Warum erklärt der Notar Ihnen das nicht?

Die Beurkundung des Kaufvertrags ist gewissermaßen die Türschwelle zum Wohnungseigentum. Doch selten leistet der Notar umfangreiche Aufklärungsarbeit über diese Eigentumsform, die sowohl besonders als auch einzigartig ist. Meistens stellt er lieber Geschwindigkeitsrekorde auf, wenn er den Kaufvertrag vorliest.

Beim Führerschein ist das ganz anders: Bevor Sie auf die anderen Verkehrsteilnehmer losgelassen werden, müssen Sie zum Theorieunterricht und Fahrstunden nehmen, bevor Sie überhaupt zur Prüfung gehen dürfen. Wenn Sie mit dem TÜV im Auto die Leitplanke rammen oder über rot fahren, war’s das.

So eine kleine Prüfung für werdende Wohnungseigentümer fände ich klasse. Gibt‘s aber leider nicht, meistens nicht einmal eine Infobroschüre. Wie schade. Während Sie bei einer Autofahrt intuitiv wissen, dass Sie dem Vordermann nicht zu dicht auffahren sollten oder besser nicht in den Gegenverkehr geraten sollten, steckt im WoEigG viel Zündstoff, der nicht so intuitiv zu erkennen ist.

Lückenhafte Kenntnisse über die Besonderheiten des Wohnungseigentumsrechts bergen Konfliktpotential. Woher soll ein „durchschnittlicher“ Wohnungseigentümer z.B. wissen, dass er Sachbeschädigung begeht, wenn er ohne WEG-Beschluss „seine“ Fenster erneuert? Richtig gehört: Fenster sind Gemeinschaftseigentum, das ist zwingendes Recht. Ihre Wohnungstür übrigens auch.

Schlimmstenfalls führen Missverständnisse
zu langwierigen Grabenkämpfen in einer WEG.

Anwalts- und Gerichtskosten sind Wertminderungen! Wann immer Geld (ohne Gegenleistung) aus Ihrer Tasche fließt, haben Sie Wert verloren. Und jetzt erzählen Sie mir nicht, dass ein Rechtsstreit ein zielkonformer Gegenwert ist.

Das Statistische Bundesamt sagt, dass es im Jahr 2017 beispielsweise 22.500 gerichtlich ausgetragene WEG-interne Streitigkeiten gab. Was für eine Zahl! Natürlich dürfen (und sollen) Sie sich wehren, wenn Ihnen Unrecht geschieht. Aber viele WEG-Prozesse dienen nur irgendwem zur Befriedigung seines Egos. Manche Eigentümer hinterlassen eine vernichtende Spur gerichtlicher Aktenleichen, bloß um am Ende zu sagen „Ich hatte recht“.

Oder auch nicht. So Leute erleiden nämlich meistens Schiffbruch, weil sie ihr „rechtsformspezifisches Spezialwissen“ aus Film und Fernsehen beziehen. Oder aus dem Internet. Dort findet man viel Gebrabbel. Schlimmer noch: Viele Beiträge stammen aus dem Bereich des Mietrechts und werden dann einfach so interpretiert, als ginge es um Wohnungseigentum.

Kommt einer zur Eigentümerversammlung: „Ich hab da mal was aus dem Internet ausgedruckt: Der Vermieter darf …“. Moment, Vermieter? Hier verwechseln Sie schon wieder WEG- und Mietrecht. Das Wort „Vermieter“ kommt im WoEigG genau einmal vor, und zwar im § 36 (2). Dort geht es um das Dauerwohnrecht, dem verkümmerten zweiten Teil des Gesetzes, das keiner nutzt und kennt.

Die Rechtsgrundlagen von Miet- und WEG-Recht sind völlig anders.

Was im Mietrecht vorgeschrieben ist, kann im WEG-Recht verboten sein und andersrum. Zwei Paar Schuhe. Es ist keine Schande, dass man schnell mit seinem Latein am Ende ist und im Internet nichts Brauchbares findet.

Sollte man sich wirklich darauf verlassen, was der Benutzer „WEG_Kenner_m_1994“ im Forum „Plauderecke/Sonstiges“ zum Besten gibt?

Anstatt irgendwas zusammenzugoogeln, kann ich nur empfehlen, einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht anzurufen. Ein guter Fachanwalt ist wie ein Kompass. Er hilft Ihnen bei der Orientierung und Einordnung, und er erklärt Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben und was Sie nicht dürfen. Ein guter Anwalt bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist. Gute Anwälte findet man z.B. in den jährlichen Bestenlisten von Focus Money, aber auch über gute Bewertungen im Internet sowie über ihre Publikationen in Sammelwerken und Fachzeitschriften.

Foto: Stephan Walochnik

WEG-Reform 2020: Eine kurze Zusammenfassung

Endlich! Seit dem 01.12.2020 haben wir ein neues WoEigG. Auf dieser Seite finden Sie eine kurze Zusammenfassung der neuen Regeln – ohne Anspruch auf Vollständigkeit, denn bei einer Zusammenfassung gehen ja schließlich Informationen verloren.

Eigentümerversammlung:

Die Einladungsfrist wurde von zwei auf drei Wochen verlängert. Der Hintergrund erschließt sich mir nicht. Nach wie vor handelt es sich um eine Soll-Frist, die aufgrund von Dringlichkeit abgekürzt werden kann. Die Einladung zur EV kann von jetzt an in Textform versendet werden (per E-Mail).

Die Eigentümerversammlung ist jetzt immer beschlussfähig, auch wenn weniger als 50% der Miteigentumsanteile vertreten sind. Die „Zweitversammlung“ mit gleicher Tagesordnung ist somit Geschichte.

Vereinfachter Umlaufbeschluss

Anstatt auf der Eigentümerversammlung kann man einen Beschluss auch als „Umlaufbeschluss“ fassen. Bisher war das ein „Unterschriftenzettel“, den aber 100% (!) der Eigentümer unterschreiben müssen. Seit der Reform entfällt die Schriftform (Unterschrift aus Tinte). Die Zustimmung kann jetzt auch in Textform erteilet werden(also per Mail, Fax, Whatsapp).Das vereinfacht den Vorgang erheblich. So kann man Formen und Fristen verkürzen und sinnvolle Entscheidungen „entkomplizieren“. Trotzdem müssen 100% der Eigentümer zustimmen.

Per Whatsapp hat der Verwalter allerdings ein Dokumentationsproblem…

Online-Eigentümerversammlung

Ab sofort ist es zulässig, Eigentümer online zu einer ortsgebundenen Versammlung zuzuschalten. Das bedeutet, dass auch eine reine Online-Versammlung zulässig ist, denn: Ein Sonderfall der Online-Zuschaltung zu einer ortsgebundenen Versammlung ist die Online-Zuschaltung aller Eigentümer zu einem Ort, an dem der Verwalter ganz alleine sitzt.

Eine Online-EV hat viele Vorteile. Fernab wohnende Eigentümer müssen nicht extra anreisen. Es gibt keinen Stress im Berufsverkehr und keine mühsame Parkplatzsuche. Außerdem entfällt die Gebühr für den Versammlungsort.

Die Beschlusssammlung bleibt

In der Beschlusssammlung findet man alle Beschlüsse aus der Vergangenheit einer WEG. Auch nach neuem Recht muss der Verwalter weiterhin die Beschlusssammlung führen. Richtig so! Sie ist ein wichtiges Informationsinstrument für Käufer.

Transparenzgebot!

Bislang wird „Datenschutz“ oftmals als Ausrede benutzt, um berechtigte Informationsbedürfnisse abzuwehren. Auch manche WEG-Verwalter verstecken sich hinter diesem Vorwand, obwohl ihnen klar sein müsste, dass Wohnungseigentümer Mitglieder derselben Vermögensgemeinschaft sind. Nun wird in §18 Abs. 4 des neuen WoEigG klargestellt:

„Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“

Warum „von der Gemeinschaft“? Weil der WEG-Verwalter immer als gesetzlicher Vertreter der WEG handelt. Er ist dann das ausführende Organ, wenn einer der Eigentümer Einsichtnahme verlangt.

Beirat

Der Verwaltungsbeirat besteht nicht mehr zwangsläufig aus drei, sondern aus beliebig vielen (oder wenigen) Eigentümern. Nach wie vor ist es die Hauptaufgabe des Beirats, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen. Neu ist, dass der Beirat die WEG gegenüber dem Verwalter vertritt. Da hat sich der Gesetzgeber ziemlich missverständlich ausgedrückt. „Vertreten“ bedeutet NICHT, dass der Beirat Entscheidungen treffen oder dem Verwalter Anweisungen geben darf, sonst macht er sich ggf. schadenersatzpflichtig. Auch der Verwalter darf keine weitreichenden Entscheidungen treffen. Das Entscheidungsorgan einer WEG ist und bleibt die Eigentümerversammlung – niemand sonst.

Bauliche Veränderungen

Achtung, bauliche Veränderungen sind Umgestaltungen, z.B. nachträglicher Einbau einer Markise oder einer Klimaanlage. Nicht zu verwechseln mit normalen Renovierungsmaßnahmen, z.B. Neuanstrich der Fassade.

Stimmenmehrheit: Bisher scheiterte der Beschluss über eine bauliche Veränderung, wenn auch nur ein Eigentümer mit „nein“ stimmt. Von nun an genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss.

Kostentragung: Früher wurden die Kosten grundsätzlich nach MEA aufgeteilt. Von nun an zahlen grundsätzlich nur die Eigentümer, die mit „ja“ gestimmt haben. Der Gesetzgeber geht scheinbar von einer knappen Mehrheit aus, denn es gibt eine „Ausnahme“: Wenn mehr als zwei Drittel der abgegebenen Stimmen UND mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile mit „ja“ stimmen, dann zahlen alle Wohnungseigentümer entsprechend ihrer Miteigentumsanteile (also wie früher).

Privilegierte bauliche Veränderungen

Jeder Eigentümer kann von nun an verlangen, dass die WEG ihm gestattet, auf eigene Kosten eine „privilegierte bauliche Veränderung“ durchzuführen, nämlich der Einbau von…

  • Ladestationen (für E-Autos)
  • Einbruchschutz
  • Telekommunikationsanschluss mit hoher Kapazität
  • Maßnahmen zur Barrierefreiheit

WEG-Verwalter

Der bisherige gesetzliche Aufgabenkatalog existiert nicht mehr, der geregelt hat, welches die Aufgaben des WEG-Verwalters sind. Der Verwalter kann die WEG im Außenverhältnis uneingeschränkt vertreten. (z.B. einen Handwerker beauftragen, die Heizung zu reparieren). Im Innenverhältnis (= gegenüber den Eigentümern) kann die WEG beschließen, was der Verwalter alleine entscheiden darf. Laut Gesetz darf der Verwalter von nun folgende Dinge auf jeden Fall allein entscheiden:

  • Maßnahmen „zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils“,
  • Gerichtliche Durchsetzung von Hausgeldforderungen sowie
  • Maßnahmen von „untergeordneter Bedeutung“, die „nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen“.

Endlich, der Sachkundenachweis!

Ab 2022 (Übergangsfrist) können Eigentümer verlangen, dass der WEG-Verwalter bei seiner Bestellung einen Sachkundenachweis vorlegt. Im Moment (17.12.2020) gibt es den Sachkundenachweis noch gar nicht, weil die IHK die Prüfungen erst vorbereiten muss. Wenn die WEG einverstanden ist, kann sich ein Verwalter natürlich trotzdem auch ohne Sachkundenachweis mit einfachem Mehrheitsbeschluss wählen lassen. Der Beschluss ist aber anfechtbar.

Jederzeitige Abberufung des Verwalters

Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden (und er kann sein Amt jederzeit niederlegen, siehe Beschluss des Landgerichts Frankfurt am Main vom 31.08 2015, 2-13 s 87/19).

Der Verwaltervertrag ist bekanntlich vom Verwalteramt zu trennen. Der Anspruch auf Vergütung endet spätestens sechs Monate nach der fristlosen Abberufung/Niederlegung.

„Dreidimensionale Sondernutzungsrechte“

Jetzt können auch Freiflächen zu Sondereigentum erklärt werden, z.B. der Garten der EG-Wohnung. Bisher war für die Gartenfläche nur die Eintragung eines Sondernutzungsrechtes erlaubt. Das hat vor allem Auswirkungen auf Kostentragung und Umgestaltungsmöglichkeiten.

Änderung der Kostenverteilung

In manchen Fällen kann es fair sein, die sog. „Umlageschlüssel“ zu ändern, also den Maßstab, nach dem bestimmte Kostenarten verteilt werden. Denken Sie z.B. an die Kosten der Treppenhausreinigung. Vielleicht möchten Sie diese lieber nach der Anzahl der Wohneinheiten umlegen anstatt nach MEA? Bisher waren die Möglichkeiten eingeschränkt. Sie konnten nur (umlagefähige) Betriebskosten und die Kosten einmaliger Baumaßnahmen anders verteilen. Diese Beschränkung existiert nicht mehr. Das neue WoEigG erlaubt, dass die WEG per Mehrheitsbeschluss die Kostenverteilung aller Kostenarten ändern darf. Trotzdem muss die Änderung „verteilungsgerecht“ sein, also niemanden beliebig benachteiligen.

Der Kunde muss es sehen! Warum guter Service bei WEG-Verwaltern so selten ist

Meine Hausverwaltungskunden können ein Lied davon singen, dass ich überall und nirgends mein Smartphone zücke, um Gebäudeteile oder Architektur zu fotografieren, die ich den Eigentümern später vielleicht auf der Versammlung zeigen kann.

Aus meiner Sicht muss ich als WEG-Verwalter sehr transparent arbeiten, schließlich bin ich Treuhänder von fremdem (Geld- und Immobilien-) Vermögen. Mein Medium sind Fotos, die ich den Kunden dann präsentiere – je nach Situation – im Beiheft zur Eigentümerversammlung oder in den Erläuterungen zur Jahresabrechnung.

Damit sind wir schon wieder bei der Frage, warum so viele Kunden mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind.

Ich erlebe manchmal mein blaues Wunder, wenn ich eine neue WEG übernehme und die ganzen Akten durchstöbere. Oftmals erlebe ich, dass ein Hausverwalter sehr gut und akribisch gearbeitet hat, es aber den Kunden überhaupt nicht gezeigt hat. Schlimmer noch – der Kunde ist oftmals auch noch sauer, weil der Verwalter kaum erreichbar war, Abrechnung und Eigentümerversammlung so spät im Jahr stattfinden usw.

Nein, es ist viel schlimmer: Der Hausverwalter HAT in vielen Fällen gut gearbeitet, er hat es dem Kunden einfach nicht gezeigt. Er hat quasi „für sich“ im stillen Kämmerlein gearbeitet. Aus wirtschaftlicher Sicht ist das ziemlich dumm.

Tue Gutes und rede darüber.

Vielleicht hat sich in den Köpfen vieler Verwalter der Datenschutz-Wahnsinn so sehr festzementiert, dass viele sich nicht mehr trauen, irgendwas zu kommunizieren. An erster Stelle steht oft ein Irrglaube bzgl. der E-Mail-Adresse.

Ich kenne Verwalter, die kommunizieren mit ihren Kunden nicht per E-Mail, weil Sie glauben, dass sie das aus Datenschutzgründen nicht dürfen.

Wie einfältig! Weil Briefe teuer und Telefonate ineffizient sind (ein Telefonat dauert im Schnitt 15 Minuten), kommunizieren diese Verwalter dann einfach gar nicht mehr – oder nur noch mit dem Beirat, was die Situation in manchen Gebäuden eher verschlimmert.

Diesen „Datenschutz“-Gedanken spinnen manche Verwalter dann weiter und glauben, dass sie auch vieles andere nicht nach außen tragen dürfen. Genau das ist falsch! Hier geht es schließlich um eine Dienstleistung für eine Vermögensgemeinschaft, innerhalb der es keine Geheimnisse gibt. Anders als bei anderen Unternehmen handelt es sich nicht um Einzelkunden, deren Daten um jeden Preis voreinander geschützt werden müssen.

Wenn Herr Müller aus dem ersten Stock mit seinem Hausgeld im Rückstand ist, dann schuldet er das Geld nicht der Hausverwaltung sondern den anderen Eigentümern!

Spätestens hier endet der Datenschutz. Aus meiner Sicht muss man gar nicht so vorsichtig sein. Natürlich mit Augenmaß. Es wäre schon ausgesprochen deppert, wenn der Hausverwalter Fotos von einem Wohnzimmer (Sondereigentum!!) gegenüber den anderen Eigentümern veröffentlicht. (Gesunden Menschenverstand setze ich hier voraus.) Aber es ist etwas anderes, wenn an der Decke des Wohnzimmers ein dicker Wasserfleck ist, der auf schadhaftes Gemeinschaftseigentum zurückzuführen ist (z.B. Balkonboden). Dann geht dieses Bild alle etwas an. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und es hilft, damit die anderen Eigentümer schnell verstehen, dass man nicht erst 14 Angebote einholen muss, weil das Wohnzimmer nass wird.

Mit diesem Bild zeige ich, warum eine regelmäßige Dachkontrolle durch einen Dachdecker sehr wichtig ist.

Ein aktueller Fall: Anfang 2020 übernahm ich eine neue WEG. Es war „das übliche“: Die alte Hausverwaltung war nie erreichbar, kümmert sich offenbar auch um überhaupt nichts. Ich komme mit den Eigentümern sehr gut klar, aber den alten Verwalter haben sie richtig gehasst. Warum? Wegen seinem schlechten Service.

Als ich dann die Akten durchgeschaut haben, konnte ich es kaum glauben: Der war wirklich einmal im Monat am Objekt, hat sogar viele Fotos gemacht und hatte eine ausgeklügelte Checkliste, um den Zustand des Gebäudes zu dokumentieren – und zwar einmal im Monat – was jeweils mindestens einer Arbeitsstunde entspricht, wahrscheinlich mehr. Wie entsetzlich, dass er seinen Kunden diese wertvolle Dienstleistung überhaupt nicht gezeigt hat. Im Gegenteil, er hat diese Dienstleistung lediglich gemacht, um sie im Aktenarchiv verschwinden zu lassen. Es kam, wie es kommen musste: Die Kunden waren unzufrieden und haben gekündigt.

Mit diesem Bild erkläre ich häufig, dass auch ein „Steingarten“ nicht wartungsfrei ist, sondern regelmäßig von Unkraut befreit werden muss. (Das Unkraut kommt nämlich nicht von unten, sondern per Pollenflug!)

Sicherlich bin ich das andere Extrem. Ich hätte meinen Kunden wahrscheinlich die ungefilterte Checkliste zugesendet (Gemeinschaftseigentum!!). So transparent muss und kann nicht jeder arbeiten, bestimmt übertreibe ich auch manchmal in die andere Richtung. Aber zumindest hätte der Verwalter doch mal berichten können, z.B. auf einer Eigentümerversammlung. Oder zumindest einmal im Monat oder eine kurze E-Mail mit drei Sätzen, oder mit den wichtigsten Punkten, und die er sich bald kümmern wird.

Warum hätte das geholfen? Es zeigt, dass der Verwalter die Probleme zumindest „auf dem Radar“, auch wenn er nicht sofort alles abarbeiten wird. Wenn die Kunden das nicht sehen, vermuten sie, dass der Verwalter nie vor Ort ist und ihm alles egal ist. Die Abberufung ist dann nicht mehr weit.

Der Witz an der Sache: Meistens ist es gar nicht so viel mehr Arbeit.

Im Gegenteil: Es vermeidet Rückfragen und lange Telefonate. Kunden entwickeln ein umfassendes Sicherheitsbedürfnis, wenn sie einmal verunsichert sind. Dann werden die Telefonate auch immer länger. Verunsicherte Kunden fragen andauernd das gleiche, das bindet pro Kunden oftmals 30 Minuten Telefonkapazität oder mehr. Wer als Verwalter ein Transparenz- und Vertrauensverhältnis schafft, der hat dieses Problem nicht mehr. Ich versichere meinen Kollegen, dass diese 30-Minuten-Anrufe bei mir fast gar nicht mehr vorkommen.

Wir alle kennen den erstklassigen Kundenservice von Amazon und co. Produkt gefällt nicht? Dann gibt man es zurück. Kaufpreis wird erstattet, Portokosten sind umsonst – manchmal sogar nach einem halben Jahr. Wenn ich etwas bestelle, bekomme ich laufend Mails zum Versandstatus. Hatten Sie je das Bedürfnis, bei Amazon anzurufen? Ich jedenfalls nicht. Weil der Service all meine Erwartungen übertrifft. Diese Firmen machen genau das: Sie halten den Kunden auf dem Laufenden und schicken Mails und Benachrichtigungen über jeden Bearbeitungsschritt, Versandnachweise usw.

Ob man Amazon jetzt sympathisch findet oder nicht:

Dienstleister in Deutschland brauchen jedenfalls Nachhilfeunterricht für vernünftige Kommunikation.

Damit wäre in vielen Fällen schon sehr geholfen. Zumindest möchte ich meinen Verwalterkollegen eine Sache mitgeben: Die Dienstleistung ist für den Kunden gemacht und der Kunde muss sie sehen. Dabei darf kein „Datenschutz“ fadenscheinig zwischen Dienstleister und Kunden geschoben werden, als Ausrede dafür, dass man dem Kunden nicht helfen kann.

Tue Gutes und rede darüber, diese Weisheit kennt man doch. So ähnlich ist es auch bei den Verwaltern. Ja, man muss seine Leistung sorgfältig und akribisch machen. Das tun aber sehr viele und der Kunde sieht es nicht. Deswegen muss man seine Dienstleistung auch nach außen tragen. Das gilt vor allem in der Branche der Hausverwalter, wo der Kunde so vieles überhaupt gar nicht sieht, gar nicht sehen kann, wenn man es ihm nicht aktiv kommuniziert.

Wenn ich bei Handwerkern Angebote beschaffe oder vor Ort bin und etwas dokumentiere, dann tue ich das für den Kunden. Dann sollte ich mich auch fragen, wie ich diese Botschaft zum Kunden transportieren kann.

Emails, Fotos und ein Jahresbericht sind ein guter Anfang. Ach ja – natürlich beuge ich mich auch dem Datenschutzwahnsinn und habe „meine“ Wohnungseigentümer mit einem Datenschutz-Käseblatt darüber informiert, widersprochen hat nicht ein einziger.

Warum ist die Hausverwaltung nie erreichbar? Teil 3: Verrückte Kunden und die Negativselektion

Wenige Sandkörner im Getriebe können oftmals die ganze Verwaltung lahmlegen. Weil viele Verwalter sich nicht von Störenfrieden trennen, schauen sie lieber gar nicht mehr in ihre Mails und es dreht sich ihnen der Magen um, wenn das Telefon klingelt. Und die Kunden wundern sich, warum sie niemanden erreichen oder der Verwalter sich erst Wochen später zurückmeldet. Ich musste erst lernen, wie wichtig es ist, schlechte Kunden schnellstmöglich rauszuwerfen, weil sie die anderen blockieren. Wiederholung, damit keine Missverständnisse entstehen: Ernstgemeinte und normale Fragen darf jeder Wohnungseigentümer immer stellen, das ist sein grundlegendes Recht. Aber viele Eigentümer übertreiben maßlos. Und so gibt es „Beschäftigungstherapeuten“, die den Verwalter (ähnlich einer sprudelnden Quelle) täglich mit neuen Aufgaben überschütten.

Welche Kunden fressen denn Kapazität? Hier ein paar Beispiele: 

  • Erstens gibt es die Extremfälle, wo jemand offensichtliche … Probleme hat und seine Miteigentümer auf der Eigentümerversammlung anschreit. Aber mal abgesehen von solchen Extremfällen kenne ich viele weitere Spaßvögel:
  • Der pensionierte TÜV-Ingenieur ohne Fingerspitzengefühl, der das ganze Haus unaufgefordert nach abgelaufenen Prüfsiegeln, schiefliegenden Türmatten und lockeren Türklinken durchsucht – und dem Verwalter anschließend eine zwei Seiten lange Mail schreibt, um unter Fristsetzung um eine ebenso lange Stellungnahme zu „bitten“. 
  • Der „Beiratspräsident“, der seinen Nachbarn verbieten will, Hunde zu halten, nach 19 Uhr zu musizieren oder im Treppenhaus miteinander zu reden (während der Mittagsruhe und aus seiner Sicht lauter als in Zimmerlautstärke). 
  • Der pingelige Wirtschaftsprüfer, der die WEG-Jahresabrechnung durchleuchten und prüfen möchte, als wäre es eine Konzernbilanz (und dafür beim Verwalter fünf volle Arbeitstage blockiert, die keinem anderen Kunden mehr zur Verfügung stehen). 
  • Die Rentnerin, die sich beschwert, dass ihre Nachbarin nachts duscht, sich allerdings nicht traut, diese selbst anzusprechen, sondern Unterschriften sammelt, meine Privatadresse herausfindet und mich samstags mittags besucht, um mir einen Vortrag zu halten und den Brief mit den Unterschriften zu überreichen. 

Einmal habe ich eine WEG übernommen, die mir beim Kennenlerngespräch versicherte, dass es keinen Sanierungsstau gibt, keine größeren Probleme und auch sonst nichts. Später, bei Übernahme der Unterlagen, bekam ich drei Regalmeter an Gerichtsakten, denn die Eigentümer führten untereinander schon seit Jahren einen erbarmungslosen Rechtsstreit. Manche Prozesse lagen noch beim Amtsgericht, andere waren schon in der zweiten oder dritten Instanz. Wenn Sie als Verwalter solche Akten durchlesen, sind Sie um 13 Uhr völlig erschöpft und können schlafen gehen. An diesem Tag lösen Sie bestimmt keine kognitiven Aufgaben mehr. Und selbstverständlich steht die Kapazität anderen Kunden nicht mehr zur Verfügung, die vielleicht auch ein berechtigtes Anliegen haben. 

Oder die Eigentümer denken einfach mal über eine Baumaßnahme nach. Nicht, weil es nötig wäre, sondern einfach mal so. Wie wäre es mit neuen Geländern für die Balkone? Oder könnte man vielleicht die Kellertreppe verschönern lassen? Die sieht immer so schäbig aus. Wie wäre es mit einer neuen Haustür oder einer Umgestaltung des Vordergartens? Eine ständig sprudelnde Quelle neuer Ideen, die alle einen Rattenschwanz nach sich ziehen. Deswegen rechne ich sowas nach Stunden ab. Wird die WEG die Maßnahme überhaupt beschließen oder ist es bloße Beschäftigungstherapie? Als Verwalter muss man erstmal raus, um sich mit Handwerkern zu treffen und sich die verschiedenen Optionen erklären zu lassen. Damit nicht genug: Es müssen mehrere Angebote von verschiedenen Firmen eingeholt werden – für all das muss man mehrere Ortstermine wahrnehmen. Und wenn dann mal die Kosten auf dem Tisch liegen? 12.000 EUR? Viel zu teuer, das Thema „vertagen“ wir auf die nächste Eigentümerversammlung. Oder der Vorschlag wird sofort begraben – und die ganze Arbeit war für die Katz. Auch hier muss man differenzieren: Es gehört zu den Kernaufgaben des Verwalters, die Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums zu begleiten, aber es macht einen großen Unterschied, ob die Eigentümer etwas wirklich haben wollen oder „nur mal fragen“ möchten und den Verwalter dann ein paar Tage beschäftigen. 

Schwierige Eigentümergemeinschaften steigern diese Arbeiten exponentiell. Man muss davon ausgehen, dass es zu einem großen Rattenschwanz an Folgearbeiten kommt, wenn die Eigentümer kompliziert sind oder sich eine Gemeinschaft untereinander nicht versteht. Dann gönnen die sich gegenseitig nichts und es kann vorkommen, dass jemand wegen einer Kleinigkeit Einspruch gegen die Jahresabrechnung erhebt. Also muss der Verwalter vor der Beschlussfassung die Abrechnung nochmal neu erstellen, drucken, versenden, und natürlich auch an die Fristen denken. Je weniger sich die Eigentümer einig sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass mehrere Versammlungen im Jahr nötig sind, weil es Gesprächs- und Diskussionsbedarf gibt, und die Eigentümer sich trotzdem einfach nicht einig werden. Trotzdem steht es ihnen ja laut Wohnungseigentumsgesetz zu, so oft eine Eigentümerversammlung einzuberufen, wie es etwas zu besprechen gibt.  

Hausverwalter können oft überhaupt nicht kostendeckend arbeiten. Sie strampeln sich für 5% der Kunden im Hamsterrad ab, und ärgern sich, dass so viel zu tun ist. Deswegen kommen sie nicht dazu, sich um die 95% guten Kunden zu kümmern, deren Abrechnung rechtzeitig anzufertigen oder die Versammlung bis März über die Bühne gehen zu lassen.  

Es sind 5% der Kunden, die 95% der Arbeit verursachen. Die anderen gucken in die Röhre, obwohl sie Besseres verdient hätten. Ich persönlich bin jedenfalls irgendwann aufgewacht und betreibe seit 2014 vehement „Kundenhygiene“, weil ich das Renteneintrittsalter halbwegs unbeschadet erreichen möchte und meine Gesundheit für diese 5% opfern möchte, die es mir sowieso nicht danken.

Gebäudeversicherungen sind konsequenter als Hausverwalter.

In der Branche schmeißt man Kunden raus, die zu viele Schäden verursacht haben, weil die Versicherung sonst nicht kostendeckend arbeiten kann.  

Und all diese Probleme passieren bei Ihnen nicht? Dann gratuliere ich Ihnen. Dann gehören Sie zu den guten Kunden. 

Foto: Stephan Walochnik

Warum ist die Hausverwaltung nie erreichbar? Teil 2: Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 10% der Kunden 90% der Probleme verursachen. Oftmals ist die Quote noch viel schlimmer, z.B. 95% zu 5%. 

Wohnungseigentümer sollten ihren Verwalter immer alles fragen können! Und das ist der Punkt: Es gibt ganz bestimmte Kunden, die reizen dieses Recht gnadenlos aus. Der Verwalter muss jedes Anliegen ernstnehmen, sonst macht er sich unter Umständen haftbar.

WEG-Verwalter und Versicherungen haben das gleiche Problem: Konstante Grundgebühren (Verwaltervergütung bzw. Versicherungsprämien) versus variabler Aufwand (Arbeitszeit bzw. Schadenskosten). Vor allem in der Gebäudesparte haben Versicherungen mit hohen Schadenquoten zu kämpfen. Aber Versicherungen und Verwalter reagieren jeweils völlig anders:  

  • Bei Versicherungen werden schlechte Kunden rausgeschmissen, wenn sie die Kapazitätsgrenzen sprengen (z.B. Häuser mit 5 Wasserschäden im Jahr). So bereinigen die Gesellschaften ihr Portfolio, um weiterhin kostendeckend arbeiten zu können und ihren Kunden im Schadenfall weiterhin schnell helfen zu können. 
  • Viele WEG-Verwalter hingegen behalten schlechte Kunden oftmals und schleppen sie für immer mit. („Ich brauche doch den Umsatz, um meine Mitarbeiter bezahlen zu können.“) Nach 10 Jahren haben sie viel Schrott im Schlepptau. Sie möchten den Umsatz nicht verlieren, aber was passiert? Das Gegenteil! Die Mitarbeiter sind mittags schon völlig fertig und ausgelaugt, weil bestimmte (aber wenige) Kunden ihnen die Energie geraubt haben. So haben sie keine Kraft mehr, die Routinetätigkeiten zu erledigen, melden sich krank oder werden schwanger. Dann steht der Chef noch mehr unter Strom, weil er die ganze Arbeit alleine machen muss – und geht bestimmt nicht mehr ans Telefon, wenn Sie anrufen.

Was soll das heißen, schlechte Kunden? Das lesen Sie in Teil 3:

Warum ist die Hausverwaltung nie erreichbar? Teil 1: Immer das gleiche

Es ist doch immer das gleiche: „Die Hausverwaltung ist nicht erreichbar und ruft nicht zurück. Wenn man mal ein Anliegen hat, braucht man starke Nerven und Durchhaltevermögen. Gärtner und Treppenhausreinigung machen ihren Job nicht vernünftig. Wir haben schon versucht, es der Verwaltung zu melden. Email? Haben die nicht. Man kann höchstens versuchen, auf den Anrufbeantworter zu sprechen. Vielleicht ruft ja in ein paar Wochen jemand zurück. Jedenfalls sehen wir jedes Jahr in der Abrechnung, dass wir von diesen faulen Handwerkern saftig zur Kasse gebeten werden – und uns fehlt jede Möglichkeit, sie zu kontrollieren oder auszutauschen. 

Foto: Stephan Walochnik
Foto: Stephan Walochnik

Die Jahresabrechnung erhalten wir frühestens im Herbst, aber sie ist völlig unverständlich. Aktiva, Passiva, Saldenliste, da brummt einem der Schädel und die Verwaltung macht keine Anstalten, sie zu erklären. Ein ungeheures Zahlendickicht aus Kostenarten, Buchungskontonummern und sonstigen Zahlen. Was sind Soll- und Ist-Kosten? Und ist der „Saldo“ jetzt Nachzahlung oder Guthaben?  

Auch in der Einladung zur Eigentümerversammlung keine Spur von Transparenz, nur ein paar ungenaue Überschriften. Da steht was von „Anstrich Treppenhaus“ und „Sanierung Balkone“, aber woher soll man wissen, wie teuer die Maßnahme wird und wie sie bezahlt wird? Aus der Rücklage oder gibt es eine dicke Sonderumlage – und wie hoch? Wer entscheidet eigentlich darüber, welcher Handwerker beauftragt wird? Hoffentlich nicht der Schwager des Verwalters!

Von couragiertem Einsatz mit Leib und Seele ist überhaupt nichts zu sehen, obwohl man uns genau das bei der Verwalter-Neuwahl versprochen hat. Dabei wollten wir doch unbedingt eine größere Verwaltungsfirma und keinen „Einzelkämpfer“, damit wir jederzeit einen Ansprechpartner und Notdienst haben. Und was passiert? Genau das Gegenteil! Jetzt haben wir eine Verwaltung mit Fünfjahresvertrag, und wenn wir irgendein Problem haben, werden wir alleine gelassen. Da kann man nur hoffen, dass man niemals dringend auf die Verwaltung angewiesen ist, denn das kann man vergessen.“ 

Solche Geschichten sind der Normalfall, wenn ein potentieller Neukunde erzählt, warum er einen neuen WEG-Verwalter sucht.

Es scheint, als gehöre es zum Berufsethos, seine Kunden derart im Regen stehen zu lassen. „Transparenz? Nein Danke“ scheint das Markenzeichen vieler Anbieter zu sein. Ich finde es traurig zu sehen, wie Immobilieneigentümer mit ihren Problemen allein gelassen werden. 

Woran liegt das? Sind da wirklich nur Pfeifen am Markt?  

Es gibt natürlich immer mehrere Gründe, aber einer drängt sich mir auf: Es gibt bestimmte Kunden, die ihren WEG-Verwalter so überlasten, dass einfach keine Kapazität mehr für alle übrigen verbleibt. So verdrängen sie alle anderen, für deren Belange keine ausreichende Zeit mehr verbleibt. Und die wundern sich dann, dass sie telefonisch niemanden erreichen. Das Problem wird schlimmer, je niedriger die Grundgebühr der Verwaltung ist, denn desto weniger Leute kann er bezahlen, um die Arbeit zu erledigen. 

Ein Verwalter kann (und sollte!) gegensteuern, indem er eine bestimmte Negativselektion vor die Tür setzt, um seine übrigen Kunden zu schützen. Aber leider macht das keiner. Stattdessen liefert man lieber schlechten Service und konkurriert über den Preis. Anders als in der Versicherungsbranche ist diese Erkenntnis noch nicht zu den Hausverwaltungen durchgedrungen.

Warum können bestimmte Kunden die Verwaltungen derart überbeanspruchen? Anders als Rechtsanwälte werden WEG-Verwalter pauschal bezahlt. Ein Rechtsanwalt stellt nach der Erstberatung eine Rechnung über 300 EUR zzgl. MwSt. und man überlegt sich dreimal, ob man ihn wirklich braucht. Anders beim Verwalter: Kunden müssen keinen Cent bezahlen, um den Verwalter zu kontaktieren oder ihn mit den verschiedensten Aufgaben zu beschäftigen. Grundsätzlich ist das ja gut so, denn Wohnungseigentümer sollten ihren Verwalter immer alles fragen können!

Der Verwalter muss jedes Anliegen ernstnehmen, sonst macht er sich unter Umständen haftbar.

Und das ist der Punkt: Es gibt ganz bestimmte Kunden,  die reizen dieses Recht gnadenlos aus (in Teil 3 gebe ich Beispiele). Genau wie manche Leute, die die Wartezimmer von Arztpraxen verstopfen, weil wir als Kassenpatienten dafür nichts bezahlen müssen. Und so gibt es auch im Immobilienbereich bestimmte Kunden, die es schaffen, ihre Verwaltung zu überlasten und an den Rand des Wahnsinns zu treiben. Je nach „Aufgabenstellung“ kann es vorkommen, dass die Mitarbeiter schon um 12 Uhr mittags völlig ausgelaugt sind und keine Kraft mehr haben, konzentriert für die restlichen Kunden zu arbeiten.

Foto: Stephan Walochnik

Wie das geht? Lesen Sie in Teil 2, Beispiele folgen in Teil 3: 

Vorsicht Falle! Eine Klimaanlage für Ihre Eigentumswohnung?

a) Problem:

Ich habe selbst 4 Jahre unterm Dach gewohnt und weiß, wie heiß es im Sommer werden kann. Auch meine Kunden fragen mich oft nach einer Klimaanlage.

Wenn Sie eine „echte Klimaanlage“ (incl. Außengerät) anbringen möchten, spricht der Gesetzgeber im WoEigG von einer „baulichen Veränderung“. Dazu brauchen Sie die Erlaubnis der WEG per Beschluss der Eigentümerversammlung. Über die Mehrheitsverhältnisse könnte man ein eigenes Kapitel schreiben, vereinfacht gesagt: Es darf keine Nein-Stimmen geben. Das ist gesetzlich vorgeschrieben, weil…

1) die „Sache“ außen sichtbar ist und das „Erscheinungsbild des Gebäudes“ ändert.

2) Es muss durch Außenwände gebohrt werden – und die sind Gemeinschaftseigentum. Ohne Beschluss wäre das Sachbeschädigung.

Um einen ordnungsgemäßen Beschluss zu fassen, müssen die anderen Eigentümer ausführlich informiert werden, das ist gesetzlich vorgeschrieben: Eine genaue technische Beschreibung für die Beschlussfassung muss vorliegen (Lage, Ort, Typ, Größe in cm, … genaue Beschreibung). Der Eigentümer, der eine Klimaanlage möchte, kommt nicht umhin, vorher ein Angebot mit technischer Planung etc. einzuholen.

Denn wenn der WEG-Beschluss einen Formfehler haben sollte, können man sonst…auch in 20 Jahren auf Rückbau und Schadenersatz in Anspruch genommen werden. Das möchte ja niemand.

b) Lösung:

Besser ist das: Eine mobile Klimaanlage. Kosten: Rund 300 EUR, man kann sich bei Amazon an den Bewertungen orientieren. Hier mal die Daten meiner mobilen Klimaanlage, die ich persönlich verwende:

  • Lautstärke: 55 db (noch besser wären 45 db)
  • 9.000 BTU (Kennzahl, wie schnell es kühl wird)

Im Anhang finden Sie ein Foto von unserer Klimaanlage hier zu Hause. Wohnungseigentumsrechtlich völlig unbedenklich, weil es keine dauerhafte Veränderung ist. Innerhalb von ganz kurzer Zeit ist das Schlafzimmer superkühl. Funktioniert 1a. Schlauch aus dem Fenster und gut. Damit das Fenster während des Betriebs nicht offensteht, gibt es solche Stoffkonstruktionen (siehe Foto), die man um den Rahmen herum innerhalb einer Minute anbringen kann. Mit so einem Reißverschlussding kann man den Schlauch am Fenster befestigen, ohne dass man etwas umbaut. Dann ist auch keine Zustimmung der WEG erforderlich. Unser Schlafzimmer war in den letzten beiden Hochsommern nie wärmer als 22 Grad.

Das Dilemma der Hausordnung

In Kurzform: Wenn man sie nicht braucht, dann ist sie überflüssig. Und wenn man sie braucht, dann ist sie nutzlos. Das ist das Dilemma der Hausordnung.

Die Hausordnung – Lieblingskind vieler selbsternannter „Beiratspräsidenten“, Blockwarte und Beschäftigungstherapeuten, Ärgernis vieler Hausverwalter und Geldquelle vieler Rechtsanwälte und „Verbraucherschutz“-Organisationen.

Zum Glück werde ich als Hausverwalter relativ selten um Aufstellung einer Hausordnung gebeten, schließlich braucht man sie ja eigentlich auch nicht (und benötigt sowieso einen WEG-Mehrheitsbeschluss). Meistens wohnen im Haus ja erwachsene Leute, die auch selbst an einem geordneten Zusammenleben interessiert sind und sich sozialkonform verhalten.

Foto: Stephan Walochnik

Also – wann braucht man eine Hausordnung? (Bzw.: … wann glaubt man, sie zu brauchen)? Stellen Sie sich mal vor, irgendjemand lärmt in seiner Wohnung ordentlich herum, und zwar andauernd, hört auch abends richtig laut Musik, grölt bei jedem Fußballspiel, stellt den Müll oder seine Schuhe vor die Türe ins Treppenhaus oder knallt ständig mit den Türen.

Hilft in solchen Fällen eine Hausordnung? Nein. Nach meiner Erfahrung nicht.

Leider ist eine Hausordnung bei solchen Leuten völlig nutzlos, weil sie sie nicht mal lesen würden. Wahrscheinlich hängt sie dann im Glaskasten im Treppenhaus und verstaubt. Genau solche Chaoten werden niemals anhalten, um einen Blick auf den Text zu werfen. Und selbst, wenn man ihnen die Hausordnung postalisch zustellt, dann landet sie im Müll. Soll heißen: Diejenigen (wenigen) Menschen, an die eine Hausordnung eigentlich adressiert wäre, werden sie weder lesen noch beachten.

Natürlich es ist ganz schlimm, mit solchen Nachbarn leben zu müssen, die ihre Schuhe rechtswidrig als Brandlast im Treppenhaus stehen lassen, den Müll vor die Wohnungstüre ins Treppenhaus stellen oder sich sonst wie nicht um die Regeln eines geordneten Zusammenlebens scheren.

Ja, das sind ernsthafte Probleme. Aber die Hausordnung wird sie nicht lösen, weil sie bei solchen Leuten auf taube Ohren stößt. Und dann geht es ja noch weiter, zur Durchsetzbarkeit. Denn: Wer die Hausordnung nicht liest, wird sich auch nicht an ihre Regeln halten. Denken Sie mal einen Schritt weiter: Notfalls müssten Sie die Einhaltung der Regeln einklagen. Besonders vor Gericht wird es schwer sein, zu beweisen, wer im Treppenhaus Zigarette raucht, wessen Hund länger als 10 Minuten am Tag bellt oder wer nach 22 Uhr Klavier spielt. Oftmals dürfte die Beweisführung fast unmöglich sein. Der Nachbar duscht also die ganze Nacht? Sicherlich eine Verhaltensstörung, aber wie wollen Sie die beweisen? Einfach mal den Hausverwalter anrufen, damit er sich um 22 Uhr ins Treppenhaus stellt? (Eine ziemlich bescheuerte Idee, mit der ich sogar schon konfrontiert wurde. Die Frau, die mich darum gebeten hat, hat sogar meine Privatadresse herausgefunden und mich besucht, weigerte sich aber, bei der Nachbarin zu klingeln. Das spricht für sich!)

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Und jetzt denken Sie mal von der anderen Seite:

Wenn Sie so ein Störenfried wären, dann würden Sie doch versuchen, sich gegen die Hausordnung zu wehren, oder? Schauen Sie doch mal im Netz, wie angreifbar Hausordnungen im Allgemeinen sind. Googeln Sie doch mal, ob Hundehaltungsverbote rechtswidrig sind – oder feste Ruhezeiten. Sie finden sehr schnell sehr viel Rechtsprechung, und die ist keineswegs eindeutig.

Zwei Beispiele:

  • Feste Ruhezeiten können ja auch eine unbillige Benachteiligung sein! Warum? „Duschen und Baden ist von 7 bis 22 Uhr gestattet“? …und dann kommt einer um 23:30 Uhr von der Spätschicht. Natürlich wird der unbillig benachteiligt! Also kann man die Regel schonmal knicken.
  • Oder „Jegliche lauten Geräusche sind nach 23 Uhr zu unterlassen“? Ohne Differenzierung? Und dann hat einer die ganze Nacht lang Coronahusten. Darf er aber nicht! Dann muss er halt zum husten vor die Tür gehen. Ist klar… Auch diese Regel taugt allenfalls als Innendekoration der Mülltonne.

Zu den Punkten, die man häufig zu regeln versucht, gibt es so viel Rechtsprechung, und die ist sehr oft mehrdeutig, wenn sie denn überhaupt zum Einzelfall passt.

  • Wie viele Minuten am Tag darf ein Hund bellen? (Und: Weiß der Hund das?)
  • Unter welchen Voraussetzungen darf man mit Holzkohle auf dem Balkon grillen?
  • Darf der Bekloppte in der EG-Wohnung beim Fußballspiel im TV völlig ausrasten und rumbrüllen?

Zu vielen Sachverhalten gibt es keine eindeutige oder passende Rechtsprechung. Und oftmals sind die Formulierungen in der Hausordnung sehr vage. Wenn man solche Probleme über die Hausordnung lösen möchte, dann wird man schnell erleben, dass dies kaum möglich ist, oder zumindest nicht rechtssicher. Meine persönliche Meinung:

Eine Hausordnung kann man dann auch ganz sein lassen, und muss seine Probleme auf andere Art lösen.

Ja, es wäre schön und einfach, wenn die Hausordnung das übernehmen könnte, aber in der Realität scheitert das Vorhaben kläglich. Also anders lösen! Es kommt auf die Situation an, aber in vielen Fällen nützt es nichts, Krieg anzufangen. Denn der Andere will sich dann ja wehren, oder es bei der nächsten Gelegenheit heimzahlen. Wenn der Hund also einen Nachmittag lang bellt, muss man nicht direkt beim ersten Mal das Ordnungsamt anrufen. Nicht beim ersten Mal. ZUERST sollte man mal an der Tür des Nachbarn klingeln und ihn darauf ansprechen. Und zwar OHNE dabei unfreundlich zu sein. Menschen spiegeln oftmals das Verhalten. Also reden Sie so, wie Sie auch selbst angesprochen werden möchten.

Wahrscheinlich würde es ihm sehr unangenehm sein. Und wenn es noch mal passiert? Noch mal an der Tür klingeln und nochmal darauf ansprechen, dass man sich gestört fühlt. Mit jedem Besuch wird es ihm unangenehmer und er wird nach und nach das Verhalten ein Stückchen anpassen. Meistens.

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„An der Tür klingeln? Nein, das ist nun wirklich zu viel verlangt.“

Ja, es erfordert Rückgrat und einen starken Charakter. Aber was ist die Alternative? Den Hausverwalter vor sich her treiben und instrumentalisieren? (Aus meiner Sicht: Zehn Jahre Berufserfahrung, eine Antwort:) Den Hausverwalter oder die Hausordnung vorzuschicken, nützt null und nichts. In null Prozent der Fälle werden Sie auf diese Weise weiterkommen. Leider führt überhaupt kein Weg daran vorbei, selbst Rückgrat zu zeigen (oder zu entwickeln) und den Menschen darauf anzusprechen, dass es stört, wenn er auf dem Balkon unter dem Schlafzimmer raucht und mir die ganze Bude einschmökert.

Und wenn es auf lange Sicht nicht besser wird?

Auch dann hilft eine Hausordnung nicht, aber trotzdem gibt es ja zum Glück für die meisten Dinge ein Gesetz – auch (und erst recht), wenn es keine Hausordnung gibt, die ja meistens das Papier nicht wert ist.

Aber der erste Schritt muss immer sein, das Gespräch zu suchen – auch mehrfach.

Den meisten Menschen ist es unangenehm, wenn schon wieder der Nachbar vor der Tür steht, um sich zu beschweren. Erst danach sollte man über andere Maßnahmen nachdenken.

  • Da stehen also Schuhe im Treppenhaus? Trotz mehrmaliger Ansprache des Nachbarn? Das ist eine gefährliche Brandlast. Vielleicht rufen Sie die Feuerwehr? Möglicherweise ist der Spuk dann schnell vorbei, evtl. verhängt sie sogar ein Ordnungsgeld?
  • Nach den ersten vier Gesprächen bellt der Hund immer noch 8 Stunden am Tag? Erster Gedanke: Wie wollen Sie es beweisen? Vielleicht denken Sie darüber nach, das Mobiltelefon zu zücken und Ton-Aufnahmen zu machen? Aber bevor Sie das Ordnungsamt rufen, denken Sie nochmal darüber nach, wie lange Ihr Baby-Enkelkind beim letzten Besuch gebrüllt hat, nicht wahr?
  • Der Nachbar aus dem 2.OG stellt dauernd den Müll vor seine Wohnungstüre, weil er zu faul ist, ihn runterzubringen, aber ihn trotzdem nicht in der Wohnung haben will? Schreiben Sie doch mal einen (netten!!) Brief ohne Unterschrift und ohne Absender, auffälliger Umschlag (damit er ihn auch findet), und dann vor die Tür legen. Oder Sie machen ein Foto, drucken es aus und legen es dazu? Bleiben Sie nett!

Möchten Sie nicht, oder ist zu viel Arbeit?

Was glauben Sie, wie viel Arbeit es für den Verwalter ist? Eine nutzlose / wirkungslose Hausordnung durchzusetzen, macht keinen Spaß und ruft Stunden an Arbeit ohne Resultate hervor.

Und: Die meisten Menschen sind ehrlich und lassen mit sich reden. In sehr vielen Fällen ist es den Leuten einfach gar nicht klar, dass sie mit ihrem Verhalten jemanden stören.

Deswegen ist die beste Lösung, einfach hinzugehen und an der Tür zu klingeln.

Wer freundlich spricht und nicht provoziert, der kann 95% der Probleme lösen.

Foto: Stephan Walochnik

Wenn der Verwalter wegläuft oder gar nicht erst unterschreibt

Offenbar gibt es erwachsene Leute, die ihre Probleme nicht selbst lösen können, sondern jemand anderen vorschicken müssen. Und zum vorgeschickt werden … ja, da eignet sich aus deren Sicht am besten der Hausverwalter. Selbst schuld, wenn er mitmacht. Blöd auch für die Wohnungseigentümer, denn wenn es dem Verwalter zu bunt wird, dann kündigt er. Wie auch bei Versicherungen wird es für WEGs mit jeder Verwalter-Kündigung schwerer, einen neuen zu finden.

Foto: Stephan Walochnik

Wie auch im restlichen Leben gibt es jede Menge unterschiedlicher Wohnungseigentümer, die unterschiedlichsten Typen von Menschen. Und manche passen einfach nicht zusammen. Dumm nur, wenn man in einer Wohnungseigentümergemeinschaft zwangsläufig zusammenstehen muss. Eine WEG ist von ihrer Natur her eine

  • Zwangsgemeinschaft,
  • Zufallsgemeinschaft und
  • Schicksalsgemeinschaft.

Wenn einer aus der Reihe tanzt, beschert er den anderen zwangsläufig eine Wertminderung. Schließlich ist es anstrengend, wenn einer auf jeder Eigentümerversammlung sein Theater abspielen will.

Nach 10 Jahren Berufserfahrung glaube ich, dass ich viele Typen schlechter Kunden erkennen und herausfiltern kann. Ich möchte Ihnen von einem aktuellen Beispiel aus meinem Berufsalltag erzählen, weil es mich geärgert und traurig gemacht hat: Selbstverständlich nenne ich hier keine personenbezogenen Daten, sondern nur ganz allgemeine Sachverhalte!

Am Freitag hatte ich ein Treffen mit einem potentiellen Neukunden (WEG mit 4 WE) und habe schon beim ersten Gespräch die Übernahme der WEG abgelehnt. Obwohl ich zu den Verwaltern gehöre, die auch solche kleinen WEGs gerne annehmen, wenn die Chemie stimmt und wenn ein angenehmes, freundschaftliches Verhältnis unter den Eigentümern besteht. Hier jedenfalls nicht.

Im vorangegangenen Telefonat erwähnte ich, dass es mir am Anfang immer ganz wichtig ist, mich mit einem paar Wohnungseigentümern zu treffen, über die Rahmendaten und gegenseitigen Erwartungen zu sprechen. Nein, es muss keine Vollversammlung sein, aber einfach mal ein paar Wohnungseigentümer sollten da sein. Zwar habe ich das am Telefon gesagt. Aber irgendwie schienen diese Worte bei der Frau auf taube Ohren gestoßen zu sein.

Die Frau war also alleine und betonte, es sei ja nur ein Vorgespräch. Eben!

Denn in einem Vorgespräch interessiert es mich, ob ich mich mit den Eigentümern verstehe oder nicht. Jedenfalls hat sie meine Bitte konsequent ignoriert und wollte sich nur alleine treffen. Doch bis hierhin keine Sorge: Die Verpeiltheit einer einzelnen Wohnungseigentümerin bedeutet ja nicht, dass es sich um einen schlechten WEG-Kunden handelt.

Foto: Stephan Walochnik

Gebäudezustand: Kritisch

Wahnsinn, selten so ein runtergekommenes Haus gesehen. Allein der Garten! Keine Ahnung, wann hier das letzte Mal einer gemäht hat! Der Rasen ging mir jedenfalls bis zum Knie. Und der Zustand vom Treppenhaus! Überall und nirgends Spuren von Feuchtigkeit. Und irgendein Clown hat im Erdgeschoss ein komisches Baustellenschild von außen an seine Wohnungseingangstüre geklebt. Ob der wohl wusste, dass er Sachbeschädigung begangen hat? Schließlich gehört die Wohnungstür ja der WEG, das ist zwingendes Recht. Na ja, der scheint wohl nur auf dem Papier erwachsen zu sein und lebt in seinem Kinderzimmer … verzeihung … Wohnungseigentum. Die verpeilte Eigentümerin erklärte mir, dass er auch oft mit (wiederum) seinen Kindern in der Wohnung Fußball spielt und dabei laut schreit.

An dieser Stelle habe ich mich dann bereits mental von dem Neukunden verabschiedet.

Aber ein Bisschen habe ich noch so getan, als hätte ich noch immer Interesse und ließ mich weiter durchs Gebäude führen.

Lag ja alles am Verwalter:

Natürlich, an wem sonst? Dabei ist der Verwalter doch oftmals ein Spiegelbild der WEG-Mitglieder. Jedenfalls hieß es, der alte Verwalter sei doof. Klar kann das sein! Trotzdem deutete die Wohnungseigentümerin immer wieder an, dass „manche nicht so wollen, wie die anderen“. Ja was meinen Sie denn die ganze Zeit damit? Sind Sie nicht erwachsen genug, und Klartext zu sprechen? Scheinbar nicht. Ich musste es ihr aus der Nase ziehen, dass die Wohnungseigentümer sich untereinander nicht grün sind.

Und das ist genau der Kernpunkt, wie man Verwalter verschleißt.

Wenn die Eigentümer sich gegenseitig angreifen, aufeinander rumhacken, ihre Probleme nicht wie erwachsene Menschen lösen können (oder wollen), wenn die Chemie der Eigentümer untereinander nicht stimmt, dann hilft der beste Verwalter nichts. Hier sind häufige Verwalterwechsel vorprogrammiert.

Und dann die unrealistischen Vorstellungen:

Es gibt scheinbar Wohnungseigentümer, die glauben, dass man nur einen Verwalter braucht (bzw. instrumentalisieren könnte), um die eigenen Interessen bei den Miteigentümern durchzusetzen. Aber wenn man selbst nicht in der Lage ist, seine Interessen zum Ausdruck zu bringen und zu verteidigen, dann wird das auch kein anderer tun! Wie verbohrt muss man eigentlich sein, um zu glauben, dass das funktioniert?

Natürlich, die Hausordnung:

Weiter ging es zum ehemaligen Ölkeller. Ja, der ist Gemeinschaftseigentum. Als vor vielen Jahren die Gasheizung eingebaut wurde, kam der Öltank raus. Jetzt wäre es ja eigentlich ein toter Raum, wenn nicht die ganzen Fahrräder hier stehen würden. Aber die haben sich hier nun mal angesammelt. Aha. Wäre ein toter Raum denn besser? Und sollen die Fahrräder lieber im Treppenhaus rumstehen? Klar, man sollte schon eine Nutzungsvereinbarung treffen, und wenn es nur ein klärendes Gespräch auf der Eigentümerversammlung ist. Da wäre bei vielen WEGs schon viel gewonnen.

Jedenfalls haben sich hier die Fahrräder mit der Zeit einfach so gesammelt und die verpeilte Eigentümerin hat was dagegen. Sie traut sich aber nicht, mit ihren Mitmenschen zu sprechen. Das soll lieber der Verwalter machen. Den kann man schön vorschicken, am besten mit Hausordnung in der Hand, damit man selbst nicht mit den Nachbarn reden muss. Die verpeilte Eigentümerin hätte also lieber einen 15 Quadratmeter großen toten Kellerraum ohne Fahrräder – aber bitte ohne eigenen „Personaleinsatz“. Ihren Herzenswunsch, dass die Fahrräder hier verschwinden, soll gefälligst der Verwalter umsetzen. Hier liegt also der Hase im Pfeffer.

Das ist ganz schlimm, wenn Wohnungseigentümer glauben, dass der Verwalter ihre zwischenmenschlichen Probleme lösen muss. Das kann er nicht! Der Verwalter ist der Beauftragte von ALLEN Wohnungseigentümern. Er ist deren gesetzlicher Vertreter.

Er darf keine Individualinteressen durchboxen, sondern ist verpflichtet, allparteiisch zu sein.

Er muss die Interessen aller Wohnungseigentümer wahren und notfalls gegeneinander abwägen. Es ist nicht Sinn der Sache, dass ein einzelner Eigentümer den WEG-Verwalter vor den Karren spannt, um gegen andere Wohnungseigentümer vorzugehen. Denn sonst müsste das konsequenterweise in beide Richtungen gehen. Sie sehen schon, so beginnt Krieg. Und bekanntlich gibt es im Krieg niemals einen Gewinner. Also sollte man es auch nicht versuchen. Wenn die Wohnungseigentümer trotzdem glauben, der Verwalter wäre dafür da, ihre Eigeninteressen bei den anderen zu vertreten, dann liegen sie falsch.

Foto: Stephan Walochnik

Nochmal: Ein WEG-Verwalter muss unparteiisch sein, bzw. die Interessen aller Eigentümer wahren!

Natürlich ist es eine Katastrophe, wenn ein „erwachsenes Kleinkind“ sich eine Eigentumswohnung kauft und dann lärmt und knallt und in der Wohnung Fußball spielt und „seine“ Wohnungstür mit Baustellenschild sachbeschädigt. Was glaubt der eigentlich? Wahnsinn, dass so einer aufrecht gehen kann. Na ja, jedenfalls wohnt da anscheinend ein erwachsener Teenie im Erdgeschoss, macht eine Menge Lärm und begeht Sachbeschädigung. Das ist eine Katastrophe und leider sehr, sehr schwer, Abhilfe zu schaffen.

Das Problem ist jedenfalls, zu glauben, dass der Verwalter die Situation lösen könnte.

Hier bedarf es schon einer starken und erwachsenen Wohnungseigentümergemeinschaft, wenn man einen Einzelnen zurück in seine Schranken weisen muss. Aber die gibt es im vorliegenden Fall offenbar nicht. Probleme löst man nicht, indem man sich für den Hausverwalter eine Beschäftigungstherapie ausdenkt und ihn damit beauftragt, nutzlose Briefe zu schreiben, die bei so Leuten sowieso im Müll landen. Vielmehr bedarf es hier sozialem Engagement und einer gewissen Größe, denn bei solchen Problemen muss man auch auf seinen Miteigentümer zugehen können und ihn darauf ansprechen, wie sein Verhalten auf andere wirkt. Anders klappt es leider nicht, denn Charakterstärke kann man am Markt für Hausverwalter leider nicht kaufen.

Was passiert beim Verwalterwechsel?

Verwalterwechsel:

Kommen wir zum Zeitplan. Angenommen, wir haben uns bereits kennengelernt, Sie hatten Ihre Eigentümerversammlung, auf der Sie mich zum neuen Verwalter gewählt haben. Wie geht es weiter?

Ich benötige folgende Unterlagen:

1. Am wichtigsten sind:

  • Versammlungsprotokoll mit Verwalterwahl
  • Unterschriebenen Verwaltervertrag

, weil ich mich ohne beides zusammen gar nicht als Verwalter legitimieren kann.

2. Dies können meistens die Eigentümer liefern:

  • Kontaktdaten / Eigentümerliste,
  • Kontaktdaten der bisherigen Hausverwaltung und
  • letzte Jahresabrechnung (wegen der Kostenverteilschlüssel)

3. Diese Unterlagen bekomme ich von der ehemaligen Hausverwaltung:

  • Liste der Vertragspartner (z.B. Heizungsfirma, Aufzugsfirma, Versicherung, …),
  • Beschlusssammlung und
  • vieles mehr, weil ich bald darauf die Unterlagen abholen werde.
Foto: Stephan Walochnik

Zurück zur Verwalterwahl:

Die Verwalterbestellung geschieht per Beschluss auf der Versammlung. Das ist die Rechtsgrundlage. Deswegen ist das Protokoll so wichtig. Ohne das Protokoll lässt mich die Bank nicht mal ein Konto eröffnen oder eine Vollmacht einrichten.

Der Verwaltervertrag enthält auch eine Vollmacht, die den meisten anderen Vertragspartner als Legitimation reicht. Übrigens: Der Verwaltervertrag, der meistens von 2 Eigentümern unterschrieben wird, sollte nicht von der Version abweichen, die auf der Versammlung allen Eigentümern vorgelegen hat (denn dies war der Beschluss-Gegenstand!)

Brainstorming-Eigentümerversammlung:

Gute Idee, aber leider kaum verbreitet: Wir treffen uns zu einer unverbindlichen Brainstorming-Eigentümerversammlung. Denn die Interessen, Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer unterscheiden sich von Haus zu Haus sehr stark.

Beispiel Handwerker: Manche WEGs möchten mitreden oder ausschließlich ihre eigenen Handwerker unterbringen. Gerne. Andere Eigentümergemeinschaften möchten, dass schnell jemand beauftragt wird, und dass der Verwalter nicht lange fackelt, damit die Dinge schnell erledigt werden. (Übrigens: Wir reden darüber, was passiert, wenn der Aufzug ausfällt oder die Türschließer nicht mehr funktionieren. Für alle Reparaturen von nennenswertem Umfang braucht man aus gesetzlichen Gründen einen Beschluss, egal was Verwalter oder Beirat sagen.)

Jedenfalls sind die Wünsche und Vorstellungen der Wohnungseigentümer in jedem Gebäude SEHR unterschiedlich. Damit ich Ihren Interessen gerecht werden kann, muss ich Ihre Vorstellungen erstmal kennen.

Deswegen lade ich Sie (vor dem Beginn meiner Amtszeit) zu einem unverbindlichen Treffen ein.

Ohne verbindliche Beschlussfassung besprechen wir,
welche Wünsche und Interessen Sie haben.

Das ist keine Beschlussfassung, sondern wir diskutieren Vorstellungen und stellen die Weichen für die Zukunft.

Beispiel: Sie möchten „das Treppenhaus neu gestalten“. Was ist damit gemeint? Können Sie das sagen? Ohne konkrete Vorschläge wäre es sinnlos, Angebote einzuholen. Ganz davon abgesehen, dass ein Beschluss mangels inhaltlicher Bestimmtheit ungültig ist, also einfach nicht wirksam. Diese Besprechung hat zwar nichts mit Beschlussfassung zu tun, ist aber ausgesprochen wichtig, um zu wissen, wo die Reise langgeht.

Foto: Stephan Walochnik

Ihre Daten:

Ich sende Ihnen ein Formular für Ihre Kontaktdaten. Ich brauche Ihre „ladungsfähige Adresse“, denn dahin sende ich die Einladung zur Eigentümerversammlung. Mit Ihren Mailadressen lege ich einen offenen Verteiler an (das bedeutet, dass jeder die Mailadressen von den Nachbarn sieht). Dafür brauche ich Ihre Unterschrift, sofern Sie einverstanden sind. Ich schicke Ihnen niemals Werbung, sondern informiere Sie z.B. über den Stand der Dinge bei Baumaßnahmen, erinnere Sie an Handwerkertermine oder an die Eigentümerversammlung.

DGSVO-Hinweis: Ja, dazu speichere ich die Mailadresse, und wenn es für eine Terminvereinbarung (z.B. Handwerker) sinnvoll ist, dann gebe ich sie sogar weiter. Auch die Einladung zur EV sowie die Jahresabrechnung erhalten Sie (zusätzlich) per Mail, beides muss ich aus gesetzlichen Gründen trotzdem per Post versenden. Es könnte ja mal jemand seine Mail-Adresse ändern.

Handwerker-Kontaktdaten für Notfälle:

Ich lege auch eine Liste mit Ihren Vertragspartnern an, z.B. Telefonnummern von Heizungs- und Aufzugfirma. Diese Liste schicke ich Ihnen, damit auch Sie im Notfall einen Handwerker beauftragen können. Im Notfall darf nämlich jeder Eigentümer immer einen Handwerker beauftragen.

Diese Daten hinterlege ich außerdem bei meinem Notfalltelefon, einer 24 Stunden erreichbaren Hotline, die über einen Branchendienstleister geschaltet ist. Auch nachts können Sie dort anrufen, wenn z.B. der Aufzug steckengeblieben ist oder die Heizung nicht funktioniert. Die Kollegen in der Telefonzentrale verständigen dann in meinem Namen einen Handwerker im Notdienst.

Mitbestimmung:

Wir werden uns im Laufe der nächsten Jahre kennenlernen, aber so viel vorab:

Das Gesetz sieht vor, dass Entscheidungen auf Ebene der Eigentümergemeinschaft gefällt werden (Eigentümerversammlung). Verwalter und Beirat haben grundsätzlich keine Entscheidungsbefugnis.

Und an dieses Gesetz halte ich mich. Also sind mir schon aus gesetzlichen Gründen Transparenz und Mitbestimmung aller Eigentümer sehr wichtig. Schließlich bin ich ja Treuhänder von fremdem Vermögen. Natürlich helfe ich jederzeit pragmatisch bei Kleinigkeiten, aber wenn z.B. das Treppenhaus gestrichen werden soll, führt kein Weg an einem Beschluss vorbei. Leider ein häufiges Missverständnis vieler Beiratsmitglieder.

Ich bereite die Maßnahmen vor und sende Ihnen einen ausführlichen Bericht mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, damit Sie eine Entscheidungsgrundlage haben. Ich informiere alle Eigentümer (und nicht nur den Beirat) transparent über alle laufenden Maßnahmen, denn ich verwalte hier Ihr Gebäude und Ihr Vermögen, deswegen muss ich volle Transparenz bieten.

Transparenz:

Diese Transparenz finden Sie auch in der Jahresabrechnung wieder. Sie ist ein Rechenschaftsbericht, ob ich sorgfältig mit Ihrem Vermögen umgegangen bin. Deswegen enthält die Abrechnung auch eine CD-ROM mit allen Kontoauszügen und Belegen, z.B. für Ihren Steuerberater – oder schlicht und einfach als Beleg dafür, dass ich nichts zu verbergen habe und sorgfältig mit Ihrem Geld umgegangen bin. Der Kontoauszug gehört ja schließlich den Wohnungseigentümern – und nicht mir oder irgendeiner überbordenden Instanz wie einem Vermieter.

Foto: Stephan Walochnik

Was im Hintergrund passiert:

Ganz schön viel. Weil so viel zu tun ist, verdient ein Hausverwalter im ersten Jahr mit einem neuen Kunden kein Geld.

Ich schreibe alle Eigentümer und Vertragspartner an, und stelle mich mit Kontaktdaten vor. Übrigens:

Bestehende Verträge werden durch den Verwalterwechsel nicht berührt,

ich bin nur der neue „gesetzliche Vertreter“ des Vertragspartners.

Ich muss auch die Abrechnung für das Vorjahr machen, und darf kein Geld dafür verlangen. Diese Abrechnung stütze ich auf die Buchhaltung meines Vorgängers. Falls notwendig, muss ich alle seine Kontoauszüge abtippen und selber eine Buchhaltung für das letzte erstellen. Das fällt dann zwar unter die kostenpflichtige „Wiederherstellung von Verwaltungsunterlagen“, aber bisher habe ich dafür trotzdem noch nie Gebühren erhoben.

Außerdem hole ich die Unterlagen beim ehemaligen Verwalter ab. Das passiert meistens irgendwann im Laufe des Januar. Zwar nicht vorgeschrieben, aber branchenüblich: Der neue Verwalter holt die Unterlagen es beim Vorgänger ab.

Übrigens, falls Sie es noch beeinflussen können: Der Verwalterwechsel muss nicht zum 01. Januar passieren! Der Januar ist eine Stoßzeit in der Verwalterbranche. Jetzt gehen die Jahresabrechnungen los, kurz danach fangen die ersten Eigentümerversammlungen an. Falls auch der alte Verwalter mitmacht, können wir auch Oktober oder März als Beginn des neuen Verwaltervertrags vereinbaren, um die Aufgaben aus diesem überfüllten Zeitraum heraus zu delegieren.