StephanWalochnik - Die Eigentumswohnung

Eine bisher selbst genutzte Eigentumswohnung vermieten

Sie haben bisher selbst in Ihrer Eigentumswohnung gewohnt und möchten sie jetzt vermieten. Was müssen Sie beachten? Das Wichtigste:

Ein vermietender Eigentümer befindet sich in 2 Rechtsverhältnissen:

1) Gesellschafterverhältnis (WEG):

Erstens sind Sie „Aktionär“. Ihnen gehört ein prozentualer Anteil des Gemeinschaftseigentums. Deswegen haben Sie u.a. ein Stimmrecht auf der Eigentümerversammlung. Der Verwalter erstellt einmal im Jahr eine Abrechnung – und die geht direkt an Sie, ungeachtet dessen, ob die Wohnung vermietet ist oder nicht. Die Jahresabrechnung bezieht sich laut Gesetz auf das vollständige Jahr. Entsprechend der gesetzlichen Regelungen differenziert die WEG-Jahresabrechnung nicht nach Zeiträumen oder Bewohnern. Selbst bei Eigentümerwechsel gibt es laut WoEigG nur eine Jahresabrechnung für die Wohnung für das ganze Jahr. Daher erkennen Sie schon:

Der (unterjährige) Wechsel von „selbstgenutzt“ zu „vermietet“ ist der WEG herzlich egal.

Und: Sie zahlen weiterhin die monatlichen Vorauszahlungen an die WEG, denn die Eigentümergemeinschaft hat mit dem Mieter nichts zu tun.

2) Vertragliches Verhältnis (Mieter):

Zweitens haben Sie ein vertragliches Verhältnis zum Mieter: Den Mietvertrag, an den Sie vertraglich gebunden sind. Bedeutet: Der Mieter schuldet Ihnen die Miete und eine Vorauszahlung für Betriebskosten. Beides überweist er direkt an Sie – und nicht auf das Konto der WEG.

Nein, der Mieter kann die Vorauszahlung nicht direkt auf das WEG-Konto leisten, denn die WEG hat keinerlei vertragliche Bindung zum Mieter und führt auch keine Drittkonten. Zweitens könnten Sie dann gar nicht mehr kontrollieren, ob der Mieter die Nebenkosten bezahlt. Also lassen Sie uns lieber trennen, was nicht zusammen gehört. WEG ist WEG und Miete ist Miete.

Zum Mietvertrag:

Sie brauchen zuerst mal einen Mietvertrag. Es gibt Vorlagen für Mietverträge, z.B. von Immoscout oder von Haus und Grund, aber auch vom Mieterbund usw. Das sind meistens Standard-Formulare, in denen quasi alle gängigen Fragen bereits geregelt sind – Sie müssen sich um fast nichts mehr kümmern.

Achten Sie beim Mietvertrag auf die Betriebskosten: Sie können sich meistens zwischen Vorauszahlung und Pauschale entscheiden. Ich würde immer die Vorauszahlung plus Abrechnung empfehlen. Einmal im Jahr werden die geleisteten Vorauszahlungen den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt und abgerechnet. Das ist die fairste Methode. Man muss aber beachten, dass Nachzahlungen des Mieters ein Jahr nach Ende des Abrechnungsjahres verjähren, also unbedingt die Frist wahren! (Zur Abrechnung siehe diesen Artikel: Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Ohne Mieterwechsel in Ihrer Eigentumswohnung))

Sie können auch die Nebenkosten als Pauschale vereinbaren. Ich würde das nicht empfehlen, denn meiner Meinung nach gibt es immer einen Verlierer. Vielleicht steigen die Nebenkosten in den nächsten Jahren? Dann schaut der Vermieter in die Röhre, weil er sich auf die Pauschale eingelassen hat. Oder der Mieter zahlt zu viel, was auch nicht fair ist.

Zur Abrechnung:

Der Mieter zahlt die Nebenkosten-Vorauszahlung an Ihr Girokonto und Sie zahlen wie bisher das Hausgeld an die WEG. Die WEG rechnet Ihnen gegenüber ab, Sie rechnen Ihrem Mieter gegenüber ab.

Sie müssen einmal im Jahr für den Mieter eine Abrechnung erstellen. Als Grundlage müssen Sie die WEG-Jahresabrechnung heranziehen. Welche Kosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, steht in der sog. BetrKV. Sie müssen diese Kosten aber im Mietvertrag aufführen. In den meisten Standard-Mietverträgen ist das bereits vorbereitet. Die WEG-Jahresabrechnung enthält sogenannte umlagefähige (Mieter-) Kosten und nicht umlagefähige (Vermieter-) Kosten. Viele Verwalterprogramme weisen diesen Unterschied bereits aus. Beispiele für umlagefähige (Mieter-) Kosten sind:

Frischwasser
Abwasser
Niederschlagswasser
Müllabfuhr
Straßenreinigung
Allgemeinstrom (Beleuchtung)
Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gärtner
Wartungskosten (nicht: Reparatur), z.B. Dachkontrolle und Regenrinnenreinigung
Kammerjäger
Versicherungsprämien
Heizkosten, Schornsteinfeger, Miete für Kaltwasserzähler und Warmwasserzähler.

Den vollen Katalog umlagefähiger (Mieter-) Kosten findet man in §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Die sollten Sie dann mindestens in den Mietvertrag übernehmen. Außerdem gehört die Grundsteuer B zu den umlagefähigen Nebenkosten, die aber nicht in der WEG-Jahresabrechnung auftaucht, sondern von Ihrem Girokonto abgebucht wird (persönliche Steuerschuld!). Vergessen Sie nicht, die Umlage der Grundsteuer im Mietvertrag zu vereinbaren.

Zu den Umlageschlüsseln in der Abrechnung:

Die Umlageschlüssel zwischen Miet- und Wohnungseigentumsrecht unterscheiden sich (siehe Artikel: Eine Ausnahme kommt selten allein – Andere Umlageschlüssel in Betriebskosten- und Jahresabrechnung). Um Arbeit zu sparen, sollten Sie diese möglichst aufeinander abstimmen. Eine Regel im Mietvertrag, die besagt, dass die Umlageschlüssel der WEG auch für den Mietvertrag gelten, nennt man „dynamische Verweisklausel“. Manche Autoren halten so eine Regel für „umstritten“, liefern aber selbst kein besseres Lösungskonzept – gültig ist sie trotzdem, mindestens solange niemand Streit sucht und vor Gericht zieht. Außerdem kann man sie dem Mieter gut und nachvollziehbar mit dem Gebot der Fairness begründen.

Zu den Versorgern:

Mit der Aufteilung der verbrauchsabhängigen Kosten zwischen Eigentümer und Mieter hat die WEG herzlich wenig zu tun. Trotzdem sollten Sie in Ihrem Sinne darauf achten, die folgenden Kosten auseinanderzudividieren:

Sie sollten die Hausverwaltung rechtzeitig über den Nutzerwechsel informieren, damit die Heizkosten-Firma die Heizkosten-Abrechnung aufteilt. Dann gibt es eine Zwischenabrechnung von der Heizkostenfirma und Sie haben es leichter, für Ihren Mieter eine Abrechnung zu erstellen.

Der Stromzähler der Wohnung ist direkt auf Ihren Namen angemeldet. In der Regel genügt eine einfache Mail an die Stadtwerke, damit Sie als Vertragspartner ab- und der Mieter angemeldet werden kann.

Wenn Sie Gasetagenheizungen haben, gilt das auch für den Gaszähler.

Mietvertrag, DSGVO, Formblätter und Bürokratie

Das ist ja mal richtig schiefgegangen: Eigentlich war die Datenschutz-Grundverordnung dafür gedacht, dass amerikanische Großkonzerne (Google, Amazon, Facebook) nicht mehr in unseren persönlichen Daten herumschnüffeln und sie sorglos weitergeben.

Nun gut, ich konnte Google erst nach Klick auf „ich stimme zu“ wieder benutzen. Fertig.

Hatte ich eine Wahl? Nö. Ich brauche zumindest Google, manchmal auch Amazon zum täglichen Leben, ohne kann ich nicht arbeiten. Also, das war’s. Wozu habe ich noch gleich zugestimmt? Egal, ich bin zu beschäftigt.

So ging es wohl Millionen Menschen. Vermutlich hat es niemand so richtig durchgelesen (abgesehen von ein paar Eulen, die damit aber auch nichts gewonnen haben). Somit ist die DSGVO mal ordentlich am Ziel vorbeigeflattert.

Bei jedem Arztbesuch muss man seitdem irgendwelche Formulare ausfüllen (die können ja wegen Datenschutz nicht mehr vorausgefüllt sein). Wenn ich beim Optiker eine neue Brille bestelle, muss ich unterschreiben, dass man mich anrufen darf, wenn die Brille da ist. Geiler Servicekiller.

Sofern Sie jetzt kein Großkonzern, sondern privater Vermieter sind, wovon ich mal ausgehe: Was machen Sie denn jetzt mit Ihrem Mieter? Sollen Sie als privater Vermieter jetzt einen Fragenkatalog, Informationsblatt oder -broschüre erstellen und die Mieter unterschreiben lassen? Ich persönlich halte das alles für übertrieben. Vor allem private Vermieter und Eigentümergemeinschaft agieren nicht als Konzern. Und: Was wäre eigentlich, wenn der Mieter sich weigert zu unterschreiben oder das auf „später“ vertagt? Der Mietvertrag besteht dann ja trotzdem weiter. Und jetzt? Oder nicht? Sieht das Gesetz für solche lebensnahen Situationen eine Lösung vor? Ich weiß es nicht, aber sicherlich gibt es für solche Fälle überteuerte Seminare, mit denen sich bestimmte … äh… „Verbraucherschützer“ die Taschen vollmachen. Aber egal, Verbraucherschutzorganisationen sind ja über alle Zweifel erhaben, weil sie einem „guten Zweck“ dienen.

Ein Informationsschreiben an den Mieter halte ich für realitätsnäher. Sie könnten ihn z.B. darüber informieren, dass Sie seine Daten getrennt von privaten Daten aufbewahren, nicht verschleudern oder weitergeben und die Daten im Optimalfall auf einer verschlüsselten, externen Festplatte aufbewahren (ich nutze dafür z.B. das kostenlose Programm VeraCrypt).

Man sollte den Mieter wissen lassen,
dass man sorgfältig mit seinen Daten umgeht.

Es versteht sich von selbst, dass man mit den persönlichen Daten des Mieters sorgsam umgeht. Das gebietet aber nicht die DSGVO, sondern der gesunde Menschenverstand, den wir (hoffentlich) schon vorher hatten. Vor allem, was Gehaltsunterlagen und Personalausweise angeht, die man im Rahmen der Mietersuche angefordert hat. Das alles ist wichtig, aber keine neue Erkenntnis.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 2: Mieterwechsel während des Jahres)

Sie dachten, Sie hätten alles im Griff. Jetzt haben Sie das Excel-Sheet aus dem ersten Artikel benutzt, um aus der WEG-Abrechnung eine Mieterabrechnung zu machen. Ok. Und jetzt gibt es einen unterjährigen Mieterwechsel. Echt jetzt? Hätte der nicht zum Jahresende kündigen können?

Und wie rechnen Sie jetzt aus, welcher Mieter welchen Anteil der Nebenkosten bezahlen muss?

Unlösbare Katastrophe? Nein, eine sehr einfache Umrechnung (Dreisatz), die Sie mit jedem handelsüblichen Excel-Sheet hinbekommen. Wenn Sie möchten, stelle ich Ihnen gerne (unter Ausschluss jeglicher Haftung) die Excel-Datei zur Verfügung, die ich verwendet habe, um das folgende Beispiel zu generieren.

So, Ihr Mieter ist im Laufe des Jahres ausgezogen und ein neuer ist eingezogen.
Jetzt müssen Sie umrechnen, aber wie?

Beispiel:

Es kommt natürlich darauf an, was Sie in den Mietverträgen ausgehandelt haben. Ich unterstelle, dass Sie die Kosten zeitanteilig umrechnen (d.h. einfacher Dreisatz, nach Tagen umgerechnet). Im unten abgebildeten Beispiel erkennen Sie, dass ich den Umlageschlüssel „Personen“ eingebaut habe, um die Umrechnung auch für solche Fälle zu erklären.

Kosten, die nach Miteigentumsanteil (MEA) abgerechnet werden, können Sie proportional umrechnen, also geteilt durch 365 Tage mal … Tage. Einfacher Dreisatz. Thema erledigt.
Die Heizkosten werden ohnehin durch einen externen Dienstleister nach Verbrauch berechnet. Wenn Sie der Hausverwaltung rechtzeitig Bescheid gegeben haben, ist die Heizkosten-Abrechnung bereits auf alten / neuen Mieter aufgeteilt.

Für Kosten, die nach Personen verteilt werden (im Beispiel „Allgemeinstrom“), sollten Sie sich eine Personen x Tage-Liste machen (Excel-Vorlage gerne auf Anfrage – oder schnell selbst machen):
- Wie viele Personen x Tage (PxT) entfallen für das Gesamtjahr auf Ihre Wohnung?
- Im Beispiel: 2 Personen vom 01.01. bis 30.06. = 181 Tage x 2 Personen = 362 PxT
  und vom 01.07. bis 31.12. = 184 Tage x 1 Person = 184 PxT
  in Summe 362 + 184 = 546 PxT.
- Wie viele PxT entfallen auf den alten Mieter? (Im Beispiel: 362 PxT)
- Wie viele PxT entfallen auf den neuen Mieter? (Im Beispiel: 184 PxT)

Der Rest ist einfache Mathematik, nämlich: Gesamtkosten geteilt durch 546 x 362 bzw. 184.

Abrechnung von Nebenkosten ggü. dem Mieter (Teil 1: Kein Mieterwechsel)

Achtung! Folgende Hinweise sind nicht allgemeingültig. Es kommt auf den Mietvertrag und auf den Aufbau der WEG-Abrechnung an.

Sie haben Ihre Eigentumswohnung vermietet und irgendwann müssen Sie Ihrem Mieter gegenüber auch abrechnen. Und wie geht das? Ein guter Ausgangspunkt Ihrer Mieter-Abrechnung-Excel-Datei ist die WEG-Abrechnung, und der Verwalter hilft Ihnen sicherlich gerne bei der Erstellung Ihrer ersten eigenen Excel-Datei oder hat sogar eine Vorlage für Sie (Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine leere Excel-Vorlage). Dann geht die Rechnung so:

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“
Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde (nicht vergessen!)

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters
Aber nicht die Nachzahlung vom letzten Jahr oder die Mietkaution.

Die Summe daraus ergibt Guthaben oder Nachzahlung des Mieters.

Die folgenden Abbildungen zeigen eine typische WEG-Jahresabrechnung. Darin markiert sind (Abbildung 1):

1) Erster Block der WEG-Jahresabrechnung: „Nicht umlagefähige Kosten“,
2) Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: „Heizkosten“.

Diese zahlt der Mieter. Beziehungsweise: Es kommt auf den Mietvertrag an. Die Übernahme durch den Mieter muss schon vereinbart sein, sonst zahlt der Vermieter alles selbst. Im Normalfall muss der Mieter jedenfalls alle umlagefähigen Nebenkosten tragen, die in der WEG-Abrechnung auftauchen.

Vergessen Sie nicht die Grundsteuer in Ihrer Betriebskosten-Abrechnung!

3) Die Grundsteuer vergisst man wirklich schnell. Die wird aber von Ihrem eigenen Girokonto abgebucht und taucht deswegen einfach nicht in der WEG-Abrechnung auf. Meistens ist im Mietvertrag vereinbart (und laut BetrKV zulässig!), dass der Mieter auch die Grundsteuer trägt.

Unwichtig für Ihre Betriebskosten-Abrechnung sind (Abbildung 2):

die nicht auf den Mieter umlagefähigen Kosten und
die Vorauszahlungen des Eigentümers an die WEG (logisch).

Nochmal zu den nicht umlagefähigen Kosten: Die von den Eigentümern zu tragenden Kosten gehen über die mietrechtlichen Betriebskosten hinaus und umfassen bspw. Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Kontoführungsgebühren oder Kosten von Sachverständigen und Rechtsstreitigkeiten.

Beispiel:

In der folgenden Abbildung 3 sehen Sie eine typische Mieter-Betriebskosten-Abrechnung, die mit einer einfachen Excel-Datei erstellt wurde. Hier tauchen die o.g. Daten aus der WEG-Jahresabrechnung auf. Ich unterstelle, dass Sie mit dem Mieter rechtswirksam vereinbart haben, die WEG-Umlageschlüssel auch für den Mietvertrag zu übernehmen.

Die Grundsteuer B kommt nicht in der WEG-Jahresabrechnung vor und wurde unten ergänzt.

Die Vorauszahlungen des Mieters entnehmen Sie Ihrem Girokonto, weil sie ja gar nicht in der WEG-Jahresabrechnung vorgekommen sind. Der Mieter überweist ja auf Ihr persönliches Girokonto und nicht auf das Konto der WEG.

Ausgaben:

Erster Block der WEG-Jahresabrechnung („Nicht umlagefähige Kosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (1.320,19 EUR).
Zweiter Block der WEG-Jahresabrechnung: („Heizkosten“) wurde mit gleichem Umlageschlüssel in die Betriebskosten-Abrechnung übernommen (680,00 EUR).
Die Grundsteuer, die von Ihrem persönlichen Girokonto abgebucht wurde, haben Sie von Hand bei den umlagefähigen Kosten nachgetragen (50,00 EUR).
In Summe 2.050,19 EUR.

Einnahmen:

Tatsächlich geleistete Vorauszahlungen des Mieters (12 Monate x 160 EUR = 1.920 EUR).

Die Summe (minus 2.050,19 plus 1.920,00) ergibt die Nachzahlung des Mieters (minus 130,19 EUR).

So eine Excel-Datei sollte jeder Wohnungseigentümer schnell selbst auf die Beine stellen können. Ansonsten schicke ich Ihnen gerne unter Ausschluss jeglicher Haftung eine kostenlose, leere Excel-Vorlage.

Selber schuld? Die Sonderumlage in der WEG

Der Albtraum eines jeden Wohnungseigentümers: Eine Sonderzahlung, genannt „Sonderumlage“, wenn das Geld der WEG nicht reicht.

Aber von vorn: Der Hausverwalter stellt (hoffentlich) am Anfang des Jahres einen Wirtschaftsplan auf. Das ist die Prognose der benötigten Ausgaben, aus denen sich Ihr monatliches Hausgeld berechnet.

Jetzt kann es natürlich sein, dass die prognostizierten Vorauszahlungen zu niedrig sind und vom tatsächlichen Finanzbedarf abweichen. Das Geld auf dem WEG-Konto reicht nicht aus, um die nötigen Ausgaben zu decken. Dann bleibt dem Verwalter nichts anderes übrig, als die Eigentümer kurzfristig um eine Sonderzahlung zu bitten. (Natürlich muss diese formgerecht auf einer Eigentümerversammlung beschlossen werden.)

Hintergrund sind eigentlich immer Liquiditätsschwierigkeiten, oftmals bei Zahlungsausfall eines einzelnen Eigentümers oder bei akuten und „unvorhersehbaren“ Instandhaltungsmaßnahmen, wenn gleichzeitig die Rücklage leer ist.

Das ist auch das eigentliche Problem: Wohnungseigentümergemeinschaften sind oft einfach zu sehr mit sich selbst beschäftigt. Selten gibt es in WEGs eine langfristige Instandhaltungsplanung, sei es aus Geldnot, Unwissenheit oder weil man keine vernünftigen Daten hat, um sowas zu prognostizieren.

Häufig wurde auch jahrelang an der Beitragspflicht zur Rücklage gespart – und damit an der falschen Stelle. Häufig sind sogenannte „Kapitalanleger“ kurzsichtig und versprechen sich eine bessere Rendite, wenn man „im Moment“ eine niedrigere Rücklage in Kauf nimmt. Zumindest wird die Erhöhung der Rücklage auf die nächste Eigentümerversammlung im nächsten Jahr „vertagt“. Lieber werden am Gebäude nur Symptome geflickt oder nur akut notwendige Reparaturen ausgeführt.

Diese Art von Kurzsichtigkeit und vermeintlicher „Renditeoptimierung“ bringt langfristig erhebliche Wertminderungen und Substanzschäden. Vor allem aber verschlechtert ein heruntergekommenes, schlecht gepflegtes Gebäude die Verhandlungsposition gegenüber neuen Mietern, wenn die Wohnung mal leer steht und neu vermietet werden muss.

Es kommt, wie es kommen muss:
Anstelle von Liquiditätsschonung und Rendite kommt es zur Katastrophe.

Es gibt ja schließlich keine gesetzliche Vorschrift, wie viel Geld man jährlich der Rücklage zuführen muss. Der Instandhaltungsbedarf hängt ja auch einfach zu stark von gebäudeindividuellen Faktoren ab. Die Eigentümerversammlung ist oftmals zu sehr damit beschäftigt, sich über die Jahresabrechnung totzudiskutieren oder im Punkt „Sonstiges“ stundenlang zahlreiche Sonderwünsche vom Beiratsvorsitzenden zu erörtern.

Deswegen unterbleibt oftmals eine langfristige Instandhaltungsplanung und größere Instandhaltungsmaßnahmen werden häufig – zwangsläufig – als Ad-hoc-Aktionen vorgenommen. Das Zusammenspiel aus fehlender Planung, einer knappen Rücklage und unerwartet auftretendem Instandhaltungsbedarf kann zu finanziellen Engpässen führen – und dann wird oft eine Sonderumlagen fällig.

Reparaturen zahlt der Vermieter

Der Unterschied zwischen Erhaltungskosten (Reparaturen) und Wartungskosten ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn Wartungskosten können – anders als Reparaturen – an den Mieter weitergegeben werden.

Unter Reparaturen versteht man grundsätzlich die Erneuerung bereits vorhandener Bauteile, also keine wesentliche Erweiterung, Veränderung oder Verbesserung des Gebäudes bzw. keine Modernisierung (Anpassung an den Stand der Technik), sondern eben dessen Erhaltung.

Die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands muss vom Vermieter bezahlt werden, weil sie kein „Luxus“ sind und zu keiner Wohnwertverbesserung beitragen. Es sind in der Regel zwingende Reparaturen. Deswegen ziehen Erhaltungskosten keine Mieterhöhung nach sich und können nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Der Vermieter schuldet die Aufrechterhaltung
des ordnungsgemäßen Zustands der Mietsache.

Dies entspringt seiner vertraglichen Fürsorgepflicht. Die Miete ist die Gegenleistung für einen vertragsgemäßen Zustand, die während der gesamten Dauer des Mietvertrags aufrechterhalten werden muss – unabhängig davon, ob der Vermieter für eine Beeinträchtigung verantwortlich ist oder nicht. Andernfalls hat der Mieter in der Regel das Recht zur Mietminderung. Erhaltungsaufwendungen gehen also grundsätzlich zu Lasten des Vermieters und sind durch Zahlung der Miete bereits abgegolten.

Und da wären dann noch bestimmte, gesetzlich definierte Modernisierungsmaßnahmen. Hier hat der Vermieter oftmals die Möglichkeit, die Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Kostenlose Girokonten für Wohnungseigentümergemeinschaften

Als Kapitalanleger interessieren Sie in erster Linie die nicht umlagefähigen Nebenkosten, weil Sie diese nicht an den Mieter weitergeben können und selbst bezahlen müssen. In erster Linie handelt es sich um Kontoführungsgebühren, Verwaltungskosten, die Beitragspflicht zur Erhaltungsrücklage – bzw. ganz allgemein um Reparaturkosten, ob sie nun aus der Rücklage bezahlt werden oder über die Jahresabrechnung (ohne Umweg übers Sparschwein) direkt auf die Eigentümer umgelegt werden.

Neulich rief mich ein Neukunde an (d.h. ein Mitglied einer WEG, die mich zum neuen Verwalter gewählt hat). Das war ganz ulkig. Er sagte, dass er „entsetzt“ sei, warum ich kein kostenloses Girokonto bei der xy-Bank für die WEG eröffnen würde. Ein Spaßvogel: Jetzt hätte er gerne von mir die Kontoführungsgebühren anteilig ersetzt. Naja, das war wohl nicht ganz ernst gemeint, aber es ist immer lustig, auf welche Ideen manche Menschen kommen.

Viele der Banken, die immer noch kostenlose Girokonten anbieten, richten dieses Angebot nicht an Eigentümergemeinschaften, sondern an Privatpersonen – und möglichst noch mit regelmäßigem Einkommen aus nichtselbständiger Arbeit. Dies ist die Zielgruppe dieser (meist Online‑) Banken.

Wir befinden uns nun leider in einer Niedrigzinsphase, die so gut wie jede Bank vor größere Probleme stellt. Kostenlose Girokonten gehören immer mehr der Vergangenheit an. Ich persönlich führe meine WEG-Konten bei einer genossenschaftlichen Bank, weil sie dort – bis vor kurzem – kostenlos waren. Auch das gehört der Vergangenheit an. Wie es aussieht, steht auch diese Bank genauso vor Problemen wie alle anderen. Die Filiale in meiner Heimatstadt wurde geschlossen und die kostenlosen Konten gibt es nicht mehr. Weder für Eigentümergemeinschaften, noch für Privatpersonen.

Zumindest vor ein paar Jahren gab es noch sehr viele Banken, die ebenfalls Konten ohne Kontoführungsgebühr angeboten haben, doch es werden immer weniger. Die Niedrigzinsen setzen den Banken scheinbar ordentlich zu. Ich fand es schon ein Zeichen von Größe, dass der Vorstand der besagten genossenschaftlichen Bank sich in einem Brief bei den Kunden entschuldigt hat, dass er (aufgrund von Ertragslage, Negativzinsen, etc.) leider keine kostenlosen Konten mehr anbieten kann. Dazu braucht man eine große Portion Ehrlichkeit. Ich bleibe jedenfalls bei dieser Bank.

Als Kapitalanleger möchten Sie jedenfalls nicht, dass die umlagefähigen Kosten unnötig hoch sind, schließlich können Sie diese nicht auf die Mieter umlegen. Doch ein gewisser Bodensatz an Verwaltungs- und Bankgebühren sowie Reparaturkosten und Instandhaltungsrücklagen wird wohl immer dazugehören. Man sollte vor allem nicht an den Rücklagen sparen, denn wenn das Gebäude nicht in Schuss gehalten wird, dann bröckelt seine Substanz – und damit auch langfristig Ihre Mieterträge. Deswegen niemals an der falschen Stelle sparen. Übrigens: Die vom Kunden so ersehnte xy-Bank hat mir inzwischen auch einen Brief geschrieben: Aufgrund der Ertragslage in der Niedrigzinsphase bedauert man sehr, mir mitteilen zu müssen, dass ab nächstem Monat ebenfalls Kontoführungsgebühren erhoben werden.

BWL für Hausverwalter – Weg von der überarbeiteten Büroleiche

Die Lösung der ganzen Probleme könnte für viele Verwalter ganz einfach sein. Aber fangen wir mal ganz von vorne an, wie die Geschichte bei mir abgelaufen ist.

Das Problem

Rückblick, Mai 2014: Um ein Uhr morgens sitze ich immer noch im Arbeitszimmer. Seit ich um halb sieben Uhr morgens den Rechner angeschaltet habe, ist das Postfach immer voller geworden, obwohl ich ständig dagegen gearbeitet habe. Jede meiner Mails hat mindestens fünf Antworten nach sich gezogen und so habe ich schon wieder 65 Mails im Posteingang und versuche verzweifelt, diese heute noch abzuarbeiten, damit ich endlich mal wieder einen leeren Posteingang habe. Heute haben mir wieder zwei Kunden im Laufe des Tages am Telefon verbale Ohrfeigen verpasst, weil ich ihre unrealistischen Vorstellungen einfach nicht zu erfüllen vermochte. Eine vollständige Balkonsanierung für 1.500 EUR herbeizuzaubern, und das auch noch bis Ende des Monats, war auch damals schon utopisch – und die Konflikte mit den verhassten Nachbarn kann ich beim besten Willen nicht für den Schreihals lösen, der seine Wut dann eben an mir ausgelassen hat. Blick auf die Uhr – nun ist es 1:30 Uhr und ich sollte langsam mal schlafen gehen – oder wenigstens das Mittagessen nachholen. Aber die Arbeit türmt sich noch immer, und morgen früh kommt bestimmt der nächste Schwung Emails. Ist das im Laufe des Tages überhaupt mal weniger geworden? Irgendwas muss sich ändern!

Ich sehe mich als Dienstleister und versuche immer, die Probleme anderer Leute zu lösen. Bei manchen Leuten und ihren Problemen stößt man aber auf Granit. Wenn die Personen unrealistische Erwartungen haben, oder die Mitglieder der Eigentümergemeinschaft keinerlei Gemeinschaftsgefühl besitzen, hilft der beste Verwalter nichts. Meine „Kümmerei“ für die Sorgen anderer Leute führte jedenfalls dazu, dass ich 2014 völlig überladen war.

Die Analyse

Das war natürlich kein Leben. Dann habe ich ein paar Sachen erkannt: Der Job als Hausverwalter hat nämlich die angenehme Eigenschaft, dass es eine pauschale monatliche Grundvergütung gibt. Interessant ist auch, dass es bestimmte Kunden gibt, die den Verwalter ständig beanspruchen, anrufen, Rückfragen haben, Dinge besprechen oder einfach nur ihren Frust abladen wollen. Andere Kunden melden sich quasi das ganze Jahr lang überhaupt nicht, zahlen aber die gleiche Grundgebühr. Wieder das Pareto-Prinzip! Es machen 10% der Kunden 90% der Arbeit – während 90% des Umsatzes von Kunden kommt, die nur 10% der Arbeit machen.

Das Pareto-Prinzip zur Kundenselektion

Ich beginne, ein Kundenranking zu machen, mit einer 90:10-Analyse, und nachzuhalten, wer welche Zeit in Anspruch nimmt. Welche Kunden rufen mehrmals pro Woche an und mit wem habe ich schon seit Wochen nicht mehr telefoniert? Wer meldet sich so gut wie gar nicht? Gibt es eine Konzentration? Nehmen mich bestimmte Eigentümergemeinschaften mehr in Anspruch als andere? Aber ja! Und wie. Als ich meine Liste ein paar Monate lang führe, ist das Ergebnis deutlich erkennbar: Zehn Prozent der Kunden sind verantwortlich für 90 Prozent meiner Arbeit und meines Kummers, während sie aber nur zehn Prozent des Geldes bringen.

Obwohl es ein bisschen Überwindung gekostet hat, habe ich diese Kunden dann radikal vor die Tür gesetzt. Und weil es Eigentümergemeinschaften sind, bedeutet das: Wenn ich nur einen nervigen Querulanten nicht mehr haben möchte, dann muss ich der ganzen Eigentümergemeinschaft kündigen. Es musste sein, also bin ich ganz radikal vorgegangen. Wenn auch nur einer von 20 Eigentümern sich im Ton vergriffen oder respektlos gewesen ist, dann fliegen alle. Das habe ich nicht nur bei kundenseitigen Unverschämtheiten durchgezogen, sondern auch dann, wenn Eigentümer mich mit ständig neuen Aufgaben überschüttet haben, z.B. immer wieder Angebote für Maßnahmen einzuholen, die am Ende klar an der Mehrheit scheitern und doch nicht beschlossen werden.

So habe ich viele Kunden vor die Tür gesetzt und Umsatz verloren. Sie werden es nicht glauben: Finanziell hat es sich absolut gelohnt. Weniger Kunden, mehr Geld? Wie soll das gehen? Wenn man die o.g. 10% der Kunden rausschmeißt, sind auch fast alle Störfaktoren abgestellt. Ich konnte mich viel, viel besser um die restlichen 90% der Kunden kümmern – die ja auch ihre berechtigten Anliegen hatten, aber leider etwas auf der Strecke geblieben sind. Auch hier wiederum das 90–10–Prinzip: Wenn ich z.B. nur 10% mehr Arbeit in diese Kunden investiere, sind diese vielleicht 90% zufriedener mit dem Service oder ich erziele dort 90% bessere Ergebnisse. Auf einmal war ich im Wunderland, weil Kunden, die nur sehr wenig Arbeit verursachen, einen hochwertigen Premium-Service bekommen. Das merken die sich, es spricht sich rum und zieht noch mehr sehr gute Kunden an.

Die Kostendegression

Zum Pareto-Prinzip kommt der Effekt der Kostendegression. Im Fall von Hausverwaltern ist es wohl eher eine Arbeitsdegression. In der Betriebswirtschaft kennt man das, wenn z.B. eine Fabrik längere Zeit ein Produkt herstellt, dann stellen sich Lerneffekte ein und nächstes Jahr brauchen die Arbeiter nur noch 80% der Zeit (anstatt 100%), um das Produkt herzustellen.

Bei der WEG-Verwaltung ist das ähnlich. Wer als Verwalter gerade eine neue WEG übernommen hat, muss praktisch immer hinter seinem Vorgänger aufräumen. (Niemand wechselt einfach so den Verwalter!) Nach einigen Jahren sind die größten Themen aufgeräumt, und es fallen nur noch überwiegend Routinetätigkeiten an. Anstatt von 100% verursacht die WEG dann vielleicht noch 70% des Aufwandes oder weniger. Wichtig ist also, schlechte Kunden auszusortieren und gute Kunden langfristig zu halten, weil die Arbeit bei guten Kunden nach ein paar Jahren am geringsten ist.

Um es auf den Punkt zu bringen: Ein einziger Katastrophenkunde hat das Potential, mir so viele graue Haare zu bescheren, dass ich für die vielen guten Kunden überhaupt keinen klaren Gedanken mehr fassen kann. Meine wichtigste Aufgabe ist es, die guten Kunden zu beschützen und gut zu versorgen. Sie haben es verdient! Dazu ist es einfach erforderlich, schlechte Kunden vor die Tür zu setzen – auch wenn diese einen gewissen Umsatz bringen mögen. Wenn Sie also heute noch mein Kunde sind, dann können Sie sicher sein, dass ich Sie und Ihre WEG von ganzem Herzen mag.

Die Kernkompetenz

Zudem habe ich mich entschieden, mich auf nur eine einzige Sache zu konzentrieren: Ich bin Experte für Wohnungseigentümergemeinschaften. Aufträge für Mietshäuser und Betriebskostenabrechnungen nehme ich nicht mehr an. Dafür gibt es immer noch genügend andere Dienstleister. Ich verwalte ausschließlich Wohnungseigentümergemeinschaften.

Kundenselektion und Konzentration aufs Wesentliche. So einfach geht das – die ganze Branche sollte sich diese Vorgehensweise schnellstens ebenfalls angewöhnen, um den schönen Beruf endlich wieder attraktiver zu machen. Versicherungen arbeiten ja nach genau demselben Prinzip und werfen ihre Kunden konsequent raus, wenn die Schadenquote zu hoch ist.

Begriffschaos um die WEG-Erhaltungsrücklage – Ein Überblick

Ein Artikel für Klugscheißer – und dazu erscheint er noch zu spät – mit der WEG-Reform hat der Gesetzgeber die Rücklage einfach umgetauft. Früher hieß sie Instandhaltungsrücklage, jetzt ist es die Erhaltungsrücklage. Sie müssen diesen Artikel also nicht lesen, denn er enthält keine relevanten Informationen.

Also: Auch vor der WEG-Reform wurde in der Literatur mit den unterschiedlichsten Begriffen um sich geworfen, nämlich Instandhaltungsrücklage und Instandhaltungsrückstellung. Die beiden Wörter klingen ja schon so ähnlich und wurden häufig abwechselnd und synonym verwandt. Abgrenzung? Fehlanzeige! Und jetzt sind es halt ERhaltungsrücklage bzw. ERhaltungsrückstellung 🙂

Seien wir ehrlich – der Begriffsunterschied Rücklage oder Rückstellung ist für Eigentümergemeinschaften völlig egal. Die Bezeichnungen stammen aus dem Rechnungswesen und sind für Bilanzen, doppelte Buchführung und sowas gemacht.

In der betriebswirtschaftlichen Bilanztheorie versteht man unter Rückstellungen zukünftige Verbindlichkeiten, deren Bestehen, Fälligkeit oder Höhe ungewiss sind. Eine Rücklage hingegen ist eine Position des Eigenkapitals. Wegen gesetzlicher Vorschriften müssen Kapitalgesellschaften z.B. einen Teil vom Jahresüberschuss der gesetzlichen Rücklage zuführen. So gesehen ist der Begriff Rücklage zumindest für die Ersparnisse einer WEG halbwegs passend. Ach ja – auch im bilanziellen Sinne ist die Bildung von Rücklagen erfolgsneutral.

Bilanzen hin oder her – die WEG-Abrechnung ist eine reine Kassenrechnung, sie basiert – von den Heizkosten mal abgesehen – auf Einnahmen und Ausgaben. Hier gibt’s keine Aktiva, Passiva oder Rechnungsabgrenzungsposten. Ein weiterer Grund, weshalb sich Wirtschaftsprüfer häufig an WEG-Abrechnungen die Zähne ausbeißen oder beleidigt abziehen. Hier gibt’s kein HGB und für so ein einfaches System sind die Begriffe einfach gar nicht vorgesehen. Davon abgesehen – WEGs sind weder Kapitalgesellschaften noch bilanzierungspflichtig und sie verfolgen auch keine Gewinnerzielungsabsicht.

Bevor ich also einfach Sparschwein sage – ich verwende lieber den Begriff (Erhaltungs-) Rücklage, denn es wirkt befremdlich, für Verbandsvermögen einen Begriff des Fremdkapitals zu verwenden.

Begriffschaos: Instandhaltung, Instandsetzung, Wartung

Soweit klar: Reparaturen zahlt der Vermieter, Wartungskosten der Mieter. Aber was ist der Unterschied zwischen Instandhaltung und Instandsetzung? Und worin unterscheiden sich Instandhaltung und Wartung? Im Netz wirft man oft wie selbstverständlich mit Begriffen um sich, die uneinheitlich verwendet, meistens einfach dahingestellt und als bekannt vorausgesetzt werden.

Wie soll der Leser daraus schlau werden? Egal. Der Versuch einer Hilfestellung:

Bezogen auf Wohnungseigentum:

Wenn es um WEG geht, liest man häufig das Begriffspaar „Instandhaltung und Instandsetzung“ – fast immer zusammen, oft einfach nur „I&I“.

In der WEG-Sprache besteht überwiegend Konsens, dass man unter Instandhaltung vorbeugende Maßnahmen versteht, während Instandsetzung die Wiederherstellung des ordnungsgemäßen Zustands bezeichnet.

Leider benutzt jeder die Wörter unterschiedlich: Manchmal wird der Begriff „Instandhaltung“ auch mit Wartung gleichgesetzt. Ich finde das sogar logisch, denn Wartung steht ja für regelmäßige Inspektionen und Prüfungen der Betriebsbereitschaft. Zum Beispiel die Wartung der Heizung, eben solche Vorgänge, die zur Pflege und Aufrechterhaltung des ordnungsmäßigen Zustands dienen, bevor Schäden entstehen.

Was Mietrecht angeht:

Der Unterschied zwischen „Instandhaltung“ und „Wartungskosten“ ist im mietrechtlichen Sinne ziemlich wichtig. Denn – anders als Reparaturen – können Wartungskosten an den Mieter weitergegeben werden, aber die Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands – also „Instandhaltung“ – muss der Vermieter tragen. Das kann manchmal ein sehr feiner Unterschied sein! Bei bestimmten, gesetzlich definierten Modernisierungsmaßnahmen besteht wiederum die Möglichkeit, deren Kosten aufgrund der dauerhaften Zustandsverbesserung in Form einer Mieterhöhung an den Mieter weiterzubelasten (im Zusammenspiel von § 555b BGB mit § 559 BGB).

Bei der Steuer:

Wenn Sie zufällig gerade einen steuerrechtlichen Artikel gelesen haben, ging es wohl eher um Erhaltungsaufwand (sofort abzugsfähig) und nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten (müssen abgeschrieben werden). Beliebtes Thema sind auch größere Erhaltungsaufwendungen – also Aufwendungen, die zur Erneuerung bereits vorhandener Teile, Einrichtungen oder Anlagen dienen – und damit zur Erhaltung des Gebäudes beitragen. Zwar ist nirgendwo so richtig gesagt, ab wann eine Erhaltungsaufwendung „größer“ ist, aber wenn sie es ist, besteht ein Wahlrecht, die Kosten in der Steuererklärung über zwei bis fünf Jahre abzuschreiben (…was entsprechend der Berechnung in meiner Doktorarbeit höchst selten etwas bringt…).

Also nochmal kompakt:

Es trägt zwar nicht gerade zur besseren Verständlichkeit bei, ein ganzes Bündel von Begriffen für dasselbe zu benutzen, aber jeder Fachmann pflegt da so seine eigenen Begriffe, eine kurze Zusammenfassung:

Wohnungseigentum:
- Oberbegriff: „Instandhaltung und Instandsetzung“
- Instandhaltung = Vorbeugende Maßnahmen.
- Instandsetzung = Reparatur, wenn bereits kaputt.
- Wartung = Regelmäßige Reinigungs- und Inspektionsarbeiten, z.B. Regenrinnenreinigung, Heizungsinspektion, Funktionsprüfung Rauchabzugsanlage.

Miete:
- Reparaturen / Erhaltungsmaßnahmen = Reparaturen von etwas, das bereits kaputt ist. Zahlt der Vermieter.
- Wartung = Vorbeugende Maßnahmen, Regelmäßige Reinigungs-, Prüf- und Inspektionsarbeiten. Zahlt der Mieter.
- Modernisierungsmaßnahmen = Bestimmte Verbesserungen. Ermöglichen in bestimmten Fällen eine Mieterhöhung.

Steuern:
- Erhaltungsaufwand = Kann im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht werden.
- Nachträgliche Anschaffungs- und Herstellungskosten = Müssen mit dem Gebäude abgeschrieben werden. Da haben Sie 50 Jahre lang Spaß 🙂
- Größere Erhaltungsaufwendungen = Wahlrecht. Können entweder im gleichen Jahr vollständig steuerlich geltend gemacht oder über zwei bis fünf Jahre abgeschrieben werden. Meiner Erfahrung nach lohnt Sofortabzug fast immer.