Selber schuld? Die Sonderumlage in der WEG

Der Albtraum eines jeden Wohnungseigentümers: Eine Sonderzahlung, genannt „Sonderumlage“, wenn das Geld der WEG nicht reicht.

Aber von vorn: Der Hausverwalter stellt (hoffentlich) am Anfang des Jahres einen Wirtschaftsplan auf. Das ist die Prognose der benötigten Ausgaben, aus denen sich Ihr monatliches Hausgeld berechnet.

Jetzt kann es natürlich sein, dass die prognostizierten Vorauszahlungen zu niedrig sind und vom tatsächlichen Finanzbedarf abweichen. Das Geld auf dem WEG-Konto reicht nicht aus, um die nötigen Ausgaben zu decken. Dann bleibt dem Verwalter nichts anderes übrig, als die Eigentümer kurzfristig um eine Sonderzahlung zu bitten. (Natürlich muss diese formgerecht auf einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.)

Hintergrund sind eigentlich immer Liquiditätsschwierigkeiten, oftmals bei Zahlungsausfall eines einzelnen Eigentümers oder bei akuten und „unvorhersehbaren“ Instandhaltungsmaßnahmen, wenn gleichzeitig die Rücklage leer ist.

Das ist auch das eigentliche Problem: Wohnungseigentümergemeinschaften sind oft einfach zu sehr mit sich selbst beschäftigt. Selten gibt es in WEGs eine langfristige Instandhaltungsplanung, sei es aus Geldnot, Unwissenheit oder weil man keine vernünftigen Daten hat, um sowas zu prognostizieren.

Häufig wurde auch jahrelang an der Beitragspflicht zur Rücklage gespart – und damit an der falschen Stelle. Häufig sind sogenannte „Kapitalanleger“ kurzsichtig und versprechen sich eine bessere Rendite, wenn man „im Moment“ eine niedrigere Rücklage in Kauf nimmt. Zumindest wird die Erhöhung der Rücklage auf die nächste Eigentümerversammlung im nächsten Jahr „vertagt“. Lieber werden am Gebäude nur Symptome geflickt oder nur akut notwendige Reparaturen ausgeführt.

Diese Art von Kurzsichtigkeit und vermeintlicher „Renditeoptimierung“ bringt langfristig erhebliche Wertminderungen und Substanzschäden. Vor allem aber verschlechtert ein heruntergekommenes, schlecht gepflegtes Gebäude die Verhandlungsposition gegenüber neuen Mietern, wenn die Wohnung mal leer steht und neu vermietet werden muss.

Es kommt, wie es kommen muss:
Anstelle von Liquiditätsschonung und Rendite kommt es zur Katastrophe.

Es gibt ja schließlich keine gesetzliche Vorschrift, wie viel Geld man jährlich der Rücklage zuführen muss. Der Instandhaltungsbedarf hängt ja auch einfach zu stark von gebäudeindividuellen Faktoren ab. Die Eigentümerversammlung ist oftmals zu sehr damit beschäftigt, sich über die Jahresabrechnung totzudiskutieren oder im Punkt „Sonstiges“ stundenlang zahlreiche Sonderwünsche vom Beiratsvorsitzenden zu erörtern.

Deswegen unterbleibt oftmals eine langfristige Instandhaltungsplanung und größere Instandhaltungsmaßnahmen werden häufig – zwangsläufig – als Ad-hoc-Aktionen vorgenommen. Das Zusammenspiel aus fehlender Planung, einer knappen Rücklage und unerwartet auftretendem Instandhaltungsbedarf kann zu finanziellen Engpässen führen – und dann wird oft eine Sonderumlagen fällig.

Foto: Stephan Walochnik

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Foto: Stephan Walochnik

Nochmal: Die WEG-Rücklage ist ein Buchungsposten und hat NICHTS mit dem Sparkonto zu tun!

Es gibt ein paar Irrtümer, die sich hartnäckig in den Köpfen vieler Wohnungseigentümer festgesetzt haben. Dazu gehört z.B. der „Vorratsbeschluss“ und die „Weisungsbefugnis“ des Beirats gegenüber dem Verwalter. Mindestens genauso hartnäckig hält sich das Gerücht, dass die Rücklage der Höhe des Sparkontos entspricht. Das glauben sogar viele WEG-Verwalter.

Die Rechtsprechung hat aber schon lange klargestellt, dass die Rücklage nicht durch Überweisung ans Sparbuch entsteht, sondern durch Buchungsvorgang im Computer der Hausverwaltung. Natürlich muss der Betrag der Rücklage durch die Guthaben auf Sparbuch und Girokonto der WEG gedeckt sein, sonst geht die Rechnung nicht auf.

Aber stellen Sie sich mal vor: Am 01. Januar dürfte sich ja normalerweise kein Geld auf dem Girokonto der WEG befinden, abgesehen von den (noch zu berechnenden) Guthaben und Nachzahlungen der Eigentümer aus dem Vorjahr. Das Girokonto wäre quasi immer bei null. Und wenn die Stadtwerke dann am 02. Januar den Abschlag für Gas und Wasser abbuchen? Eben. Dann platzt die Lastschrift. Schon allein deswegen befindet sich immer etwas Geld auf dem Girokonto, weil der Verwalter nicht ins Minus geraten darf. Bitte verstehen Sie das nicht falsch, denn die (buchungstechnische) Rücklage darf nicht dazu genutzt werden, um ständig irgendwas vorzufinanzieren. Aber genau wie die Vorauszahlungen an die Stadtwerke verteilt sich auch die Zuführung zur Rücklage rechnerisch über das ganze Jahr.

Die Zuführung zur Rücklage ist ein Buchungsposten – und geschieht durch einen Mausklick am Jahresende.

Es kann sogar sein, dass die WEG nur ein einziges (Giro-) Konto führt, ganz ohne Sparkonto. Oder wie wäre das: Die WEG wählt einen neuen Verwalter, und der kündigt die alte Kontoverbindung und geht zu einer anderen Bank, wo er ein neues Giro- und Sparkonto eröffnet. Muss der Verwalter jetzt eine (temporäre) Auflösung der Rücklage buchen? Das ist natürlich Unsinn.

Merke: Nicht das Vorhandensein irgendeines Sparbuchs entscheidet über die Höhe der Rücklage, sondern nur der buchungstechnische Vorgang.

Siehe auch: BGH, Urteil vom 25.09.2020 – V ZR 80/19.

Vermietete Eigentumswohnung: Abrechnung bei Eigentümerwechsel

Sie haben eine vermietete Eigentumswohnung gekauft und der Mieter bleibt dort wohnen. Das Jahr ist vorbei und Sie möchten eine Abrechnung erstellen. Aber gegenüber wem? Und was müssen Sie überhaupt abrechnen? Ordnen wir das ganze erstmal ein. Sie müssen vier Ebenen unterscheiden:

  1. Abrechnung zwischen WEG und Eigentümer
  2. Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer
  3. Abrechnung gegenüber dem Mieter 
  4. Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer

Nummer 1: Abrechnung zwischen WEG und Eigentümer (WEG-Jahresabrechnung):

Das WEG-Recht ist da ziemlich stur, deswegen ist dieser Teil einfach (siehe auch Beitrag WEG-Abrechnung bei Eigentümerwechsel). Maßgeblich ist der Tag der Eigentümerversammlung: Wer im Grundbuch steht,

bekommt das gesamte Guthaben

bzw. muss die gesamte Nachzahlung aufbringen.

Fertig. Aus Sicht der WEG war es das schon. Intern werden Sie das ja trotzdem miteinander verrechnen, aber dazu kommen wir unter Punkt 2.

Jedenfalls darf der WEG-Verwalter aus Sicht der WEG keine Zwischenabrechnung (von/bis Stichtag) erstellen. Zumindest kann sowas nicht beschlossen werden, weil der Beschluss über die Jahresabrechnung sonst anfechtbar wäre. Trotzdem wird ein guter Verwalter Ihnen bei der Anfertigung einer Zwischenabrechnung helfen, aber die ist für die WEG völlig unverbindlich.

Jeder WEG-Beschluss ist nur für die aktuellen Eigentümer bindend, die auch im Grundbuch stehen.

Achtung! Etwas anderes gilt für die Vorauszahlungen! Wenn der Verkäufer im Rückstand war, greift ein anderer Beschluss, nämlich der über den Wirtschaftsplan. Weil der ca. ein Jahr früher beschlossen wurde, war er auch für den Verkäufer bindend.

Bis zum Zeitpunkt der Umschreibung gilt deswegen: Zu wenig gezahlte Hausgelder schuldet der Verkäufer der WEG. Wenn der Verwalter nicht aufgepasst hat, bleibt die WEG darauf sitzen. Deswegen finden Sie in vielen Teilungserklärungen eine „Zustimmung des Verwalters zum Wohnungsverkauf“. Wer im Rückstand ist, bekommt keine Zustimmung, der Notar muss warten.

Nehmen wir mal ein Beispiel. Die Daten finden Sie in der unten abgebildeten Jahresabrechnung. Sie sieht je nach Verwaltung immer etwas anders aus, aber die Grundstruktur ist ähnlich:

Sie sind Käufer und wurden am 30.06.2019 ins Grundbuch eingetragen. Die Eigentümerversammlung und Beschlussfassung über die Jahresabrechnung 2019 findet am 28.02.2020 statt.

Sie als Käufer interessiert (gegenüber der WEG) nur das Abrechnungsergebnis! Das sind die tatsächlichen Kosten abzgl. SOLL-Vorauszahlungen. Sie bekommen von der WEG eine Überweisung über 80,49 EUR. Richtig gehört. Das ergibt sich ja daraus, dass der Verkäufer für den Rückstand zum Wirtschaftsplan (bis zur Umschreibung) verantwortlich ist.

Der Verkäufer hat insgesamt 60 EUR zu wenig an Vorauszahlungen geleistet („Differenz zum Wirtschaftsplan“). Wieso hat der Verwalter beim Notar die Zustimmung erteilt? Vielleicht stand diese Vorschrift auch nicht in der Teilungserklärung. Jedenfalls muss der Verwalter dem Verkäufer hinterherlaufen, Sie als Käufer haben (gegenüber der WEG) damit nichts zu tun. (Oder Sie zahlen die 60 EUR freiwillig und verrechnen sie mit dem Verkäufer in Schritt 2.)

Nummer 2: Abrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:

Jetzt sind Sie an der Reihe. Für die Verrechnung zwischen Verkäufer und Käufer ist der WEG-Verwalter nicht mehr zuständig.

Achtung, hier geht es noch nicht um den Mieter!

Hier geht es um Kosten und Vorauszahlungen an die WEG, die am Jahresende zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden. Das geht ganz einfach. Fortsetzung des Beispiels:

Was tun?

Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso. (Die Exceldatei stelle ich Ihnen gern kostenlos zur Verfügung).

So geht’s:

Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):

Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der WEG-Jahresabrechnung (siehe roter Rahmen).

Umrechnungsfaktoren berechnen:

Die Heizkosten werden meist vom Dienstleister elektronisch gespeichert. Man muss nur Bescheid sagen und erhält eine Zwischenabrechnung. Hier im Beispiel wurde also genau gemessen, dass 250 EUR Heizkosten vor dem 30.06.2019 verbraucht wurden und 430 EUR danach.

Für alles Weitere wurde im Dreisatz nach Tagen umgerechnet (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%).

Multiplizieren:

Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren, um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den alten Eigentümer:

Frischwasser:     111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR
Abwasser:           133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR
usw.

Nur bei den Heizkosten können Sie direkt die „echten“ Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung eintragen.

In Summe ergeben sich 1.306,85 EUR Kosten für den ehemaligen Eigentümer und 1.492,66 EUR Kosten für den neuen Eigentümer.

Vorauszahlungen:

Das sehen Sie ja direkt in der WEG-Abrechnung. Im Beispiel hat der Verkäufer 1.380 EUR vorausbezahlt und der Käufer 1.440 EUR.

Ergebnis:

Verkäufer: 1.380,00 EUR Vorauszahlungen minus 1.306,85 EUR Kosten = 73,15 EUR Guthaben.

Käufer: 1.440,00 EUR Vorauszahlungen minus 1.492,66 EUR Kosten = 52,66 EUR Nachzahlung.

Der Käufer bekommt von der WEG 20,49 EUR. Wenn er dem Verkäufer jetzt 73,15 EUR überweist, dann hat er insgesamt 52,66 EUR nachgezahlt (denn +20,49 -73,15 = -52,66).

Grundsteuer:

Hinzu kommt noch die Grundsteuer. Die wurde ja vom Privatkonto abgebucht und stand nicht in der WEG-Abrechnung. Auch hier müssen Sie nach Tagen umrechnen. Wenn diese (wie in vielen Kommunen) noch das ganze Jahr über vom Konto des Verkäufers abgebucht wurde, dann muss der Käufer ihm (in diesem Beispiel) 49,863% davon erstatten.

Nummer 3: Abrechnung gegenüber dem Mieter: 

Hier geht es nun um die Abrechnung gegenüber dem Mieter.

Von welcher Situation gehen wir hier aus? Sie haben die Wohnung gekauft und der Mieter bleibt. Er war früher Mieter des Verkäufers, jetzt ist er Mieter des Käufers.

Wer muss überhaupt abrechnen? Wenn die Umschreibung innerhalb der Abrechnungsperiode passiert ist, dann muss der Käufer am Ende des Jahres dem Mieter gegenüber abrechnen, und zwar für das ganze Jahr. Beispiel:

Der Käufer wurde am 30.06.2019 ins Grundbuch eingetragen. Wer muss die Betriebskosten abrechnen?

Der Verkäufer muss abrechnen für 2018, 2017, 2016 … Damit hat der Käufer nichts zu tun.

Der Käufer muss abrechnen für 2019 (=das Jahr des Eigentümerwechsels) und natürlich für 2020, 2021,

Andere Daten:

Bei der Betriebskosten-Abrechnung müssen Sie natürlich darauf achten, dass Sie nur die umlagefähigen Kosten an den Mieter weitergeben können und dass gegenüber dem Mieter ganz andere Umlageschlüssel gelten können (siehe Beitrag Rechenwerk Teil 4 – Umlageschlüssel?).

Außerdem sind Sie auf den Verkäufer angewiesen, denn Sie kennen ja die Höhe der Vorauszahlungen gar nicht, die der Mieter an den Verkäufer geleistet hat. Diese Daten brauchen Sie aber für die Betriebskosten-Abrechnung.

In der Abbildung unten sehen Sie schon, das sind ganz andere Zahlen. Die nicht umlagefähigen Kosten incl. Rücklage fehlen vollständig, dafür ist hier die Grundsteuer drin. Außerdem hat der Mieter eine viel niedrigere Vorauszahlung geleistet (logisch, wenn er nur für einen Teil der Kosten herangezogen wird). Insgesamt muss der Mieter 130,19 EUR an den neuen Eigentümer nachzahlen.

Nummer 4: Verteilung der Mieterabrechnung zwischen altem und neuem Eigentümer:

Die 130 EUR, die der Käufer vom Mieter bekommt, beziehen sich ja auf das gesamte Jahr. Deswegen muss der Käufer diesen Betrag auch mit dem Verkäufer teilen. Er muss die Gelder, die zwischen Eigentümer(n) und Mieter geflossen sind, ebenso wie in Schritt 2 als einzelne Komponenten ausrechnen.

Hier geht es nun um Kosten und Vorauszahlungen, die zwischen dem Mieter und den beiden Eigentümern geflossen sind und nun zwischen Käufer und Verkäufer verrechnet werden müssen. Das geht ganz einfach. Fortsetzung des Beispiels:

Was tun?

Alle Schritte der Zwischenabrechnung habe ich in einer Excel-Datei abgebildet (siehe Abbildung unten), aber Taschenrechner, Bleistift und Papier tun es genauso. (Die Exceldatei stelle ich Ihnen gern kostenlos zur Verfügung).

So geht’s:

Daten zusammenstellen (bzw. abschreiben):

Zuerst übernehmen Sie Kosten und Vorauszahlungen eins zu eins aus der Mieterabrechnung aus Schritt 3 (siehe roter Rahmen).

Umrechnungsfaktoren aus Schritt 2 übernehmen:

Die Daten haben Sie ja bereits.

Die Heizkosten wurden vom Dienstleister bereits in Form einer Zwischenabrechnung geliefert

und für alles Weitere wurde im Dreisatz nach Tagen umgerechnet (alt: 182/365stel = 49,863%; neu: 183/365stel = 50,137%), genau wie oben.

Multiplizieren:

Sie multiplizieren Kosten x Umrechnungsfaktoren, um die Gesamtkosten von altem und neuem Eigentümer separat auszurechnen. Zum Beispiel für den alten Eigentümer:

Frischwasser:     111,00 EUR x 49,863% = 55,35 EUR
Abwasser:           133,20 EUR x 49,863% = 66,42 EUR
usw.

Und bei den Heizkosten übernehmen Sie direkt die „echten“ Zahlen aus der Heizkosten-Zwischenabrechnung.

In Summe ergeben sich 933,22 EUR Kosten, die der Mieter rechnerisch dem ehemaligen Vermieter schuldet und 1.116,97 EUR Kosten, die er dem neuen Vermieter schuldet.

Vorauszahlungen:

Hier im Beispiel hat der Mieter je 6 Monate lang 160 EUR an den ehemaligen Vermieter vorausbezahlt und die gleiche Summe an den neuen Vermieter. (jeweils 960 EUR).

Ergebnis:

Die Zahlen in der Abbildung haben ein umgedrehtes Vorzeichen, weil sie aus Sicht des Mieters sind.

Nicht verwechseln! Der Mieter hat die Nachzahlung von 130 EUR in einer Summe an den neuen Vermieter beglichen. Daher nur rein rechnerisch:

Der alte Vermieter schuldet dem Mieter 26,78 EUR Guthaben (933,22 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung).

Der neue Vermieter bekommt 156,97 EUR als Nachzahlung des Mieters (1.116,97 EUR Kosten -960 EUR Vorauszahlung). Der Käufer bekommt vom Mieter 130,19 EUR.

Wenn der Verkäufer jetzt 26,78 EUR an den Käufer überweist, dann hat der Käufer insgesamt 156,97 EUR erhalten (denn +130,19 +26,78 = 156,97).

WEG-Abrechnung bei Eigentümerwechsel

Oft stellt sich die Frage der Aufteilung von Kosten und Vorauszahlungen zwischen Verkäufer und Käufer. Es gibt hierfür bei Wohnungseigentum eine klare rechtliche Regelung, die (verständlicherweise) oft auf Verwunderung stößt:

Aus Sicht der WEG (und nur darum geht es HIER) ist allein der neue Eigentümer relevant: Beziehungsweise: Der Eigentümer, der zum Zeitpunkt vom EV-Beschluss über die Jahresabrechnung im Grundbuch eingetragen ist. Meist ist es der Käufer. Er allein bekommt das Guthaben der Jahresabrechnung bzw. muss allein für die Nachzahlung aufkommen. Dies gilt sogar, wenn der Verkäufer noch das ganze Jahr in der Wohnung gewohnt hat.

Der Adressat der Jahresabrechnung ist der Eigentümer, der zum Zeitpunkt der Eigentümerversammlung im Grundbuch steht.

Wieso Eigentümerversammlung? Nun, die Jahresabrechnung gilt bis zum Beschluss als „Entwurf“. Sie ist quasi das Papier nicht wert. Sie ist ja erst gültig, wenn sie auf der Eigentümerversammlung beschlossen wird. Und der WEG-Beschluss kann nur Wohnungseigentümer binden.

Wenn jemand z.B. seine Wohnung im Januar 2020 verkauft und die Eigentümerversammlung im März 2020 stattfindet, dann bekommt der neue Eigentümer das Guthaben aus der Jahresabrechnung 2019 (oder muss nachzahlen), obwohl er 2019 noch gar nicht „da war“.

In den meisten Notarverträgen steht natürlich, dass Sie intern verrechnen müssen. Aber aus Sicht der WEG ist allein der neue Eigentümer relevant: Der Käufer allein bekommt das Guthaben der Jahresabrechnung bzw. muss allein für die Nachzahlung aufkommen. Dies gilt sogar, wenn der Verkäufer noch das ganze Jahr in der Wohnung wohnte.

Dies widerspricht der gewöhnlichen Vorstellung einer Stichtagsabrechnung, zur anteiligen Aufteilung der Kosten auf Käufer und Verkäufer. Man geht ja davon aus, dass der Käufer für die Kosten vor dem Stichtag aufkommt und der Verkäufer danach.

Das stimmt schon, und natürlich betrifft die beschriebene Regelung nur die WEG, also das sogenannte Außenverhältnis, den Blickwinkel zwischen WEG und Eigentümer. Das hat ja nichts mit Käufer / Verkäufer zu tun. Im Innenverhältnis, also zwischen Verkäufer und Käufer, sind Sie meistens laut Notarvertrag verpflichtet, Erstattung / Nachzahlung intern miteinander zu verrechnen.

Das darf man aber nicht mit der WEG verwechseln, denn sonst produziert der Verwalter einen rechtswidrigen Beschluss. Für ihn kann das teuer werden.

Foto: Stephan Walochnik

Gelegentlich bekomme ich Mails wie diese:

„Hallo Hr. Walochnik, meine Wohnung […] wurde per 31.12.2016 verkauft.  Neuer Eigentümer ist: […]

Die Übergabe der Wohnung wird zum 31.05.2017 erfolgen. Ich kündige daher jetzt schon an, dass wir zu diesem Stichtag eine Zwischenabrechnung für die Wohnung benötigen.“

So eine Zwischenabrechnung gibt es nicht. Zumindest nicht, was die WEG betrifft.

Deswegen gibt es auch keine Zwischenabrechnung.

Zumindest keine offizielle WEG-Zwischenabrechnung, obwohl man das von Mietverträgen kennt. Und im Mietrecht ist es ja auch vorgeschrieben! Die WEG-Abrechnung heißt aber Jahresabrechnung. Also für ein ganzes Jahr. So hat sich das die Rechtsprechung gedacht. Eine interne Zwischenabrechnung kann man schnell selbst mit Excel erstellen, das geht ganz schnell mit einfachem Dreisatz.

Harmonisierung zum Mietrecht? Der Kostenverteilschlüssel für die Abrechnung

Die Reform des WoEigG gefällt mir richtig gut, zugegeben. Nachdem die Politik leider die Berufszulassungsregelung 2018 vor die Wand gefahren hatte, bin ich im positiven Sinne überrascht. Umso mehr habe ich mich über den geplanten Entwurf des neuen WoEigG gefreut, denn hier sehe ich viele Vorteile für die Wohnungseigentümer.

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Es gibt auch eine Änderung im Mietrecht, mit der die Umlageschlüssel harmonisiert werden. In §556a Abs. 3 BGB steht jetzt:

„Ist Wohnungseigentum vermietet und haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten […] nach dem für die Verteilung zwischen den Wohnungseigentümern jeweils geltenden Maßstab umzulegen. […]“

Wer meinen Blog verfolgt, der hat wahrscheinlich gelesen, dass ich mein Geld als WEG-Verwalter verdiene und ebenfalls Eigentumswohnungen besitze, weil ich die Investition in Eigentumswohnungen für eine ganz tolle Idee zur Altersvorsorge halte.

Skizze: Stephan Walochnik

Ein vermietender Wohnungseigentümer befindet sich in zwei Rechtssphären: Er ist zweiseitig gebunden. Gegenüber der WEG und dem Mietvertrag gelten völlig andere Regeln.

  • Gegenüber der WEG ist er Gesellschafter,
  • gegenüber dem Mieter ist er Vertragspartner.

Aus beiden Verhältnissen entstehen ganz andere Rechte und Pflichten, die teilweise miteinander kollidieren. Hierüber schreiben sich die Juristen die Finger wund, aber zumindest hat die geplante WEG-Reform ein paar Ideen, um das ein Bisschen zu harmonisieren.

So ist beispielsweise geplant, dass der Umlageschlüssel aus der WEG-Jahresabrechnung auch für den Mieter maßgeblich sein soll.

Foto: Stephan Walochnik

Und wo liegt das Problem?

Das Problem ist traurigerweise fast 70 Jahre nach Einführung des WoEigG immer noch nicht bei den Wohnungseigentümern angekommen. Daher nochmal: Bitte beachten Sie, dass Quadratmeter (Mietrecht) und Miteigentumsanteil (MEA, Wohnungseigentumsrecht) wirklich überhaupt nichts miteinander zu tun haben.

Mietrecht: Der Quadratmeter ist ein Flächenmaß und gilt im Mietrecht. Wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, dann werden die Kosten des gesamten Hauses auf die einzelnen Mieter zwangsläufig nach Quadratmeter umgelegt. Ist ja auch irgendwie fair, die Kosten nach Fläche aufzuteilen. Das Flächenmaß „Quadratmeter“ setzt die Flächen der Wohnungen (also des Sondereigentums) zueinander in Beziehung.

Im Wohnungseigentumsrecht ist das ganz anders. Wenn in der Teilungserklärung nichts anderes drin steht, werden die Kosten nach Miteigentumsanteil (MEA) aufgeteilt. Der MEA hat überhaupt nichts mit Quadratmetern zu tun. MEA bedeutet: Wie viel Prozent vom Grundstück / vom Gesamteigentum gehört dem einzelnen Wohnungseigentümer? Also kein Flächenmaß für die Innenseite der Wohnung, sondern ein Prozentmaß für das Eigentumsverhältnis an Gemeinschaftseigentum. Das ist etwas völlig anderes. Ja, in vielen Teilungserklärungen stimmen die prozentualen Verhältnisse von Quadratmeter und MEA überein, dann ist das auch kein Problem. Aber das muss halt nicht so sein.

Es gibt sogar Teilungserklärungen, in denen nicht mal steht, wie viele Quadratmeter die Eigentumswohnungen besitzen.

Zugegeben, das ist auch nicht besonders professionell vom Bauträger, außerdem könnte man im Bauaktenarchiv der Stadt nachgucken.

Foto: Stephan Walochnik.

Wann wird das zum Problem?

Es gibt viele Häuser, wo es wie folgt läuft: Stellen Sie sich mal ein Dreifamilienhaus vor. Die Wohnungen sind zwar unterschiedlich groß, aber jede Wohnung hat genau ein Drittel der Miteigentumsanteile.

Das bedeutet, dass der WEG-Verwalter die Kosten nach MEA auf die Wohnungen verteilen muss (also je 33,33% der Kosten). Und der vermietende Wohnungseigentümer muss jetzt für seinen Mieter eine Abrechnung erstellen. Die erkennt man schon am anderen Namen, sie heißt „Betriebskosten-Abrechnung“ und hat mit der WEG-Jahresabrechnung überhaupt nichts zu tun.

Wenn jetzt z.B. eine der drei Wohnung 80 von 200 Quadratmetern hat, dann muss er dem Mieter gegenüber die umlagefähigen Kosten nach 80/200stel umlegen, und nicht nach einem Drittel.

Hier ergeben sich Verschiebungen der Kostenlast. Im Extremfall kann es passieren, dass ein Mieter dem Vermieter viel mehr Kosten zu bezahlen hat, als der Vermieter überhaupt an die Eigentümergemeinschaft bezahlt hat. Das war bis 2020 geltendes Recht und erlaubte keine andere Möglichkeit.

Nun wird das Mietrecht dem WoEigG in diesem Punkt angepasst. In diesem Beispiel darf der Vermieter nun die 33,33% der Kosten (und nicht 80/200stel) an den Mieter genauso weitergeben, wie er sie selbst bezahlt.

Konnte die alte Regelung fair sein? Ich finde nicht.

Natürlich geht Fairness / Unfairness (wie vieles im Leben) in zwei Richtungen. Entweder der Vermieter oder der Mieter zahlt drauf. Beides ist nicht fair.

Stellen Sie sich nur mal vor, dass der Vermieter an die WEG 500 EUR im Jahr an Nebenkosten bezahlen muss. Und genau die gleichen Kostenpositionen gibt er jetzt an seinen Mieter weiter, der aber 700 EUR bezahlen muss. Oder andersrum. Das war doch unfair und das hat das neue Gesetz abgeschafft, klasse!

Lustigerweise habe ich gelesen, dass eine „soziale“ Partei im Mai im Bundestag gesagt hat, dass der Mieter jetzt weniger geschützt wird. Habe ich was missverstanden? Wenn jetzt hier eine Harmonisierung erfolgen soll, dann gilt doch genau der gleiche Kostenmaßstab für Mieter und Vermieter. Das ist doch ein Fortschritt in Richtung Fairness, das ist doch besser für alle Parteien, weil weder Mieter noch Vermieter sich von jetzt an die Taschen vollmachen können.

Weil viele private Kleinvermieter in Deutschland (so auch ich) sich ein gutes Verhältnis zum Mieter wünschen, fühle ich mich damit auch subjektiv viel wohler, wenn ich dem Mieter jetzt die Kosten so weitergeben kann, wie sie tatsächlich gewesen sind, und weder mehr noch weniger, nicht nach einem gekünstelte Maßstab. Gute Idee!

Die WEG-Jahresabrechnung hat mit dem Mieter nichts zu tun!

Manche Wohnungseigentümer sind ganz erstaunt, dass sie z.B. gegenüber der WEG eine Nachzahlung leisten müssen, während sie gleichzeitig ihren Mietern ein Guthaben ausbezahlen müssen. Da wundern sich die Eigentümer und vermuten, dass im Rechenwerk irgendwas falsch sein muss.

Aber in den meisten Fällen ist es völlig richtig, denn die Abrechnung gegenüber dem Mieter hat überhaupt nichts mit der Hausgeldabrechnung zu tun.

Die Jahresabrechnung einer WEG besteht (je nach Darstellungsart) aus drei Blöcken:

  1. Umlagefähige Kosten (z.B. Wasser, Heizkosten, Versicherungsprämien, Grundsteuer…)
  2. Nicht umlagefähige Kosten (z.B. Kontoführungsgebühren, Verwalter…)
  3. Rücklage (Beitragspflicht, Entnahme für Reparaturen…)

Selbst wenn die Kostenverteilschlüssel von Mietvertrag und Teilungserklärung übereinstimmen, kann nur der erste Block auf den Mieter umgelegt werden (umlagefähige Kosten incl. Heizkosten und Grundsteuer).

Skizze: Stephan Walochnik

Wenn Sie eine Nachzahlung an die Eigentümergemeinschaft leisten müssen, dann liegt das vereinfacht gesagt am Verhältnis zwischen den tatsächlichen, auf Ihre Wohneinheit entfallenen Kosten Ihren Vorauszahlungen, die Sie an die WEG geleistet haben.

Ihren Mietern gegenüber haben Sie ein ganz anderes Rechtsverhältnis. Hier sind Sie nicht Gesellschafter, wie in der WEG, sondern Vertragspartner. Die Erstattung / Nachzahlung gegenüber Ihrem Mieter liegt am Verhältnis der tatsächlichen, UMLAGEFÄHIGEN Kosten und seiner Betriebskostenvorauszahlung.

Wie viel er im Monat vorausbezahlt hat, sehen viele Vermieter nicht so deutlich. Warum? Der Mieter überweist einen einheitlichen Betrag, der aus Miete UND Vorauszahlung besteht.

Vielleicht ist seine monatliche Nebenkostenvorauszahlung (im Vergleich zur Kaltmiete) sehr hoch? Dann bekommt er tendenziell viel zurückerstattet. Vielleicht bekommen Sie im Monat zwar 700 EUR, aber davon sind z.B. nur 400 EUR Miete und 300 EUR Nebenkostenvorauszahlung. Dann wäre ja klar, dass er bei einer eher hohen Vorauszahlung schnell ein Guthaben herausbekommt. Aber diese Zahlen hat man als Vermieter ja meistens nicht so alltäglich vor Augen. Und weil Sie sowieso nur die umlagefähigen Kosten (und nicht sämtliche Kosten) an den Mieter weitergeben können, kommt die Überraschung manchmal nur einmal im Jahr. Einfach weil Sie das ganze Jahr über nicht gesehen haben, wie viel der Mieter vorausbezahlt, und wie wenig Sie im Vergleich dazu an die Eigentümergemeinschaft vorauszahlen.

Transparenzgebot! Oder: Wem gehört das Geld?

Bislang wird „Datenschutz“ oftmals als Ausrede benutzt, um berechtigte Informationsbedürfnisse abzuwehren. Auch manche WEG-Verwalter verstecken sich hinter diesem Vorwand, obwohl ihnen klar sein müsste, dass Wohnungseigentümer Mitglieder derselben Vermögensgemeinschaft sind.

Achtung! Hier geht es um meine persönliche Meinung zum neuen WoEigG. Wie auch in den anderen Artikeln hier noch ein wichtiger Hinweis zum Haftungsausschluss! Ich bin Webseitenbetreiber (und WEG-Verwalter), aber kein Rechtsanwalt. Das hier ist keine Rechtsberatung und meine Äußerungen würdigen nicht die Aspekte Ihres Einzelfalls. Tätigen Sie auf Basis meiner Aussagen keine Dispositionen. Suchen Sie sich im Zweifelsfall stets einen guten Fachanwalt: Ein guter Rechtsanwalt ist wie ein Kompass. Er bricht keinen Streit vom Zaun, sondern berät Sie und gibt Ihnen Orientierung.

Nun wird in §18 Abs. 4 des neuen WoEigG klargestellt:

„Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“

Eigentlich logisch, dass jedem Eigentümer ein unbeschränktes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen zusteht, denn er ist „Aktionär“ der WEG:

Wem gehört das Geld? Ist es das Vermögen des Verwalters? Oder gehört es vielleicht den Wohnungseigentümern?

Eine provokante Frage, die manchen Leuten nicht ganz klar zu sein scheint. Die Wohnungseigentümer sind doch keine Mieter. Und als Verwalter bin ich Treuhänder von fremdem Vermögen. Ich hantiere mit Geld, das nicht mir gehört. Es gehört den Wohnungseigentümern. Punkt.

Warum kann er das von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer verlangen? Weil der WEG-Verwalter immer als gesetzlicher Vertreter der Gemeinschaft handelt. Er ist dann das ausführende Organ, wenn einer der Eigentümer etwas von der WEG verlangt. Ganz einfach.

Noch deutlicher formuliert: Als Verwalter bin ich verantwortlich für zwei Sorten von Vermögen:

  • Erstens: Das Immobilienvermögen. Das Gemeinschaftseigentum gehört ja den Eigentümern zusammen. Jedem gehört eine „Aktie“, ein ideeller Bruchteil. Niemand kann sagen, welcher Teil des Gebäudes ihm gehört. Meine Aufgabe als Verwalter ist es, für eine ordnungsgemäße Instandhaltung zu sorgen. Wenn die Bausubstanz bröckelt, dann bröckelt auch ihre / Ihre Vermietbarkeit – und das will niemand. Also ist der Verwalter verantwortlich, das Gemeinschaftseigentum in einem vernünftigen Zustand zu erhalten. (Selbstverständlich sind Formalien erforderlich, insb. Beschlussfassung. Soll bedeuten: Es gibt ja WEGs, die eine Instandsetzung per Mehrheitsbeschluss ablehnen. Das ist in Ordnung, solange keine Verkehrssicherungspflicht verletzt wird. Davon abgesehen muss der Verwalter die Entscheidung von erwachsenen Kunden tolerieren.)
  • Zweitens: Mit Blick auf die vielen amateurhaften Verwalter noch viel gefährlicher: Als Verwalter hat man die alleinige und nicht beschränkbare Vollmacht über die Bankkonten der WEG. Per Gesetz darf niemand anders eine Vollmacht bekommen (auch nicht der Beirat). Das wäre illegal.

Deswegen muss ein Verwalter vertrauenswürdig und zuverlässig sein.

Foto: Stephan Walochnik.

Ist es nicht verständlich? Ist es nicht verständlich, dass manche Wohnungseigentümer Transparenz haben wollen? Wieso sollte man ihnen Einblick in die Verwaltungsunterlagen verwehren?

Als Verwalter hantiert man mit großen Geldvermögen, hat alleinigen Zugriff auf alle Girokonten. Die Wohnungseigentümer zahlen ihre monatlichen Hausgeldraten und der Verwalter überweist von hier aus Rechnungen. Das alles macht er als Treuhänder, denn kein Pfennig davon gehört dem Verwalter. Auf einem gewöhnlichen WEG-Konto kann sich durchaus mal ein größerer Geldbetrag befinden.

Ein korrupter Verwalter könnte das Geld entnehmen und abhauen. Die Konten werden allenfalls einmal im Jahr vom Beirat kontrolliert. Wer als Verwalter Gelder verschwinden lässt, der würde erst sehr zeitverzögert bemerkt. Der Verwalter kann eine Wohnung versteigern lassen, wenn jemand sein Hausgeld nicht bezahlt. Der Verwalter kann alleine mit dem WEG-Konto hantieren und in der Regel völlig unbehelligt arbeiten, und niemand fragt.

Wo ist das Problem mit dem Transparenzgebot, wenn man nichts zu verbergen hat??

Ich war immer der Meinung, dass dieses Transparenzgebot bereits gilt.

Zumindest war es allerhöchste Zeit, dass es gesetzlich verankert wird. Vielleicht ist es auch nur als Klarstellung gedacht, weil derzeit viele Dienstleister glauben, mit der „DSGVO“ eine tolle Ausrede gefunden zu haben, um Kunden mit ihren Auskunftsersuchen wieder nach Hause zu schicken.

Wenn der Verwalter das alles darf und unbeschränkbaren Zugriff auf die Konten der WEG hat (denn ansonsten wäre das „Schiff“ ja kaum zu steuern), dann ist es doch nur konsequent, dass die Eigentümer den Verwalter auch kontrollieren können. Und nicht nur der Beirat , der oftmals nur seine Eigeninteressen verfolgt, sondern jeder Wohnungseigentümer! Denn: Wem gehört das Geld?

Foto: Stephan Walochnik

Unterschiede zwischen Jahresabrechnung der WEG und Betriebskosten-Abrechnung für den Mieter

In Kurzform:

  • WEG- und Mietrecht sind an vielen Stellen inkompatibel.
  • Die Abrechnung der WEG heißt „Jahresabrechnung“, im Mietrecht „Betriebskostenabrechnung“ („BK“).
  • Welche Kosten der Eigentümer an den Mieter weitergeben kann, ist gesetzlich begrenzt und hängt außerdem vom Mietvertrag ab.
  • Die Jahresabrechnung geht über die „BK“ hinaus, weil die Eigentümer immer für alle Kosten der Immobilie aufkommen müssen (…und Mieter nicht…).
  • Der vermietende Wohnungseigentümer kann die WEG-Jahresabrechnung nicht einfach an den Mieter weitergeben.
  • Ggf. andere Umlageschlüssel in BK und Jahresabrechnung.
  • Es gibt keinen Standard. Wichtig ist, was im Mietvertrag steht. Bevor Sie eine falsche Betriebskosten-Abrechnung erstellen, lesen Sie den Mietvertrag und fragen Sie Ihren (qualifizierten Fach-) Anwalt.

WEG- und Mietrecht sind an vielen Stellen inkompatibel.

Kaum stehen Sie als neuer Wohnungseigentümer im Grundbuch, bekommen Sie von der Hausverwaltung die Zahlungsaufforderung, einen Dauerauftrag auf das WEG-Konto einzurichten. Die Stadtverwaltung schickt Ihnen ein SEPA-Mandat für die Grundsteuer zu. Aber die wird direkt von Ihrem eigenen Konto abgebucht. Komisch.

Sie haben Ihre Wohnung schon vermietet. Der Mieter mag die Wohnung und hat auch bereits einen Dauerauftrag für Miete und Nebenkosten eingerichtet. Die Vorauszahlung hat der Makler schnell ausgerechnet. Bestimmt in Ordnung, der Makler beherrscht sein Handwerk schließlich, oder?

Wenn nicht, dann merken Sie es spätestens nach einem Jahr, wenn Sie die Abrechnung für Ihren Mieter erstellen. Wenn der Mieter nachzahlen muss, weil die Vorauszahlungen zu niedrig waren, gibt’s Palaver.

Zwischen „Eigentümerkosten“ und „Mieterkosten“ gibt es viele Unterschiede. Vieles ist im WEG- und Mietrecht völlig anders geregelt. Das Mietrecht ist an vielen Stellen auf Gebäude im Alleinbesitz ausgelegt. Das WEG-Recht hofft auf demokratisch funktionierende Eigentümergemeinschaften, deren Miteigentümer sich natürlich immer selbstverantwortlich organisieren können.

Foto: Stephan Walochnik.

Und was die Abrechnungen angeht: Formalitäten, Darstellungsformen, Inhalt und Fristen sind natürlich anders. Es gibt Parallelen, aber auch Unterschiede. Ich möchte Ihnen helfen, die Unterschiede etwas genauer zu verstehen:

Die Abrechnung der WEG heißt „Jahresabrechnung“, im Mietrecht „Betriebskostenabrechnung“ („BK“).

Beginnen wir mit den Parallelen. Sowohl Eigentümer als auch Mieter überweisen monatlich einen Geldbetrag auf ein Konto. Irgendwann gibt es dann eine Abrechnung. Aber schon die Namen sind anders:

Der Dauerauftrag der Eigentümer heißt „Hausgeld“, der Dauerauftrag der Mieter heißt „Betriebskosten (-vorauszahlung)“.

Nicht verwechseln: Während die WEG-Abrechnung vom Gesetzgeber „Jahresabrechnung“ genannt wird, heißt die „Mieterabrechnung“ einfach „Betriebskostenabrechnung“.

Welche Kosten der Eigentümer an den Mieter weitergeben kann, ist gesetzlich begrenzt und hängt außerdem vom Mietvertrag ab.

Nun zu den Unterschieden: Der Mieter muss nicht so viel bezahlen wie der Eigentümer. Der Vermieter darf nur solche Nebenkosten an den Mieter weitergeben, die in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genannt sind.

Diese, durch laufenden Gebrauch entstehenden Kosten bilden die Obergrenze der auf den Mieter umlagefähigen Nebenkosten.

Außerdem muss im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart sein, OB und WELCHE Betriebskosten an den Mieter weitergegeben werden können. Je nach Mietvertrag / Einzelfall sind es oft folgende Kosten:

  • Allgemeinstrom,
  • Frisch- und Abwasser,
  • Gebäude- und Haftpflichtversicherungsprämien,
  • Grundsteuer,
  • Kosten von Hausmeister, Gartenpflege und Treppenhausreinigung,
  • Heiz- und Warmwasserkosten
  • (incl. Kostenerfassung, Legionellenprobe, Schornsteinfeger und Wartung),
  • Müllabfuhr,
  • Niederschlagswasser,
  • Schädlingsbekämpfung,
  • Straßenreinigung,
  • verschiedene Wartungs- und Kontrollkosten (z.B. Dachkontrolle und Rinnenreinigung) und
  • umstritten sind gemietete Rauchmelder und gemietete Kaltwasserzähler,
  • Winterdienst.

Ihr Mieter zahlt also (nur) die laufenden Betriebskosten, aber eben keine Reparaturen, Bankgebühren, Verwaltungskosten, etc.

Übrigens: Auch die Grundsteuer gehört zu den umlagefähigen Kosten, wird aber von der Stadt von den privaten Konten der Eigentümer eingezogen (individuelle Steuerschuld). Sie ist kein Bestandteil der Jahresabrechnung, gehört aber auch zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Die Jahresabrechnung geht über die „BK“ hinaus, weil die Eigentümer immer für alle Kosten der Immobilie aufkommen müssen (…und Mieter nicht…).

Für die WEG-Mitglieder gibt es keine Beschränkung auf bestimmte Kostenarten. Sie müssen für alle Kosten aufkommen, die aufgrund der Immobilie anfallen. Schließlich gibt es keine übergeordnete Instanz wie einen Vermieter, der ansonsten für die Kosten aufkommen könnte. Jeder zahlt seinen Anteil, unabhängig von der BetrKV oder sonstiger Vorschriften.

Das Hausgeld (der Wohnungseigentümer) umfasst über die Betriebskosten hinaus u.a.

  • Verwaltungskosten und
  • Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung sowie die
  • Beitragspflicht zur Instandhaltungsrücklage.

Damit die WEG-Abrechnung übersichtlicher wird, unterteilen manche Verwalter die Kosten in „Blöcke“, zum Beispiel:

  • Umlagefähige Kosten, außer Heizkosten.
  • Umlagefähige Kosten, Heizkosten.
  • Nicht umlagefähige Kosten, außer Rücklage.
  • Nicht umlagefähige Kosten, Beitragspflicht zur Rücklage.
  • Nicht umlagefähige Kosten, Reparaturen zulasten der Rücklage.

Das ist dann eine Hilfestellung für vermietende Eigentümer (mehr auch nicht), denn der Unterschied umlagefähig / nicht umlagefähig ist für die WEG „egal“.

Der vermietende Wohnungseigentümer kann die WEG-Jahresabrechnung nicht einfach an den Mieter weitergeben. Er muss sich die Mühe einer eigenen Abrechnung machen.

In der Grafik sehen Sie den Unterschied.

Manche Kosten sind als Betriebskosten auf den Mieter umlagefähig und andere müssen immer vom Eigentümer bezahlt werden (links). Fast alle Kosten werden vom Konto der WEG bezahlt (rechts). Und dort sind eine Menge nicht umlagefähige Kosten dabei.

Ggf. andere Umlageschlüssel in BK und Jahresabrechnung => weitere Abweichungen.

(Siehe dazu Beitrag Eine Ausnahme kommt selten allein – Andere Umlageschlüssel in Betriebskosten- und Jahresabrechnung.)

Wofür brauchen Sie die WEG-Jahresabrechnung? Wenn Sie die Abrechnung für Ihren Mieter erstellen, finden Sie dort zumindest die Gesamtkosten, also „Frischwasser – 2.500 EUR / Versicherungsprämien – 1.500 EUR“, usw.

Wie Sie sie umrechnen müssen, steht da nicht.

Die sogenannten „Umlageschlüssel“ stehen im Mietvertrag. Zwar hat auch die WEG-Jahresabrechnung Umlageschlüssel, aber die gelten gegenüber dem Mieter nicht. Der hat ja nicht die Teilungserklärung im Grundbuch, sondern den Mietvertrag unterschrieben.

In Mietverträgen verwendet man zur Umrechnung der Gesamtkosten auf die Wohnung oft die Quadratmeter. Was heißt „oft“ … Quadratmeter sind der gesetzliche Standardfall. Soll heißen: Alle Kosten, zu denen im Mietvertrag nichts steht, kein Umlageschlüssel vereinbart wurde, werden nach Quadratmeter abgerechnet. (Wie gesagt – natürlich nur, wenn die Umlage dieser Kosten überhaupt im Mietvertrag vereinbart wurde.)

Jedenfalls gibt es für Ihre Betriebskosten-Abrechnung keine Standard-Schablone. Wichtig ist, was im Mietvertrag steht.

Bevor Sie eine falsche Betriebskosten-Abrechnung erstellen, lesen Sie die individuellen Regeln des Mietvertrags und fragen Sie Ihren (qualifizierten Fach-) Anwalt.

Und danach können Sie sich meistens mit einem einfachen Excel-Arbeitsblatt helfen, das Sie jedes Jahr wiederverwenden können.

Rücklage: Das Vereinssparschwein der WEG

Foto: Stephan Walochnik.

Als Wohnungseigentümer müssen Sie neben Betriebskosten auch Ihren Anteil an der Rücklage bezahlen.

Die Rücklage ist das Vereinssparschwein der WEG.

Sie dient dem vorsorglichen Sparen für zukünftige Reparaturen, die man heute noch nicht kennt. Selbst die beste WEG bekäme Zahlungsprobleme, wenn sie sich erst bei Fälligkeit ums Geld kümmert.

Jeder Eigenheimbesitzer weiß, dass Reparaturen unregelmäßig auftreten und meistens dann kommen, wenn man sie nicht gebrauchen kann. Und jeder Eigenheimbesitzer weiß auch, dass Heizung, Waschmaschine und Backofen gleichzeitig kaputtgehen. (Zurück in die Steinzeit?) Jedenfalls ist da wieder unser beliebtestes Beispiel „Totalausfall der Heizungsanlage“. Aber der Eigenheimbesitzer wohnt allein im eigenen Haus, seine Heizung versorgt keinen Nachbarn. Mietminderung ausgeschlossen.

In der WEG geht das nicht. Es gibt keinen Alleineigentümer – der Verwalter ist verantwortlich für Reparaturen des Gemeinschaftseigentums. Gäbe es keine Rücklage, könnte er das nötige Geld nicht auftreiben – zumindest nicht kurzfristig. Selbst wenn der Verwalter mit dem Klingelbeutel durchs Treppenhaus geht – es wäre schon ein kleines Wunder, wenn 100% aller Eigentümer praktisch über Nacht ihren Anteil an einer neuen Heizung aus dem Ärmel schütteln könnten – von Formalitäten und Beschlussfassung ganz abgesehen. Der Verwalter müsste mittel- und hilflos zusehen, wie verschiedene Eigentümer mit Mietminderungen und Hotelkosten der Mieter konfrontiert werden.

Und es bleibt ja nicht bei einer Maßnahme. Im Leben einer Immobilie gibt es immer wieder Instandhaltungsbedarf. Schließlich würde das Gemeinschaftseigentum mit der Zeit verwahrlosen, weil immer wieder jemand Probleme hätte, kurzfristig das nötige Kleingeld aufzubringen. Die Bausubstanz beginnt zu bröckeln – und mit ihr die Vermietbarkeit.

Deswegen wird fleißig in die Rücklage gespart. Es ist einfach beruhigend, dass der Verwalter notfalls einen Rücklagentopf hat, auf den er zurückgreifen kann. Ohnehin darf er das Geld nur verwenden, wenn es hierfür einen Beschluss gibt. Aber im Notfall können so auch größere Maßnahmen schnell finanziert werden, ohne einzelne Eigentümer finanziell zu überfordern.

Über die „richtige“ Höhe der Rücklage streiten sich die Geister! Dazu näheres in diesem Beitrag 🙂

Separater Dauerauftrag?

Die Beitragspflicht zur Rücklage ist im monatlichen Hausgeld enthalten. Die Zahlungspflicht entsteht durch Beschluss über den Wirtschaftsplan (=Jahressumme). Beispiel eines Wirtschaftsplans mit Rücklagenbeitrag:

Kosten-
art
Gesamt-kostenUmlage-schlüsselEinheiten gesamtIhre
Einheiten
Ihre Kosten
Wasser2.000Personen102400,00
Regen-
wasser
450MEA100011551,75
Straßen-
reinigung
200MEA100011523,00
Müll-
abfuhr
600MEA100011569,00
Haus-
meister
6.000MEA1000115690,00
Versiche-
rung
1.200MEA1000115138,00
Heizung4.500Heizk.4500900900,00
Beitrag Rücklage 2.600MEA1000115299,00
Summe gesamt: 17.550Ihre Summe:2.570,75
durch 12 Monate:214,23

Der Wirtschaftsplan führt zu einem Gesamtbetrag. Der Gesetzgeber differenziert nicht zwischen „Rücklage und Rest“. Trotzdem haben viele Eigentümer das Bedürfnis, den Rücklagenanteil zu berechnen, schließlich wird dieser Teil ja nicht ausgegeben, sondern gespart. Im Beispiel muss der Eigentümer monatlich 214 EUR an die WEG überweisen. Darin enthalten ist ein monatlicher Rücklagenbeitrag von 24,92 EUR.

Übrigens ist schon die Umrechnung auf einen Monat nicht ganz korrekt. Es handelt sich um einen jährlichen Finanzierungsbeitrag. Fälligkeit entsteht durch Abruf durch den Verwalter. Aber man ist monatliche Abschläge irgendwie gewohnt, daher wird es in der Praxis oft so gehandhabt.

Und in der Abrechnung?

Anders als die übrigen Nebenkosten verlässt der Rücklagenbeitrag das Konto der WEG (erstmal) nicht. Umbuchungen vom / ans Sparbuch ändern daran nichts: Das Geld befindet sich weiterhin im Vermögen der WEG. Sie besitzen das Geld noch, das Sie ins Sparschwein namens „Rücklage“ stecken. Es ist erst „weg“, wenn damit Reparaturmaßnahmen bezahlt werden.

Trotzdem muss der Beitrag schon im Abrechnungsjahr irgendwie als Ausgabe aufgeführt werden. Sonst wäre es ein ewiger Kreislauf: Wenn das Geld, das ins Sparschwein reingeht, den Eigentümern nicht in Rechnung gestellt würde, bekämen sie den Betrag mit der Jahresabrechnung zurück. Die Rücklage bliebe leer. Also hat die Rechtsprechung entschieden, dass die Rücklage nicht durch Überweisung ans Sparbuch entsteht, sondern durch Buchungsvorgang im Computer der Hausverwaltung. Die Hin- und Herbucherei muss rechnerisch in der Jahresabrechnung die gleiche Wirkung haben wie echte Ausgaben. Natürlich muss der Betrag durch Guthaben auf Sparbuch oder Girokonto der WEG gedeckt sein, sonst geht die Rechnung nicht auf.

Merke: Nicht das Vorhandensein irgendeines Sparbuchs entscheidet über die Höhe der Rücklage, sondern nur der buchungstechnische Vorgang.