StephanWalochnik - Die Eigentumswohnung

Was ist die Lebensdauer einer Eigentumswohnung?

Jetzt stehen Sie vor einer der wichtigsten Investitionen Ihres Lebens, dem Kauf Ihrer Eigentumswohnung, zu dem ich Sie nur allzu herzlich beglückwünschen kann. Nach mühevoller Vorselektion und Verhandlungen mit dem Verkäufer steht der Notartermin und Sie sind gerade dabei, mit der Bank einen langfristigen Kreditvertrag zu unterschreiben. Damit binden Sie sehr viel Kapital, was von Ihnen bzw. Ihren Mieter im Laufe der nächsten Jahrzehnte zurückbezahlt wird. Auch die Zinsbindung ist nicht ohne: Oft vereinbart man in Deutschland eine 10-jährige Zinsbindung.

Da stellt sich doch die Frage, wie lange so eine Eigentumswohnung eigentlich hält.

Auf jeder Milchpackung finden Sie ein Mindesthaltbarkeitsdatum, wieso steht das eigentlich nicht auch auf Ihrer Eigentumswohnung?

Weil es nicht so einfach ist. Die Milch „kippt um“ und am nächsten Tag ist sie sauer oder grün. Das sieht man sofort. Und die Milch ist im Gegensatz zu Ihrer Eigentumswohnung homogen. Bei der Eigentumswohnung ist es gar nicht so einfach. Auch, weil sie aus mehreren Bauteilen besteht. Denn Ihre Wohnung ist nicht heute noch benutzbar und stürzt morgen ein. Im Gegenteil. Es ist ein schleichender Prozess. Deswegen ist der Verfall von Immobilien und Eigentumswohnungen ein sehr langfristiger Prozess – man kann ihn (zu Ihrem Vorteil!) schon viele Jahre im Voraus erkennen – und mit entsprechenden Maßnahmen entgegenwirken.

Schauen wir einmal in die Literatur. Thomas Herr spricht z.B. von einer achtzigjährigen Nutzungsdauer, während die steuerrechtlichen Abschreibungstabellen bei Wohngebäuden von 50 Jahren ausgehen.

Man spricht häufig vom Ende der wirtschaftlichen Nutzbarkeit. Wenn das Gebäude abgenutzt ist und nicht mehr verkauft werden kann, ist ein Abriss erforderlich, der weitere Kosten nach sich zieht. Sicherlich gibt es diesen Fall. Andererseits sollte man an Altbauwohnungen denken, wie sie u.a. in Budapest oder Wien zu finden sind. Bei entsprechender Pflege, Wartung und Instandhaltung kann eine Immobilie durchaus mehrere 100 Jahre bestehen, sagt Björn Kurzrock. Zusätzlich gilt es zu bedenken, dass die Abrissentscheidung nicht von einem allein, sondern von der gesamten WEG zu treffen ist. Und die werden sich wohl kaum darauf einigen.

Deswegen wage ich zu behaupten, dass die Lebensdauer einer Eigentumswohnung weit über 100 Jahre hinaus gehen kann. Auch Nico Rottke, Julian Eibel und Sebastian Krautz gehen davon aus, dass die technische Lebensdauer von Gebäuden jenseits von 100 Jahren liegen kann, sofern hier fortlaufend investiert wird.

Schließlich kippt nicht das ganze Gebäude um, vielmehr werden einzelne Bauteile im Laufe der Zeit schadhaft. Die häufigsten Beispiele sind Dach und Heizung. Das Dach kann man gut von außen sehen, und die Heizung kündigt sich rechtzeitig an, wenn sie ihrem Lebensende nahe ist – beispielsweise durch häufigere Ausfälle oder Wasserverlust. Es bleibt fast immer Zeit zu handeln.

Das bedeutet also, dass nie das ganze Gebäude einsturzgefährdet ist, sondern sich immer weit im Voraus einzelne Bauteile zeigen, die bald ersetzt werden müssen. Und dann muss man dort halt investieren – und sollte es auch, damit es keinen Mietausfall gibt. Nur wenn man blöd genug ist, erst das Dach verfaulen zu lassen, anschließen die Heizung ausfallen zu lassen und am Ende auch noch die Fenster. Es ist ja klar, dass ein Gebäude, wo nie irgendetwas reingesteckt wird, im Laufe der Zeit vor sich hin verrottet und zu nichts mehr zu gebrauchen ist. Aber die Erkenntnis ist nicht neu – vergleichen wir es mal mit Ihren Zähnen. Wenn Sie nie zum Zahnarzt gehen würden, die ständigen Zahnschmerzen ignorieren würden, dann würde es ja auch niemanden wundern, wenn Sie anschließend ein künstliches Gebiss brauchen. Aber niemand würde sagen, dass das der Normalfall ist. Das bedeutet aber auch bei Immobilien, dass man jahrelang wegsehen muss, bevor das Gebäude verrottet – und dann ist man auch selber schuld.

Aber man soll sich ja niemals abwärts orientieren, schauen wir doch lieber mal nach Budapest oder Wien, wo man solche Altbauwohnungen findet, die mehrere hundert Jahre alt sind. In der innerstädtischen Pfarrkirche in Budapest wurde 1046 bereits Bischof Gellért bestattet – und das Gebäude steht noch heute. Im Burgviertel findet man Wohngebäude aus dem 18ten Jahrhundert. Das Fuhrmannshaus in Wien ist über dreihundert Jahre alt, sieht schick aus und ist immer noch in Betrieb. Auch ein Blick nach New York zeigt z.B. die Saint Pauls Chapel (Ecke Broadway und Fulton Street), die 1764 gebaut wurde und damit das älteste durchgehend benutzte Gebäude in New York ist. Man muss nur ein bisschen im Internet suchen, um New Yorker Wohngebäude zu finden, die auch aus dem 18 Jahrhundert stammen und immer noch sowohl in Benutzung als auch in gutem Zustand sind.

Meiner Meinung nach sollten Sie sich keine Gedanken machen, dass Ihre Eigentumswohnung nach 100 Jahren das Ende ihrer Lebensdauer erreicht hätte. Es kommt natürlich auf den Einzelfall an. Das einzige, was Sie zu tun haben, ist als Eigentümergemeinschaft nicht wegsehen, sondern zupacken und handeln, sobald sich irgendwo Instandhaltungsbedarf zeigt.

Dann wird Ihre Eigentumswohnung vermutlich sogar Ihre Kinder überleben.

Ein sehr altes Wohngebäude in Budapest, Ungarn. Foto: Stephan Walochnik

Meine kostenlose Doktorarbeit ist online („Bewertung von Eigentumswohnungen“)

Liebe Kunden, liebe Leser, liebe Freunde,

diesen Artikel hätte ich schon viel früher schreiben sollen. Nämlich vor ziemlich genau einem Jahr. Habe ich aber nicht. Ich habe einfach mal Urlaub gemacht und bin ein Jahr lang etwas kürzer getreten. Trotzdem hat es meine Doktorarbeit bis heute (05.07.2021) schon auf 16.000 Downloads geschafft. Sie können mein Werk („Bewertung von Eigentumswohnungen“) hier kostenlos herunterladen:

https://link.springer.com/book/10.1007%2F978-3-658-30840-7

(oder einfach Google-Suche nach „Stephan Walochnik Bewertung von Eigentumswohnungen“)

Dieses Format heißt „Open Access-Dissertation“ und bedeutet, dass jeder das Werk im Netz frei herunterladen kann. Ach ja – Sie müssen und sollten dieses Buch nicht kaufen, um mich zu unterstützen. Das bringt mir nichts, denn an Dissertationsveröffentlichungen verdient der Autor nichts. In meinem Fall („Open Access-Dissertation“) verdiene ich an den Verkäufen vom physischen Buch wirklich – ernsthaft – keinen Pfennig. Sie können es natürlich trotzdem kaufen, unterstützen damit aber nur den Verlag – und nicht mich. Eine kostenlose Veröffentlichung kostet sowieso nur geringfügig mehr als eine normale Dissertationsveröffentlichung, erhöht aber meine Reichweite und trägt meinem Transparenzgedanken rechnung. Womit dann auch alle potentiellen Plagiatsvorwürfe sofort vom Tisch wären, weil einfach jeder Mensch auf der Welt das Buch herunterladen und prüfen könnte.

Worum geht es in dem Buch?

Bei der Investition in eine Eigentumswohnung muss man seine Preisobergrenze kennen, um nicht zu viel zu bezahlen – was man ja ganz bewusst trotzdem machen kann, denn eine Wohnung kann ja auch einen ideellen Wert besitzen (in wissenschaftlicher Sprache heißt die Preisobergrenze dann „Grenzpreis“, „Entscheidungswert“ oder meinetwegen auch „Schmerzgrenze“). Es beginnt mit den Rahmenbedingungen: Zuerst müssen Sie das Bewertungsobjekt (die Eigentumswohnung) und dessen rechtliche Bestimmungen kennen. Wie lauten eigentlich die gesetzlichen Regelungen für Wohnungseigentum und wo finde ich sie? Was darf ich alleine entscheiden und wo haben die Nachbarn ein Mitspracherecht? Das alles finden Sie in Kapitel 2 meiner Doktorarbeit. Anschließend geht es darum, seinen Gewinn (oder Verlust) zu berechnen. Aber wie? Ich zeige Ihnen im Detail, aus welchen Quellen Ihnen als Vermieter Geld zu- oder abfließt und wie Sie das prognostizieren können. Für eine wissenschaftliche Arbeit ist mir das wirklich ziemlich realitätsnah gelungen. Diese zukünftigen Überschüsse werden dann mit einem mathematischen Modell auf den heutigen Zeitpunkt verdichtet (bzw. abgezinst, also Bewertung im engeren Sinne). Das ist aber ganz einfach. Am Schluss erweitere ich das alles noch um Steuern. Richtig gehört, wer Geld verdient, muss auch (Einkommen-) Steuern bezahlen. Keine neue Erkenntnis. Man kann die Steuern ja nicht einfach weglassen und sich reich rechnen. Also geht es am Schluss noch darum, wann Sie welche Steuern zahlen müssen, wenn Sie Ihre Wohnung vermieten. Wenn Sie trotzdem noch finden, dass das alles ziemlich wissenschaftlich und verklausuliert geschrieben ist, dann habe ich gute Nachrichten für Sie:

Mein zweites Buch ist auch schon in Vorbereitung.

Ganz ohne Uni und Doktortitel, für „normale Menschen“ wie Sie und mich geschrieben, geht es um genau dieses Thema: Investition in Eigentumswohnungen. Wie geht das, worauf müssen Sie achten, wie können Sie Ihr Risiko minimieren, können Sie bestimmte Objekte schon bei der Vorselektion aussortieren – und wie können Sie Ihren Gewinn prognostizieren?

Ende oder Zwischenstation einer Reise?

Nach Veröffentlichung und Disputationsvortrag wurde mir schließlich von der FernUniversität in Hagen am 14.05.2020 der Doktortitel verliehen. Der Weg dahin war ziemlich anstrengend und nach „drei Jahren ohne Freunde und Tageslicht“ habe ich erstmal ein „Sabbatjahr“ eingelegt – und von Mai 2020 bis Mai 2021 meine Aktivitäten ziemlich zurückgefahren, um mich ein Bisschen zu erholen. Und so schließt sich der Kreis: Heute schreibe ich diesen Artikel erst, den ich eigentlich – mal eben schnell – im Mai 2020 schon hätte schreiben können.

Wie geht es weiter?

Ich arbeite jedenfalls gerade an meinem nächsten Buch (siehe oben), werde einen Podcast rausbringen und ab 2022 Seminare veranstalten, in denen Sie lernen können, erfolgreich in Eigentumswohnungen zu investieren, und auf denen ich Ihnen „die Geheimnisse des Wohnungseigentumsrechts“ näherbringe, wenn Sie das möchten. Ich verspreche Ihnen: Es bleibt spannend und ich werde Sie auf dem Laufenden halten.

Wenn Sie möchten, können Sie bis dahin meine Dissertation unter diesem Link kostenlos als pdf-Datei herunterladen:

https://link.springer.com/book/10.1007%2F978-3-658-30840-7

(oder einfach Google-Suche nach „Stephan Walochnik Bewertung von Eigentumswohnungen“)

Herzliche Grüße

Dr. Stephan Walochnik

Der Vermieter muss das Hausgeld auch bei Leerstand zahlen

Umlagefähige Betriebskosten (wie z.B. Frischwasser und Straßenreinigung) sind für den Vermieter in der Regel ein durchlaufender Posten, weil der Mieter sie bezahlen muss. Er gibt sie einfach weiter und beachtet sie nicht länger.

Bei Leerstand gibt es aber niemanden, an den er die Kosten weitergeben kann. Der Vermieter muss die Kosten zwangsläufig selbst tragen.

Wenn die Wohnung leer steht, fallen Mieteinnahmen und Betriebskosten-Vorauszahlungen aus. Trotzdem muss der Vermieter seine Kreditraten an die Bank und das Hausgeld an die WEG weiterhin bezahlen. Die Rechtsgrundlage für das Hausgeld ist der Wirtschaftsplan, der am Jahresanfang auf Basis der dann vorliegenden Informationen erstellt wurde und von der Eigentümerversammlung rechtsgültig beschlossen wurde. Bei Mieterwechsel oder Änderung der Personenzahl wird er nicht angepasst.

Manchmal stellen Eigentümer diese Anfragen an die WEG-Verwaltung, aber der Verwalter kann ohne zusätzliche Eigentümerversammlung und neuen Beschluss die Höhe des Wirtschaftsplans auch nicht ändern, denn er wurde rechtsverbindlich beschlossen. Wenn man weniger Hausgeld bezahlen möchte, bräuchte man einen veränderten Beschluss der WEG auf einer Eigentümerversammlung. Ziemlich viel Aufwand, in Anbetracht dessen, dass die Kosten ohnehin am Ende des Kalenderjahres in der Jahresabrechnung genau abgerechnet werden.

Eigentlich ist es auch klar, denn die laufenden Kosten der WEG ändern sich nicht, bloß weil jemand auszieht. Die Stadtverwaltung stellt zum Beispiel die Mülltonnengebühr in Rechnung, egal ob gerade ein paar Anwohner in Urlaub sind oder nicht. Langfristig kann man zwar kleinere Mülltonnen bestellen, aber bei einem einzelnen Mieterwechsel ist das ziemlich unwirtschaftlich. Auch die Stadtwerke ziehen unverändert die Frisch- und Abwassergebühren vom WEG-Konto ein. Auch bei Leerstand einer Wohnung wird der gleiche Betrag abgebucht. Dafür gibt es ja am Ende des Jahres eine Abrechnung – zwischen Versorger und WEG ebenso wie zwischen WEG und Eigentümer, hier erfolgt der Ausgleich für Mehr- oder Minderverbrauch. Und schließlich gibt es Gebühren, die ganz unabhängig von der Personenzahl entstehen, z.B. die Niederschlagswassergebühr oder die Versicherungsprämien.

Deswegen ist es vernünftig, dass der Eigentümer sein Hausgeld weiterhin in unveränderter Höhe an die WEG entrichten muss. Für den Moment (oder für den Monat) ist es für die WEG erstmal uninteressant, ob und wie oft Ihr Mieter zu Hause oder in Urlaub ist. Zumindest die Vorauszahlungen im Rahmen des Wirtschaftsplans sind immer fällig und gleich hoch.

Eine bisher selbst genutzte Eigentumswohnung vermieten

Bisher haben Sie selbst in Ihrer Wohnung gewohnt und möchten sie nun vermieten. Was müssen Sie beachten?

Das Wichtigste: Ein vermietender Eigentümer befindet sich in zwei Rechtsverhältnissen:

1) Gesellschafterverhältnis (WEG):

Erstens sind Sie Gesellschafter bzw. Miteigentümer der WEG. Ihnen gehört ein prozentualer Anteil des Gemeinschaftseigentums. Deswegen haben Sie u.a. ein Stimmrecht auf der Eigentümerversammlung. Der Verwalter erstellt einmal im Jahr eine Abrechnung – und die geht direkt an Sie, egal ob vermietet oder nicht. Die Jahresabrechnung bezieht sich laut Gesetz auf das vollständige Jahr. Entsprechend der gesetzlichen Regelungen differenziert man nicht nach Zeiträumen oder Bewohnern. Selbst bei Eigentümerwechsel gibt es laut WoEigG nur eine Jahresabrechnung für die Wohnung für das ganze Jahr. Der (unterjährige) Wechsel von „selbstgenutzt“ zu „vermietet“ ist für die WEG unwichtig. Sie (und nicht Ihr Mieter) zahlen weiterhin die monatlichen Vorauszahlungen an die WEG.

2) Vertragliches Verhältnis (Mieter):

Zweitens haben Sie ein vertragliches Verhältnis zum Mieter: Den Mietvertrag. Der Mieter schuldet Ihnen die Miete und eine Vorauszahlung für Heiz- und Betriebskosten. Beides überweist er direkt an Sie – und nicht auf das Konto der WEG, denn die WEG hat keinerlei vertragliche Bindung zum Mieter und führt auch keine Drittkonten. Wenn der Mieter seine Zahlungen direkt auf das Konto der WEG leisten würde, könnten Sie auch gar nicht mehr kontrollieren, ob der Mieter die Nebenkosten bezahlt oder nicht. Also sollte man trennen, was nicht zusammen gehört.

Zum Mietvertrag:

Um die Wohnung zu vermieten, brauchen Sie einen Mietvertrag. Es gibt Vorlagen für Mietverträge, z.B. von Immowelt, Immoscout oder von Haus und Grund, aber auch vom Mieterbund usw. Das sind meistens Standard-Formulare, die sich nach der aktuellen Rechtsprechung richten. Alle gängigen Fragen sind üblicherweise bereits geregelt – Sie müssen nur wenige Formularfelder ausfüllen und sich um fast nichts mehr kümmern.

Achten Sie auf die Betriebskosten: Sie können sich meistens zwischen Vorauszahlung und Pauschale entscheiden. Wie bereits ausgeführt können Sie bei einer Pauschale keine Nachforderungen an den Mieter bzgl. der Nebenkosten stellen, was auch mal teuer werden kann. Sinnvoll ist fast immer eine Vorauszahlung mit späterer Abrechnung. Einmal im Jahr werden dann die geleisteten Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.

Zur Abrechnung:

Der Mieter überweist die Nebenkosten-Vorauszahlung auf Ihr Konto und Sie zahlen wie bisher das Hausgeld an die WEG. Die WEG rechnet Ihnen gegenüber ab, und Sie gegenüber Ihrem Mieter.

Sie müssen nur daran denken, dass Nachzahlungen des Mieters ein Jahr nach Ende des Abrechnungsjahres verjähren. Guthaben, die Sie an den Mieter auszahlen müssen, verjähren aber erst nach drei Jahren. Sie sollten daher unbedingt innerhalb der Jahresfrist die Abrechnung erstellen.

Als Grundlage für Ihre Abrechnung ziehen Sie die WEG-Jahresabrechnung heran. Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, steht in der sog. BetrKV. Sie müssen diese Kosten im Mietvertrag aufführen. In den meisten Standard-Mietverträgen ist dies bereits vorbereitet. Den vollen Katalog umlagefähiger (Mieter-) Kosten findet man in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die sollten Sie dann in den Mietvertrag übernehmen.

Zu den Umlageschlüsseln in der Abrechnung:

Wie bereits ausgeführt, sollten Sie im Mietvertrag darauf hinweisen, dass die Umlageschlüssel der WEG auch für das Mietverhältnis gelten. Zumindest sollten Sie nichts anderes vereinbaren, da dieser Verweis seit 2020 der Standard ist, wenn im Mietvertrag nichts anderes definiert wurde.

Zu den Versorgern:

Sie sollten die Hausverwaltung rechtzeitig über den Nutzerwechsel informieren, damit die Heizkosten-Firma die Abrechnung aufteilt. Dann gibt es eine Zwischenabrechnung für die Heizkosten und Sie haben es leichter, für Ihren Mieter eine Abrechnung zu erstellen. Der Stromzähler der Wohnung ist bisher direkt auf Ihren Namen angemeldet und hat keine Berührungspunkte mit der WEG. Üblicherweise genügt eine einfache Mail an die Stadtwerke, damit Sie als Vertragspartner abgemeldet werden und der Mieter sich anmelden kann. Wenn Sie eine Gasetagenheizung haben, gilt das auch für den Gaszähler.

So erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für Ihren Mieter (Teil 2: Abrechnung bei Mieterwechsel während des Jahres)

Nachdem Sie die Mieterabrechnung für ein laufendes Mietverhältnis beherrschen, gibt es nun eine Kündigung und einen unterjährigen Mieterwechsel. Wie rechnen Sie aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Keine unlösbare Katastrophe, sondern eine sehr einfache Umrechnung im Dreisatz, die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Arbeitsblatt oder Taschenrechner hinbekommen.

Beispiel:

Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz nach Tagen). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich zusätzlich für die Kostenart „Allgemeinstrom“ den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für diesen Fälle zu erklären.

Im Beispiel erfolgte der Mieterwechsel nahtlos zum 01.07.2019, d.h. der frühere Mieter lebte 182 Tage (49,863% der Zeit) in der Wohnung, der neue Mieter 183 Tage (50,137% der Zeit). Zusammen 365 Tage und 100%.

Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, rechnen Sie proportional um, also geteilt durch 365 Tage mal 182 (bzw. 183). Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf den alten und neuen Mieter aufgeteilt.
Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine „Personen mal Tage“-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):

Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen im Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
- Im Beispiel besitzen Sie Wohnung Nr. 2:
  - 2 Personen vom 01.01. bis 01.07.
    = 182 Tage x 2 Personen = 364 PxT
  - und 1 Person vom 02.07. bis 31.12.
    = 183 Tage x 1 Person = 183 PxT
  - in Summe 364 + 183 = 547 PxT.
- Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 364 PxT)
- Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 183 PxT)
- Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 547 x 364 (bzw. 183).

So erstellen Sie eine korrekte Abrechnung für Ihren Mieter (Teil 1: Abrechnung ohne Mieterwechsel)

In diesem Abschnitt geht es darum, wie Sie in verschiedenen Konstellationen die Abrechnung für Ihren Mieter erstellen.

Ein wichtiger Hinweis vorab! Die folgenden Rechenschritte sind allgemein gehalten und gehen davon aus, dass sowohl die Umlageschlüssel klar sind als auch die Kosten, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Es kommt auf den Einzelfall an. Bitte übernehmen Sie daher meine Ausführungen nicht undifferenziert und schauen Sie v.a. auf die Regeln in Ihrem Mietvertrag, damit es keine vermeidbaren Meinungsverschiedenheiten gibt.

Nun erhalten Sie Ihre erste WEG-Jahresabrechnung und müssen Ihrem Mieter gegenüber abrechnen. Wie geht das? Sie sollten sich eine Excel-Datei erstellen, die Sie dann als Vorlage jedes Jahr wiederverwenden können. Das habe ich beim Kauf meiner ersten Eigentumswohnung im Jahr 2010 auch so gemacht. Ihr Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage).

Der Ausgangspunkt der Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung. Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

Erster Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
Zweiter Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Konto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Die folgende Abbildung zeigt eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind:

Abschnitt 1 der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
Abschnitt 2 der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Die hier aufgeführten Kosten zahlt der Mieter, sofern im Mietvertrag keine Pauschalmiete vereinbart wurde.

Auch die Grundsteuer kann an den Mieter weitergegeben werden. Sie taucht in der WEG-Abrechnung nicht auf, weil sie von Ihrem eigenen Konto bezahlt wurde. Daher vergisst man sie schnell.

Im folgenden Ausschnitt einer Abrechnung sehen Sie die Positionen, die für Ihre Betriebskostenabrechnung nicht relevant sind:

die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe aus Ausgaben und Einnahmen ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und musste ergänzt werden. Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil der Mieter dorthin überweist.

Ausgaben:

Der erste Abschnitt der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
Der zweite Abschnitt („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
Die Grundsteuer haben Sie von Hand nachgetragen (50,00 EUR).
In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

In Summe ergibt sich eine Nachzahlung des Mieters in Höhe von 1.920,00 minus 2.050,19 = –130,19 EUR.

So eine Excel-Datei sollte jeder Vermieter schnell selbst auf die Beine stellen können. Weil sich die Struktur im Laufe der Jahre kaum ändern wird, können Sie eine Excel-Vorlage, die Sie einmal erstellt haben, in jedem Jahr wiederverwenden. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.

Selber schuld? Die Sonderumlage

Der Albtraum eines jeden Wohnungseigentümers: Eine Sonderzahlung, genannt „Sonderumlage“, die meistens vom Verwalter erhoben werden muss, wenn das Geld der WEG nicht ausreicht, um eine kurzfristige Baumaßnahme zu bezahlen, z.B. die Sanierung von Balkonen, den Austausch der Heizung oder die Wärmedämmung des Gebäudes. Erfahrungsgemäß ist eine Sonderumlage fast immer vermeidbar, wenn vernünftig gehaushaltet und bei absehbaren Schäden nicht weggesehen wurde.

Ebenso wenig, wie man versuchen sollte, die Rücklage auf den Pfennig genau zu prognostizieren, sollte man sich auch nicht kaputtsparen, weil man sonst kein Geld hat, wenn man es braucht.

Aber von vorn: Der Hausverwalter stellt (hoffentlich) am Anfang des Jahres einen Wirtschaftsplan auf. Also eine Prognose der voraussichtlichen Ausgaben, aus denen sich Ihre monatlichen Hausgeldvorschüsse berechnen.

Es kann sein, dass der Verwalter die Kostenprognose zu niedrig angesetzt hat, aus welchen Gründen auch immer. Die Vorauszahlungen von Ihnen und Ihren Miteigentümern reichen dann nicht aus, um den tatsächlichen Finanzbedarf zu decken. Auf dem WEG-Konto ist zu wenig Geld, um alle nötigen Ausgaben zu decken, angefangen bei den Frischwassergebühren über die Hausmeisterkosten bis hin zu beschlossenen Instandhaltungsmaßnahmen. Nun ist zu wenig Geld da und der Verwalter kann fällige Rechnungen nicht bezahlen oder beschlossene Handwerkerangebote nicht beauftragen? Ihm bleibt nichts anderes übrig, als die Eigentümer kurzfristig um eine Sonderzahlung zu bitten. Man nennt sie Sonderumlage und „bitten“ ist vielleicht das falsche Wort – sie muss formgerecht auf einer Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss beschlossen werden. Der Verwalter ist aber nicht Ihr Bittsteller. Er hat die Aufgabe, im Namen aller Wohnungseigentümer die Rechnungen zu bezahlen, um z.B. Mahngebühren oder Schlimmeres zu vermeiden.

Warum kann es überhaupt so weit kommen? Hintergrund von Sonderumlagen sind Liquiditätsschwierigkeiten, entweder durch Zahlungsausfall einzelner Eigentümer – oder durch akute und „unvorhersehbare“ Erhaltungsmaßnahmen – und praktisch nur, wenn gleichzeitig die Rücklage leer ist.

Der Zahlungsausfall einzelner Eigentümer ist meiner Erfahrung nach ein untergeordnetes Problem. Erstens, weil nur ein kleiner Anteil der Hausgelder nicht erbracht wird. Es kommt natürlich auf die Größe der WEG an. Zweitens hat die WEG einen Anspruch auf die Wohnung des säumigen Zahlers als „Kredit“-Sicherheit und könnte sie versteigern lassen, wenn der Zahlungsausfall länger andauert. Natürlich löst das das Problem nicht über Nacht.

Viel häufiger kommt es aber vor, dass eine bestimmte Reparaturmaßnahme nicht mehr länger aufgeschoben werden kann und hierfür das Geld fehlt. Das ist das eigentliche Problem: Manche Eigentümergemeinschaften sind zu sehr mit sich selbst beschäftigt. Eine langfristige Instandhaltungsplanung gibt es in vielen WEGs gar nicht. Manche Eigentümer lehnen diese Planung aus Sparsamkeit oder Geldnot ab, man müsste schließlich einen Architekten oder Bauplaner beauftragen, sich intensiv mit den Gewerken des Gebäudes auseinanderzusetzen, was oftmals auch zu viel des Guten ist. Anderen Eigentümern ist gar nicht klar, welche Folgekosten durch Instandhaltungen im Laufe der Lebensdauer eines Gebäudes auf sie zukommen und die Notwendigkeit wird unterbewertet. Oft fehlt es der Hausverwaltung auch einfach an zeitlicher Kapazität, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Aber eine detaillierte Instandhaltungsplanung muss auch gar nicht zwangsläufig gemacht werden. Viele Gewerke wie Aufzug, Dach oder Heizung haben eine wirklich lange Lebensdauer. Und wenn eine Instandhaltung ansteht, erkennt man das meist schon viele Jahre vorher – wenn man nicht wegschaut und das Thema ignoriert. Das ist der Punkt. Sobald die Heizung immer öfters Störungen verursacht oder der Aufzug ständig ausfällt, sollte man anfangen zu sparen, aber viel zu oft wird stattdessen weggesehen.

Es kann auch vorkommen, dass Eigentümergemeinschaften, die überwiegend aus Kapitalanlegern bestehen, jahrelang an der Zuführung zur Rücklage sparen – und damit an der falschen Stelle. Die kurzsichtige Idee, die „Rendite zu optimieren“, indem man „im Moment“ eine niedrigere Rücklage in Kauf nimmt, geht nicht auf. Spätestens, wenn eine Wohnung verkauft werden soll, kommt das böse Erwachen. Viele Käufer merken schnell, in welchem Zustand das Haus ist. Wenn dann keine Rücklage vorhanden ist, war es das mit dem hohen Verkaufspreis und das Vertrauen der Kaufinteressenten geht verloren.

Kurzsichtige Eigentümergemeinschaften flicken lieber offensichtliche Symptome oder führen nur akut notwendige Reparaturen aus. Sie übersehen dabei, dass die Bausubstanz immer schlechter wird, wenn man sie nicht regelmäßig instand hält. Dabei sind regelmäßige Instandhaltungen die Grundlage für langfristige Wertsteigerungen.

Diese Art vermeintlicher Liquiditätsschonung bringt langfristig nichts als Wertminderungen und Substanzschäden. Es kommt, wie es kommen muss: Anstelle von „Renditeoptimierung“ kommt es zur finanziellen Katastrophe. Ein heruntergekommenes und schlecht gepflegtes Gebäude verschlechtert Ihre Verhandlungsposition gegenüber Kaufinteressenten oder potentiellen Mietern.

Wie viel Geld „angemessen“ ist und jährlich ins Sparschwein gehen sollte, ist gesetzlich nicht geregelt. Der Instandhaltungsbedarf hängt einfach zu stark von gebäudeindividuellen Faktoren ab. Wie eingangs erwähnt, sind diese oft sehr schwer zu ermitteln und man sollte es mit der Wahrsagerei nicht zu sehr übertreiben. Eine Instandhaltungsplanung stattdessen ganz zu unterlassen, ist aber mehr als fahrlässig. Leider werden in WEGs größere Maßnahmen häufig – zwangsläufig – als Ad-hoc-Aktionen vorgenommen, wenn es schon fast zu spät ist. Erst wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist, gibt es auf der Eigentümerversammlung die erforderliche Mehrheit. Das Zusammenspiel aus fehlender Planung, einer knappen Rücklage und „unerwartet“auftretendemInstandhaltungsbedarf kann zu finanziellen Engpässen führen. Dann wird oft eine Sonderumlage fällig, die in vielen Fällen hätte vermieden werden können.

Reparaturen zahlt der Vermieter

Der Unterschied zwischen Erhaltungskosten (Reparaturen) und Wartungskosten ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn Wartungskosten können – anders als Reparaturen – an den Mieter weitergegeben werden.

Unter Reparaturen versteht man grundsätzlich die Erneuerung bereits vorhandener Bauteile, also keine wesentliche Erweiterung, Veränderung oder Verbesserung des Gebäudes bzw. keine Modernisierung (Anpassung an den Stand der Technik), sondern eben dessen Erhaltung.

Die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands muss vom Vermieter bezahlt werden, weil sie kein „Luxus“ sind und zu keiner Wohnwertverbesserung beitragen. Es sind in der Regel zwingende Reparaturen. Deswegen ziehen Erhaltungskosten keine Mieterhöhung nach sich und können nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Der Vermieter schuldet die Aufrechterhaltung
des ordnungsgemäßen Zustands der Mietsache.

Dies entspringt seiner vertraglichen Fürsorgepflicht. Die Miete ist die Gegenleistung für einen vertragsgemäßen Zustand, die während der gesamten Dauer des Mietvertrags aufrechterhalten werden muss – unabhängig davon, ob der Vermieter für eine Beeinträchtigung verantwortlich ist oder nicht. Andernfalls hat der Mieter in der Regel das Recht zur Mietminderung. Erhaltungsaufwendungen gehen also grundsätzlich zu Lasten des Vermieters und sind durch Zahlung der Miete bereits abgegolten.

Und da wären dann noch bestimmte, gesetzlich definierte Modernisierungsmaßnahmen. Hier hat der Vermieter oftmals die Möglichkeit, die Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Kostenlose Girokonten für Wohnungseigentümergemeinschaften

Als Kapitalanleger interessieren Sie in erster Linie die nicht umlagefähigen Nebenkosten, weil Sie diese nicht an den Mieter weitergeben können und selbst bezahlen müssen. In erster Linie handelt es sich um Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten, die Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage – bzw. ganz allgemein um Reparaturkosten, ob sie nun aus der Rücklage bezahlt werden oder über die Jahresabrechnung (ohne Umweg übers Sparschwein) direkt auf die Eigentümer umgelegt werden.

Neulich rief mich ein Neukunde an (d.h. ein Mitglied einer WEG, die mich zum neuen Verwalter gewählt hat). Das war ganz ulkig. Er sagte, dass er „entsetzt“ sei, warum ich kein kostenloses Girokonto bei der xy-Bank für die WEG eröffnen würde. Ein Spaßvogel: Jetzt hätte er gerne von mir die Kontoführungsgebühren anteilig ersetzt. Naja, das war wohl nicht ganz ernst gemeint, aber es ist immer lustig, auf welche Ideen manche Menschen kommen.

Viele der Banken, die immer noch kostenlose Girokonten anbieten, richten dieses Angebot nicht an Eigentümergemeinschaften, sondern an Privatpersonen – und möglichst noch mit regelmäßigem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit. Dies ist die Zielgruppe dieser (meist Online‑) Banken.

Wir befinden uns nun leider in einer Niedrigzinsphase, die so gut wie jede Bank vor größere Probleme stellt. Kostenlose Girokonten gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich persönlich führe meine WEG-Konten bei einer genossenschaftlichen Bank, weil sie dort – bis vor kurzem – kostenlos waren. Auch das gehört der Vergangenheit an. Wie es aussieht, steht auch diese Bank genauso vor Problemen wie alle anderen. Die Filiale in meiner Heimatstadt wurde geschlossen und die kostenlosen Konten gibt es nicht mehr. Weder für Eigentümergemeinschaften, noch für Privatpersonen.

Zumindest vor ein paar Jahren gab es noch sehr viele Banken, die ebenfalls Konten ohne Kontoführungsgebühr angeboten haben, doch es werden immer weniger. Die Niedrigzinsen setzen den Banken scheinbar ordentlich zu. Ich fand es schon ein Zeichen von Größe, dass der Vorstand der besagten genossenschaftlichen Bank sich in einem Brief bei den Kunden entschuldigt hat, dass er (aufgrund von Ertragslage, Negativzinsen, etc.) leider keine kostenlosen Konten mehr anbieten kann. Dazu braucht man eine große Portion Ehrlichkeit. Ich bleibe jedenfalls bei dieser Bank.

Als Kapitalanleger möchten Sie jedenfalls nicht, dass die umlagefähigen Kosten unnötig hoch sind, schließlich können Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Doch ein gewisser Bodensatz an Verwaltungs- und Bankgebühren sowie Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen wird wohl immer dazugehören. Man sollte vor allem nicht an den Rücklagen sparen, denn wenn das Gebäude nicht in Schuss gehalten wird, dann bröckelt seine Substanz – und damit auch langfristig Ihre Mieterträge. Deswegen niemals an der falschen Stelle sparen. Übrigens: Die vom Kunden so ersehnte xy-Bank hat mir inzwischen auch einen Brief geschrieben: Aufgrund der Ertragslage in der Niedrigzinsphase bedauert man sehr, mir mitteilen zu müssen, dass ab nächstem Monat ebenfalls Kontoführungsgebühren erhoben werden.

BWL für Hausverwalter – Weg von der überarbeiteten Büroleiche

Die Lösung der ganzen Probleme könnte für viele Verwalter ganz einfach sein. Aber fangen wir mal ganz von vorne an, wie die Geschichte bei mir abgelaufen ist.

Das Problem

Rückblick, Mai 2014: Um ein Uhr morgens sitze ich immer noch im Arbeitszimmer. Seit ich um halb sieben Uhr morgens den Rechner angeschaltet habe, ist das Postfach immer voller geworden, obwohl ich ständig dagegen gearbeitet habe. Jede meiner Mails hat mindestens fünf Antworten nach sich gezogen und so habe ich schon wieder 65 Mails im Posteingang und versuche verzweifelt, diese heute noch abzuarbeiten, damit ich endlich mal wieder einen leeren Posteingang habe. Heute haben mir wieder zwei Kunden im Laufe des Tages am Telefon verbale Ohrfeigen verpasst, weil ich ihre unrealistischen Vorstellungen einfach nicht zu erfüllen vermochte. Eine vollständige Balkonsanierung für 1.500 EUR herbeizuzaubern, und das auch noch bis Ende des Monats, war auch damals schon utopisch – und die Konflikte mit den verhassten Nachbarn kann ich beim besten Willen nicht für den Schreihals lösen, der seine Wut dann eben an mir ausgelassen hat. Blick auf die Uhr – nun ist es 1:30 Uhr und ich sollte langsam mal schlafen gehen – oder wenigstens das Mittagessen nachholen. Aber die Arbeit türmt sich noch immer, und morgen früh kommt bestimmt der nächste Schwung Emails. Ist das im Laufe des Tages überhaupt mal weniger geworden? Irgendwas muss sich ändern!

Ich sehe mich als Dienstleister und versuche immer, die Probleme anderer Leute zu lösen. Bei manchen Leuten und ihren Problemen stößt man aber auf Granit. Wenn die Personen unrealistische Erwartungen haben, oder die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft keinerlei Gemeinschaftsgefühl besitzen, hilft der beste Verwalter nichts. Meine „Kümmerei“ für die Sorgen anderer Leute führte jedenfalls dazu, dass ich 2014 völlig überladen war.

Die Analyse

Das war natürlich kein Leben. Dann habe ich ein paar Sachen erkannt: Der Job als Hausverwalter hat nämlich die angenehme Eigenschaft, dass es eine pauschale monatliche Grundvergütung gibt. Interessant ist auch, dass es bestimmte Kunden gibt, die den Verwalter ständig beanspruchen, anrufen, Rückfragen haben, Dinge besprechen oder einfach nur ihren Frust abladen wollen. Andere Kunden melden sich quasi das ganze Jahr lang überhaupt nicht, zahlen aber die gleiche Grundgebühr. Wieder das Pareto-Prinzip! Es machen 10% der Kunden 90% der Arbeit – während 90% des Umsatzes von Kunden kommt, die nur 10% der Arbeit machen.

Das Pareto-Prinzip zur Kundenselektion

Ich beginne, ein Kundenranking zu machen, mit einer 90:10-Analyse, und nachzuhalten, wer welche Zeit in Anspruch nimmt. Welche Kunden rufen mehrmals pro Woche an und mit wem habe ich schon seit Wochen nicht mehr telefoniert? Wer meldet sich so gut wie gar nicht? Gibt es eine Konzentration? Nehmen mich bestimmte Eigentümergemeinschaften mehr in Anspruch als andere? Aber ja! Und wie. Als ich meine Liste ein paar Monate lang führe, ist das Ergebnis deutlich erkennbar: Zehn Prozent der Kunden sind verantwortlich für 90 Prozent meiner Arbeit und meines Kummers, während sie aber nur zehn Prozent des Geldes bringen.

Obwohl es ein bisschen Überwindung gekostet hat, habe ich diese Kunden dann radikal vor die Tür gesetzt. Und weil es Eigentümergemeinschaften sind, bedeutet das: Wenn ich nur einen nervigen Querulanten nicht mehr haben möchte, dann muss ich der ganzen Eigentümergemeinschaft kündigen. Es musste sein, also bin ich ganz radikal vorgegangen. Wenn auch nur einer von 20 Eigentümern sich im Ton vergriffen oder respektlos gewesen ist, dann fliegen alle. Das habe ich nicht nur bei kundenseitigen Unverschämtheiten durchgezogen, sondern auch dann, wenn Eigentümer mich mit ständig neuen Aufgaben überschüttet haben, z.B. immer wieder Angebote für Maßnahmen einzuholen, die am Ende klar an der Mehrheit scheitern und doch nicht beschlossen werden.

So habe ich viele Kunden vor die Tür gesetzt und Umsatz verloren. Sie werden es nicht glauben: Finanziell hat es sich absolut gelohnt. Weniger Kunden, mehr Geld? Wie soll das gehen? Wenn man die o.g. 10% der Kunden rausschmeißt, sind auch fast alle Störfaktoren abgestellt. Ich konnte mich viel, viel besser um die restlichen 90% der Kunden kümmern – die ja auch ihre berechtigten Anliegen hatten, aber leider etwas auf der Strecke geblieben sind. Auch hier wiederum das 90–10–Prinzip: Wenn ich z.B. nur 10% mehr Arbeit in diese Kunden investiere, sind diese vielleicht 90% zufriedener mit dem Service oder ich erziele dort 90% bessere Ergebnisse. Auf einmal war ich im Wunderland, weil Kunden, die nur sehr wenig Arbeit verursachen, einen hochwertigen Premium-Service bekommen. Das merken die sich, es spricht sich rum und zieht noch mehr sehr gute Kunden an.

Die Kostendegression

Zum Pareto-Prinzip kommt der Effekt der Kostendegression. Im Fall von Hausverwaltern ist es wohl eher eine Arbeitsdegression. In der Betriebswirtschaft kennt man das, wenn z.B. eine Fabrik längere Zeit ein Produkt herstellt, dann stellen sich Lerneffekte ein und nächstes Jahr brauchen die Arbeiter nur noch 80% der Zeit (anstatt 100%), um das Produkt herzustellen.

Bei der WEG-Verwaltung ist das ähnlich. Wer als Verwalter gerade eine neue WEG übernommen hat, muss praktisch immer hinter seinem Vorgänger aufräumen. (Niemand wechselt einfach so den Verwalter!) Nach einigen Jahren sind die größten Themen aufgeräumt, und es fallen nur noch überwiegend Routinetätigkeiten an. Anstatt von 100% verursacht die WEG dann vielleicht noch 70% des Aufwandes oder weniger. Wichtig ist also, schlechte Kunden auszusortieren und gute Kunden langfristig zu halten, weil die Arbeit bei guten Kunden nach ein paar Jahren am geringsten ist.

Um es auf den Punkt zu bringen: Ein einziger Katastrophenkunde hat das Potential, mir so viele graue Haare zu bescheren, dass ich für die vielen guten Kunden überhaupt keinen klaren Gedanken mehr fassen kann. Meine wichtigste Aufgabe ist es, die guten Kunden zu beschützen und gut zu versorgen. Sie haben es verdient! Dazu ist es einfach erforderlich, schlechte Kunden vor die Tür zu setzen – auch wenn diese einen gewissen Umsatz bringen mögen. Wenn Sie also heute noch mein Kunde sind, dann können Sie sicher sein, dass ich Sie und Ihre WEG von ganzem Herzen mag.

Die Kernkompetenz

Zudem habe ich mich entschieden, mich auf nur eine einzige Sache zu konzentrieren: Ich bin Experte für Wohnungseigentümergemeinschaften. Aufträge für Mietshäuser und Betriebskostenabrechnungen nehme ich nicht mehr an. Dafür gibt es immer noch genügend andere Dienstleister. Ich verwalte ausschließlich Wohnungseigentümergemeinschaften.

Kundenselektion und Konzentration aufs Wesentliche. So einfach geht das – die ganze Branche sollte sich diese Vorgehensweise schnellstens ebenfalls angewöhnen, um den schönen Beruf endlich wieder attraktiver zu machen. Versicherungen arbeiten ja nach genau demselben Prinzip und werfen ihre Kunden konsequent raus, wenn die Schadenquote zu hoch ist.