte als Verwalter in jedem Fall erklären können, inwiefern man mit seiner Entscheidung Verhältnismäßig geblieben ist.

Nummer 3: Ein Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein. Es bedeutet, dass ein fremder Dritter, der den Beschluss liest, weiß wie der Auftrag an den Verwalter lautet. Das kann z.B. bei einem Verwalterwechsel wichtig sein, wenn die Umsetzung sich lange hinzieht, aber auch zur Dokumentation für alle Eigentümer.

Ich nenne das „die W-Fragen“, also: Wer, Wie, Was, Wo, Wann und so weiter. Wer bekommt den Auftrag? Was soll beauftragt werden? Wie teuer ist es? Wie wird es finanziert, aus der Rücklage oder mit einer Sonderzahlung? Wann soll es gemacht werden? Sie haben richtig gehört: Die WEG muss entscheiden, wer den Auftrag bekommt.

Vielleicht kennen Sie das typische Beispiel: Der Beirat hat nach der EV nachträglich ein Angebot eingeholt und belagert den Verwalter so lange, bis er es beauftragt. Eine Anzahlung von 10.000 € wird überwiesen – und die Firma geht pleite. Die 10.000 € sind weg, aber sie gehören der Eigentümergemeinschaft. Eine böse Haftungsfrage, weil man der WEG nicht erklären kann, warum man selbst die Firma ausgesucht hat. In den meisten Fällen müssen Verwalter oder Beirat selber das Portemonnaie aufmachen, weil sie nicht erklären können, dass sie eine Entscheidung getroffen haben, die ganz klar Sache der Eigentümerversammlung ist.

Nummer 4: Der Beschluss muss „verkündet“ werden. Noch einmal: (Fast) alle WEG-Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Das bedeutet es gibt mehr ja- als nein-Stimmen. Im Zweifel sogar: 2x ja, 1x nein, 50 Enthaltungen. Der Mehrheitsbeschluss ist zustande gekommen. Der Verwalter muss die Stimmen auszählen und bspw. verkünden „Der Beschluss ist mehrheitlich zustande gekommen mit 2x ja, 1x nein und 50 Enthaltungen“. Mit der Beschlussverkündung ist der Beschluss rechtlich gesehen sofort in der Welt. Nicht erst, wenn der Beirat das Protokoll unterschreibt oder der Verwalter es versendet. In der Sekunde der Beschlussverkündung ist der Beschluss gültig und muss umgesetzt werden.

Fassen wir noch einmal zusammen:

In der Einladung zur EV muss jedes Thema genannt werden, über das eine Entscheidung getroffen werden soll. Die Einladungsfrist muss – abgesehen von dringenden Fällen – eingehalten werden. Der Beschluss muss „inhaltlich bestimmt“ sein, d.h. die „W-Fragen“ beantworten. Der Beschluss muss verkündet werden.

Ihr Garten – ein ganz besonderes Privileg

Gärten sind fast immer Sondernutzungsrechte. Zumindest, wenn sie nicht Gemeinschaftseigentum sind. Unter Sondernutzungsrechten versteht man Grundstücks- bzw. Gartenflächen, die zum Gemeinschaftseigentum gehören, an denen aber einer bestimmten Partei das ausschließliche Nutzungsrecht eingeräumt wurde.

Bis zur WEG-Reform 2020 war der Gesetzgeber nämlich der Meinung, dass Gärten räumlich nicht abgeschlossen sein können, weil sie weder Wände noch ein Dach haben. Räumliche Abgeschlossenheit war bis 2020 aber die wesentliche Voraussetzung für die Schaffung von Sondereigentum. Und so hat man behelfsweise das Recht eingeräumt, diesen Teil des Grundstücks alleine zu nutzen, obwohl er Gemeinschaftseigentum ist.

Sowohl die Zuordnung zu Sondereigentum als auch die Einräumung eines Sondernutzungsrechts bewirkt, dass Sie Ihren Garten alleine nutzen dürfen. Es macht aber durchaus einen Unterschied in Bezug auf die Kostentragung und das Recht, Veränderungen vorzunehmen. Ein Garten mit Sondernutzungsrecht ist immer noch Gemeinschaftseigentum, daher dürfen Sie keine wesentlichen Veränderungen vornehmen, z.B. kein Gartenhäuschen bauen und keinen großen Baum pflanzen, ohne die Nachbarn zu fragen.

Besonders brisant: Wenn es in der Teilungserklärung keine anderslautende Regelung gibt, muss die gesamte WEG sich an den Kosten der Gartenpflege beteiligen, z.B. an den Kosten für den Gärtner, weil die Fläche nach wie vor Gemeinschaftseigentum ist – auch wenn dieses mit einem Sondernutzungsrecht belegt ist. Weil das vielen Leuten unfair erscheint, gibt es in vielen Teilungserklärungen individuelle Regeln zu den Pflege- und Instandhaltungskosten. Es ist auch zulässig, die Kostentragung über einen Beschluss zu regeln.

Wie bereits angekündigt, können Gärten seit der WEG-Reform im Jahr 2020 auch ohne Dach und Wänden zu Sondereigentum erklärt werden. Aber Vorsicht! Ältere Teilungserklärungen ändern sich nicht automatisch durch die Gesetzesreform – und Sie haben auch keinen Anspruch auf Anpassung. In Ihren alten Passat von 1970 wurde ja auch nicht nachträglich ein Airbag nachgerüstet, oder? Wenn Ihr Garten bisher ein Sondernutzungsrecht gewesen ist, dann bleibt es so. Es sei denn, alle Eigentümer würden freiwillig beim Notar einer Änderung der Teilungserklärung zustimmen.

Kostenlose Girokonten für Wohnungseigentümergemeinschaften

Als Kapitalanleger interessieren Sie in erster Linie die nicht umlagefähigen Nebenkosten, weil Sie diese nicht an den Mieter weitergeben können und selbst bezahlen müssen. In erster Linie handelt es sich um Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten, die Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage – bzw. ganz allgemein um Reparaturkosten, ob sie nun aus der Rücklage bezahlt werden oder über die Jahresabrechnung (ohne Umweg übers Sparschwein) direkt auf die Eigentümer umgelegt werden.

Neulich rief mich ein Neukunde an (d.h. ein Mitglied einer WEG, die mich zum neuen Verwalter gewählt hat). Das war ganz ulkig. Er sagte, dass er „entsetzt“ sei, warum ich kein kostenloses Girokonto bei der xy-Bank für die WEG eröffnen würde. Ein Spaßvogel: Jetzt hätte er gerne von mir die Kontoführungsgebühren anteilig ersetzt. Naja, das war wohl nicht ganz ernst gemeint, aber es ist immer lustig, auf welche Ideen manche Menschen kommen.

Viele der Banken, die immer noch kostenlose Girokonten anbieten, richten dieses Angebot nicht an Eigentümergemeinschaften, sondern an Privatpersonen – und möglichst noch mit regelmäßigem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit. Dies ist die Zielgruppe dieser (meist Online‑) Banken.

Wir befinden uns nun leider in einer Niedrigzinsphase, die so gut wie jede Bank vor größere Probleme stellt. Kostenlose Girokonten gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich persönlich führe meine WEG-Konten bei einer genossenschaftlichen Bank, weil sie dort – bis vor kurzem – kostenlos waren. Auch das gehört der Vergangenheit an. Wie es aussieht, steht auch diese Bank genauso vor Problemen wie alle anderen. Die Filiale in meiner Heimatstadt wurde geschlossen und die kostenlosen Konten gibt es nicht mehr. Weder für Eigentümergemeinschaften, noch für Privatpersonen.

Zumindest vor ein paar Jahren gab es noch sehr viele Banken, die ebenfalls Konten ohne Kontoführungsgebühr angeboten haben, doch es werden immer weniger. Die Niedrigzinsen setzen den Banken scheinbar ordentlich zu. Ich fand es schon ein Zeichen von Größe, dass der Vorstand der besagten genossenschaftlichen Bank sich in einem Brief bei den Kunden entschuldigt hat, dass er (aufgrund von Ertragslage, Negativzinsen, etc.) leider keine kostenlosen Konten mehr anbieten kann. Dazu braucht man eine große Portion Ehrlichkeit. Ich bleibe jedenfalls bei dieser Bank.

Als Kapitalanleger möchten Sie jedenfalls nicht, dass die umlagefähigen Kosten unnötig hoch sind, schließlich können Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Doch ein gewisser Bodensatz an Verwaltungs- und Bankgebühren sowie Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen wird wohl immer dazugehören. Man sollte vor allem nicht an den Rücklagen sparen, denn wenn das Gebäude nicht in Schuss gehalten wird, dann bröckelt seine Substanz – und damit auch langfristig Ihre Mieterträge. Deswegen niemals an der falschen Stelle sparen. Übrigens: Die vom Kunden so ersehnte xy-Bank hat mir inzwischen auch einen Brief geschrieben: Aufgrund der Ertragslage in der Niedrigzinsphase bedauert man sehr, mir mitteilen zu müssen, dass ab nächstem Monat ebenfalls Kontoführungsgebühren erhoben werden.

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Nachträgliches „Ümlügen“ von Beschlüssen. Wir möchten das Protokoll ändern!

Das Protokoll der Eigentümerversammlung dient der Rechtssicherheit aller Eigentümer, um den Beschluss zu dokumentieren, der auf der EV gefasst wurde und bereits ab dem Zeitpunkt der Verkündung gültig ist. Würde man das Protokoll nachträglich ändern, würde man alle Anwesenden und Vollmachtgeber um ihr Stimmrecht betrügen.

Dass der Beschlusstext sich nochmal geringfügig ändert, bevor er zur Abstimmung gestellt wird, ist üblich und oftmals sogar sinnvoll, weil Sie als Eigentümer ja in die Entscheidungsfindung einbezogen werden – solange die Änderungen unwesentlich bzw. vorhersehbar sind.

Der Versammlungsleiter muss aufpassen, dass es keine Missverständnisse gibt. Vor der Abstimmung sollte der neue Text unbedingt nochmal vorgelesen und in die Runde gefragt werden, ob es weitere Ergänzungen oder Rückfragen gibt. Nun sollte klar sein, über welchen Beschlussgegenstand entschieden wird. Dann wird abgestimmt, der Verwalter zählt die Stimmen und verkündet, ob und mit welcher Mehrheit der Beschluss zustande gekommen ist.

Ein Beschluss wird durch Verkündung rechtswirksam. Also wenn der Verwalter bspw. sagt: „Der Beschluss wurde mehrheitlich angenommen mit 18 Ja, 0 Nein und 2 Enthaltungen.“ Sobald er das ausgesprochen hat, ist der Beschluss juristisch in der Welt. Er wird nämlich nicht erst dann wirksam, wenn er ins Protokoll aufgenommen oder vom Beirat unterschrieben wird.

Das Protokoll dient der Dokumentation, weil man im Laufe der Zeit vieles vergisst. Vielleicht wurde am 02.03.1984 unter TOP 7 die Vermietung einer Teilfläche vom Hof (Gemeinschaftseigentum) an den Eigentümer der Wohnung 2 beschlossen? Sie benötigen Rechtssicherheit, weil ein Beschluss ab seiner Verkündung für alle bindend ist – auch für zukünftige Wohnungseigentümer. Deswegen müssen Beschlüsse vom Verwalter auch in die Beschlusssammlung aufgenommen werden. Ein sinnvolles Hilfsmittel: Wenn Sie Ihre Wohnung verkaufen, können Sie die Beschlusssammlung beim Verwalter anfordern und dem Käufer aushändigen, damit er die vollständige Rechtslage direkt einsehen kann.

Damit Sie Gewissheit haben, dass der verkündete Beschluss auch gültig ist, darf ein Protokoll nachträglich auf keinen Fall geändert werden. Der Beschlussvorschlag wurde auf der EV ja klargestellt und das Abstimmungsergebnis ist sofort nach der Verkündung wirksam geworden. Ihre Stimme ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Ähnlich einem Brief, den Sie zur Post geben, oder einer Überweisung von Ihrem Girokonto können Sie Ihre Stimme nach der Beschlussfassung nicht zurückziehen. Ansonsten würden alle Eigentümer rückwirkend um ihr Stimmrecht gebracht, die anwesend waren und mit ihrer Stimme etwas entschieden haben. Es würde ansonsten nichts mehr bringen, überhaupt noch zur EV zu gehen, wenn Ihre demokratische Entscheidung nachträglich von jemandem geändert werden dürfte.

Warum sollte überhaupt jemand fordern, dass das Protokoll nachträglich geändert wird? Wenn die Tagesordnung der Eigentümerversammlung vernünftig vorbereitet und der Beschlussvorschlag klar kommuniziert wurde, kann eigentlich nichts passieren. Trotzdem fordern manche Eigentümer oder Beiräte gelegentlich eine Änderung des Protokolls. Dann muss etwas schiefgelaufen sein.

Es beginnt mit der Vorbereitung: Wurden Sie schon in der Einladung ausführlich über alle Themen informiert? Worüber soll entschieden werden? Welche Konsequenzen folgen? Wer zahlt? Und so weiter. Wenn Sie umfassend aufgeklärt wurden, sind die meisten Fallstricke schon ausgeräumt.

Vielleicht haben Sie auch einfach versäumt, rechtzeitig in die Einladung zu schauen und möchten Ihre Stimme nachträglich ändern. Das ist aber Ihre eigene Verantwortung, und an der abgegebenen Stimme kann man nach der Versammlung nichts mehr ändern. Jetzt aufzubegehren und Änderungen zu fordern wäre unfair gegenüber den anderen Eigentümern.

Möglicherweise haben die Anwesenden aber auch auf den Verwalter eingeredet und ihn überredet, irgendwelche größeren Ergänzungen am Beschluss vorzunehmen, die in der Einladung so gar nicht erkennbar waren. Und jetzt soll ein Teil davon rückgängig gemacht werden. Oder vielleicht hat der Verwalter auch gar nicht alle diese Änderungen aufgenommen, aber die Teilnehmer nicht klar genug informiert, dass wesentliche Änderungen nicht spontan möglich sind, sondern eine neue Eigentümerversammlung erfordern. Also unterschiedliche Ansichten und Meinungen während der Versammlung. Wenn dann noch unklar geblieben ist, über welchen genauen Beschlusstext abgestimmt wird, sind Missverständnisse absehbar.

Im Protokoll muss wörtlich stehen, welcher Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt wurde – und welche Stimmen dann abgegeben wurden. Blöd, wenn jemand mit seinem Nachbarn gequatscht und nicht zugehört hat. Wenn aber ein anderer Text ins Protokoll geschrieben wurde, hat der Verwalter unprofessionell gearbeitet. Mit Änderungen im Nachgang der Versammlung sollte man aufpassen. Wenn bei einer WEG in Eigentümerversammlungen schon öfters ein gewisses Durcheinander aufgekommen ist, sollte man lieber den Beschlusstext vor der Abstimmung aufschreiben und direkt nach der Stimmenauszählung unterschreiben lassen. Wenn andernfalls der echte Beschlusstext später nicht mehr nachgewiesen werden kann, hilft nur eine Wiederholung der Versammlung – bzw. des in Rede stehenden Tagesordnungspunktes. Das erzeugt viel vermeidbaren Aufwand. Diese und alle weiteren Versammlungen der WEG sollten von nun an sofort vor Ort protokolliert werden.

Wenn der Verwalter transparent arbeitet und sofort protokolliert, entsteht das Problem gar nicht erst – oder kann abgewehrt werden. Der Beschluss ist rechtlich bindend und ist bereits durch Verkündung entstanden – das Protokoll ist nur Beiwerk, das der Dokumentation dient.